FS-møte 6. mars 2023

Saker

1. EpN for ph.d.-emner
   Erfaringsdeling mellom FS- og ph.d.-koordinatorer fra MN til HF, SV, UV og andre interesserte fakulteter.
   Referat: Fakultetene har ulik policy for oppretting av ph.d.-emner og MN mener emnebeskrivelser ikke skal opprettes rett i FS på kort varsel. HF og SV vil derimot ha behov for dette på fast basis. HF, SV og andre med samme behov kan ta kontakt med epn-hjelp@admin.uio.no for å avtale opplæring.

2. Mine studier
   Bidra til å formidle til studenter og undervisere hva Mine studier er, hva studenter og ansatte kan se der og bruke Mine studier til. Rollebeskrivelse “ambassadør” og mandat for «forum for ambassadører” for Mine studier (pdf). Presentasjon i møtet (pptx)
   Referat: Kan informasjonskoordinator-nettverket og TP-nettverket være gode steder besøke? 
3. Ønske 1/2023 FS568.001 Egen kolonne trekk under eksamen.
   Ønsket av MF i (RT#5338739).
   Referat: Bred enighet om å sende endringsønsket til Sikt.
4. Husk på personvern og datakvalitet
   Unngå avvik og gi kolleger god opplæring. Noen eksempler:
   a. Hvis et institutt ønsker å gi tilgang til Canvas for en student som har fått utsatt innlevering på masteroppgaven, men ikke registrerer seg eller betaler semesteravgift i den utsatte perioden, ikke gi studenten observatør-rolle, som er for ansatte, på undervisningsenheten i FS. Ikke kopier personrollene på undervisningsenheten fra semester til semester uten å ta stilling til om det er de rette personene som er oppført. Kopi-funksjon kan være skummel. Har man et behov, kontakt en kollega med mer erfaring og finn en riktig løsning. 
   b. Husk at særlig emnekombinasjoner ofte blir gjenbrukt på mange ulike programmer. Har du behov for å endre noe på en emnekombinasjon, sjekk først at du eier emnekombinasjonen i feltene for Sted ansvarlig. Konsekvensene av å endre på andres emnekombinasjoner kan for eksempel være at andre fakulteters grader/vitnemål blir feil og må genereres på nytt. 
   c. Omnummerering av kandidater: Integrasjonen mellom FS og Inspera støtter ikke omnummerering, så hvis kandidater omnummereres etter at eksamen er opprettet i Inspera, kan det skape mye krøll, og i verste fall føre til at kandidater får feil karakter.
   d. Ikke send fødselsnummer på e-post, heller ikke i RT eller internt på UiO. Fødselsnummer regnes som røde data etter UiOs rutiner for klassifisering av data. Gi nye medarbeidere informasjon om dette tidlig. Dersom noen i arbeidet trenger å identifisere en søker eller student i en e-post, bruk heller søkernummer/ studentnummer/ personløpenummer og ev. etternavn. Får du RT-saker med fullt fødselsnummer, kontakt RT og be dem slette opplysningene. Får du fullt fødselsnummer på e-post, slett e-posten. 
   Referat: Husk også at dersom du i FS søker opp studenter på navn, så legg inn ev. registrering på riktig student. Søk opp riktig person.
   Burde endringer på emnekombinasjoner ha egen radvalidering? Kan bli upraktisk dess mer tverrfaglighet vi får på UiO.
5. Hvordan gi studentene god oversikt over når de kan vente sensur?
   Hva trenger fakultetene av støtteverktøy? Notat med oversikt, problemstillinger og forslag anbefalinger.
   Hva mener fakultetene om anbefalingene i notatet?
   På vurderingsenheter ser vi at noen fakulteter bruker både fritekstfeltene Kommentar Studentweb og Merknad, med identisk tekst. Hvorfor skrive det samme i begge felt?
   Saken blir også tatt opp i Eksamensnettverket 8. mars 2023.
   Referat: Sette Kunngjøringsdato: I mange tilfeller blir sensur protokollført lenge før fristen på 21 dager. Uheldig at studentene da må vente til kunngjøringsdatoen.

6. Bærekraftsertifikat for bachelorstudenter fra høsten 2023
   Konkretiseres i FS som en valgfri emnegruppe, dvs. emnekombinasjon, på 20 studiepoeng som bachelorstudenter kan ta i stedet for (noen av de) fritt valgte emner eller i tillegg til de 180 studiepoengene i graden, men før vitnemål er skrevet ut. Bærekraftsertifikatet vil få en egen overskrift på vitnemålet.
   SUM administrerer emnegruppen på 20 studiepoeng i samråd med en faglig styringsgruppe. SUM oppretter et obligatorisk emne på 10 studiepoeng. Andre fakulteter bidrar med valgbare emner etter avtale med SUM.
   Hvem legger emnekombinasjonen inn på bachelorprogrammenes emnekombinasjoner? Ønsker fakultetene å gjøre det selv, eller skal Lena gjøre det?
   Saken er også satt opp i Eksamensnettverket 8. mars.
   Referat: Avdeling for Kommunikasjons og samfunnkontakt (AKS) jobber med nettsider nå.
   Emnegruppen på 20 stp. blir opprettet i FS når emnene er klare. Lena sender ut info når den er på plass i FS.
   MN, HF, TF, JF vil legge inn emnegruppen på 20 stp. på sine bachleorprogram selv.
   UV, SV og MF ser gjerne at Lena gjør det.
   Referat revidert 30.05.2023: FS Nyhetsbrev 3 i 2023: Bærekraftssertifikat som separat kvalifikasjon og vitnemål

7. T.o. Noen flere endringer i FS-bilder blir logget fra FS-databaseoppgradering 9.1.1
   Nytt i Emnelogg:
   1. Studieprogram i Emne samlebilde, fanen Studieprogram og omvendt.
   2. Enkeltemneopptak i Studentweb = J/N på Emne samlebilde. 
   3. Emne samlebilde 'Kontrollér F.krav' J/N.
   4. Forkunnskapskrav i underbildet Kravelement.

   Nytt i Undervisningsenhet-logg:
   5. Undervisningsenhet samlebilde, fanen Opptaksgruppe, feltene Tilbud skal gis og Tilbud skal gis forhåndsopptak.

   Nytt i Person- og opptakslogg:
   6. Bildet Personrolle. 
   Nice to know: Dersom en registrering blir gjort i EpN, blir det loggført med EPN som saksbehandler ved tilbakeskriving til FS.

8. T.o. FS/Tableau nyhetsbrev i siden forrige møte
   - Nyhetsbrev 1 i 2023: Nye startdatoer for semesteret om våren
9. T.o. Status endringsønsker sendt til Sikt fra og med 2020 
10. Møtetider høsten 2023
    Mandag 9. oktober kl. 14-15.30
    Mandag 4. desember kl. 14-15.30