Praksisopphold for innreisende studenter i Erasmus+

Gjennom Erasmus+ er det mulig for studenter å ha et praksisopphold (student traineeship) på 2-12 måneder på UiO dersom enheten har et opplegg som kan tilbys. Studentens hjemmeuniversitet må godkjenne oppholdet som en del av studentens grad.

Retningslinjer for opptak av innreisende praksisstudenter

Det er studentens arbeidsoppgaver som avgjør om oppholdet skal rapporteres som et studieopphold eller et praksisopphold. Formålet med et praksisopphold er å gi studentene arbeidserfaring fra UiO. Det skal være en overvekt av praksis (og ikke emner) i oppholdet, for at det skal kunne defineres som et praksis-opphold.

Forankring hos enhetens studieadministrasjon

Det er viktig at studieadministrasjonen ved enheten involveres før det gjøres avtale med studenter om praksisopphold.

Studenter som tas i mot av vitenskapelige ansatte uten involvering av studieadministrasjonen (Internasjonal koordinator/studiekonsulent), vil kunne gå glipp av viktig informasjon om bolig, studentstatus og andre praktiske forhold.

Sjekk med den internasjonale koordinatoren på din enhet hvilke rutiner som gjelder. Noen enheter krever at opptak av praksisstudenter avtales med studieleder.

Erasmus+ avtaleverk

UiO ønsker i utgangspunktet kun å ta imot praksisstudenter fra institusjoner som det finnes en eller flere Erasmus-avtaler med. Dette er i tråd med UiOs strategi (og sikrer at studenten telles med i UiOs utvekslingsstatistikk og utløser mobilitetstilskudd fra KD). I spesielle tilfeller kan også Erasmus-studenter fra universiteter det ikke finnes avtaler med gis tilbud om praksisplass.

Innholdet i praksisoppholdet må avtales individuelt for hver enkelt student, og formaliseres i en Erasmus+ Learning Agreement for Traineeships:

Forsikring for innreisende praksisstudenter

UiO er selvassurandør og kan ikke tegne forsikring for sine studenter, heller ikke for innreisende praksisstudenter. Det må derfor krysses av på "No" på spørsmål om accident assurance og liability insurance i Learning agreement for traineeships, Table C.

Som alle andre innreisende studenter bør Erasmus+ praksisstudenter ha egen helse- og reiseforsikring. Se nettside for studenter for mer informasjon. Studenter fra land utenfor EU/EØS bør også søke om frivillig medlemskap i Folketrygden dersom de skal være her i mer enn tre måneder.

Dersom avsender ikke har fyllt ut Table C eller ikke har krysset av på "JA" på at studenten har tegnet egen forsikring, kan vertsenhet ved UiO avvise Learning Agreement ved å returnere denne usignert.

Praksis på PhD-nivå

NB: PhD-kandidater på praksis skal ikke ha studentstatus. Se egen nettside for rutiner ved utveksling på PhD-nivå.

Opptaksprosess for innreisende Erasmus+ praksisstudenter på bachelor- og masternivå

  • Studenten bør søke innen de samme fristene som gjelder for andre innreisende utvekslingsstudenter:
    • 15. oktober for praksis påfølgende vårsemester
    • 1. mai for praksis påfølgende høstsemester
  • Studenter som ikke kommer via nominasjonsweb må registreres manuelt i FS utvekslingspersonbildet av den enheten som tilbyr oppholdet. Se egen rutine for oppretting i FS og manuell registrering.
  • Erasmus-studenter er fritatt fra semesteravgift ved UiO, men må betale semesteravgift ved sitt hjemmeuniversitet under utvekslingsoppholdet (det registreres da fritak ved UiO). 
  • Praksisstudenter som er registrert i FS utvekslingsperson innen de gjeldende fristene (1. juni og 15. oktober) kommer på boliglister som sendes til SiO, og får tilgang til andre studentvelferdsgoder på lik linje med andre innreisende utvekslingsstudenter. OBS: For å få garantert bolig må studentene komme fra begynnelsen av semesteret. Studenter som ikke kommer fra semesterstart, og som ikke ønsker å betale leie fra 1. januar/1. august, må selv skaffe bolig. Les mer om boliggarantien
  • Innreisende praksisstudenter har adgang til å melde seg på norskkurs for internasjonale studenter på lik linje med andre innreisende studenter.
  • Praksisstudentene skal semesterregistreres på lik linje med vanlige utvekslingsstudenter. For innreisende praksisstudenter som ikke skal ta emner eller eksamen må man bruke planelementet UTV-PRAKS i utdanningsplanen. Se veiledning for planelement.
  • Instituttene kan, dersom det er ønskelig, søke om opprettelse av studiepoenggivende praksis-emner for innreisende studenter.

