Det meste av informasjon knyttet til selvbetjeningsløsningen finnes i organisasjonsmodulen i SAP, transaksjonskode PPOSE. Her kan du søke på organisasjonsenhet med tilhørende stillinger og personer.
Overskrifter markert med * er felter som alltid må fylles ut.
Organisasjonsenhet (i tall, 8 siffer)*
Organisasjons-ID viser til hvor stillingen/medarbeideren er plassert i organisasjonsstrukturen.
Du finner denne informasjonen gjennom å søke opp enheten i PPOSE, UiOs OrgReg eller Fagbrukerinnsikt. I en overgangsperiode vil du også finne mapping over organisasjonsenheter på siden Kodeverk og skjemaer på uio.no.
Navn på organisasjonsenhet*
Organisajonsenhet i tall og navn på organisasjonsenhet styrer hvor den ansatte "plasseres" i organisasjonsstrukturen.
Nærmeste leder*
Her setter du inn navnet på den som skal være leder for den ansatte, det vil si, den som skal utøve personalansvaret i PPOSE/selvbetjeningsløsninga. Det bes om navn siden det kan være flere ledere (med eller uten personalansvar) på samme organisasjonsenhet.
Leder for enhet?
Her velger du ja hvis det er en ansatt leder som skal ha personalansvar.
For at lederen skal få de riktige tilgangene til DFØ-systemet, må dette meldes inn gjennom nettskjema.
Du finner nettskjema (Lønnssystemet SAPDFØ) og brukerveiledning på nettsiden "Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau".
Lederen vil da få tilgang til å godkjenne HR-flyt registrert i portalen for sine ansatte. Vedkommende vil også kunne få tilgang til portalen for lederinnsikt som viser en oversikt over ansatte de har ansvar for. Det er ikke gitt at vedkommende også skal være BDM, men mange ledere skal ha begge deler. Se nettside for Hvordan søke om budsjettdisponerende myndighet (BDM) og nettsiden "Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau" for tilgang til økonomisystemet Unit4.
Kontering av lønn*
Du vil finne enhetens kostnadssteder i PPOSE, under "kontering", i UiOs OrgReg og i Fagbrukerinnsikt.
Du vil også finne mapping over koststeder på siden Kodeverk og skjemaer på uio.no.
Delprosjekt (K-element 7):
OBS: Sjekk alltid først med lokal økonomifunksjon, det kan være lokale avvik (f.eks. LOS), men som utgangspunkt:
Standard lønnskontering over basisfinansiering føres på delprosjekt 1000000002 (hovedlønn).
Ved andre tiltak og/eller i kombinasjon med prosjekt, kontakt lokal økonomifunksjon ved din enhet.
Arbeidsplan*
Alle ansatte på fastlønn skal ha en arbeidsplan. Fyll inn feltet for arbeidsplan i "Informasjon til Seksjon for lønn". Ved endringer kan eget skjema sendes på flyt til Seksjon for lønn.
Innmelding av tilganger til TOA, FI-flyt og HR-flyt
Attestant kostnadsflyt (FI-flyt) - reiser, utlegg og godtgjørelser
Den ansatte skal ha rolle som attestant for reise, utgifter og godtgjørelser (godkjenner 1 kostnadsflyt/FI-flyt.) Dette gjelder ansatte med økonomioppgaver.
For at attestanten skal få de riktige tilgangene til systemet, må rollen meldes inn gjennom nettskjema du finner på nettsiden "Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau".
Koordinator kontrakt ToA
Den ansatte skal ha rolle som koordinator kontrakt (kostnadsflyt) for time- og oppdragskontrakter.
For at koordinator kontrakt skal få de riktige tilgangene til systemet, må rollen meldes inn gjennom nettskjema du finner på nettsiden "Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau".
Kontrollør (HR-flyt)
Den ansatte skal ha rolle som kontrollør/godkjenner 1 for HR-flyt. Dette gjelder som oftest kun personalmedarbeidere.
For at kontrolløren skal få de riktige tilgangene til systemet, må rollen meldes inn gjennom nettskjema du finner på nettsiden "Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau".
LES-tilgang
En attestant, koordinator kontrakt eller kontrollør vil også kunne få LES-tilgang til SAPDFØ og/eller fagbrukerinnsikt. Bruk samme skjema for å hake av ønske om LES-tilgang.
Budsjettdisponerende myndighet (BDM)
Velg ja her hvis personen skal ha tilgang til å anvise overtid, reise og utgiftsrefusjoner (FI-flyt). I de aller fleste tilfeller skal BDM også være leder for enhet. Avkryssing for BDM på skjemaet "informasjon til seksjon for lønn" er ikke tilstrekkelig for å gi budsjettdisponeringsmyndighet, dette må gis etter følgende rutine:
- Se nettside for Hvordan søke om budsjettdisponerende myndighet (BDM) med tilhørende nettskjema for tilganger til systemene.