| Aktivitet | Aksjon | Ansvarlig | Kommentar | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Tildeling av forskningsmidler/ledige midler | Instituttleder | ||
| 2 | Utarbeidelse av utlysningstekst | Prosjektansvarlig eller kontorsjef/instituttleder | Hvis stillingen krever søknad om eksportkontrollisens eller sikkerhetsklarering, ta kontakt med HR. | |
| 3 | Ansettelsessak | Opprette ansettelsessak i websak | Kontorsjef | Anmodning om utlysning + utlysningstekst (vedlegg) |
| 4 | Fyll ut skjema til hovedtillitsvalgte | Sende kunngjøringstekst og skjema til hovedtillitsvalgte. Legg i tillegg skjema i websak. | HR- rådgiver | Skjema til hovedtillitsvalgte. De har frist på tre dager med å komme med tilbakemeldinger eller kreve drøfting på lønnsspenn. |
| 4a | Evt. tilbakemeldinger fra organisasjonene etter 3 dagers frist | HR- rådgiver tar kontakt med kontorsjef | Hovedtillitsvalgte | Ved krav om drøfting, innkaller HR til møte |
| 5 | Utlysning i Jobbnorge | Opprette ny stilling i Jobbnorge | HR -rådgiver | Sender melding til kontorsjef og kontaktperson om at nå er stillingen utlyst med lenke til stillingen |
| 5b | Euraxess (ved engelsk utlysningstekst) | Sjekke fagområde pluss eventuelt underområde | HR -rådgiver | |
| 5c | Opprettelse av brukerkonto i Jobbnorge / gi tilgang til komite | Opprette bruker | HR -rådgiver | Gjelder kun kontaktpersoner som ikke har brukerkonto i Jobbnorge |
| 6 | Utlysningstekst og utvidet søkerliste | Legges i websak automatisk av robot | ||
| 7 | Rutiner for innstillingskomiteer ved ansettelser i stipendiatstillinger | Kandidater med utenlandsk utdanning oversendes til vurdering til Internasjonalisering (phd-godkjenning@mn.uio.no) | Komiteleder/kontorsjef/studieseksjonen på instituttet | Kandidater som ikke blir godkjent, kan ikke innstilles |
7a
| Søknad om unntak fra formelle krav - gjelder bare for stipendiater | Fyll ut nettskjema | Instituttleder/ kontorsjef på instituttet | Kun instituttleder/kontorsjef skal fylle ut skjemaet |
| 8 | Innstilling | Sendes til instituttet | Komiteen | |
| 9 | Innstilling | Behandles i instituttets ansettelsesutvalg | Kontorsjef | Gjelder stipendiater og postdoktorer |
| 9a | Oversendelse for ansettelse | Legges inn i websak - anmodningsskjema (pdf) – innstilling, vurdering av utenlandsk utdanning, vedtak i AU, notat vedr restrisiko, evt annen info som er relevant for ansettelsen | Kontorsjef | NB! Notat vedr. restrisiko skal være godkjent av forskningsseksjonen og signert av instituttleder. Dette gjelder selv om ansettelsen skjer på et senter. |
| 9b | Hvis stillingen krever sikkerhetsklarering | Instituttet må kontakte HR og forskning på fakultetet for videre saksbehandling | Kontorsjef/ instituttleder | Saken vil da bli behandlet av AU på fakultetet og ikke i AU på instituttet. |
| 9c | Fremlegg til Ansettelsesutvalget - AU | Fremlegg | HR-rådgiver | Vedtak i AU. Etter vedtak sendes til tilbud om ansettelse. Hvis ikke godkjent returneres saken til instituttet |
| 10 | Utarbeidelse av kontrakt | Legges til elektronisk godkjenning til fakultetsdirektør. Når kontrakt er godkjent, sendes til kandidat | HR -rådgiver | Kontrakt sendes på e-post. Hvis den ansatte ikke har norsk personnummer og norsk bankkonto, husk å legge ved skjema om utenlandsk bankkonto |
| 10a | Retur av signert kontrakt | Legges i websak på saksmal "Arbeidsavtale og dokumentasjon" | HR -rådgiver | Sender beskjed til kontorsjef om at kandidaten har takket ja og startdato. Husk å sende ut UDI skjema til ansatte som skal søke om visum. |
| 10b | Kandidater som takker nei til stilling | Legge inn melding fra kandidaten i websak | HR -rådgiver | Gi beskjed til kontorsjef/sende til neste som er innstilt |
| 11 | Oversendelse av arbeidskontrakt til lønn | Dokumentflyt | HR -rådgiver | |
| 12 | Bekreftelse på tiltredelse | Dokumentflyt | HR -rådgiver | Gjelder bare for utenlandske ansatte som ikke har norsk personnummer og bankkonto. Sjekk med kontorsjef om de har kommet. Sjekk også om alt er ok med visum, registrering hos politiet etc. |
| 13 | Søknad og CV | Legges på ansettelssaken i websak av robot
| HR -rådgiver | Gjelder for alle som er innstilt |
14 | Avslutning av ansettelsessaken
| Jobbnorge og websak Sende avslag til de søkerne. Avslagsmelding i Jobbnorge legges i websak av roboten. | HR -rådgiver | Avslutte stilling i Jobbnorge. Ferdigstille sak i websak, når roboten har overført all dokumentasjon fra Jobbnorge. |
| 15 | Forlengelse av postdoktor | Legge inn anmodning om forlengelse som postdoktor, evt. ansettelse som forsker 1109 i websak. | Kontorsjef | Det er ikke anledning til å forlenge en postdoktorstilling ved ny finansiering på samme prosjekt. Må ansettes som forsker 1109 istedenfor. For forlengelse av postdoktor, se Retningslinjer for ansettelse i rekrutteringsstillinger ved UiO, pkt. 13. |
Prosess ved rekruttering i stipendiat og postdoktorstillinger ved MN
Publisert 26. nov. 2015 20:38
- Sist endret 28. sep. 2026 11:12