Infotypeoversikt

Hente transaksjonen første gang

Fra startmenyen i SAPUiO, gjør følgende:

1. Velg Favoritter --> Sett inn transaksjon (eller trykk Ctrl+Shift+F4).
2. Skriv inn den tekniske transaksjonskoden S_AHR_61015471.
3. Trykk Enter.

Transaksjonen ligger nå i favorittlisten din. Åpne transaksjonen ved å dobbeltklikke på den.

Om transaksjonen

• Transaksjonen Infotypeoversikt for medarbeidere viser en oversikt over alle registrerte poster den ansatt har i de ulike infotypene i SAP.
• Du kan søke etter ansatte på følgende måter:
  1. Skriv inn ansattnummer i søkefeltet, eller
  2. Søk på navn. Velg Utfør-knappen øverst i venstre hjørne som vist. Hvis du er usikker på stavemåten eller evt. mellomnavn, sett en asterisk/stjerne * etter hele deler av for- eller etternavnet.
• Når du har valgt Utfør, vises bildet Infotype Overview. Her finner du alle infotyper med lønns- og personalstamdata for den valgte ansatte. Hver infotype har en firesifret tallkode og et beskrivende navn.
• Ved å klikke på en valgt infotype får du se en liste over forekomster registrert på den ansatte. Listen oppgir tidsspennet for postene, når de sist ble endret og navn på saksbehandleren som foretok siste endring.
• Du kan også velge knappen med plusstegnet (Expand all) for å se postene på alle infotypene. Her kan du videre klikke på en enkeltpost for å se detaljene som er registrert, f.eks. bankkonto under infotype 0009.

Infotyper

0000 Saksbehandling

 

• Infotypen Saksbehandling gir en oversikt over årsaker til at det er gjort endringer i lønns- og personaldata, eksempelvis lønnsjustering, stillingsendring, permisjon.
• Dobbeltklikk på en post for å vise detaljer. Se eksempelbilde under.
• Feltet Kostnadssted viser den ansattes budsjettområde.
• Feltet Stilling viser den åttesifrede tekniske koden som benyttes i skjema for endringer i Organisasjonsmodulen. Den tekniske koden er tilknyttet en firesifret stillingskode (SKO) med beskrivende tekst.
• Feltet Medarbeidergruppe (MG) viser om den ansatt er fast (MG1), midlertidig (MG4), eller oppdragstager (MG8) i den valgte perioden.
• Feltet Medarbeiderundergruppe (MUG) viser om den ansatte mottar for eksempel månedslønn (MUG01), timelønn (MUG04), honorarlønn (MUG50) m.m. De ovennevnte er de tre vanligst brukte medarbeiderundergruppene. Egne koder benyttes eksempelvis for professor II, postdoc og stipendiatstillinger.
• Feltene End. (=endret) viser datoen posten ble registrert eller sist endret i SAP-systemet og brukernavnet til saksbehandleren som registrerte eller endret den.
• Feltet Supplerende saksbehandling beskriver begrunnelsen for endringen og effektueringsdato. I eksempelet under effektueres en lønnsendring i Infotype 0008 Grunnlønn på grunn av årlig lønnsoppjør.

 

0001 Plass i organisasjonen

• Dobbeltklikk på en post for å se detaljer. Se eksempelbilde under.
• Boksen Bedriftsstruktur den ansattes plassering i organisasjonen under kostnadssted og delområde.
  • Delområde viser plassering på fakultetsnivå - herunder også USIT og Sentraladministrasjonen.
• Boksen Personalstruktur viser den ansattes medarbeidergruppe og medarbeiderundergruppe.
• Boksen Organisasjonsplan viser den ansattes stilling, stillingsgruppetilhørighet og organisatoriske plassering.
  • Stillingsnummeret er unikt for stillingen og kan søkes opp i organisasjonsstrukturen (PPOSE).
  • Stillingsgruppekoden knyttes til den ansattes stillingskode.
  • Den åttesifrede koden i feltet Org.enhet er hentet fra PPOSE og tilsvarer koden i PP01 under Organisasjonsenhet. 
  • Under Bedriftsstruktur vises kostnadssted med 8 siffer.

