Tidsplan for studieadministrasjon ved HF
Gul bakgrunnsfarge markerer frister og datoer som gjelder for studenter og søkere. Tidsplanen har lenker til rutinebeskrivelser og veiledninger knyttet til de ulike fristene. Har dere innspill til disse rutinebeskrivelsene/veiledningene eller til tildsplanen kan dere sende epost til Johanne Cecilie H. Jørgensen eller Anne Løken i studieseksjonen.
Masteropptaket ved HF: Datoer for frister/arbeidsstuer og informasjon om arbeidet med masteropptaket finner du i masteropptak-wikien (obs. krever tilgang). Ved spørsmål, kontakt masterkoordinator, Monica Lund Haugom.
Vårsemesteret 2021 | ||
---|---|---|
Frist | Beskrivelse | Ansvar / gjelder |
Januar | ||
1. jan. | Frist for å søke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden påbegynnes kommende høstsemester | Studenter/søkere |
4. jan. | Start andre runde for å søke plass på undervisningen på bacheloremner med ledige plasser | Studenter |
10. jan | ||
innen 8. jan. kl. 9 |
Forberedelse til enkeltemnepåmelding 8. januar kl 9. Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter. Studieseksjonen sørger for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Instituttene kontaktes om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen. Liste over emner med ledige plasser blir publisert dagen før påmeldingen starter. Uttrekket til lista blir bestemt av hva som registreres i FS. Se også informasjon om FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram. |
Instituttene og studieseksjonen |
8. jan. kl 9 |
StudentWeb åpner for påmelding til emner med ledige plasser for enkeltemnestudenter. |
Studenter |
Uke 2 | Undervisningsstart | |
innen 1. feb. |
Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. februar ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist. Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette. |
Instituttene |
Februar | ||
1. feb. | - Frist for å søke om permisjon eller utsatt studiestart . - Siste frist for undervisningsopptak, eksamensmelding, bekreftelse av utdanningsplan/semesterregistrering og betaling av semesteravgift. |
Studenter |
1. feb. | Søknadsfrist - opptak av selvfinansierende internasjonale søkere til hele bachelorgrader | Søkere |
4. feb. |
Frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. |
Instituttene |
(Helst) innen 8. feb. |
Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter. Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon. Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene. Fra og med uke 7 sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette. |
Instituttene |
15. feb. | Frist for å søke utvekslingsopphold i utlandet. Se nettside om delstudier i utlandet. | Studenter |
feb.-mars | Inndragning av studieretter på bachelor- og masterprogrammene og årsenhetene. Dette gjøres innen 15. mars. |
Studieseksjonen kjører FS-rutinene. Instituttene kontrollerer de inndratte studierettene |
Mars | ||
1. mars |
Søknadsfrist for spesielle søkergrupper for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak) (Gjelder for søkere med dokumenterte grunner for tidlig opptak eller særskilt vurdering, søkere med IB eller videregående utdanning fra land utenfor Norden og søkere som ber om realkompetansevurdering. ) |
Søkere |
1. mars | Frist for å søke hospitantopphold ved norske utenriksstasjoner kommende høstsemester. | Studenter/søkere |
2. mars |
Frist for opplenking av studiestart på programsidene
|
Instituttene Avdeling for studieadministrasjon |
4. mars | Åpen dag | Søkere |
mars/april |
Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for høsten 2021 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for høsten 2021. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter. Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve. Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter. |
Instituttene |
? mars - nærmere datoer kommer |
Arbeidsstuer med rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst. |
Studieseksjonen og Instituttene |
25. mars | Opprettelse av semestermapper i Vortex for alle emner som har
Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er) ta kontakt med Fridtjof Jerve. |
|
mars/april - nærmere datoer kommer |
Arbeidsstuer - undervisningsregistrering. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuene. | Studieseksjonen og instituttene |
mars/april |
