Utfylling av informasjon til HR-portalen

Informasjon til HR-portalen er sentralt på flere skjemaer, for eksempel vedlegg til arbeidsavtale.

Det meste av informasjon knyttet til HR-portalen finnes i organisasjonsmodulen i SAP, transaksjonskode PPOSE. Her kan du søke på organisasjonsenhet med tilhørende stillinger og personer.

Et unntak er arbeidsplanregel, den kan du sjekke i infotype 0007.

Stedkode (plass i organisasjonen)

Stedkoden her viser til hvor stilingen er plassert organisatorisk, og kan i noen tilfeller skille seg fra kostnadssted for lønn.

Nærmeste leder (i portalen)

Her setter du inn navnet på den ansattes nærmeste leder som utøver personalansvaret i HR-portalen. Det bes om navn ettersom det kan være flere ledere (med eller uten personalansvar) på samme stedkode.

Organisasjonsenhet (gruppe)

Organisasjonsenheten kan være navnet på en stedkode, men under en stedkode kan det også være opprette flere organisasjonsenheter med hver sin leder. Disse har oftere navn enn nummer. For å finne organisasjonsenheten kan man slå opp i PPOSE. Der kan man enten søke på lederens navn for å finne ut hvilken organisasjonsenhet vedkommende leder, eller søke fram organisasjonsenheten for å finne ut hvem som er leder der.

Leder for enhet?

Her velger du ja hvis vedkommende er leder som skal ha personalansvar. Man vil få tilgang til å godkjenne alt fravær registrert i portalen for sine ansatte. De vil også få tilgang til lederportalen som viser en oversikt over ansatte de har ansvar for. Det er ikke gitt at vedkommende også skal være anviser/BDM, men mange ledere skal ha begge deler.

Stillingsnummer

Når det tilsettes i lederstillinger skal stillingsnummeret oppgis på vedlegg til arbeidsavtale. Fordelen med å oppgi stillingsnummer er at den nyansatte vil få samme rolle og tilganger i HR-portalen som sin forgjenger. Stillingsnummeret finner du i infotype 0001 for forgjengeren, eller i PPOSE.

Anviser/BDM?

Velg ja her vis personen skal ha tilgang til å anvise overtid, reise og utgiftsrefusjoner. I de aller fleste tilfeller skal BDM også være leder for enhet. Avkryssing for BDM på dette skjemaet er ikke tilstrekkelig for å gi budsjettdisponeringsmyndighet, dette må gis etter vanlige rutine.

Attestant?

Velg ja her hvis vedkommende skal ha tilgang til å attestere reiser og utgiftsrefusjoner i portalen.

Attestantpool

Fakultetene har egne attestantpooler som omfatter stedkodene vedkommende skal attestere for. I dette feltet oppgir du navnet på attestantpoolen.

Assistent?

Velger du ja her vil den ansatte få tilgang til å registrere fravær, tid, reiseregninger og utgiftsrefusjoner for en leder, og for ansatte under den lederen man settes opp som assistent for.

Assistent for stilling

Her skriver du inn stillingsnummeret eller navnet på lederen som skal ha bistand til registrering.

Arbeidsplanregel

Alle ansatte på fastlønn skal ha en arbeidsplanregel. Riktig arbeidsplan finner du her. Hvis det ikke finnes noen arbeidsplanregel som ivaretar behovet må det sendes eget arbeidsplankjema (excel) til Seksjon for lønn.

 

Publisert 25. nov. 2014 17:21 - Sist endret 29. jan. 2020 10:42