Behandling av søknadene
Det er mulig å søke om tilrettelegging for det enkelte semester og om varig tilrettelegging (mer enn 2 år). Studentene finner informasjon om tilrettelegging av eksamen ved UiO her: Søknadsfristen er 1. februar for vårsemesteret og 1. september for høstsemesteret. I tillegg behandles søknader gjennom hele semesteret ved akutt behov for tilrettelegging. Studentene buker søknadsskjemaet på nettside om tilrettelegging. Ettersendingsfrist er 3 uker. Frist for registrering for hvert semester legges ut på felles sider om rutiner for tilrettelegging.
Eksamenskontoret
1. Søknader kommer inn i ePhorte via nettskjema. Vedlegg som kommer på papir legges i ePhorte av arkiv.
2. Sjekk søknadene, er dokumentasjon i orden, framkommer det tydelig hva studenten søker om? Kontakt studenten ved behov for oppklaring. Ved spørsmål om krav til dokumentasjon etc kan Tilrettelegging sentralt kontaktes.
3. Vurder søknadene. Dreier det seg om en varig tilrettelegging? Er det behov for dialog med institutt (f.eks søkes det om en annen eksamensform enn skoleeksamen, eller om å endre eksamensform)? I tilfelle; avhold arbeidsmøte med instituttene der aktuelle søknader gjennomgås. Hvis søknaden kun skal behandles ved institutt - gi arkiv beskjed om å flytte saken.
4. Registrer tilpasning i FS under Student vurdering samlebilde, fane Eks.tilp. Legg inn nødvendig romutstyr (som PC med word). Skriv gjerne merknad for å tydeliggjøre tilretteleggingen. Merknadsfeltet blir synlig for studenten i Studentweb. Normalt innvilges 15 minutter på eksamener inntil 2 timer, 30 minutter på eksamener inntil 4 timer og 60 minutter på eksamener fra 5 timer og opp. Det er rom for individuell vurdering, men det brukes sjeldent. Registrerte eksamenstilpasninger er merket med "e" i rapportene. For varig tilrettelegging, se dette.
5. Bestill evt. mindre rom/enerom på emne i TP under Eksamen. Etter en gitt frist hvert semester må Silurveien varsles ved endringer.
6. Utstyr som ikke er et valg i FS, meldes Silurveien og/eller/evt. Tilrettelegging sentralt er en gitt frist hvert semester må Silurveien varsles ved alle endringer.
7. Svarbrevmal er tilgjengelig på fellesområdet i mappen Tilrettelegging: \\kant\uv-felles\uvsek\studie\Eksamenskontoret
8. Tilretteleggingssaker skal godkjennes av seksjonssjef. Husk klageadgang
9. Dersom tilretteleggingen blir innvilget etter fristene for registrering - husk å melde fra til andre fakultet/institutt dersom studenten har eksamen ved andre fakulteter eller andre eksamensformer enn "skoleeksamen", og at det må kjøres oppdatering i Inspera dersom oppgaven er opprettet i Inspera.
Varig tilrettelegging
Varig tilrettelegging førstegangregistreres under persontilpasning, fane Person tilp. i Student vurdering samlebilde. Registrerte persontilpasninger kommer ut som "p" på FS-rapportene.
Kjør rapport FS530.001 "Spesialtilpasninger for vurdering" for å finne alle med permanent tilrettelegging ved UV (stedkode 185 18 * *), etter sletting av eksamensmeldinger for studenter som mangler semesterregistrering/ikke har betalt semesteravgift (1 uke etter betalingsfristen).
Registrer studentene i Eks.tilp.
Når kandidatnummerering og romfordeling etter trekkfrist er foretatt, kjøres rapport FS530.001 "Spesialtilpasning for vurdering" på hvert emne. Dobbeltsjekk at du har fått med alle "p"-er. Felles epost sendes tilretteleggingsstudentene fra FS med informasjon at de nå kan sjekke tilretteleggingen via Studentweb. Mal på fellesområdet.
Andre nyttige rapporter er: FS530.002 "Spesialtilpasninger for student oppmeldt til vurderingsenhet" og FS530.003 "Spesialtilpasninger for vurderingsenhet".
Vær oppmerksom på at noen studenter kan bli meldt opp til eksamen underveis i semesteret (på grunn av dispensasjon fra frist, eller at en melding er blitt trukket pga feil og deretter legges inn igjen). Da er det viktig å sjekke om studenten er registrert med "p", og evt legge inn igjen eksamenstilpasning.
Ansvarsfordeling
Eksamenskontoret
- Behandler alle skoleeksamenssøknader/søknad om varig tilrettelegging innen frist (akutte saker løpende) i ePhorte.
- Er kontaktperson for studenter/institutt i forhold til spørsmål om tilrettelegging til eksamen (besvarer eposten tilrettelegging@uv.uio.no).
- Er i dialog med lesesalsinspektør ved eventuelt behov for spesialrommet "Lesesal for funksjonshemmede studenter".
- Bruker FS-rapport 530.001 for oversikt over permanente tilrettelegginger.
- Booker mindre rom/enerom i TP innen frist (kontakter Silurveien ved bookinger etter frist).
- Registrerer utstyr og spesialrom for de som skal ha dette i det aktuelle semesteret (slik at studenten kan se det i Studentweb senest en uke før eksamen).
- Sender info-epost til studentene at tilretteleggingen er synlig i Studentweb etter kandiatnummerering og romfordeling.
- Legger inn detaljer på hvert emne i TP til Silurveien om trøsterunde/hjelpemidler/vedlegg/program senest tre virkedager før eksamen.
- Kontrollerer ordbøker (leveres senest onsdag uka før eksamen) Kontakt Silurveien som bestiller henting.
- Legger inn pdf-fil med besvarelser fra TextPilot-kand lagt i los \\kant\los-af-silurveien\uv i Inspera.
Instituttene
- Behandler innkomne søknader om tilrettelegging angående andre eksamensformer enn skoleeksamen i ePhorte.
- Sjekker varige tilrettelegginger angående disse eksamensformene (FS-rapport 530.001) og registrerer eksamenstilpasninger i fanen "Eks.tilp" i student vurdering samlebilde for disse eksamensformene, på bakgrunn av registrert tilrettelegging i "Person tilp" i samme bilde.
- Håndterer alternative eksamensformer til skoleeksamen (som muntlig eksamen i stedet for skriftlig) i dialog med Eksamenskontoret.
- Skriver ut oppgavene på papir til kandidater som har fått godkjent dette og leverer dem i konvolutter påført kandidatnummer, emne, dato og sal til Eksamenskontoret senest 1 uke før eksamen.
Silurveien
- Booker vakter.
- Informerer overinspektørene om tilretteleggingsbehovene.
- Finner frem utstyr studentene behøver til eksamen.
- Legger oppmøteprotokolle i los: \\kant\los-af-silurveien\uv etter eksamen.
Studentene
- Sjekker tilretteleggingen i Studentweb (slik ser det ut for studentene).
- Leverer evnt. ordbøker for gjennomsyn.
- Sørger for at de behersker utstyret de skal bruke.
- Tar kontakt med overinspektør når de kommer til eksamenslokalet for riktig plassering.