Klassifiseringskontroll

Hovedområde

Godkjennelse og allokering av kostnader.
 

Aktivitet

Klassifiseringskontroll (Investering/ADK)

Risiko i regnskapet

At investeringer blir presentert som kostnader

Intervall

Månedlig kontroll.

Utfører

Ansvarlig lokalt

Ansvarlig

Den enkelte rapporterende enhet

Tilbake-melding

Rapporter gjennomført kontroll som beskrevet i her: Levering, dokumentasjon og oppfølging

Beskrivelse av kontrollhandlingen(e):

1. Logg inn i Unit4 ERP. 
    
2. Benytt mappen UiO Kontrollprogram/UiO Lokalt kontrollprogram under Rapporter/Globale rapporter. Her vil du finne to rapporter:
        - UiO-2.1 Klassifiseringskontroll inv./ADK <50K
        - UiO-2.2 Klassifiseringskontroll inv./ADK >50K
   Førstnevnte rapport viser alle fakturaer under kr 50 000 for konto 6422, 6540 og 6550. I tillegg mulighet for å legge inn en nedre beløpsgrense for å eksludere uvesentlige beløp. Rapport >50K viser alle fakturaer større enn eller lik kr 50 000 for kontointervall 6501-6630.
    
3. Rapportene kjøres hver for seg. Legg inn periode, fakultet og institutt. Periode og fakultet er obligatorisk. Eksporter til Excel for videre bearbeiding og dokumentasjon. 
    
4. Gå gjennom fakturaene (av leverandørnavn, linjebeskrivelse etc.) for å avdekke eventuelle konteringer som skulle ha vært håndtert som investeringer i regnskapet. Faktura vises ved å klikke på bilagsnr.. Se for eksempel etter fakturaer som er felles delleveranser av større investeringer som skal pool aktiveres eller påkostninger på eksisterende anleggsmidler.
    
5. Omposter bilag som er bokført som ADK, men skulle vært investering. Se hovedbokbilag og bruk av mal for manuell aktivering av anlegg i brukerveiledning for omposteringsløsningen.
    
6. Ved gjentagende avvik skal/bør det gjennomføres et møte hvor rutinene gjennomgås og forklaringer gis.
    
7. Dokumenter kontroll og avvikshåndtering og forklar i Task Manager slik det er beskrevet her: Levering, dokumentasjon og oppfølging