Tidsplan for studieadministrasjon ved HF

VÅRSEMESTERET 2021

HØSTSEMESTERET 2021

Gul bakgrunnsfarge markerer frister og datoer som gjelder for studenter og søkere. Tidsplanen har lenker til rutinebeskrivelser og veiledninger knyttet til de ulike fristene. Har dere innspill til disse rutinebeskrivelsene/veiledningene eller til tildsplanen kan dere sende epost til Johanne Cecilie H. Jørgensen eller Anne Løken i studieseksjonen.
 

Masteropptaket ved HF: Datoer for frister/arbeidsstuer og informasjon om arbeidet med masteropptaket finner du i masteropptak-wikien (obs. krever tilgang). Ved spørsmål, kontakt masterkoordinator, Monica Lund Haugom.
 

Vårsemesteret 2021
Frist Beskrivelse Ansvar / gjelder
Januar
1. jan. Frist for å søke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden påbegynnes kommende høstsemester Studenter/søkere
4. jan. Start andre runde for å søke plass på undervisningen på bacheloremner med ledige plasser Studenter
10. jan    
innen 8. jan. kl. 9

Forberedelse til enkeltemnepåmelding 8. januar kl 9.

Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter.

Studieseksjonen sørger for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Instituttene kontaktes om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen.

Liste over emner med ledige plasser blir publisert dagen før påmeldingen starter. Uttrekket til lista blir bestemt av hva som registreres i FS. Se også  informasjon om FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

Instituttene og studieseksjonen
8. jan. kl 9

StudentWeb åpner for påmelding til emner med ledige plasser for enkeltemnestudenter.

Studenter
Uke 2 Undervisningsstart  
innen 1. feb.

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. februar ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette.

Instituttene
Februar
1. feb. - Frist for å søke om permisjon eller utsatt studiestart .
- Siste frist for undervisningsopptak, eksamensmelding, bekreftelse av utdanningsplan/semesterregistrering og betaling av semesteravgift.
Studenter
1. feb. Søknadsfrist - opptak av selvfinansierende internasjonale søkere til hele bachelorgrader Søkere
4. feb.

Frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. 

Se følgende nettside.

Instituttene
(Helst) innen 8. feb.

Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 7 sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette.

Instituttene
15. feb. Frist for å søke utvekslingsopphold i utlandet. Se nettside om delstudier i utlandet. Studenter
feb.-mars Inndragning av studieretter på bachelor- og masterprogrammene og årsenhetene. Dette gjøres innen 15. mars.

Studieseksjonen kjører FS-rutinene.

Instituttene kontrollerer de inndratte studierettene

Mars
1. mars

Søknadsfrist for spesielle søkergrupper for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak)

(Gjelder for søkere med dokumenterte grunner for tidlig opptak eller særskilt vurdering, søkere med IB eller videregående utdanning fra land utenfor Norden og søkere som ber om realkompetansevurdering. )

Søkere
1. mars Frist for å søke hospitantopphold ved norske utenriksstasjoner kommende høstsemester. Studenter/søkere
2. mars

Frist for opplenking av studiestart på programsidene

  • Rydd i informasjon fra forrige semester, og
  • opprett arrangement for velkomsmøte innen denne fristen
Instituttene
Avdeling for studieadministrasjon
4. mars Åpen dag Søkere
mars/april

Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for høsten 2021 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for høsten 2021. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

Instituttene

? mars

- nærmere datoer kommer

Arbeidsstuer med rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst.
Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuene.

Se nettsiden om gradfangst.

Studieseksjonen og Instituttene
25. mars Opprettelse av semestermapper i Vortex for alle emner som har
  • publisert emnebeskrivelse på nett
  • publisert undervisningsaktivitet i FS for høsten 2021

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er) ta kontakt med Fridtjof Jerve.

Sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

 

mars/april

- nærmere datoer kommer

Arbeidsstuer - undervisningsregistrering. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuene. Studieseksjonen og instituttene
mars/april

Leganto:

Klargjøre V21-emnedata for overføring fra FS til Alma:

Fakultetene oppretter og oppdaterer grunnlagsdata (undervisningsenheter og personroller) i undervisningsmodulen for emner som skal ha undervisning høsten 2021. Hvis emnet har pensumlister knyttet til både undervisningsenheten og én eller flere undervisningsaktiviteter må fakultetet gjøre klar emnedata og personroller også for und.aktivitetene, og be om overføring.

