Innreisende kandidater
Personen finnes ikke i FS
Før du kan begynne registreringen i FS, må personen sannsynligvis opprettes i FS. Dette gjøres via person- og studentoppretting i FS.
- Velg person/studentkategori: Ph.d.-kandidat
- Fyll inn resten av skjemaet, husk særlig statsborgerskap
- Skriv inn merknad til saksbehandler ved behov
Når personen finnes i FS - gå til bildet utvekslingsperson [UTVPERSON]
- Søk alltid på personens fødselsnummer før du begynner å legge inn data.
- Dersom kandidaten allerede har en forekomst som utvekslingsperson, må du sjekke hvilken periode den gjelder.
- Du må ikke endre en tidligere forekomst,men lage en ny. Det er kun dersom du har en kandidat som skal forlenge oppholdet sitt at du kan endre forekomsten.
Dersom det ikke finnes tidligere forekomster, får du oppet blankt bilde. For å lage ny forekomst, må du trykke CTRL+ N, eller klikke på ny forekomst-ikonet på verktøylinjen.
Fyll inn:
- Avtale-id for relevant avtale (ev. 11 for INDIVID)
- datoer for periode
- kategori (det er i tillegg svært viktig at du fyller ut kategori: PHD når det gjelder utveksling på ph.d.-nivå. Dette pga rapportering.)
- oppholdstype
- utvekslingsstatus
- utvekslingsprogram kommer automatisk når du har lagt inn avtale-id (feks ERASMUS +, NORDPLUS)
- eventuelt kursstudierett i studieprogram (fakD-KURS, KUN dersom vedkommende skal ta emner/kurs)
- eventuelt varighet for stipend dersom det er aktuelt.
MERK - for både innreisende og utreisende kandiater benytter du utvekslingsprogram: INDIVID dersom den aktuelle studenten ikke reiser på en allerede eksisterende utvekslingsavtale. Når du bruker denne kategorien blir ikke feltet eksternt sted obligatorisk (gult). Du bør allikevel fylle ut feltet. Dersom du skal søke på institusjoner, må du klikke i feltet og trykke ctrl+t. I denne tabellen finnes både utdanningsinstitusjoner, en del forskningsinstitusjoner og koder for land.
Innreisende ph.d.-kandidat som ikke skal ta kurs/emner
Hvis den innreisende ikke skal ta kurs, er det tilstrekkelig å opprette vedkommende i utvekslingsperson samlebilde uten å tildele vedkommende studierett. Men du må registrere vedkommende med status som gjesteforsker for at vedkommende skal få tilgang til for eksempel it-systemer.
Det kan også være aktuelt å søke gjesteforskerbolig.
Innreisende ph.d.-kandidat som skal ta kurs/emner
Dersom vedkommende skal ta ph.d.-kurs må du i tillegg tildele vedkommende en passende lokal kursstudierett for ph.d.-nivå.
Det kan også være aktuelt å søke gjesteforskerbolig.
Ph.d.-kandidater fra utlandet som skal ha opptak på det ordinære ph.d.-programmet
Dersom vedkommende skal ha opptak til ph.d.-programmet, feks gjennom en cotuelle-avtale eller en fellesgrad, så er det ordinær registrering og rutiner for opptak til ph.d.-programmet som gjelder!
Utreisende kandidater
Vi ved UiO anbefaler at all utreise på over to ukers varighet registreres i bildet utvekslingsperson. Dette både for å få bedre statistikk og pga beredskapshensyn.
- Søk alltid på personens fødselsnummer før du begynner å legge inn data.
- Dersom kandidaten allerede har en forekomst som utvekslingsperson, må du sjekke hvilken periode den gjelder. Du må ikke endre en tidligere forekomst,men lage en ny.
- Det er kun dersom du har en student som skal forlenge oppholdet sitt at du kan endre forekomsten.
Dersom det ikke finnes tidligere forekomster, får du oppet blankt bilde. For å lage ny forekomst, må du trykke ctrl + n, eller klikke på "ny forekomst"-ikonet på verktøylinjen.
Fyll inn:
- Avtale-id
- periode
- kategori (det er i tillegg svært viktig at du fyller ut kategori: PHD når det gjelder utveksling på ph.d.-nivå. Dette pga rapportering.)
- oppholdstype
- utvekslingsstatus
- utvekslingsprogram kommer automatisk når du har lagt inn avtale-id (feks ERASMUS +, NORDPLUS)
- eventuelt varighet for stipend dersom det er aktuelt.
MERK - for både innreisende og utreisende kandiater benytter du utvekslingsprogram: INDIVID dersom den aktuelle studenten ikke reiser på en allerede eksisterende utvekslingsavtale. Når du bruker denne kategorien blir ikke feltet eksternt sted obligatorisk (gult). Du bør allikevel fylle ut feltet. Dersom du skal søke på institusjoner, må du klikke i feltet og trykke ctrl+t. I denne tabellen finnes både utdanningsinstitusjoner, en del forskningsinstitusjoner og koder for land.