Leganto: Klargjøre V21-emnedata for overføring fra FS til Alma: Fakultetene oppretter og oppdaterer grunnlagsdata (undervisningsenheter og personroller) i undervisningsmodulen for emner som skal ha undervisning høsten 2021. Hvis emnet har pensumlister knyttet til både undervisningsenheten og én eller flere undervisningsaktiviteter må fakultetet gjøre klar emnedata og personroller også for und.aktivitetene, og be om overføring. Starte arbeidet med produksjon av pensumlister: Enhetene lager nye pensumlister/redigerer pensumlister/litteraturlister i Leganto. Dette arbeidet må være ferdig før fristen 14. mai for å sende pensumlister til biblioteket. |
Instituttene |
April | ||
8. april | Frist for å sende inn nye emner som er godkjent på instituttet til endelig godkjenning og oppretting i FS, for emner som skal undervises høsten 2021. | Instituttene |
i løpet av april |
Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester. Fakultetets saksbehandlere sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. |
Instituttene og studieseksjonen |
15. april |
Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for høstsemesteret 2021 i FS. Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. Etter ? april overfører Fridtjof Jerve resten av timeplansdataene for høsten 2021 for HFs emner (innen den sentrale fristen 29. april). For spørsmål ta kontakt med Fridtjof. |
Instituttene og studieseksjonen |
15. april |
Ordinær søknadsfrist for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak) med oppstart høsten 2021. |
Søkere |
15. april |
Søknadsfrist for opptak til masterstudier ved HF med oppstart høsten 2021. |
Søkere |
22. april | Frist for å opprette vurderingsenheter. (Må være opprettet senest en uke før arbeidsstue for TP-eksamensplanlegging.) |
Instituttene |
?. april |
Overføring av data fra FS til Canvas starter for H21 | Instituttene |
28.-30. april, nærmere tidspunkt kommer |
Arbeidsstue i TP Eksamensplan. Vurderingsenheter må være opprettet senest en uke før arbeidsstua. Eksamensplanlegging for høsten 2021 - registrering i TP:
|
Studieseksjonen og instituttene |
29. april |
Frist for å bearbeide timeplansdata (undervisning) i TP. |
Instituttene og Avdeling for studieadministrasjon |
Mai | ||
1. mai | Søknadsfrist for innreisende utvekslingsstudenter for høstsemesteret. | Søkere |
1. mai | Frist for bestilling av kompendier | Instituttene |
4. mai | Siste frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler under studier/utland for kommende søknadsrunde. Se veiledning. | |
6. mai - 18. mai | Hovedbestilling i TP eksamensplaner | Avdeling for studieadministrasjon |
14. mai | Leganto:
Sende pensumlister til biblioteket innen 14. mai: Enhetene skal kvalitetssikre pensumlister/litteraturlister i Leganto og sende dem til biblioteket. |
Instituttene |
24. mai |
Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS. Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen. |
Instituttene |
24. mai |
Siste frist eksamensregistrering i FS for høsten 2021 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner. Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan |
Instituttene og studieseksjonen |
25. mai |
|
Instituttene |
innen Studentweb åpner | Frist for å registrere hvilke emner som skal ha SØKNAD- og hvilke som skal ha DIREKTE-påmelding. Ta kontakt med Anne Løken dersom det er behov for hjelp til registrering. | Instituttene |
innen Studentweb åpner | Sende e-post til programstudentene med påminning om at StudentWeb åpner for første runde av undervisningspåmelding for høsten 2021. | Instituttene |
innen Studentweb åpner |
|
Instituttene og studieseksjonen |
Juni | ||
1. juni |
Studentweb åpner for høstsemesteret 2021 for undervisningsmelding, eksamensmelding, registrering/bekrefting av utdanningsplan, samt mulighet for å hente ut opplysninger om betaling av semesteravgift og kopiavgift for høstsemesteret. Se studentenes frister for søke plass på undervisning og melde seg til eksamen. | Studentene |
8. juni |
Frist for å søke undervisningsopptak i StudentWeb i første runde. | Studenter |
? juni | Kandidatmarkering for programstudenter som er ferdige med bachelorstudiene på HF. | Studieseksjonen og instituttene |
? juni | Frist for å sende ut epost til førsteprisøkere til bachelorprogram. | Instituttene med faglærere |
? juni | Felles digital arbeidsstue for HF i undervisningsopptak i FS for forhåndsopptaket høsten 2021 for emner med SØKNAD. Frist for å gjøre seg ferdig med undervisningsopptak første runde: ?? | Studieseksjonen og instituttene |
Senest 14. juni |
Studentene får svar på undervisningsopptaket i StudentWeb. | Studenter |
? |
Skrive ferdig velkomst-eposter i alle målformer og legge i mapper på fellesområdet |
Instituttene |
juni | Engelskspråklig studietilbud 2021-2022 må være oppdatert i løpet av juni, av hensyn til internasjonale studenter som kan søke fra 1. oktober. | Instituttene |
15. juni |