Starte arbeidet med produksjon av pensumlister: Enhetene lager nye pensumlister/redigerer pensumlister/litteraturlister i Leganto. Dette arbeidet må være ferdig før fristen 14. mai for å sende pensumlister til biblioteket.

Instituttene
April
8. april Frist for å sende inn nye emner som er godkjent på instituttet til endelig godkjenning og oppretting i FS, for emner som skal undervises høsten 2021. Instituttene
i løpet av april

Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandlere sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Instituttene og studieseksjonen
15. april

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for høstsemesteret 2021 i FS.

Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. Etter ? april overfører Fridtjof Jerve resten av timeplansdataene for høsten 2021 for HFs emner (innen den sentrale fristen 29. april). For spørsmål ta kontakt med Fridtjof.

Instituttene og studieseksjonen
15. april

Ordinær søknadsfrist for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak) med oppstart høsten 2021.

Søkere
15. april

Søknadsfrist for opptak til masterstudier ved HF med oppstart høsten 2021.

Søkere
22. april Frist for å opprette vurderingsenheter.
(Må være opprettet senest en uke før arbeidsstue for TP-eksamensplanlegging.)
Instituttene

?. april

Overføring av data fra FS til Canvas starter for H21 Instituttene

28.-30. april, nærmere tidspunkt kommer 

Arbeidsstue i TP Eksamensplan. Vurderingsenheter må være opprettet senest en uke før arbeidsstua.

Eksamensplanlegging for høsten 2021 - registrering i TP:

  • registrere ønsket periode/uke for eksamen
  • registrere/melde emner som ikke kan kollidere
Studieseksjonen og instituttene
29. april

Frist for å bearbeide timeplansdata  (undervisning) i TP.
(Hovedbestillingen i TP starter kl. 12)

Instituttene og Avdeling for studieadministrasjon
Mai
1. mai Søknadsfrist for innreisende utvekslingsstudenter for høstsemesteret. Søkere
1. mai Frist for bestilling av kompendier Instituttene
4. mai Siste frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler under studier/utland for kommende søknadsrunde. Se veiledning.  
6. mai  - 18. mai Hovedbestilling i TP eksamensplaner Avdeling for studieadministrasjon
14. mai Leganto: 

Sende pensumlister til biblioteket innen 14. mai: Enhetene skal kvalitetssikre pensumlister/litteraturlister i Leganto og sende dem til biblioteket.

Instituttene
24. mai

Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

Instituttene
24. mai

Siste frist eksamensregistrering i FS for høsten 2021 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner.

Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan

Instituttene og studieseksjonen

25. mai

Instituttene
innen Studentweb åpner  Frist for å registrere hvilke emner som skal ha SØKNAD- og hvilke som skal ha DIREKTE-påmelding. Ta kontakt med Anne Løken dersom det er behov for hjelp til registrering. Instituttene
innen Studentweb åpner Sende e-post til programstudentene med påminning om at StudentWeb åpner for første runde av undervisningspåmelding for høsten 2021. Instituttene
innen Studentweb åpner
  • Emnene må være klare for høsten i FS, både undervisning og eksamen
  • Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene må være oppdaterte
Instituttene og studieseksjonen
Juni

1. juni

Studentweb åpner for høstsemesteret 2021 for undervisningsmelding, eksamensmelding, registrering/bekrefting av utdanningsplan, samt mulighet for å hente ut opplysninger om betaling av semesteravgift og kopiavgift for høstsemesteret. Se studentenes frister for søke plass på undervisning og melde seg til eksamen. Studentene

8. juni

Frist for å søke undervisningsopptak i StudentWeb i første runde. Studenter
? juni  Kandidatmarkering for programstudenter som er ferdige med bachelorstudiene på HF. Studieseksjonen og instituttene
? juni Frist for å sende ut epost til førsteprisøkere til bachelorprogram. Instituttene med faglærere
? juni Felles digital arbeidsstue for HF i undervisningsopptak i FS for forhåndsopptaket høsten 2021 for emner med SØKNAD. Frist for å gjøre seg ferdig med undervisningsopptak første runde: ?? Studieseksjonen og instituttene

Senest 14. juni

Studentene får svar på undervisningsopptaket i StudentWeb. Studenter

?