 

0002 Persondata

• Dobbeltklikk på en post for å vise detaljer. Se eksempelbilde under.
• Området Navn viser den ansattes registrerte navn i SAP-systemet. Dette skal alltid tilsvare registrert navn i Folkeregisteret.
  • Ved feil i navn skal dette rapporteres Lønningsseksjonen via ePhorte med dokumentasjon fra Folkeregisteret. Feltet Etternavn skal kun inneholde ett navn. Eventuelle mellomnavn finnes bak fornavnet i feltet Fornavn.
  • Feltet Tittel brukes for å gi stillingstitler i tilfeller hvor det normale stillingskodeverket ikke er tilstrekkelig. Klikk i tekstfeltet og deretter på søkeknappen ved Tittel-feltet for å se en oversikt over alternative titler som er godkjent brukt ved UiO. Evt. endring av tittel skal sendes som bestilling til Lønningsseksjonen.
• Feltet Tilleggsdata viser den ansattes fødsels- og personnummer, fødselsdato, kjønn og statsborgerskap. Evt. rettinger i disse feltene meldes Lønningsseksjonen via ePhorte.
  • Ansatte med tilgang til HR-portalen kan evt. administrere statsborgerskap i portalen, under området Persondata i fanen Personlige data.
• Feltet sivilstand benyttes ikke. Informasjon om pårørende og barn finnes i infotype 0021 Familie/kontaktperson.

 

0006 Adressedata

 

• Her ser du hvilken stilling den ansatte har i perioden som er valgt.
• Navn på den ansatte som vist på skattekort. Tittel er benyttet som stillingstitler der det finnes. Eksempelvis er Lønningssjef, Fakultetsdirektør.
• Tilleggsdata
• Fødselsnr. styrer valg av kjønn. Statsborgerskap kan legges inn selv av den månedslønned i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen. Komm.språk og annet statsborgerskap benyttes ikke av UiO i dag.
• Feltet sivilstand benyttes ikke. Denne informasjonen finnes i infotype 0021 Familie/kontaktperson. Den kan legges inn av den månedslønnede ansatte selv i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen.

 

0007 Planlagt arbeidstid

• Denne infotypen viser ansattes nåværende og evt. tidligere arbeidsplaner.
• Arbeidsplanen definerer den ansattes daglige og ukentlige forventede arbeidstid. Alle ansatte skal ha arbeidsplan, uavhengig av om de fører fremmøtetid eller kun fravær.
• Informasjon om ulike typer arbeidsplan og veiledninger for å velge rett arbeidsplan finnes på en egen temaside om arbeidsplaner.
• Feltet Arbeidsplanregel viser arbeidsplanens tekniske navn.
  • Månedslønnede har normalt arbeidsplan FLEX (sommer-/vintertid) eller FLEX = (lik arbeidstid sommer/vinter)
  • Timelønnede har normalt arbeidsplan TIME37,5 og ingen tidevaluering.
  • Eksterne med utbetaling (8/50) blir tildelt arbeidsplan NULL Ingen forventet arbeidstid.
• Feltet Status for tidsadministrasjon viser hvorvidt tidsevaluering som oppdaterer fleks- og mertid i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen er i bruk.
  • Alle månedslønnede skal ha status Tidsevaluering - Portal her.
  • Feltet Ekstra ind. tidsadm. skal ha verdien 12 når arbeidsplanen har tidsevaluering.
• Feltet Deltidsprosent viser hvor stor del av arbeidsplanen den ansatte jobber. Det er viktig at denne tilsvarer den ansattes samlede stillingsprosent ved UiO (infotype 8 + evt. infotype 509).
  • Dette gjelder kun månedslønnede.
• Feltet Arbeidsdager per uke viser hvor mange dager i uka den ansatte skal jobbe.
  • For ansatte med biukentlig arbeidsplan viser feltet gjennomsnittlig antall arbeidsdager.
• Velg ikonet Arbeidsplan for å se arbeidsplanen i kalendervisning.

 

• Timelønnede ansatte skal ha arbeidsplanen TIME37_5.
• Honorarlønnede og andre såkalt eksterne skal ha arbeidsplanen NULL.

 

• Velg ikonet Arbeidsplan for å se planen i kalendervisning.
• Dager med ulik arbeidstid og andre variabler har forskjellige dagplaner.
• Dobbelklikk på en dag for å se en detaljvisning av dagplanen.

 

• I feltet Normal arbeidstid ser du forventet arbeidstid for den aktuelle dagplanen.
• I feltet Oppspart overtid kan du se antall timer som kreves før overtid/mertid slår inn.
• Om feltet Pauseplan er merket med LUNM har den ansatte betalt lunsjpause.

 

0008 Grunnlønn

 

• Infotypen Grunnlønn viser ansattes lønnstrinn (Trinn) samt brutto års- og månedslønn.
• Pensjonstrekk vises med verdien 1 i feltet Antall/enhet.
• For ansatte i delstilling vises den reduserte stillingsprosenten i feltet Dellønnsprosent.
  • Husk at ansatte kan ha bistillinger registrert i infotype 0509 - summen av denne og stillingsprosenten i infotype 0008 er den ansattes totale stillingsprosent.

 

• Ansatte med timelønn vises med alternativ lønnsramme (Gruppe) og sitt lønnstrinn.
• Lønnart 1001 Bruttolønn erstattes av lønnart 1061 Sats bru.timel. C-tab. (lønn over C-tabell).
• Feltet Dellønnsprosent og kolonnen Beløp reflekterer her potensiell opptjening ved arbeid tilsvarende 100% stilling.

