Bakgrunn
Studentparlamentet er interessert i at studentene
1) helst får sensur innenfor fristen og at det jobbes systematisk for å oppnå dette, men også at studentene
2) får god informasjon om forsinkelser og estimert lengde på forsinkelsen. Studenter har også formidlet at de opplever lite informasjon utover at sensuren ikke er kommet. Studentparlamentet lurer på hvilke muligheter vi se for å forbedre sensurering og informasjon rundt prosessen.
Studentene ser når sensuren vil bli publisert i Studentweb
Studenten ser datoen dersom den er satt i feltet Kunngjøring på vurderingsenheten i FS.
I Studentweb fremtrer kunngjøringsdatoen med ordlyden "Sensur publiseres:" i utdanningsplanen under knappen 'Vis detaljer' og under Aktive emner.
UiO kan ikke selv velge en annen ordlyd i Studentweb (= det er ikke en tekstkode under Webapplikasjon - Tekster i modul Semesterregistrering i FS).
- Samtlige vurderingsenheter med dato for Kunngjøring vises frem i Studentweb.
- Studenten ser ikke opplysninger fra feltet Sensurfrist, verken på Vurderingsenhet samlebilde, eller på bildene Vurderingsmelding (Sensurfrist (ind.) eller Begrunnelse og klage. Sensurfrist blir ikke vist på semestersidene. Sensurfrist hjelper ikke på statistikk eller info om når studenten får/har fått sensurresulatetet.
- På bildene Vurderingsmelding og Begrunnelse og klage finnes det ikke felter for Kunngjøringsdato.
- FS508.002 - Vurderingsenhet - viser hvilken kunngjøringsdato som er satt inn på vurderingsenheten.
- Studenter får e-post når sensur er protokollført.
Hvor stor andel av vurderingsenheter (minus oblig og masteroppgaver) har Kunngjøringsdato i 2021 og 2022?
Det varier mellom fakultetene, noen setter inn Kunngjøringsdato ofte, noen sjelden og andre midt i mellom. Se FS508.002 Utplukk på Termin.
Dato for kunngjøring av sensur på semestersiden
Alle vurderingsenheter med dato for Kunngjøring vises frem i på semestersiden under Eksamen: Tid og sted. Ordlyden er Kunngjøring av eksamensresultater: [dato]
Eksempel JUR1671 våren 2023
Oversikt over hvilke frister som gjelder for sensurering og tidspunkt studenten skal har tilgang på sensurresultatet
- Universitets- og høgskoleloven §3-9 fjerde ledd:
Sensuren skal foreligge innen tre uker hvis ikke særlige grunner gjør det nødvendig å bruke mer tid. Styret selv kan gjøre unntak for enkelteksamener og kan i midlertidig forskrift etter sjuende ledd fastsette en lengre frist når det ikke er mulig å skaffe det antall kvalifiserte sensorer som er nødvendig for å avvikle sensuren på tre uker. Styret selv kan i forskrift etter sjuende ledd fastsette lengre frist for avhandlinger og tilsvarende større skriftlige arbeider. - Forskrift om studier og eksamen ved UiO § 6.2 Sensur fjerde ledd:
Sensuren for masteroppgaven og tilsvarende større skriftlige arbeider skal foreligge senest 8 uker etter fristen for innleveringen av slike arbeider. - Studentrettet nettside om sensur: "Du får eksamensresultatet i Studentweb seinast tre veker etter eksamen, åtte veker for masteroppgåver. Ved heilagdagar i sensurperioden kan fristen bli utvida tilsvarande. Examen philosophicum har eigen sensurfrist."
- Midlertidig forskrift om utsatt sensurfrist ved bevegelige helligdager og offentlige høytidsdager samt ved examen philosophicum ved Universitetet i Oslo
Sette frister og datoer i FS med rutine
- FS-rutine 508.004 - Oppdatering av frister for vurderingsenhet - kan sette inn sensors sensurfrist og/eller kunngjøringsdatoen som studenten ser i Studentweb med ulike beregninger, men den tar ikke hensyn til helligdager.
- Rutinen legger bare inn dato dersom det ikke ligger dato der fra før, den endrer ikke på eksisterende datoer. Dersom man skal endre en eksisterende dato, må man gjøre det manuelt på vurderingsenheten.
- Man kan velge om man vil inkludere masteroppgaver.
- Valget Fristberegning Avhengig av eksamensplan legger inn dato dersom det finnes eksamensdato eller innlevereringsfrist på vurderingsenheten. Den beregner også for muntlige eksamener. Det betyr at dersom man skal bruke rutinen bør man oppdatere med rutinen etter at eksamensplanen er lagt, men før datoer muntlige eksamener er lagt inn.
Hvordan ta høyde for helligdager?
Går an å kjøre rutinen dag for dag i de periodene sensurfristen strekker seg over jul/påske/mai. 1. desember kjører man med 21 dager, 2. desember med 21 dager, 3. desember med 21 dager men så legger man til for eksempel tre helligdager og kjører med 24 dager (eller over jul)?