Studentweb åpner for andre runde av undervisningsopptaket for programstudenter. | Studenter |
18. juni | Frist for komplett program for hele velkomstuken(e) på studieprogram skal være oppdatert og publisert. Se veiledning for program for studiestart. |
Instituttene |
medio juni | Avtaledag (Opptak UT - forberede søknadsalternativer i FS og på Web) | |
Juli | ||
20. juli | Samordna opptak: søkere får svar på hovedopptaket. | |
24. juli | Frist for å svare på tilbud om studieplass (via Samordna opptak) | Søkere |
Uke 31 | Utsendelse av velkomst-epost. | Fakultetet |
Høstsemesteret 2021 | ||
Frist | Beskrivelse | Ansvar / gjelder |
August | ||
1. aug. | Frist for å søke om Erasmus+ stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden påbegynnes kommende høstsemester | Studenter/søkere |
?. aug. | Frist for å søke om å bli kvalifisert for å være enkeltemnestudent. Fristen gjelder både de som søker på grunnlag av generell studiekompetanse og på grunnlag av realkompetanse. | Studenter/søkere |
Innen uke 33 |
Ringe opp alle nye programstudenter på lavere grad | Primært fakultet/ HF-studieinfo |
Uke 33 | Studiestartsuke | Fakultet og instituttene |
19. aug. | Frist for å søke om undervisningsopptak om høsten for programstudenter for å få prioritert plass. | Studentene |
20 aug. | Felles arbeidsdag for HF i undervisningsopptak i FS for emner med SØKNAD for høsten 2021. | Studieseksjonen og studiekonsulenter som administrerer undervisningsopptak |
senest 23. aug. | Studentene får svar på undervisningsopptaket i Studentweb. | Studentene |
Uke 34 | Undervisningsstart | Instituttene |
Før 24. aug. |
Forberedelse til enkeltemnepåmelding 24. august kl 9. Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter. Instituttene må selv sørge for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Studielederne kontaktes med informasjon om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen. Se ellers nettsidene om FS-grunnlaget for liste over emner med ledige plasser og FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram. |
Instituttene og studieseksjonen |
24. aug. kl 9 | Studentweb åpner for påmelding til emner med ledige plasser etter først-til-mølla-prisippet, for både programstudenter og enkeltemnestudenter. | Studentene |
innen 1. sept. |
Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. september ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist. Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette. |
Instituttene |
September | ||
1. sept. | - Frist for å søke om permisjon eller utsatt studiestart . - Siste frist for undervisningsopptak, eksamensmelding, bekreftelse av utdanningsplan/semesterregistrering og betaling av semesteravgift, SAIH-tierne og kopiavgiften. |
Studentene |
? sept. |
Frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. For mer informasjon se følgende nettside. |
Instituttene |
(helst) innen ?. sept. |
Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter. Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon. Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene. Fra og med uke 37 sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette. |
Instituttene |
15. sept. | Studentene har frist for å søke opptak til delstudier i utlandet. Studentene får svar på søknaden per e-post ca. en uke etter søknadsfristen. |
Studentene |
september |
Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for våren 2021 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for våren 2021. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter. Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve. Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter. |
Instituttene |
? sept. |
Semestermapper for våren 2021 opprettes for alle emner som har
Etter hovedopprettelsen vil nye semestermapper kort tid etter at man han innfridd kriteriene for semestermappe. Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er), kontakt Fridtjof. |
Avdeling for studieadministrasjon |
sept.-okt. | Inndragning av studieretter på bachelor- og masterprogrammene og årsenhetene med forhåndsvarsel. Dette gjøres mellom 7. september og 15. oktober. |
Studieseksjonen kjører FS-rutinene. |
sept.-okt. |
Digitale arbeidsstuer for undervisningsplanlegging for de som ønsker det, enten felles eller instituttvise. Datoer fastsettes senere. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuene. |
Instituttene og studieseksjonen |
Oktober | ||
1. okt. | Frist for å søke hospitantopphold kommende vårsemester. | Studenter/søkere |
? okt. | Frist for å sende inn nye emner som er godkjent på instituttet til endelig godkjenning og oppretting i FS, for emner som skal tilbys våren 2021. | Instituttene |
i løpet av oktober |
Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester. Fakultetets saksbehandlere sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. |
Instituttene og studieseksjonen |
15. okt. | Søknadsfrist masterstudier ved HF med oppstart våren 2021 | Søkere |
?. okt. |
Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for vårsemesteret 2021 i FS. Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. Etter 15. oktober overfører Fridtjof Jerve resten av timeplansdataene for våren 2021 for HFs emner. For spørsmål ta kontakt med Fridtjof. |
Instituttene og studieseksjonen |
i oktober - dato kommer senere |
Digital arbeidsstue med rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstuen. | Studieseksjonen og instituttene |
?. okt. | Frist for å opprette vurderingsenheter for våren 2021. | Instituttene |
?. okt. |
Undervisning: Frist for å bearbeide grunnlagsdata i TP. |
Instituttene |
?. okt. |
Kurs/arbeidsstue i TP Eksamensplan kl 10-12 - eksamensplanlegging for våren 2021, gjelder skoleeksamen og korte hjemmeeksamener (2-6 timer):
Vurderingsenheter må (helst) være opprettet før 28.okt |
Studieseksjonen og instituttene |
Ultimo okt. | Frist for kvalitetssikring av de nye programbeskrivelsene på nett. | Studieseksjonen og instituttene |
Ultimo okt. |
Frist for registrering av LMS=J/N og ønsket rommal i FS. Se UiOs veiledning for registrering av data i FS Default innstillinger er arvet fra V20. Si fra til Stig hvis det skal kjøres en SQL som setter en (annen) standardverdi på UE og UA på et institutt. |
Instituttene |
November | ||
1. nov. |
Søknadsfrist for innreisende internasjonale utvekslingsstudenter |
Søkere |
? nov. | Overføring av data fra FS til Canvas starter for V21 | |
1. nov. |
Frist for å søke fakultetet om endring av emnegrupper/masterstudieløp/årsenheter der endringene skal gjelde fra og med høsten 2022 (endringer av oppbyggingen av emnegruppa/studieløpet, endring av obligatoriske emner, samt andre større endringer). Frist for å søke fakultetet om oppretting og nedlegging av 40-grupper. |
Instituttene |
?. nov | Siste frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler under studier/utland for kommende søknadsrunde.Se veiledning. | |
?. nov. | Innmelding av emner som skal ha digital eksamen våren 2021. | Instituttene melder inn til Eksamenskontoret |
?. nov. |
Hovedbestilling i TP - eksamen V21 |
Avdeling for studieadministrasjon |
?. nov. |
Siste frist eksamensregistrering i FS for våren 2021 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner. Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan |
Instituttene |
? nov. |
Semestermappene for våren 2021 publiseres. Frist for å ha:
Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider. |
Instituttene |
?. nov.
|
Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS. Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen. |
Instituttene |
Innen 1. des. | E-post til studenter som står i fare for å miste studieretten dersom de ikke tar tilstrekkelig mange studiepoeng. Se nettside om oppfølging av programstudenter med lav progresjon | Instituttene |
Innen 1. des. | Sende e-post til programstudentene med påminning om at StudentWeb åpner for første runde av undervisningspåmelding for våren 2022. | Instituttene |
innen 1. des. | Frist for å registrere hvilke emner som skal ha SØKNAD- og hvilke som skal ha DIREKTE-påmelding. Ta kontakt med Anne dersom det er behov for hjelp til registrering. | Instituttene |
innen 1. des. |
|
Instituttene |
ultimo november | Publisere studiestartside for internasjonalt mottak i januar. | Fakultetet |
Desember | ||
1.des. | Studentweb åpner for våren 2022 for undervisningsmelding, eksamensmelding, registrering/bekrefting av utdanningsplan, samt mulighet for å hente ut opplysninger om betaling av semesteravgift og kopiavgift for høstsemesteret. Se studentenes frister for søke plass på undervisning og melde seg til eksamen. | Studentene |
1. des. | Frist for å kvalitetssikre og publisere programsider for alle programmer som skal tilbys neste studieår. Veiledning for programnettsider. | |
medio desember | Avtaledag (Opptak UT - forberede søknadsalternativer i FS og på Web) | |
8. des. | Studentweb stenger for første runde undervisningsopptak ved HF | Studentene |
?. des. |
Felles digital arbeidsstue i Teams for undervisningsopptaket for våren 2021, for emner med SØKNAD. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstua. |
Studieseksjonen og studiekonsulenter som adm. undervisningsopptak |
Senest 13. des. | Studentene får svar på undervisningsopptaket i Studentweb | Studentene |
?. des. | Frist for søknad om å være enkeltemnestudent. | Studenter/søkere |