Skrive ferdig velkomst-eposter i alle målformer og legge i mapper på fellesområdet

Instituttene
juni Engelskspråklig studietilbud 2021-2022 må være oppdatert i løpet av juni, av hensyn til internasjonale studenter som kan søke fra 1. oktober. Instituttene

15. juni

Studentweb åpner for andre runde av undervisningsopptaket for programstudenter. Studenter
18. juni Frist for komplett program for hele velkomstuken(e) på studieprogram skal være oppdatert og publisert.
Se veiledning for program for studiestart.
Instituttene
medio juni Avtaledag (Opptak UT - forberede søknadsalternativer i FS og på Web)  
Juli
20. juli Samordna opptak: søkere får svar på hovedopptaket.  
24. juli Frist for å svare på tilbud om studieplass (via Samordna opptak) Søkere
Uke 31 Utsendelse av velkomst-epost. Fakultetet
 
Høstsemesteret 2021
Frist Beskrivelse Ansvar / gjelder
August
1. aug. Frist for å søke om Erasmus+ stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden påbegynnes kommende høstsemester Studenter/søkere
?. aug. Frist for å søke om å bli kvalifisert for å være enkeltemnestudent. Fristen gjelder både de som søker på grunnlag av generell studiekompetanse og på grunnlag av realkompetanse. Studenter/søkere

Innen uke 33

Ringe opp alle nye programstudenter på lavere grad Primært fakultet/ HF-studieinfo
Uke 33 Studiestartsuke Fakultet og instituttene
19. aug. Frist for å søke om undervisningsopptak om høsten for programstudenter for å få prioritert plass. Studentene
20 aug. Felles arbeidsdag for HF i undervisningsopptak i FS  for emner med SØKNAD for høsten 2021.  Studieseksjonen og studiekonsulenter som administrerer undervisningsopptak
senest 23. aug. Studentene får svar på undervisningsopptaket i Studentweb. Studentene
Uke 34 Undervisningsstart Instituttene
Før 24. aug.

Forberedelse til enkeltemnepåmelding 24. august kl 9.

Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter.

Instituttene må selv sørge for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Studielederne kontaktes med informasjon om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen. Se ellers nettsidene om FS-grunnlaget for liste over emner med ledige plasser og FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

Instituttene og studieseksjonen
24. aug. kl 9 Studentweb åpner for påmelding til emner med ledige plasser etter først-til-mølla-prisippet, for både programstudenter og enkeltemnestudenter. Studentene
innen 1. sept.

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. september ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette.

Instituttene
September
1. sept. - Frist for å søke om permisjon eller utsatt studiestart .
- Siste frist for undervisningsopptak, eksamensmelding, bekreftelse av utdanningsplan/semesterregistrering og betaling av semesteravgift, SAIH-tierne og kopiavgiften.
Studentene
? sept.

Frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. 

For mer informasjon se følgende nettside.

Instituttene
(helst) innen ?. sept.

Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 37 sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette.

 Instituttene
15. sept. Studentene har frist for å søke opptak til delstudier i utlandet.
Studentene får svar på søknaden per e-post ca. en uke etter søknadsfristen.
Studentene
september

Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for våren 2021 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for våren 2021. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

Instituttene
 ? sept.

Semestermapper for våren 2021 opprettes for alle emner som har

  • publisert emnebeskrivelse på nett OG
  • registrert undervisningsaktivitet i FS for våren 2021

Etter hovedopprettelsen vil nye semestermapper kort tid etter at man han innfridd kriteriene for semestermappe.

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er), kontakt Fridtjof.

Avdeling for studieadministrasjon
sept.-okt. Inndragning av studieretter på bachelor- og masterprogrammene og årsenhetene med forhåndsvarsel. Dette gjøres mellom 7. september og 15. oktober.

Studieseksjonen kjører FS-rutinene.

sept.-okt.

Digitale arbeidsstuer for undervisningsplanlegging for de som ønsker det, enten felles eller instituttvise. Datoer fastsettes senere.

Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuene.

Instituttene og studieseksjonen
Oktober
1. okt. Frist for å søke hospitantopphold kommende vårsemester. Studenter/søkere
? okt. Frist for å sende inn nye emner som er godkjent på instituttet til endelig godkjenning og oppretting i FS, for emner som skal tilbys våren 2021. Instituttene
i løpet av oktober

Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandlere sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Instituttene og studieseksjonen
15. okt. Søknadsfrist masterstudier ved HF med oppstart våren 2021 Søkere
?. okt.

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for vårsemesteret 2021 i FS.

Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. Etter 15. oktober overfører Fridtjof Jerve resten av timeplansdataene for våren 2021 for HFs emner. For spørsmål ta kontakt med Fridtjof.

Instituttene og studieseksjonen

i oktober - dato kommer senere

Digital arbeidsstue med rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuen. Studieseksjonen og instituttene
?. okt. Frist for å opprette vurderingsenheter for våren 2021. Instituttene
?. okt.