Man haker da av for Kun vurdering innenfor perioden og setter f.eks. 01.12.-03.12. og 21 dager? Monn det raskt blir en feilkilde her? Ville det være vel så greit å kjøre 21 dager på alle og så endre manuelt på de som har eksamen fra og med 4. desember?
Kan TP sette inn Kunngjøringsdato i FS?
Helligdager registreres i TP. Med tanke på kunngjøringsdato vil ikke det være til nytte akkurat nå, men DIG undersøker muligheten for å utvikle rutine i TP som beregner kunngjøringsdato basert på eksamensdato og med hensyn til helligdager. Kunngjøringsdato vil da bli synlig i emnetimeplanen og dermed i studentenes kalender og Mine studier.
Selv om TP kanskje kan brukes til å beregne kunngjøringsdato som tar hensyn til helligdager er det ikke mulig med overføring av kunngjøringsdato fra TP til FS. For å få til det kreves det skrivetilgang til kunngjøringsdato-feltet i FS og tilgang til dette avhenger av Sikt og er forventet å ta lang tid hvis det i det hele tatt blir mulig.
Sensurfrist i FS og overføring til Inspera
Dersom det på vurderingsenheten i FS er fylt inn dato sensurfrist, blir fristen overført til Inspera, men den er ikke nødvendigvis veldig synlig for sensor. Hvis sensurfristen i FS er på 21 dager etter eksamen, så blir det ingen dag til å overføre sensuren til protokoll for studieadministrasjonen. Hvis man i FS legger inn sensurfrist på 20 dager, vil studenten kunne se sensuren i Studentweb på dag 21.
Resultater må i alle tilfeller tilbakeføres manuelt fra Inspera til FS av saksbehandler.
Det er en saksbehandler som kjører sensuren til protokoll i FS på dag 21.
Det er mulig i FS på vurderingskombinasjonen å angi automatisk protokollføring av resultater. Denne muligheten er i liten grad i bruk på UiO (per 15.03.2023 på 222 aktive vurderingskombinasjoner). Resultater overføres altså manuelt til protokoll.
Individuelle sensurfrister i Inspera
Inspera har problemer med å vise frem individuelle frister fra FS riktig. Både på ordinær sensur og klagesensur. DIG har feilmeldt til Inspera, men det er ikke rettet.
Forsinket sensur?
Hvordan formidler fakultetene informasjon om forsinket sensur til studentene i dag?
Høring i eksamensnettverket våren 2023 viser at e-postvarsel blir mest brukt.
Feltet Kommentar Studentweb på vurderingsenheten
Fakultetene bruker i liten grad feltet Kommentar Studentweb (ledeteksten blir fra FS9.2 Melding i Studenweb) på vurderingsenheten på bokmål, nynorsk eller engelsk for å informere om forsinket sensur. Feltet har plass til 4000 tegn.
Teksten vises frem i Studentweb under Aktive emner, under datoen for publisering av resultatet.
Teksten fra Kommentar Studentweb (Melding i Studenweb) på vurderingsenheten vises også på Eksamen: Tid og sted på semestersidene i Vortex med innledningen Merknad: Se f.eks. MED4400 Vår 2022
Teksten fra Kommentar Studentweb (Melding i Studenweb) på vurderingsenheten vises ikke i Inspera.
Tekster i feltet Merknad (fra FS9.2 høst 2023 vil ledeteksten være Merknad - saksbehandling) på vurderingsenheten i FS vises verken i Studentweb, i Vortex eller i Inspera.
Forsinket sensur og kunngjøringsdato i FS
Hvis sensuren blir forsinket, la opprinnelig kunngjøringsdato stå. Det er egentlig ingen gode grunner til å formelt usette sensurfristen, uten at saken har vært i universitetsstyret, så det eneste man kan gjøre er å forklare grunnen.
Hvordan få oversikt over forsinket sensur i Tableau?
Det finnes en egen rapport i Tableau for forsinket sensur.
Tableau-rapporten krever videreutvikling hvis den skal fungere som kontrollrapport
Rapporten viser per i dag antall hele dager fra eksamen/innlevering til sensurregistrering, hvor sensur regnes som forsinket når det er mer enn 21 dager mellom disse. For masteroppgaver er denne grensen 60. Det er per nå ingen måte å håndtere helligdager eller eventuelle andre dager som ikke skal telles med, slik som UiOs midlertidige forskrift legger opp til. Det er heller ingen måte å håndtere individuelle frister som registreres på vurderingsmeldingene.
Rapportens fokus er emne, slik at den viser kun siste eksamen / innlevering i de tilfeller hvor det er flere eksamensdeler.
Nasjonalt er det nettopp utviklet funksjonalitet for å ta i bruk feltet for sensurregistrering som en alternativ modell. Det er ikke laget noe tilsvarende for bruk av kunngjøringsdato, men feltet finnes i kilden og kan nok ganske enkelt implementeres om vi ønsker dette.
