Prosjekteier og styringsgruppe (SG)
I samarbeid med UiOs ledelse forvalter prosjekteier EAs prosjektportefølje. I de fleste tilfeller er direktør i Underavdeling for campusutvikling prosjekteier, men prosjekteierrollen kan også ivaretas av øvrige medlemmer i eiendomsavdelingens ledergruppe (ELG).
Prosjekteier (PE) har det overordnede ansvaret for at prosjektet når sine mål og leverer de forventede gevinster. Prosjekteieren er den viktigste beslutningstakeren, og skal ha et aktivt forhold til EAs prosjektmodell og sikre at prosjektet styres etter den gjeldende Prosjekthåndboka. Dersom det er behov for SG ved store prosjekter, vil prosjekteier lede SGs arbeid.
Prosjekteier delegerer fullmakter for prosjektgjennomføringen til prosjektleder gjennom prosjektmandatet. Prosjektmandatet skrives i samarbeid med prosjektleder, og godkjent dokument overlevert til prosjektleder betyr at prosjektet skal igangsettes. I forkant av denne overleveringen er det viktig at Prosjekteier sikrer at ansvar og myndighet er klarlagt, og at gevinstfokus opprettholdes. Videre følger Prosjekteier opp prosjektets fremdrift basert på dialog og rapporter fra Prosjektlederne og gir støtte til Prosjektleder og prosjektteamet dersom det er behov for dette.
Ved sluttføring av et prosjekt skal Prosjekteier bidra til å sikre hensiktsmessig overføring av prosjektet til Underavdeling for Campusdrift.
Prosjektleder (PL)
Prosjektleder skal gjennomføre prosjekter i henhold til delegerte fullmakter. Når godkjent prosjektmandat er mottatt fra prosjekteier er fullmakten delegert. Prosjektleder og prosjekteier skriver prosjektmandatet sammen.
Prosjektleders ansvar
- Ansvaret til prosjektlederen handler i stor grad om å planlegge og delegere oppgaver til resten av prosjektteamet. Prosjektleder må overvåke aktiviteter, fremdrift, økonomi og styre alle aspekter av prosjektet og rapportere på dette. For økonomi nevnes spesielt ansvaret for månedlig rapportering, etablere faktureringsplaner, kostnadsprognoser og generell leverandøroppfølging.
- Prosjektlederen kan sjelden beherske alle sider ved et prosjekt. Derfor må PL innhente nødvendig faglig bistand fra andre ansatte i organisasjonen.
- PL har ansvar for å motivere slik at de bidrar til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet.
- Det er også prosjektleders ansvar å sikre at arbeidene blir fagmessig utført i henhold til gjeldende krav. Prosjektleder i EA er byggherre i lovens forstand og har ansvar for å ta i bruk etablerte systemer som ivaretar SHA og miljø og klima i et byggeprosjekt.
- Prosjektmodellen og prosjekthåndboka skal være prosjektlederens hjelpemiddel til beste praksis for gjennomføring av prosjekter.
Prosjektteamet
Prosjektteamet skal bistå prosjektleder med å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet.
Ansvarsområder
Deltakere i et prosjektteam har som regel ansvar for ulike leveranser enten det er å bidra med arkitekttegninger, skrive tilbud eller sikre realisering av gevinst i forbindelse med idriftsetting av prosjektet. I EA består prosjektteamet både av interne aktører som for eksempel deltakere fra Campusdrift, fra Eiendomsforvaltning, fra Økonomi og analyse og eksterne aktører som for eksempel arkitekt, rådgivende ingeniører og byggeledere.
Forutsetninger for godt samarbeid
For deltakerne i et prosjektteam er det avgjørende at prosjektlederen danner team tidlig i etableringen av prosjektet. Det er behov for en god sammensetning av personer med riktig autoritet, ansvarsbevissthet og kunnskap til å fatte gode beslutninger. Like viktig er det at teammedlemmene er innforstått med prosjektets rammebetingelser, ansvarsfordeling, kommunikasjon og rapporteringslinjer.
Drift og vedlikehold
Campusdrift (CD) kjenner bygningsmassen godt fra daglig virke og innehar derfor en viktig rolle i EAs prosjekter. Ansatte i CD skal involveres tidlig i prosjektene. På den måten er det lettere for dem å bistå og sette av ressurser til arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektene. CD skal medvirke i fastsettelse av prosjektenes effektmål og følge opp dette i form av gevinstsikring etter at prosjektarbeidene er fullført.