Undervisning: Frist for å bearbeide grunnlagsdata i TP.

Hovedbestilling i TP - Undervisningsdata (fra kl. 12) - gjøres av Avdeling for studieadministrasjon

Instituttene

?. okt.

Kurs/arbeidsstue i TP Eksamensplan kl 10-12

- eksamensplanlegging for våren 2021, gjelder skoleeksamen og korte hjemmeeksamener (2-6 timer):

  • registrere ønsket periode/uke for eksamen

  • registrere/melde emner som ikke kan kollidere

Vurderingsenheter må (helst) være opprettet før 28.okt

Studieseksjonen og instituttene
Ultimo okt. Frist for kvalitetssikring av de nye programbeskrivelsene på nett. Studieseksjonen og instituttene
Ultimo okt.

Frist for registrering av LMS=J/N og ønsket rommal i FS.

Se UiOs veiledning for registrering av data i FS

Default innstillinger er arvet fra V20. Si fra til Stig hvis det skal kjøres en SQL som setter en (annen) standardverdi på UE og UA på et institutt.

Instituttene
November
1. nov.

Søknadsfrist for innreisende internasjonale utvekslingsstudenter

Søkere
? nov. Overføring av data fra FS til Canvas starter for V21  
1. nov.

Frist for å søke fakultetet om endring av emnegrupper/masterstudieløp/årsenheter der endringene skal gjelde fra og med høsten 2022 (endringer av oppbyggingen av emnegruppa/studieløpet, endring av obligatoriske emner, samt andre større endringer).

Frist for å søke fakultetet om oppretting og nedlegging av 40-grupper. 

Instituttene
?. nov  Siste frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler under studier/utland for kommende søknadsrunde.Se veiledning.  
?. nov. Innmelding av emner som skal ha digital eksamen våren 2021. Instituttene melder inn til Eksamenskontoret
?.  nov.

Hovedbestilling i TP - eksamen V21

Avdeling for studieadministrasjon

?. nov.

Siste frist eksamensregistrering i FS for våren 2021 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner.

Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan

Instituttene

? nov.

Semestermappene for våren 2021 publiseres.

Frist for å ha:

  • kvalitetssikret info i semestersidene, bla. pensum, tidspunkt for undervisning og eksamen.
  • oppdatert emnebeskrivelser
  • fjernet gamle emner ifra instituttvise emneoversikter på norsk og engelsk.

Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

Instituttene

?. nov. 

 

Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

Instituttene
Innen 1. des. E-post til studenter som står i fare for å miste studieretten dersom de ikke tar tilstrekkelig mange studiepoeng. Se nettside om oppfølging av programstudenter med lav progresjon Instituttene
Innen 1. des. Sende e-post til programstudentene med påminning om at StudentWeb åpner for første runde av undervisningspåmelding for våren 2022. Instituttene
innen 1. des. Frist for å registrere hvilke emner som skal ha SØKNAD- og hvilke som skal ha DIREKTE-påmelding. Ta kontakt med Anne dersom det er behov for hjelp til registrering. Instituttene
innen 1. des.
  • Emnene må være klare for høsten i FS, både undervisning og eksamen
  • Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene må være oppdaterte
Instituttene
ultimo november Publisere studiestartside for internasjonalt mottak i januar. Fakultetet
Desember
1.des. Studentweb åpner for våren 2022 for undervisningsmelding, eksamensmelding, registrering/bekrefting av utdanningsplan, samt mulighet for å hente ut opplysninger om betaling av semesteravgift og kopiavgift for høstsemesteret. Se studentenes frister for søke plass på undervisning og melde seg til eksamen. Studentene
1. des. Frist for å kvalitetssikre og publisere programsider for alle programmer som skal tilbys neste studieår. Veiledning for programnettsider  
medio desember Avtaledag (Opptak UT - forberede søknadsalternativer i FS og på Web)  
8. des. Studentweb stenger for første runde undervisningsopptak ved HF Studentene
?. des. 

Felles digital arbeidsstue i Teams for undervisningsopptaket for våren 2021, for emner med SØKNAD. 

Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstua.

Studieseksjonen og studiekonsulenter som adm. undervisningsopptak
Senest 13. des. Studentene får svar på undervisningsopptaket i Studentweb Studentene
?. des. Frist for søknad om å være enkeltemnestudent. Studenter/søkere
Publisert 4. nov. 2011 11:50 - Sist endret 18. jan. 2021 12:27