Inntekt og kostnadsallokeringskontroll på prosjekt

De løpende registreringer av kostnader og inntekter på de enkelte prosjektene gjøres av den enkelte enheten. Det er viktig at alle løpende registreringer gir et korrekt bilde av kostnader og inntekter på de enkelte prosjekt. Selv om prosjektene er klassifisert riktig er det viktig at også kostnader (og inntekter) allokeres riktig til henholdsvis Bidrag/Oppdrag.

Hovedområde

 EFP

Aktivitet

Inntekts og kostnadsallokeringskontroll (Bidrag/Oppdrag)

Risiko i regnskapet

Ufullstendige inntekter. 

Intervall

Månedlig kontroll. Utvalg på ca 60 prosjekter pr år – dvs. snitt på 5 prosjekt pr måned.

Kontrollen skal omfatte alle forutgående måneder for rapporteringstidspunktet i inneværende år.

Utfører

Ansvarlig lokalt

Ansvarlig

Den enkelte rapporterende enhet

Tilbakemelding

Rapporter gjennomført kontroll som beskrevet i her: Levering, dokumentasjon og oppfølging. Prosjektleder eller økonom skal rapportere med Bekreftelsesskjema (nettskjema)

Beskrivelse av kontrollhandlingen(e):

Logg på i OA og benytt kontorapporten ”UiO: Tilfeldig utvalg av prosjektnumre” for å foreta et tilfeldig utvalg av 5 aktive prosjekter. Dersom utvalget fremkommer med prosjekter som for kort tid siden er gått igjennom anbefales det å utvide utvalget til 10 prosjekter og av disse velge 5 som ikke tidligere er gått igjennom.
Det er også mulig å gjøre en avgrensning i spørringen, slik at det kun kan velges ut prosjekter med sluttdato i løpet av de neste 12 månedene.
Utvalget gjøres ved å sette følgende parameter ved bestilling av rapporten:

Antall prosjekter returnert: 5(10)
Prosjekter med sluttdato innen et år: Ja/Nei
Post. Startperiode: 199411
Post. Sluttperiode: 2015XX
Prosjekter opprettet etter: 01.11.1994
Prosjekter opprettet før: dd.mm.20XX.

Maks antall forsøk før avbrudd: 1000000

Eiersted - fra: Laveste
Eiersted – til: Høyeste

  1. Logg inn i Tableau Tableau (html login) Benytt mappen for UiO prosjektoppfølging og se på Prosjektcontroller- arbeidsboken. Benytt dashboard for Prosjektdetaljer og filtrer på dine utvalgte prosjekter fra OA rapporten.
  2. Distribuere rapporter til den enkelte prosjektleder som skal gjennomgå prosjektet(ene) med hensyn til korrekthet av kostnader og inntekter registrert på prosjektet pr aktuell dato. Det skal kontrolleres at bokførte inntekter og kostnader på prosjektet(ene) er gyldig og at alle kostnader og inntekter er ført fullstendig. Sistnevnte er kontroll av at det ikke mangler noen konteringer. Send en mail til prosjektleder eller prosjektøkonom med lenke til Bekreftelsesskjema (nettskjema) og vedlegg med utdraget fra Tableau med prosjektdetaljer.
  3. Dersom det er feil skal disse korrigeres.
  4. Dokumenter kontroll og avvikshåndtering og forklar i Task Manager slik det er beskrevet her: Levering, dokumentasjon og oppfølging
Av Ingeborg Brekke MAthisen
Publisert 14. juli 2017 09:06 - Sist endret 17. okt. 2019 13:51