Saksbehandlere som skanner selv - sikkerhet
Flere saksbehandlere ved UiO skanner selv dokumenter for å registrere dem i ePhorte, i stedet/forut for å sende papirdokumentene til eSak (Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon). Dersom dette skal kunne gjøres er det viktig å ivareta sikkerheten rundt dokumentene som skannes.
Det vises for øvrig til Reglement for elektronisk kommunikasjon pkt. 5: "Papirbaserte henvendelser som er arkivverdige og som av ulike årsaker når saksbehandler direkte skal uten opphold sendes arkivet for skanning og journalføring."
Skanning med multifunksjonsmaskiner
- Skannet dokument som sendes med e-post (anbefales ikke)
- E-postfunksjonen må være kryptert. Det vil være vanskelig å gjennomføre i praksis, da krypteringsnøkler og –programvare må vedlikeholdes for den enkelte saksbehandler og for multifunksjonsmaskinene.
- Skannet dokument som lagres på minnepinne/minnekort
- Minnepinner/minnekort med persondata skal oppbevares trygt og de skannede dokumentene må slettes etter videre overføring. Det er teknisk mulig å gjenopprette slettede dokumenter på minnepinne/minnekort. De skannede dokumentene må slettes forsvarlig, se Sikker sletting av USB-minnepinne.
- Minnet på multifunksjonsmaskinen må tømmes automatisk etter hver skanning
Skanning med egen skanner
- Skannet dokument som lagres på serverområde
- Overføring fra skanner til serverområde skal være sikret med passord som skiftes årlig.
- Overføringsmetoden skal være CIFS eller HTTPS. FTP anses ikke som tilstrekkelig sikkert.
- Serverområdet må kun være tilgjengelig for de som er autorisert for samme saksbehandlingsfelt og enhet i ePhorte.
- Serverområdet skal ryddes jevnlig, helst etter hver lagring til området.
- Skannet dokument som lagres på minnepinne/minnekort
- Minnepinner/minnekort med persondata skal oppbevares trygt og de skannede dokumentene må slettes etter videre overføring. Det er teknisk mulig å gjenopprette slettede dokumenter på minnepinne/minnekort. De skannede dokumentene må slettes forsvarlig, se Sikker sletting av USB-minnepinne.
Publisert 3. feb. 2015 12:45
- Sist endret 16. mars 2022 12:49