Mottak av internasjonale forskere og gjester ved Helsam

Forutsetninger

• Når du skal invitere en gjesteforsker og/eller en gjesteforeleser, må du alltid avklare økonomien og faglig relevans med din nærmeste leder.
• Husk at instituttleder skal informeres om invitasjoner.
• Vær oppmerksom på at avdelingen som inviterer en gjesteforsker er hovedansvarligansvarlig for den praktiske tilretteleggingen av oppholdet.

Følgende må klargjøres før ankomst

• Ansvarlig fagperson
• Type avtale og hva avtalen innebærer for begge parter. Dette kan ha betydning for videre framgangsmåte. (Ansettelsesforhold, stipend, forskerutveksling, ph.d.-stipendiat, annet)
• Økonomi (lønn/ikke lønn, honorar, ev dekning av utgifter, hvem betaler bolig, hvor skal utgifter belastes osv)
• Invitasjonsbrev. Selve innbydelsen sendes fra den vitenskapelig ansatte som inviterer gjesteforeleseren
• Bolig. Ved kortere opphold er det formålstjenlig å benytte seg av UiOs hotellavtaler. Ved lengre opphold er det naturlig å først søke plass ved UiOs forskerboliger. Evt andre leilighetsalternativer dersom det ikke er tilgjengelig forskerbolig.
• Brukerkonto/ e-postadresse. Gjesteforskere vil få en gjestekonto der de får tilgang til aktuelle IT-tjenester.
• Kontorplass. Avdelingsledere/lokaladministrative ledere har oversikt over ledige kontorer og fordelingen av disse til eventuelle gjesteforskere. Vær oppmerksom på at kontortilgangen er svært begrenset og at instituttet ikke kan garantere for eget kontor til gjesteforskere i hele perioden. Nøkler og tilgangskort til gjester utleveres av ekspedisjonen.

Mottak når gjesten kommer

• Avtale for ankomstdagen
• Overlevere nøkler, ev. følge gjesten til bolig
• Praktiske forhold ved Helsam
• Faglig mottak, introduksjon til fagmiljø (fagperson)

Under oppholdet

• Ivareta både det sosiale og det faglige under oppholdet (fagperson)
• Praktiske spørsmål rettes til Ane Mari Bjørnæs.

Før avreise

• Nøkler og tilgangskort skal leveres før avreise.
• Kontor skal ryddes.
• Utbetalingsskjema bør leveres før avreise, dersom det er aktuelt.