Sak 1 – Gjennomgang av rutiner for saksbehandling og hvor finner du hjelp? v/ Ingrid og Anne
Spesielt for nye saksbehandlere, men også alle som vil dele erfaringer og rydde i eventuelle misforståelser. Forberedelse å se på ansattsidene for Godkjenning av annen utdanning.
Ingrid og Anne hadde gjennomgang av rutiner. Viste flytskjema for saksbehandling og så på saker for norsk og utenlandsk utdanning, forhåndsgodkjenning og innpassing av emner. Viste med 2020/8282 hvordan en typisk norsk sak behandles i Ephorte og FS.
Fakultetet oppretter Godkjenningssak samlebilde i FS, gjelder både norsk og utenlandsk utdanning. Ephorte er arkiv- og saksbehandlerssytemet vi bruker og søknad og svarbrev skal legges der. Sendes det svar pr. epost må denne importeres til Ephorte. Fs brukes i tillegg til registreringer.
Studenter som sender inn flere søknader blir opprettet i samme mappe i ephorte. Slik blir alt av godkjenning for en student samlet på et sted.
Studenter som søker endelig godkjenning av et utvekslingsopphold trenger ikke å opprette en ny søknad hvis det er snakk om kun å dokumentere det de allerede har fått forhåndsgodkjent. Da holder det å oppdatere eksisterende søknad. Hvis de vil godkjenne andre ting eller endre på den første søknaden må de opprette en ny.
Ingrid foreslo en endring i rutinen for å sende anmodning om 40-gruppe som skal inngå i IFI-programmer ved at det sendes en direkte anmodning fra MN og til det andre fakultetet, og ikke via IFI. IFI bekreftet at det var ok. Fakultetet sjekker om Netttskjema bør oppdateres i forhold til dette.
Sak 2 – Prøveprosjekt ny rutine for programstudenter v/ Ingrid
Fakultetet ønsker seg institutter som vil være med på en pilot der vi endrer noe på rutinen i saksbehandling av godkjenning av norsk utdanning. Endringen vil i praksis bestå av at saker settes rett til saksbehandler på institutt, og at leddet å skrive selve anmodningen bortfaller. Saken skal innom fordeler på fakultetet, så fakultetet vil fremdeles påse at søknaden er riktig og dokumentasjon er sendt inn. Dette vil kun gjelde saker for programstudenter. Målet er at instituttene får raskere tilgang til søknadene for sine egne programstudenter og slipper å vente på at fakultetets saksbehandler skal skrive en anmodning. Fakultetet vil opprette Godkjenningssak samlebilde, etterlyse dokumentasjon, oppklare hensikten med søknaden hvis nødvendig og registrere Ex.phil og frie emner. Eventuell tilleggsinfo legges inn som et notat i Ephorte.
Disse meldte tilbake at de ville være med på pilot:
- Matematisk institut med MAMI og MAEC.
- Fysisk institutt med FAS og ELITE
- IFI med alle bachelorprogrammer
- Kjemisk institutt med MENT og Kjemi
Institutt for geofag og Institutt for biovitenskap må sjekke det opp nærmere lokalt og tar forbehold.
Sak 3 – Teams godkjenningsnettverk for fakultetet v/ Ingrid
Nå er det bare IFI som bruker Teams, og det funker fint for rask kommunikasjon om saker, det kan sikkert også benyttes til mer deling - invitere flere inn?
Legger alle til i Teams, kan ha undergrupper for institutter dersom det er behov for det.
Sak 4 - Alle typer forhåndsvurderinger v / Anne og Marianne
(altså saker for studenter ikke tatt opp til program ennå)
Anne har sittet i en BOTT arbeidsgruppe om arbeidsprosessen rundt godkjenning av ekstern utdanning, og gjennom dette er det klart at institusjonelle studieledere mener at vi skal behandle slike saker, selv om praksis varierer mellom enheter. Marianne er i gang med å sjekke ut med UiO sentralt hva som gjelder forvaltningsmessig, Inntil vi får avklart endringer følger vi rutinen sli kden er nå med at vi ikek kan avvise søknader fra studenter som ikke har fått opptak enda, men vi kan velge å ikke prioritere de. Marianne gir beskjed så snart det er avklaringer med UiO sentralt.
Sak 5 - Eventuelt
Kjemisk institutt ønsker at beskrivelser av labkurs er med i søknaden. Gjelder både norsk og utenlandsk utdanning. Hvis kjemiemnet inneholder lab må det lastet opp, Kirsti sender en formulering som kan legges inn i Nettskjema. Kan også gjelde andre med lab; Fysikk, IBV. Marianne/Anne oppdaterer Nettskjema.