En større utfordring er om rapporten enkelt lar seg transformere fra en statistikkrapport som ser på emne til en kontrollrapport som ser på hver enkelt eksamen. Dette krever en helt annen datakilde, som det ennå ikke finnes en kvalitetssikret versjon av.
Anbefalinger etter møter i FS nettverket og Eksamensnettverket i mars 2023
- Ikke kreve at fakultetene legger inn sensurfrist i FS i større grad enn i dag. Hvis man legger inn sensurfrist, så legg den inn med én dag kortere frist for sensor, slik at studieadministrasjonen har en dag til å protokollføre resultatet og studenten kan se sensurresultatet innen fristen.
- Legg inn Kunngjøring på alle vurderingsenheter (eksamener) i god før eksamen dersom alle kommisjoner ventelig blir ferdige på fristen. Hvis en eller flere kommisjoner ventelig sensurer ferdig før fristen, er det bedre å ikke sette inn kunngjøringsdato. Med kunngjøringsdato ser ikke studenten resultatet før den datoen selv om sensuren er protokollført tidligere.
- For obligatoriske aktiviteter og muntlige eksamener vurderer fakultetet selv om det trengs kunngjøringsdato.
- Vurdere å legge inn Kunngjøring på vurderingsenheter som gjelder masteroppgaven. Ikke legge inn Kunngjøring dersom minst én student har individuell innleveringsfrist og således individuell dato for når sensur skal publiseres.
- Hvis sensuren blir forsinket, la opprinnelig kunngjøringsdato stå og legg info om forsinkelsen på vurderingsenheten i FS, feltet Kommentar Studentweb, på bokmål, nynorsk og engelsk, slik at studenten ser informasjonen samme sted som ev. kunngjøringsdatoen står. Gjelder eksamener der forsinkelsen gjelder alle kommisjoner.
- Vurdere om FS563.002 Sensurfrist-oversikt dekker behov for kontroll underveis i sensurperioden.
Innspill fra fakultetene
Innspill i FS-nettverket 6. mars 2023 og i Eksamensnettverket 8. mars 2023.
- Ankepunkt mot å legge inn kunngjøringsdato på vurderingsenhet i FS: I mange tilfeller vil sensuren falle før den satte datoen for kunngjøring. Det er bedre at studentene ser sensurresultatet i Studentweb så snart den er protokollført, og ikke må vente til kunngjøringsdatoen.
- Kommunikasjon med sensorene er det viktigste for å vite når sensuren vil foreligge. Foregår på instituttnivå.
- Er det mulig å legge inn kunngjøringsdato den dagen sensuren faktisk faller? For å kunne få ut statistikk på forsinket sensur. Det vil ikke bøte på at studenten ikke vet når de kan forvente at sensur foreligger. Det å flytte på datoen for kunngjøring til en tidligere dato kan være uheldig med tanke på at studentens frist for å be om begrunnelse og å klage starter fra den dagen de får tilgang til sensuren. Studenter får e-post når sensur er protokollført.
- UH-loven sier inntil tre ukers frist, bør ikke legge opp til et system hvor man alltid ligger tett opptil fristen på tre uker.
- SADM: Enkelte store emner ønsker at alle studentene skal få sensur samtidig, ikke spredt over flere dager. På disse emnene legger fakultetet allerede inn kunngjøringsdato.
- Formålet er at studentene skal få sensuren tidsnok. Bør være tilstrekkelig med generell info om tre ukers frist, studentene må få beskjed ved forsinkelse. Hvordan skal fakultetene følge med på ev. forsinkelse, uten sensurfrist i FS? Når/hvordan kontakter man sensorer for å purre på sensur?
- Er stort sett institutter som følger opp sensur, så fakultetet har ikke noen god mekanisme for å følge opp all sensur. Mangler en god kontrollrapport for instituttene. Dekker rapport FS563.002 Sensurfrist-oversikt behov for støtte i arbeidet underveis?
- Forslag til rutine ved forsinket sensur: Skriv en merknad i vurderingsenhetens merknadsfelt Melding i Studentweb som da går som informasjon i Studentweb og på semestersiden under tid og sted for eksamen. Er kun egnet dersom emnet kun har én kommisjon eller dersom forsinkelsen gjelder alle kommisjoner. Blir dette da en uoversiktelig ordning for ansatte og uforutsigbar for studenter?
- Ved forsinkelser sendes det i dag normalt ut e-post til studentene, pga. at det gjerne er én av mange kommisjoner som er forsinket. En ordning instituttene mener fungerer godt. Tenker at foreslått rutine kan føre til mye dobbeltarbeid. Er det meningen at merknaden skal brukes til oversikt/statistikk? Ja, kan brukes til statistikk, men hovedhensikten er at studentene skulle få felles beskjed. Men fungerer jo kun hvis sensuren til samtlige studenter er forsinket.
- Fint å ta en fakultetsvis runde med instituttene med bakgrunn i dette notatet og skape felles praksis og rutiner.