Rutiner for studieinformasjon for studieadministrasjonen på HF

Nettsider

Legg ut info på nett innen bestemte frister

• Vit hvilke nettsider du har ansvar for - spør din leder eller studienettredaktør.
• Hold deg oppdatert på årshjulet  

Beskjedfelt på programside og semesterside 

• Beskjedfeltet på programsiden skal ikke brukes. Beskjeder kan legges som kunngjøring i program-/studieretningsrom.
• Beskjedfeltet på semestersiden skal ikke brukes. Ex. phil og emner som i særlig grad rekrutterer utenfor programstrukturen er unntak.
• Beskjeder på emner skal legges i emnerom i Canvas.

Endring i timeplanen på semestersiden

• Endring i undervisningen oppdateres i timeplan på semestersiden.
• I tillegg til å endre i timeplanen:
  • Legg ut kunngjøring i Canvas hvis endringen er mer enn 24 timer før
    eller
  • SMS hvis endringen er mindre enn 24 timer før

Pensum og leseplan på semestersiden

• Pensum skal kun ligge i Leganto, og ikke lastes opp i Canvas-rom og lignende
• Leseplanen skal ikke legges ut som PDF. Du skal detaljere timeplanen. Det kan gjøres både for forelesninger og seminarer.

Canvas

Din profil i Canvas

• Du skal ha en upersonlig profil uten profilbilde, info om deg, treffetider og lignende.
• E-post i Canvas brukes ikke. Hvis du får e-post svar med standardsvar: "Jeg svarer ikke på e-post i Canvas. Vennligst kontakt HF-studieinfo:https://www.hf.uio.no/studier/kontakt/hfstudieinfo.html " eller "Jeg svarer ikke på e-post i Canvas. Vennligst kontakt ekspedisjonen: xxxx"

Hva skal du som studiekonsulent gjøre i Canvas?

• Supplere faglærer med studieadministrativ informasjon om emner og studieprogram.
• Program- og studieretningsrom kan bruke til kunngjøringer av studierelevant informasjon(lenke til informasjonsside).
• Legge til rette for innlevering av oppgaver.
• Se veiledninger for hvordan bruke Canvas

Gi studierelevant informasjon i program-/studieretningsrom

• Kunngjøring brukes til informasjon som er relevant for programmet, eventuelt spesifikke kull.
• Utvekslingskoordinator, arbeidslivskoordinator og studiestartskoordinator bruker også programrom til relevant informasjon som gjelder for flere studentgrupper. Denne informasjonen samles, så langt det er mulig, i tematiske "kampanjer" for å unngå gjentakende informasjon om samme tema.

SMS og e-post

Bruk SMS når det haster

• SMS brukes til beskjeder som haster, med en tidsramme innen 24 timer. Eksempel: avlyst forelesning
• Slik sender du SMS fra FS.
• Ikke bruk SMS til "reklame" eller promotering.

Bruk e-post i enkeltsaker, men ellers minst mulig.

• Info til mange studenter gis i Canvas, ikke via e-post
• Bruk e-post hvis du skal kommunisere med enkeltstudenter
• Bruk FS til å sende ut e-post. Send kun til UiO-adressen. (sjekke trafikklys)
  • Endre avsenderadresse til kontaktpunkt, eks: hfstudieinfo@hf.uio.no

Hvordan gi info om arrangementer, ledige jobber og stipend?

Arrangement

• Studiearrangementer hvor alle HF-studenter er målgruppe publiseres på www.hf.uio.no/studier/. Derfra feedes de til studiesiden på institutt, og derfra til respektive program/studieretningsrom i modulen Studiearrangementer i  Jobbklar/canvas.
• Lokale studiearrangementer som kun gjelder program-/studieretning kan instituttene publisere på egen studieside på nett og/eller legges i Jobbklar/canvas av studiekonsulent.
• Relevante eksterne arrangementer vurderes av den aktuelle fakultetskontakten (eks. arbeidsliv, utveksling, etc.):

Ledige jobber og stipend

• Samme rutine her som under Arrangement
• Lokale studierelevante deltidsstillinger på HF kan promoteres på instituttets egen studienettside og program/studieretningsrom i Jobbklar/canvas (eks. vit.ass., skolebesøkere, studentmedarbeidere)
• Stipendutlysninger sendes til arbeidslivskoordinator.
• Masteroppgaveprosjekter sendes til Masteroppgavesamarbeid (tidligere Vitenskapsbutikken), masteroppgavesamarbeid@hf.uio.no.
• Informasjon om ledige praksisplasser legges ut i Canvas av arbeidslivskoordinator.

Skriv så du gjør deg forstått!

• Skriv klart, profesjonelt og nøkternt.
• Ikke bruk smileys og "stammespråk".
• Vil du skrive bedre? Ta e-kurset Den gylne pennen