Tidsplan for studieadministrasjon ved HF

Forberedelse til enkeltemnepåmelding 8. januar kl 9.

Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter.

Studieseksjonen sørger for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Instituttene kontaktes om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen.

Liste over emner med ledige plasser blir publisert dagen før påmeldingen starter. Uttrekket til lista blir bestemt av hva som registreres i FS. Se også  informasjon om FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

StudentWeb åpner for påmelding til emner med ledige plasser for enkeltemnestudenter.

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. februar ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette.

Frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. 

Se følgende nettside.

Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 7 sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette.

Studieseksjonen kjører FS-rutinene.

Instituttene kontrollerer de inndratte studierettene

Søknadsfrist for spesielle søkergrupper for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak)

(Gjelder for søkere med dokumenterte grunner for tidlig opptak eller særskilt vurdering, søkere med IB eller videregående utdanning fra land utenfor Norden og søkere som ber om realkompetansevurdering. )

Frist for opplenking av studiestart på programsidene

• Rydd i informasjon fra forrige semester, og
• opprett arrangement for velkomsmøte innen denne fristen

Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for høsten 2021 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for høsten 2021. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

? mars

- nærmere datoer kommer

Arbeidsstuer med rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst.
Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuene.

Se nettsiden om gradfangst.

• publisert emnebeskrivelse på nett
• publisert undervisningsaktivitet i FS for høsten 2021

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er) ta kontakt med Fridtjof Jerve.

Sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

mars/april

- nærmere datoer kommer

Leganto:

Klargjøre V21-emnedata for overføring fra FS til Alma:

Fakultetene oppretter og oppdaterer grunnlagsdata (undervisningsenheter og personroller) i undervisningsmodulen for emner som skal ha undervisning høsten 2021. Hvis emnet har pensumlister knyttet til både undervisningsenheten og én eller flere undervisningsaktiviteter må fakultetet gjøre klar emnedata og personroller også for und.aktivitetene, og be om overføring.

Starte arbeidet med produksjon av pensumlister: Enhetene lager nye pensumlister/redigerer pensumlister/litteraturlister i Leganto. Dette arbeidet må være ferdig før fristen 14. mai for å sende pensumlister til biblioteket.

Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandlere sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for høstsemesteret 2021 i FS.

Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. Etter ? april overfører Fridtjof Jerve resten av timeplansdataene for høsten 2021 for HFs emner (innen den sentrale fristen 29. april). For spørsmål ta kontakt med Fridtjof.

Ordinær søknadsfrist for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak) med oppstart høsten 2021.

Søknadsfrist for opptak til masterstudier ved HF med oppstart høsten 2021.

?. april

28.-30. april, nærmere tidspunkt kommer 

Arbeidsstue i TP Eksamensplan. Vurderingsenheter må være opprettet senest en uke før arbeidsstua.

Eksamensplanlegging for høsten 2021 - registrering i TP:

• registrere ønsket periode/uke for eksamen
• registrere/melde emner som ikke kan kollidere

Frist for å bearbeide timeplansdata  (undervisning) i TP.
(Hovedbestillingen i TP starter kl. 12)

Sende pensumlister til biblioteket innen 14. mai: Enhetene skal kvalitetssikre pensumlister/litteraturlister i Leganto og sende dem til biblioteket.

Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

Siste frist eksamensregistrering i FS for høsten 2021 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner.

Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan

25. mai

• Frist for oppdatering/ferdigstilling av: emnebeskrivelser og semestersider for emner som tilbys i høstsemesteret. Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.
• Frist for å ha fjernet gamle emner fra instituttvise emneoversikter på norsk og engelsk.
• Semestersidene for høsten 2021 lenkes opp fra emnebeskrivelsene.

• Emnene må være klare for høsten i FS, både undervisning og eksamen
• Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene må være oppdaterte

1. juni

8. juni

Senest 14. juni

?

Skrive ferdig velkomst-eposter i alle målformer og legge i mapper på fellesområdet

15. juni

Innen uke 33

Forberedelse til enkeltemnepåmelding 24. august kl 9.

Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter.

Instituttene må selv sørge for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Studielederne kontaktes med informasjon om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen. Se ellers nettsidene om FS-grunnlaget for liste over emner med ledige plasser og FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. september ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette.

Frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. 

For mer informasjon se følgende nettside.

Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 37 sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette.

Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for våren 2021 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for våren 2021. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

Semestermapper for våren 2021 opprettes for alle emner som har

• publisert emnebeskrivelse på nett OG
• registrert undervisningsaktivitet i FS for våren 2021

Etter hovedopprettelsen vil nye semestermapper kort tid etter at man han innfridd kriteriene for semestermappe.

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er), kontakt Fridtjof.

Studieseksjonen kjører FS-rutinene.

Digitale arbeidsstuer for undervisningsplanlegging for de som ønsker det, enten felles eller instituttvise. Datoer fastsettes senere.

Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuene.

Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandlere sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for vårsemesteret 2021 i FS.

Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. Etter 15. oktober overfører Fridtjof Jerve resten av timeplansdataene for våren 2021 for HFs emner. For spørsmål ta kontakt med Fridtjof.

i oktober - dato kommer senere

Undervisning: Frist for å bearbeide grunnlagsdata i TP.

Hovedbestilling i TP - Undervisningsdata (fra kl. 12) - gjøres av Avdeling for studieadministrasjon

?. okt.

Kurs/arbeidsstue i TP Eksamensplan kl 10-12

- eksamensplanlegging for våren 2021, gjelder skoleeksamen og korte hjemmeeksamener (2-6 timer):

• registrere ønsket periode/uke for eksamen

• registrere/melde emner som ikke kan kollidere

Vurderingsenheter må (helst) være opprettet før 28.okt

Frist for registrering av LMS=J/N og ønsket rommal i FS.

Se UiOs veiledning for registrering av data i FS

Default innstillinger er arvet fra V20. Si fra til Stig hvis det skal kjøres en SQL som setter en (annen) standardverdi på UE og UA på et institutt.

Søknadsfrist for innreisende internasjonale utvekslingsstudenter

Frist for å søke fakultetet om endring av emnegrupper/masterstudieløp/årsenheter der endringene skal gjelde fra og med høsten 2022 (endringer av oppbyggingen av emnegruppa/studieløpet, endring av obligatoriske emner, samt andre større endringer).

Frist for å søke fakultetet om oppretting og nedlegging av 40-grupper. 

Hovedbestilling i TP - eksamen V21

?. nov.

Siste frist eksamensregistrering i FS for våren 2021 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner.

Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan

? nov.

Semestermappene for våren 2021 publiseres.

Frist for å ha:

• kvalitetssikret info i semestersidene, bla. pensum, tidspunkt for undervisning og eksamen.
• oppdatert emnebeskrivelser
• fjernet gamle emner ifra instituttvise emneoversikter på norsk og engelsk.

Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

?. nov. 

Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

• Emnene må være klare for høsten i FS, både undervisning og eksamen
• Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene må være oppdaterte

Felles digital arbeidsstue i Teams for undervisningsopptaket for våren 2021, for emner med SØKNAD. 

Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstua.