”En student som tross skriftlig advarsel fra styret gjentatte ganger opptrer på en måte som virker grovt forstyrrende for medstudenters arbeid eller for virksomheten ved institusjonen ellers, kan etter vedtak av styret selv eller institusjonens klagenemnd, jf. § 5-1, bortvises fra nærmere bestemte områder ved institusjonen for inntil ett år. Hvis en student etter skriftlig advarsel fra styret fortsatt ikke respekterer slik bortvisning, kan styret selv eller institusjonens klagenemnd, jf. § 5-1, utestenge ham eller henne fra studiet og fratas retten til å gå opp til eksamen ved institusjoner under denne lov i inntil ett år. Andre universiteter og høyskoler skal informeres om vedtaket”
Dersom saken vurderes å falle inn under § 4-8 første ledd, skal den behandles i henhold til punktene nedenfor:
Hvem loven omfatter
UiO kan kun iverksette tiltak etter § 4-8 første ledd overfor egne registrerte studenter.
Grovt forstyrrende
Bestemmelsen retter seg i hovedsak mot studenter som ved bisarr, aggressiv eller plagsom oppførsel ødelegger arbeidsmiljøet for medstudenter og tilsatte.
Da det er den grovt forstyrrende adferden som går ut over medstudenter og ansatte som bestemmelsen rammer, innebærer det at loven ikke omfatter alle former for forstyrrende og/eller uønsket adferd.
Hva som kan karakteriseres som grovt forstyrrende oppførsel for medstudenters arbeid eller for virksomheten for øvrig, bygger på en skjønnsmessig helhetsvurdering i den konkrete sak. Hvis det er tvil om adferden kan gi grunnlag for tiltak på bakgrunn i § 4-8 første ledd, kan en ta kontakt med jurist i Ressursgruppen bistand i vanskelige situasjoner.
Studentens rett til juridisk bistand
Studenten har en lovfestet rett til å la seg bistå av advokat eller annen talsperson fra sak om bortvisning eller utestengning er reist, eventuelt fra skriftlig advarsel er gitt jf.Uhl. §4-8 (5). Utgiftene til dette dekkes av Universitet i Oslo. Dette er en rettighet som studenten skal gjøres kjent med.
Kartlegging
- Hvis det foreligger holdepunkter for at en student har opptrådt grovt forstyrrende for medstudenters arbeid eller for virksomheten for øvrig, igangsettes det en kartlegging og dokumentering av fakta i saken.
- Informer gjeldende student om at videre hendelser vil bli dokumentert.
- Undersøk med Vakt og alarmsentralen og aktuelle fakulteter om studenten tidligere har episoder/ advarsler/ sak i ePhorte knyttet til seg.
- Om dette er tilfelle, ta kontakt med aktuelt fakultet, saksbehandler og få tilgang til studentens sak i ePhorte.
- Hvis det tidligere er gitt forhåndsvarsel og skriftlig advarsel etter § 4-8 første ledd kan sak om bortvisning vurderes iverksatt. Se eget punkt om bortvisning.
- Innkall studenten til møte slik at studenten får mulighet til å gi sin fremstilling av saken.
Forhåndsvarsel
- Hvis det foreligger klare holdepunkter for at en student har opptrådt åpenbart grovt forstyrrende for medstudenters arbeid eller for virksomheten for øvrig bør forhåndsvarsel om skriftlig advarsel sendes så snart som mulig. Her innkalles studenten samtidig til en samtale. Forhåndsvarselet skal beskrive hva saken gjelder og formålet med møtet.
- Tid for møtet kan gjerne avtales per telefon, men forhåndsvarsel med møteinnkalling skal også sendes som A-post slik at studenten har dette skriftlig senest to uker før møtet.
Innkalling av studenten til møte
Leder er ansvarlig for planlegging og innkalling av studenten til møte, herunder å:
- Sette opp en agenda for møtet.
- Vurdere hvem som skal delta på møtet.
- Avklare om det er behov for å ha separate møter med flere involverte parter.
- Avklare rollefordelingen i møtet.
- Vurdere eventuelt tolkebehov.
- Velge et nøytralt møtested, som også ivaretar møtedeltakernes sikkerhet.
- Tid og sted for møtet kan avtales per telefon med studenten eller per brev.
- Møteavtale kan bekreftes på e-post som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.
- Studenten skal gjøres kjent med hva saken gjelder og hvem som kommer til å delta på møtet.
- Gi alle som deltar fra UiO på møtet tilgang til alle dokumenter i saken.
- Studenten har som part i saken rett til innsyn i alle saksdokumenter med unntak av interne notater brukt i saksbehandlingen.
- Det kan derfor lages en egen dokumentmappe klar til studenten om studenten skulle ønske innsyn.
- Sende kopi av innkalling til fakultetets HMS - koordinator.
- Spontane møteforsøk bør avvises i forkant av møtet.
Gjennomføring og oppfølging av møtet
- Møtet startes med at det gis en redegjørelse for:
- De faktiske opplysningene i saken
- De rammebetingelser som skal legges til grunn for denne typen saker, herunder eksisterende regelverk/rutiner
- Mål: Å sjekke ut om fakta fremstillingen er i tråd med studentens oppfatning av saken
- Mulige løsningsalternativer diskuteres med studenten i lys av de rammebetingelser enheten jobber innenfor.
- Det lages et referat fra møtet og dette sendes på sirkulasjon til involverte parter (også studenten), slik at nødvendige justeringer kan bli foretatt.
- Det inviteres til et nytt møte om involverte parter skulle ønske det.
