1. Vedta videreutdanningen og kapasiteten
Fakultetene selv kan vedta etablering av studietilbud på mindre enn 60 studiepoeng. Fakultetene håndterer dette ulikt. Dersom du er på et institutt eller et senter, må du sjekke med fakultetet hvilken myndighet enheten din har til å etablere videreutdanninger.
Studietilbud på 60 studiepoeng eller mer må meldes inn til Studieavdelingen, jf. årshjulet for arbeid med utdanningsporteføljen. Disse vedtas normalt av universitetsstyret.
For videreutdanninger på mindre enn 60 studiepoeng kan fakultetet selv også vedta egenbetaling, jf. veiledningen om finansiering av videreutdanning.
For videreutdanninger med egenbetaling må spørsmålet om kapasitet vurderes i tett sammenheng med det neste punktet om budsjett.
2. Sett opp budsjett
For helt eller delvis eksternfinansierte videreutdanninger skal det utarbeides et budsjett. Budsjettet skal inneholde alle direkte og indirekte kostnader knyttet til planlegging og gjennomføring av videreutdanningen.
Vi anbefaler sterkt at medarbeidere med studieadministrativ kompetanse og medarbeidere med økonomi-/prosjektkompetanse samarbeider om å fylle ut malen:
Dersom et studietilbud skal være både etterutdanning og videreutdanning, kan malen fylles ut to ganger. Kostnadene fordeles skjønnsmessig på de to deltakergruppene.
Det ferdige budsjettet skal godkjennes av instituttleder eller annen leder med budsjett-disponeringsmyndighet. Det godkjente budsjettet skal arkiveres i Elements.
3. Utform faglig opplegg og emnebeskrivelse
Videreutdanninger bør så langt som mulig følge de ordinære prosessene for studietilbud ved UiO. Dette legger best til rette for at videreutdanningene er godt integrert i det øvrige arbeidet ved enheten.
Dette innebærer at videreutdanningsemner bør følge de ordinære fristene i EpN-arbeidet. Det er likevel mulig å opprette emnebeskrivelse på kort varsel eller opprette emnebeskrivelse fram i tid, jf. EpN-veiledningene.
4. Meld inn videreutdanningen til Studieavdelingen
Enheten får opprettet videreutdanningen i FS ved å melde den inn via nettskjemaet Søknad om å opprette etter- og videreutdanninger (EVU) i FS.
Meld inn videreutdanningen i god tid før den skal være synlig og søkbar i EVU-web, og senest 1 uke før den skal åpnes for søking.
Ved innmelding må enheten oppgi hvilken finansiering som ligger til grunn for videreutdanningen og foreslå frister for søknad, opptak og tilbud.
Enheten må også oppgi hvilke opptakskrav tilbudet skal ha:
- Videreutdanninger uten egenbetaling må minimum ha krav om generell studiekompetanse.
- Videreutdanninger med egenbetaling må minimum ha krav om generell studiekompetanse og arbeidserfaring som tilsvarer minst to års fulltidsarbeid. Det er ikke krav om at arbeidserfaringen må være relevant for videreutdanningen.
Videreutdanninger kan ha strengere opptakskrav, for eksempel om tidligere utdanning eller relevant arbeidserfaring, hvis enheten vurderer det som faglig nødvendig.
Legg merke til at det for oppdragsfinansierte videreutdanninger er mulig å la oppdragsgiver avgjøre hvem som skal få søke. Dette angir du ved å angi foretaksregistrering i nettskjemaet. Søkere må da få tilsendt lenke for å kunne søke, og de må forhåndsgodkjennes før saksbehandling kan finne sted i FS.
Studieavdelingen går gjennom de innmeldte opplysningene, registrerer grunnlagsdata i FS og klargjør videreutdanningen for søknad og opptak. Studieavdelingen gir tilbakemelding når videreutdanningen er opprettet i FS.
5. Legg videreutdanningen på nett
Fakultetene har egne nettsider for EVU-tilbud. Disse er lenket opp fra den felles nettsiden med UiOs EVU-tilbud. Enheten er selv ansvarlig for å lage nettpresentasjoner, samt å få videreutdanningen lenket opp fra fakultetssiden.
Fakultetet avgjør selv hvordan arbeidsdelingen mellom fakultetsnivået og underliggende enheter skal være. Det er ikke krav om at de underliggende enhetene har egne EVU-nettsider. Fakultetet kan velge å samle EVU-tilbudet sitt på en felles fakultetsside.
