Booke plasser til eksamen i Silurveien 2
Inne Silurveiens frister må det bookes saler via "dummy"-emner TP. Silurveien må også få beskjed om et forhåndsberegnet antall man planlegger å arrangere eksamen for, slik at eksamensvakter kan leies inn.
Snakk med MN studieinfo noen dager før konteprosessen begynner slik at de er forberedt på trykket som følger med opprettelse av konte. MN studieinfo kan også ha nyttige innspill til forbedring av rutinen.
Opprette vurderingsmelding for ny/utsatt eksamen
Når vurderingsprotokollene fra ordinær eksamen er registrert begynner forberedelsene til ny/utsatt eksamen.
Først må vurderingsmelding opprettes for alle emner som tilbyr ny/utsatt eksamen. Dette er emner med kandidater som har gyldig fravær, trakk seg under eksamen eller ikke bestått*.
*Merk at ikke alle emner tilbyr ny eksamen for kandidater med "ikke bestått".
For å finne hvilke emner som skal ha ny/utsatt eksamen åpnes følgende rapport:
Åpne FS Vurdering -> Rapporter -> Resultatlister -> Resultatliste vurdering FS568.001
Hent følgende utplukk: sted, 15*, Datagrunnlag: protokoll, Vis: kandidatnr, Vurd.status: ORD.
Kjør rapporten.
Rapporten viser alle emner hvor vurderingsprotokollen er registrert i FS. Denne må filtreres slik at den kun viser emner med kandidater som har gyldig fravær, trekk fra eksamen eller ikke bestått karakter. I tillegg kan man filtrere ut emner som man på forhånd vet at ikke skal holde ny/utsatt eksamen. Høyreklikk I rapporten, velg "Filtrer" og lim inn følgende filter:
(vurdresstatkode ='L' or vurdresstatkode ='A' or vurdresstatkode ='S' or vurdresstatkode ='G') and (emnekode >'AST1010') and (emnekode <'FARM1000' or emnekode >'FRMSP9999') and (emnekode not = 'IN1150') and (emnekode not = 'IN1000') and (emnekode not = 'IN1000 S1')
*Dette filteret fjerner AST2000 og emner innen Farmasi. Filteret kan endre seg fra år til år.
Med utgangspunkt i emnene som fremkommer i rapporten skal vurderingsenhetene for ny/utsatt eksamen opprettes på følgende vis:
Åpne FS Studieelementer -> Emne samlebilde -> Vurd.enhet
Legg først inn forhåndsverdi for bildet. Klikk "Profil" øverst i FS-vinduet. Legg inn dataene som skal gå igjen i bildet:
Aarstall 20XX, vurdtidkode: HØST-K/VÅR-K, vurdtidkode reel: HØST-K/VÅR-K.
Sett inn dato start oppmelding: eks. 20.12.2022, dato frist oppmelding: eks. 08.01.2023 og dato trekkfrist: eks. 08.01.2023.
Husk å lagre.
Gå så til første emne i Resultatliste-rapporten. Dersom det er kandidater med Legeattest (L) eller Gyldig fravær (G) skal det alltid opprettes vurderingsenhet for utsatt eksamen i emnet. Dersom det kun er ikke bestått (F) eller trekk fra eksamen (T) blant resultatene for emnet må en lese på emnesiden under "Eksamen" for å finne ut om det tilbys ny eksamen i emnet.
Dersom det skal opprettes vurderingsenhet for utsatt/ny eksamen gjøres dette på følgende måte:
-
Gå tilbake til Emne samlebilde -> Vurderingsenhet -> ny rad. Pass på at all info om dato og HØST-K/VÅR-K dukker opp automatisk i raden. Før så inn vurderingsformen (S, M, H, XS etc). Dersom det er flere nivåer på vurderingsenheten i emnet må også linje 2 legges inn (avsluttende skriftlig XS-S/XS-S2, avsluttende muntlig XM-M etc.)
-
Lagre for å fullføre. Bytt vindu for å kontrollere at den nye vurderingsenheten ligger på rett kronologisk plass og er oppdatert med riktig termin. Eksamensdatoen fylles ut senere når kontekabalen er lagt.
Slik går man gjennom hvert enkelt emne i resultatrapporten.
Når dette er fullført må den som registrerer sensurprotokoller i FS få beskjed slik at fremtidige sensurprotokoller rapporteres direkte til den som registrerer vurderingsenheter. Når nye sensurprotokoller registreres, må de individuelle emnekodene få opprettet vurderingsenhet for ny/utsatt eksamen på samme måte.
Send epost til kandidatene om oppmelding til ny/utsatt eksamen
Når rapporten er gjennomgått første gang sender man ut en felles epost til alle potensielle kandidater til ny/utsatt eksamen. MERK! Det er viktig at dette skjer 1 døgnskifte etter at vurd.prot. er opprettet for ny/utsatt eksamen. Dersom man sender ut epost samme dag, vil ikke kandidatene kunne melde seg. Alternativt må kandidatene informeres om at de ikke vil kunne melde seg før dagen etter at de mottar epost.
-
Høyreklikk i den filtrerte rapporten og velg "send epost".
-
Epostmal ligger under fjorårets eksamensperiode på O:
Når nye protokoller kjøres i dagene mellom første rapportuttak og oppmeldingsfristen for ny/utsatt eksamen må ny epost sendes ut til nye potensielle kandidater hver dag ved arbeidsdagens slutt.
Dette gjøres ved å hente ut en liste over potensielle kandidater fra første rapport, og deretter hente ut ny liste for gjeldende dag. Dagens liste må ryddes for kandidatene som har fått epost tidligere. Dette gjøres på følgende måte:
- Åpne og filtrer rapporten og velg Datafil. Lagre informasjonen som flettefil og kryss av for navn, løpenr og fødselsnummer.
- Lagre på egnet sted, og marker hvilket utgave av dokumentet dette er (Eks. KONT-1, KONT-2 etc.)
- Gå så inn i Hovedmeny øverst i FS-vinduet og velg Verktøy -> Behandle flettefiler. Kryss av for Behandle flettefiler med fødselsnummer. Sett inn dagens dokument i venstre felt. Sett så inn gårdsdagens dokument i høyre felt. Klikk på minus(-) tegnet og pil ned.
= DAGENS DOKUMENT - GÅRDSDAGENS DOKUMENT
- Lagre det nye dokumentet som GLAS-2-1 eller tilsvarende.
- Åpne Personrapporter –> send epost. Importer inn den nye flettefilen og lim inn epostteksten fra mal i O:
Denne prosessen gjentas hver virkedag til fristen for å melde seg til ny/utsatt eksamen er utgått.
Neste steg: rett før og underveis i ny/utsatt eksamen