Registrering i FS av innreisende praksisstudenter

  1. Studenten eller studentens hjemmeuniversitet kontakter relevant fagmiljø ved UiO og avtaler dato og faglig innhold for oppholdet. Dette formaliseres i en Learning Agreement for traineeships (pdf) / Learning Agreement for traineeships (docx) som signeres av studenten, studentens hjemmeinstitusjon og kontaktperson ved UiO.
  2. Vitenskapelige ansatte ved UiO inngår avtale om å motta praksisstudenter må kontakte internasjonal koordinator/studiekonsulent ved instituttet så tidlig som mulig i prosessen for å sikre nødvendig administrativ oppfølging av studentene.
  3. Internasjonal koordinator/studiekonsulent ved instituttet kontakter studentens hjemmeinstitusjon og ber denne oversende karakterutskrift og signert Learning Agreement for traineeships, helst innen fristene som gjelder for innreisende utvekslingsstudenter: 1. mai/15. oktober (se over).
  4. Studenter som kommer via nominasjons- og Søknadsweb eller som registreres manuelt i utvekslingspersonbildet innen fristene, kommer med i felles rutine for bestilling av snr, oppretting som student med studierett, samt innlegging av fritak for semesteravgift, osv..
  5. Studenter som ikke kommer via nominasjonsweb må opprettes manuelt i FS av enheten som skal motta studenten. Oppretting av person må bestilles via skjema på nett. Når Seksjon for studiekvalitet har opprettet studenten som person i FS, må enheten selv registrere studenten i utvekslingspersonildet, enten på relevant avtale, eller på avtaleid.16 (ERAPRAKSIS, egen id for studenter som kommer fra institusjon der det ikke finnes fagspesifikk avtale). Avtaleeier skal også:
    • laste opp Erasmus+ training agreement (LA), og ev. karakterutskrift, til studentens dokumentarkiv,
    • registrere postadresse - nødvendig for at studenten skal få SNR og deretter studentnummer, studierett, utdanningsplan, osv;
    • registrere mobilnummer - nødvendig for at studenten skal få SMS med info om UiO brukernavn;
    • registrere riktig studieprogram (HFUTV, MNUTVMAS, etc.);
    • registrere riktig eksternt sted - kommer ikke automatisk hvis du benytter id 16.
  6. Når SNR er på plass (bestilles automatisk i FS fra SO) og studenten er opprettet som student kan studierett opprettes (dvs. registrering i Student samlebilde: gjøres av enheten selv eller av SADM). Deretter må enheten registrere  planelementent "UTV-PRAKS" i studentens utdanningsplan. Dersom instituttet har opprettet studiepoenggivende praksisemner for innreisende studenter må disse også legges til manuelt i studentens utdanningsplan.
  7. Studenter som ikke har emner i utdanningsplan må få registrert riktig termin i arkfanen Planbekr på Student samlebilde. Eksempel: Praksisstudenter våren 2024 må registreres med VÅR 2024 og dagens dato.
  8. Studenter som ikke semesterregistrerer seg selv i Studentweb må få ferdigstilt registreringen manuelt. Det må legges inn J for Registrering OK og MANUELL i Registreringsform, i feltene under Registrering i Registerkort samlebilde (regkort).
  9. Studenter som registreres manuelt får ikke opptaksbrev men bruker traineeship agreement som dokumentasjon ved behov. Studenter som kommer via nominasjons- og Søknadsweb får også opptaksbrev og informasjon om semesterstart på linje med vanlige innreisende studenter, se opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom Nominasjons- og Søknadsweb
  10. Praksisstudenter som kommer via nominasjons- og Søknadsweb, eller som tas opp etter manuelle rutinen og registreres i FS innen fristen, kommer inn under sentrale ordninger for mottak og oppfølging av internasjonale studenter

Opptak og mottak av studenter etter fristene

Dersom instituttet inngår avtale om å motta praksisstudenter utenom fristene 1. mai / 15. oktober, har avtaleeier/enheten selv ansvar for:

  • å bistå studenten med å skaffe bolig (UiOs boliggaranti hos SiO gjelder ikke for sene studenter eller studenter som ikke kommer til semesterstart, les om boliggarantien)
  • praktisk informasjon (emne- og semesterregistrering i Studentweb og ev. opptaksbrev, etc.)
  • Registrere studierett etter at snr er på plass (OBS! for å få snr kreves korrekt registrert adresse, se veiledning)
  • hjelp med brukernavn og passord - husk å få tak i og registrere studentens mobilnummer, samt å registrere planelement UTV-PRAKS og riktig termin i arkfanen Planbekr på Student samlebilde. Se brukernavn og passord.
  • Manuell semesterregistrering: Det må legges inn J for Registrering OK og MANUELL i Registreringsform, i feltene under Registrering i Registerkort samlebilde (regkort).

Se også oversikt over viktige FS-rutiner

Om tilgang til IT-tjenester, se også Getting started with the UiO IT services

Kontakt

Seksjon for studiekvalitet

exchange-students@admin.uio.no

Publisert 22. apr. 2015 12:57 - Sist endret 20. des. 2023 09:25