6. Markedsfør tilbudet: rekruttere søkere
UiOs interne arbeidsdeling for rekruttering av studenter tilsier at Fellesadministrasjonen håndterer rekruttering til grunnutdanninger, mens fakultetene selv håndterer rekruttering til masterutdanninger og andre studietilbud.
Dette innebærer at enheten som tilbyr en videreutdanning også står for rekruttering til videreutdanningen. Dette er begrunnet med at enheten kjenner sin profesjon og sitt arbeidsmarked best.
Avdeling for kommunikasjons- og samfunnskontakt kan gi innspill til enheter som trenger det. Enheten kan i så fall kontakte seksjonsleder Liv Dalen Tennøe.
7. Gjennomfør opptaket
Å gjennomføre opptaket innebærer å behandle de innkomne søknadene og gi søkerne svar (tilbud eller ikke tilbud). Opptaket gjennomføres i Etterutdanningsmodulen eller Opptaks-modulen i FS, avhengig av hvilken søknadsmetode som ble valgt i punkt 5.
Se egen instruks for saksbehandling.
Når opptaket er gjennomført, kan man ta stilling til om videreutdanningen har fått tilstrekkelig mange deltakere til at den svarer seg økonomisk. Dersom det ikke har kommet tilstrekkelig mange deltakere, må enheten vurdere om videreutdanningen kan gjennomføres som planlagt eller om den bør avlyses.
8. Ved behov: send ut faktura for deltakeravgift
Dersom videreutdanningen har krav om egenbetaling, må en økonomimedarbeider ved enheten sende ut faktura for deltakeravgift per deltaker. Fakturering skjer via «Kunder og salg»-modulen i UNIT 4 ERP.
Nettsiden om fordring til innbetaling (FTI) gir mer informasjon om UiOs faktureringsrutiner.
Økonomimedarbeideren kan også vurdere om det i stedet er aktuelt benytte UiOs løsning for nettbetaling EPAY. Dette forutsetter at deltagerne selv betaler med privat kort og får refundert deltakeravgift av arbeidsgiver eller tilsvarende.
9. Vurder semesteravgift og Kopinor-avgift
For eksternfinansierte videreutdanninger kan deltakerne få unntak fra kravet om semesteravgift etter forskrift om studentsamskipnader § 17 sjette ledd. Dette er aktuelt "når det etter en samlet vurdering av undervisningens omfang, undervisnings- og eksamenssted og andre forhold ikke virker rimelig å regne deltakerne som studenter". Unntaket må gjelde samtlige deltakere på den aktuelle utdanningen og innebærer at deltakerne ikke har studentrettigheter hos samskipnaden.
For delvis eksternfinansierte eller internfinansierte videreutdanninger har UiO ikke hjemmel til å gi unntak fra kravet om semesteravgift.
Alle videreutdanningsstudenter skal betale Kopinor-avgift, også de som ikke betaler semesteravgift. Deltakerne kan betale Kopinor-avgiften selv i Studentweb, eller enheten kan fakturere Kopinor-avgiften sammen med deltakeravgiften og deretter overføre den til Studieavdelingen.
Nettsiden for ansatte om semesteravgift gir mer informasjon om regelverket for betaling av semesteravgift.
10. Sørg for oppretting og registrering av studenter
Se egen instruks om å opprette kursdeltagere som studenter.
Videreutdanningsstudenter som skal betale semesteravgift gjør det selv på vanlig måte via Studentweb.
Dersom studentene på et viderutdanningsemne skal semesterregistres i FS manuelt, meld fra på e-post til lokalopptak@admin.uio.no. Inkludér kurskode. Er det etter den vanlig fristen for betaling av semesteravgift, 1. februar for vårsemesteret/ 1. september for høstsemesteret, og studentene skal betale semesteravgift, skriv "semesteravgift" i subject-feltet. For tilbud der det er gitt fritak for semesteravgift, skriv "registrering" i subject-feltet.
Kontaktpunkter - studieadministrasjon og økonomi
Har du spørsmål om hvordan tilby etter- og videreutdanning?
- For studieadministrative spørsmål, kontakt Studieavdelingen på evu-hjelp@admin.uio.no
- For økonomispørsmål, finn kontaktpunkt på din enhet eller kontakt Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring på Brukerstøtte økonomi og lønn.