Ønskeliste, kun EpN

1

Løsning for å

• legge inn standardtekster felles for hele UiO med nedtrekksmeny i EpN
• oppdatere samme tekst på mange emnesider av gangen

UiO meldte inn dette som kritisk behov i 2020, som del av en felles innmelding fra studie-BOTT til daværende Unit, og dette er fremdeles kritisk for UiO - mer nå enn tidligere, siden vi ruller ut.

UiO bruker enkelte standardtekster i emnebeskrivelser, f.eks. om opptak til emnet eller adgang til ny undervisning. Det er viktig for UiO at disse er like på tvers av fakultetene, både fordi vi ønsker at studentene skal møte samme tekst på tvers av emner når ordningen er den samme, og fordi noen av tekstene av juridiske grunner er formulert på veldig bestemte måter, og det er viktig at fakultetene ikke endrer på tekstene. Eksempler på tekster: spesielle opptakskrav her eller informasjon om forsikring her. Når fakultetene skal endre eller opprette ny emnebeskrivelse i dag, må de finne en liste over UiOs tekster, og så manuelt klippe og lime teksten derfra inn i tekst-editoren i EpN (eller i FS hvis de må gjøre en endring utenom planleggingsperioden). Hvis UiO må endre en av standardtekstene vi bruker, må fakultetene (a) finne emnene som bruker denne teksten og (b) manuelt endre infotekstene på samtlige emner som bruker denne teksten, i EpN og i FS.

Klipp-og-lim-løsningen for standardtekster er sårbar for feil. Siden den baserer seg på fritekst, kan fakultetene ved et uhell endre på tekstene som ikke må endres av juridiske grunner. Glemsel eller manglende opplæring kan også gjøre at fakultetene endrer på standardtekstene etter at de har klippet og limt fra listen.

Hvis dette skjer vil studentene se samme ordning beskrevet på forskjellige måter, noe som vil være forvirrende for dem. I tillegg kan det hende at tekster som må formuleres på bestemte måter er blitt endret på slik at de ikke lenger er riktige.

Noen ganger må UiO sentralt endre en eller flere av standardtekstene. Med dagens løsning er dette veldig tidkrevende for fakultetene. 

De må i praksis gå gjennom alle emnene sine, først i EpN og så resten i FS, og så gjøre endringen manuelt på hvert emne, enten i EpN eller i FS. 

UiO har ca. 3600 emnebeskrivelser på bachelor- og masternivå til sammen, så det er snakk om mange emner, og mange arbeidstimer som går med på dette.

Vi har undersøkt muligheten for å gjøre denne typen endringer med SQL i periodene hvor EpN er stengt, men vi ser at for mange har gjort små endringer i standardtekstene til at det er praktisk mulig, siden de ikke lenger er like.

Det at tekstene kan redigeres og ikke lenger bli like, gjør også at det er vanskelig for fakultetene å få oversikt over hvilke emner de bruker de forskjellige tekstene på. Funksjonen "Søk på tekst" i bildet Emneinfo vil fange opp de fleste av emnene, men ikke alle emner der teksten har blitt endret. Den vil i tillegg bare vise hva som ligger i FS, og ikke evt. utkast og endringer gjort i EpN. I EpN er det vanskelig å få oversikt over hvilke emner som har hva i hvilke felter, siden rapportfunksjonen krasjer eller timer ut ved større kjøringer og heller ikke viser lenker i tekster.

Vi ønsker oss en løsning som gjør at fakultetene i tekst-editoren i EpN kan velge ferdig formulerte (fra sentralt hold) standardtekster fra en nedtrekksmeny.

Hvis de velger en tekst, vil denne legges inn som en infotekst e.l. og vises i emnebeskrivelsen i EpN, men ikke kunne endres i EpN eller i FS av fakultetene.

UiO sentralt vedlikeholder tekstene i basen. Når man gjør endringer så velger man hvilket semester endringene skal gjelde fra. 

Hvis sentralt endrer en av tekstene i basen, endres den også automatisk i alle emnebeskrivelser som bruker teksten fra og med et gitt semester.

Vi kan i teorien løse dette i publiseringsløsningen vår i etterkant av arbeidet i EpN. Vi legger f.eks. allerede inn en tekst om eksamen ved UiO nederst i alle emnebeskrivelser, se f.eks. Mer om eksamen nederst på denne siden. Men dette er allerede forvirrende for fakultetene, som forventer å se i EpN hvordan emnebeskrivelsen som helhet vil se ut, og redigere tekstene ut i fra det.

• Det vil spare fakultetene for mye tid og frustrasjon (UiO har ca. 3600 emnebeskrivelser på bachelor- og masternivå til sammen)
• Det vil minske risikoen for at vi feilinformerer studenter
• Det vil gjøre at studentene lettere kan lese og forstå emnebeskrivelser på tvers av fakulteter.

Kommer an på hvordan det omsettes i praksis - hvis det f.eks. er en funksjon man kan skru av eller på, som vurderings-delen av EpN, vil det ikke påvirke de andre institusjonene.

Hvis andre institusjoner har behov for samkjørte maltekster i sine emnebeskrivelser, vil de ha nytte av funksjonen.

FS-klarererne på hvert fakultet har per i dag ingen enkel måte å få oversikt over hvilke av emnene de skal FS-klarere som er endret på i planleggingsperioden, og hvilke emner som ikke er det. De ønsker å ta en kikk på emnene som er endret, men ikke emner som ikke er endret. De bruker mye unødvendig tid på å gå gjennom alle emnene, siden de ikke vet hvilke som har blitt endret, vi ønsker at de på en enkel måte skal kunne plukke ut emnene der det har skjedd en eller flere endringer i løpet av den inneværende planleggingsperioden. Dette gjelder spesielt de store fakultetene: FS-klarerer på HF skal klarere 730 emner, MN 630 emner.

3

Slik EpN er satt opp i dag kan man kun behandle emner som skal gå neste semester i planleggingsperioden i EpN. Dette fører dermed til et dobbeltarbeid fordi man må lagre utkast og "planer" for emnet et annet sted mens man venter på at EpN skal åpne.

Når det opprettes nye studieprogram med tilhørende nye emner er det også ønskelig å kunne publisere disse emnene frem i tid på uio.no. Slik EpN fungerer i dag kan man ikke velge hvilken termin et emne hører til, det stilles inn på forhånd slik at alle emner blir registrert på samme termin, f.eks høst 2020.

Med en slik løsning ser vi for oss at det er mulig å ferdigstille emner i EpN som skal gå f.eks om ett år, og dermed publisere dette på uio.no og gi studentene informasjon om emnetilbudet i god tid.

Dette er mulig å løse i EpN i dag, ved å opprette emnet der og så endre år og termin på infotekster/infotermin i FS i etterkant, men vi håper det er mulig å lage en mer intuitiv løsning for dette.

4

Kan f.eks. nye emner vises med grønn stjerne i «Emner knyttet til mine steder og min EpN-rolle» og «Min arbeidsliste»?

(Denne stjernen vises i Oversikt-listen, men her er det ikke mulig å se forskjell på emner som ligger på nivå S4 FS-klar og S4 FS-klarering, og det har FS-klarererne behov for å vite.)

allerede sendt til Sikt

avvist okt 2023, STUDPLAN-310

Vi ønsker en funksjon som gjør at fakultetene selv kan hente inn emner som mangler, men *ikke*

• endre verdilistene
• endre feltinnstillingene
• endre hovedinnstillingene for planleggingsperioden
• hente inn emner for andre fakulteter enn sitt eget

Samme forbehold som over.