 

0009 Vis Bankforbindelse

• Denne infotypen viser ansattes registrerte bankkonto for lønnsutbetalinger.
• Feltet Betalingsmåte skal alltid være merket T.
• Norske bankkonti har Bankland Norge, Bankkode 9999 og Betalingsvaluta NOK.

• Utenlandske konti har et IBAN-, SWIFT- eller BIC-nummer i feltet IBAN og utenlandsk betalingsvaluta.

0014 Faste tillegg/trekk

• Denne infotypen viser faste tillegg eller trekk den ansatte har utenom bruttolønn.
• De vanligste tilleggene er ulike Faste tillegg, Gruppelivsforsikring, EK-tjenester og Refusjon av sykepenger.
  • Tidligere B-tillegg vises som lønnart 1117 B-regulativ etter særavtale. Det månedlige tillegget vises i feltet Beløp.
  • Premien for Gruppelivsforsikringen betales av arbeidsgiver og den ansatte skatter av verdien. Den vises på lønnsslippen.
  • EK-tillegg er et skattemessig grunnlag for elektroniske tjenester som stilles til rådighet eller dekkes helt eller delvis av arbeidsgiver. Den skattemessige verdien beregnes hver måned etter en sjablongregel og det skal ikke registreres beløp her. EK-tillegget vil vises på den ansattes lønnsslipp og inngå i grunnlag for beskatning etter gjeldene regler. 
  • Refusjon av sykepenger vises som lønnart OREF og det periodevise refusjonsbeløpet. Refusjon av sykepenger godskrives arbeidsgiveres regnskap og vises ikke på lønnsslippen.

 

0015 Variable tillegg

 

• Denne infotypen viser éngangsutbetalinger utenom normallønn.
• Feltet Beløp viser det registrerte bruttobeløpet.
• Feltet Eksternt dok.nr. viser det manuelle bilagsnummeret påført av Lønningsseksjonen. Ved henvendelser angående enkeltbilag til Lønningsseksjonen kan det henvises til bilagsnummeret.

 

0017 Reiseordning

• Denne infotypen inneholder et standardbilde som gjør det mulig å registrere reise- og utgiftsrefusjoner på den ansatte.
• Alle ansatte, uansett tilknytning, skal ha det samme bildet i infotypen, med gyldighet til 31.12.9999. Det vil si:
  • Verdi 1 i feltet MG for utgiftstype
  • Verdi C i feltet Kjøretøytype
  • Verdi J i feltet Periodeparameter
• Øvrige felter skal stå tomme. Boksen Reiser tilordnet viser hvorvidt det finnes reiser/refusjoner registrert på den ansatte.

 

0019 Terminovervåkning

• Denne infotypen viser datovarsler for ulike påminnelser, f.eks. utløp av midlertidig stilling. 
• Det kan tas ut en rapport på registrerte varsler via transaksjonskode S_PH0_48000450 - Utskrift av varsler registrert i IT0019 

 

0021 Familie/kontaktperson

• Denne infotypen vedlikeholdes av den ansatte selv i Selvbetjeningsportalen/DFØ appen. Her er det blant annet registreret opplysninger om barn, nærmeste pårørende og kontaktperson ved nødstilfelle.

0027 Kostnadsfordeling

 

• Denne infotypen viser kostnadsfordeling for den ansattes lønn og reisetilordning. Kostnadsfordeling er delt inn i to poster:
  • Fordeling 01, lønn
  • Fordeling 02, reise
• Postene viser hvordan den ansattes henholdsvise lønns- og reise- og refusjonsposter normalt konteres. Kontering kan fordeles over 3 felter:
  • Kostnadssted
  • Prosjekt (K-element 4)
  • Delprosjekt (K-element 7)
• Kostnadssted og Delprosjekt er påkrevde felter i all kontering i SAP. 
• Kodeverk og skjemaer - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) 

 

• Bildene for reiseutgifter er likt som bildet for lønnskontering. Denne fordelingen bestemmer hvordan en ansatts reiser og refusjoner belastes.

 

0041 Datoangivelser

 

0105 Kommunikasjon

 

0173 Vis Skatteopplysninger Norge

• Denne infotypen viser registrerte skatteopplysninger som på skattekort.
• Merk at siste post normalt er neste års opplysninger - ansatte ligger med 50% skattetrekk for perioder fram i tid hvor det ikke finnes skatteopplysninger.
  • For å se årets skatteopplysninger må du derfor velge posten med gyldighet inneværende år.

