UiO har gjort en ROS og databehandleravtale for Make som alle enheter kan lene seg på.
For å kunne bruke Make til utsendelse av nyhetsbrev, må enheten:
- Dersom enheten har behov for å sende ut nyhetsbrev med Make, bes du fylle ut dette nettskjemaet.
- USIT betaler kostnadene for inntil 10 nyhetsbrevinstanser. Disse nyhetsbrevinstansene er fordelt mellom LOS/AKS, fakultetetene og museene. USIT betaler kostnadene for disse nyhetsbrevinstansene fram til og med oktober 2022. Fra og med november 2022 må alle enheter selv betale for bruken av Make. Dersom enheten har større behov enn det som er satt, må enhetene selv betale for utvidelsen.
- Dersom ditt fakultets nyhetsbrevinstans kan brukes, bes du koble deg til denne med en egen mottakerliste for ditt nyhetsbrev. Dersom fakultetets instans ikke er egnet, bes du tegne en avtale med leverandøren av Make, med utgangspunkt i den eksisterende avtalen mellom UiO og Make.
- Ved opprettelse av en egen instans, må henvendelsen til Make gjøres av budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) ved din enhet og en bestilling gjøres via UiOs bestillingssystem når enheten har fått tilbudet fra Make.
- Hvis enheten ønsker å samle inn/be mottakerne av nyhetsbrevet om ytterligere informasjon, må enheten gjøre en ny ROS og vurdere om en ny databehandleravtale må inngås for nyhetsbrevet. UiO har gjort en ROS og du må da sjekke bruken. Gjør en risikovurdering mht. hva slags opplysninger du har tenkt å samle inn om brukerne av tjenestene. Hvis det kun er epost-adresser som abonnentene selv har lagt inn, er ikke dette regnet som sensitive personopplysninger. Hvis du har tenkt å samle inn annen informasjon, sjekk med UiOs personvernombud. Dersom en ny databehandleravtale er nødvendig for enhetens nyhetsbrev, må bruken registreres i UiOs protokoll over behandlinger av personopplysninger ("meldeappen").
Ved utfylling av nettskjema må følgende informasjon være klar
- Redaktør (eier av nyhetsbrevet)
- Liste over medarbeidere som skal sende ut nyhetsbrev
- Hvor mange nyhetsbrev tror dere at dere vil sende ut per måned
- Hvor mange mottakere vil det være for de forskjellige nyhetsbrevene
- Er nyhetsbrevet kun til interne ansatte eller også til publikum?
- Ønsket avsenderadresse i domenet nyhetsbrev.uio.no.
Kontaktpunkter for tjenesten Make ved UiO
- LOS/AKS - henvendelsespunkt for bruk av nyhetsbrev og utforming av mal.
- Supporthenvendelser rettes direkte til Make (Per telefon, epost eller chat på deres nettside) - supporttjenesten deres er gratis for UiO.
- Andre tekniske spørsmål rundt nyhetsbrevtjenesten Make ved UiO kan sendes til nyhetsbrev-drift@usit.uio.no.
Relevant informasjon
- Oppføring i UiOs tjenestekatalog
- ROS og databehandleravtale er tilgjengelig i ePhorte (2021/15916)
- Registreringen av Make i UiOs meldeapp