- Institutt/senterleder fatter på grunnlag av møtet/møtene et vedtak om hvilke tiltak som skal iverksettes.
Dersom saken ikke er mulig å løse på institutt/senternivå eller vurderes å falle inn under Universitets- og høyskolelovens § 4-8 første ledd, skal saken oversendes fakultetet. Studenten gjøres i så fall skriftlig oppmerksom på at dette skjer.
Skriftlig advarselsbrev
- Skriftlig advarselsbrev kan gis i møtet med studenten eller sendes med A-post etter møtet.
- Hvis ikke studenten møter til samtale skal advarselsbrev sendes som A-post.
- Den skriftlige advarselen skal inneholde opplysninger om at bortvisning og utestenging vil kunne bli aktuelt ved fortsatt forstyrrende adferd.
- Vedtaket om skriftlig advarsel sendes studenten med informasjon om klageadgang, rett til advokatbistand som dekkes av UiO.
Bortvisningsvedtak
- Dersom advarselen ikke fører til endret atferd skal fakultetet forberede sak om bortvisning for Den sentrale klagenemnd ved Universitetet i Oslo.
- Har studenten tidligere fått skriftlig advarsel etter § 4-8 første ledd er det fakultetet hvor siste hendelse har skjedd som eventuelt skal fremme sak om bortvisning til Den sentrale klagenemnd.
- Studenten må minst en gang ha opptrådt grovt forstyrrende etter at skriftlig advarsel er gitt for å bli bortvist fra UiO.
- Saken oversendes til fakultetet som er ansvarlig for å vurdere alle sider av saken på nytt. Det vil si også å kunne innhente eventuelle nye opplysninger fra partene/andre i saken og en juridisk vurdering fra UiOs juridiske rådgiver. (se bistand)
- Det er fakultetet v/dekan som vedtar om det skal fremmes bortvisningssak for Den sentrale klagenemnd.
- Bortvisning fra nærmere bestemte områder kan vedtas for en periode på inntil ett år. Det skal i vedtaket spesifiseres hvilke områder av UiO studenten bortvises fra.
- Bortvisning innebærer ikke noe inngrep i retten til å gå opp til eksamen.
- En student kan imidlertid alltid vises bort fra eksamenslokalet hvis vedkommende oppfører seg på en slik måte at det forstyrrer eksamensavviklingen, men slike konkrete tiltak for å opprettholde ro og orden er da ikke bortvisning etter uhl. § 4-8 første ledd.
- Bortvisning kan i praksis innebære det samme som utestengning, fordi det vil kunne bli umulig for studenten å fortsette studiet uten adgang til de aktuelle områdene, f.eks. laboratorier eller lokaler hvor det foregår obligatorisk undervisning. Dette må selvsagt tas med i vurderingen om en slik reaksjon skal iverksettes, og i tilfellet hvor omfattende den skal være.
- Vedtaket sendes studenten med informasjon om klageadgang, rett til advokatbistand som dekkes av UiO.
Utestengingsvedtak etter Uhl. § 4-8 første ledd
- For at det skal kunne reageres med utestenging etter § 4-8 første ledd må det foreligge ett bortvisningsvedtak samt en advarsel for brudd på dette.
- Hvis studenten oppsøker UiO til tross for bortvisningsvedtak, kan fakultetet derfor gi skriftlig advarsel for brudd på bortvisningsvedtaket og varsle mulig utestenging fra UiO.
- Advarselen skal sendes som A-post.
- Hvis ikke dette fører til endret adferd kan fakultetet v/ dekan vedta å fremme sak for Den sentrale klagenemnd om utestengning for en periode på inntil ett år.
- Før oversendelse av sak til Den sentrale klagenemnd skal saken sendes studenten som rekommandert post med informasjon om klageadgang og retten til advokatbistand etter offentlig salærsats som dekkes av UiO.
- Et utestengingsvedtak vil gjelde for alle utdanningsinstitusjoner under Universitet og høyskoleloven i samme periode.
- Ovennevnte læresteder skal derfor informeres om utestengningsvedtaket. Dette gjør Den sentrale klagenemnd sitt sekretariat.
Dokumenthåndtering
- Alle møter og telefonsamtaler med berørte parter skal referatføres og legges i saken i ePhorte.
- Alle relevante dokumenter som eposter, beslutning om tiltak, advarsler, brev og vedtak skal journalføres fortløpende.
- Sakens dokumenter skal behandles i tråd med ordinære arkivrutiner.
- "Forvaltningslovens § 13 om taushetsplikt" skal legges til grunn for all saksbehandling i saken, herunder ved konsultasjon med andre parter rundt saken.
- "Forvaltningslovens § 18 " bestemmelser om partenes rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter må oppfylles.
- Tilsvarende gjelder "Offentleglova §13".
- Enkeltvedtak skal begrunnes, formidles skriftlig og uten opphold til den vedtaket gjelder.
Informasjon om tiltak
- Informer relevante ledere som programrådsleder, undervisningsleder og emneansvarlig ved iverksetting av tiltak. Begrens spredning av sensitiv informasjon til så få personer som mulig, jfr. forvaltningsloven § 13 om taushetsplikt.
- Fakultetet ved fakultetets HMS-koordinator skal fortløpende orienteres om de tiltak som er eller planlegges iverksatt overfor studenten.
Studentens klagemulighet
- Studenten kan påklage både vedtak om bortvisning og utestengning fra Den sentrale klagenemnd til Felles Nasjonal klagenemnd etter Uhl. §§ 4-7 – 4-10.
- Vedtak fra Felles Nasjonal Klagenemnd kan bringes inn for det ordinære rettsapparatet.