• Detaljbildet viser skattetabell, prosenttrekk og skattekommune samt evt. frikort eller fribeløp og pensjonisttrekk.
  • Der tabelltrekk foreligger oppgir prosentsatsen skattesats for bistillinger og overtid.
• Om skattekort på papir har blitt levert til Lønningsseksjonen og blir oppbevart i arkivet er boksen Man. sk. lev. merket.

 

0302 Supplerende saksbehandling

 

0416 Kompensasjon for tidskvote

 

0509 Flere stillinger

• Ansatte med to eller flere samtidige stillinger ved UiO vil ha bistillinger registrert i denne infotypen.
• Oversiktsbildet gir informasjon om bistillingens varighet [1], stillingsprosent [2], lønnstrinn [3] og stillingstittel [4]
  • Den ansattes samlede stillingsbrøk finner du i infotype 8.
• For å se ytterligere detaljer markerer du en post [5] og velger Vis detaljer-ikonet.

 

• Detaljbildet inneholder to faner.  
• Fanen Generelt viser blant annet stillingsprosent og stillingsnummer.

 

• Fanen Lønn viser lønnstrinn og informasjon om lønnsramme, samt stillingsprosent og brutto årslønn for det aktuelle lønnstrinnet i 100% stilling.

 

0655 Vis ESS-ansettelser lønnsslipp

•  I denne infotypen kan du se hvorvidt en ansatt får sine lønnsslipper levert elektronisk gjennom HR-portalen. Dersom boksen Medarbeider bruker ESS - ikke skriv ut er markert mottar den ansatte lønnsslipp i HR-portalen. Er boksen ikke markert får den ansatte lønnsslippen tilsendt som post.

 

2001 Fravær

• Denne infotypen inneholder godkjent fravær knyttet til ferie, avspasering, permisjoner, sykefravær mm.
• Feltet Fraværstype inneholder kode og navn for det enkelte fravær.
• Feltene Gyldig viser hvilke dager fraværet omfatter.
• Feltet Endr viser når posten ble registrert eller sist endret, og av hvem;
  • Er fraværet endret av en saksbehandler i SAP vises vedkommendes brukernavn.
  • Er fraværet endret via Selvbetjeningsportalen vises teksten DFSUSER.
• Feltene Avregningstimer og Avregningsdager viser antallet timer og dager som benyttes som fravær ved lønnsberegning.

 

2002 Fremmøte

• Her vises alle registreringer av fremmøte, samt noe korttidsfravær som ikke krever godkjenning, som er registert i Selvbetjeningsportalen eller DFØ appen, med dato og klokkeslett. 

2006 Fraværskvoter

• Inneholder kvoter for fravær; Ulike typer feriekvoter, sykt barndager, velferdspermisjon, avspasering.
• Oversikt over standardkvoter finner du blant annet i DFØ Brukerdokumentasjon.
• Feltet Del av kvote viser den ansattes kvote for det aktuelle tidsrommet. Til høyre for feltet vises hvorvidt kvoten er oppgitt i dager eller timer.
• Feltet Kvotetrekk viser hvor mye av kvoten som har blitt brukt.
• Feltene Start/Slutt på kvotetrekk viser tidsrommet kvoten kan brukes innenfor.

 

2010 Godtgjørelsesposter

• Her finner du f.eks. godkjente overtidsposter som utbetales.

2012 Tidsoverføringsdata

• Ved overgang til DFØ er det lagt inn timesaldo for opptjente fleksitimer før overgangen 01.05.2021.

2013 Kvotekorrigeringer

• Ved overgang til DFØ er det lagt inn korrigeringer på aktelle kvoter for brukte dager i 2021 før overgangen 01.05.2021.

0267 Var.till.-eks.ord.lønnsavr.

• Her vises alle godtgjørelser som er utbetalt på en bonuskjøring. Datoen på postene er lik utbetalingsdatoen for posten.

3363 Tilleggsinfo for EDAG (NO)

• Dersom det er utført arbeid i utlandet skal aktuell landkode finnes her.

9010 Historisk lønnsinformasjon

• Det er lest inn historiske data fra tidligere SAP UiO som viser lønns- og organisasjonsinformasjon måned for måned i gammel SAP, tilbake til 2011 for de som har vært ansatt så lenge.
• Tekstfeltene 1-4 er fritekstfelt og her finner du følgende
  • 1. Saksbehandling
  • 2. Saksbehandlingsårsak
  • 3. Sum diverse tillegg
  • 4. Sum diverse trekk på lønn (se IT9013 Historisk fravær).
  • 5. Ansattnummer i gammel SAP UiO

9013 Historisk fravær

• Det er lest inn historiske fraværsdata fra tidligere SAP UiO, tilbake til 2011 for de som har vært ansatt så lenge.

9024 Tilsetting og arbeidskontrakt

• Viser kontrakter som er opprettet elektronisk via TOA-løsningen.