Ved involvering får CD tidlig et overblikk over hvilke arbeider som vil påvirke deres hverdag etter hvert som prosjektet skrider frem. Videre vil de være ressurser med tanke på kvalitetssikring og premissgivere knyttet til tekniske løsninger og kvaliteter som drøftes i prosjekteringsfase sammen med Prosjektleder og øvrig teammedlemmer.
Ansvarsområder
I EAs prosjektmodell er CD ansvarlig for å følge opp prosjektets gevinster i løpet av første driftsår. Dette arbeidet gjøres gjennom Gevinstsikring (doc), som er CDs arbeidsverktøy. Det er derfor viktig at nøkkelpersonell fra CD i tidlig fase av prosjektet, ved utarbeidelse av prosjektmandatet, deltar i å bestemme gevinstene man ønsker å oppnå av prosjektet, og hvordan gevinstsikringen skal gjennomføres. Prosjektmandatet og den påfølgende prosjektplanen skal derfor fylles ut i tett samarbeid med CD. Prosjektleder skal gi grunnleggende informasjon i Overlevering til Campusdrift (doc), som sikrer samsvar med prosjektets mandat og utfyllende informasjon om gevinstsikringsarbeidet.
Ansvarlig person i Campusdrift
- Gevinstsikringsdokumentet fylles ut av ansvarlig person i CD. Dette kan for eksempel være områdeleder eller driftsleder.
- I løpet av første driftsår er prosjektleder primærkontaktpunkt for arbeidet CD gjør for å implementere prosjektet. Deretter vil prosjektet avsluttes og overføres til linjen.
Direktør i Underavdeling for campusdrift
Gevinstsikringsdokumentet overleveres fra direktør i Underavdeling for campusdrift til prosjekteier i forkant av ettårsbefaring.
Prosjektkoordinator i TKM
Denne rollebeskrivelsen skal sikre enhetlig utøvelse av rollen som prosjektkoordinator i Seksjon for teknikk, kvalitet og miljø (TKM).
Ansvar
Seksjonssjef i TKM er ansvarlig for at rutinen er etablert, blir oppdatert og følges av ansatte som utnevnes som prosjektkoordinatorer i TKM.
Omfang
Rutinebeskrivelsen gjelder for prosjektkoordinators arbeid med koordinering av fagstøtte til Seksjon for prosjekt i EA i alle faser av plan-, utrednings-, rehabiliterings- og byggeprosjekter.
Definisjoner
- Forvaltning omfatter ledelse, planlegging, organisering og kontroll av det totale FDVU-arbeidet.
- Drift omfatter de aktiviteter som er nødvendig for å opprettholde bygningen med sine tekniske installasjoner på et fastsatt funksjonsnivå og aktiviteter som utføres med frekvenser som er kortere enn ett år.
- Vedlikehold er aktiviteter som er nødvendige for å opprettholde bygningen med sine tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå og aktiviteter som utføres med frekvenser som er lengre enn ett år.
- Utvikling omfatter tiltak som er nødvendige for å opprettholde bygningens bruksmessige verdi over tid. Det vil si endringer som ikke er følge av slitasje, men endrede krav, enten lovmessige eller brukerdefinerte.
- Service omfatter alle tjenester som ikke er byggrelaterte, men som støtter opp om kjernevirksomheten.
Prosedyrebeskrivelse
Formål
Prosjektkoordinator skal være en faglig støttespiller til prosjektleder og arkitekter for å bidra til at den ferdige leveransen får rett kvalitet på energieffektivt og driftsvennlighet til lavest mulig livsløpskostnader (LCC).
Prosjektanvisningene som er utarbeidet av fagingeniørene i Bygningsteknikk skal legges til grunn for prosjektkoordinators arbeid.
Utnevnelse
Seksjonsleder for TKM er ansvarlig for å utnevne en eller flere navngitte fagingeniører som prosjektkoordinator for alle plan og utredningsprosjekter, byggeprosjekter, større vedlikeholdstiltak, samt utomhusprosjekter.
I nybyggprosjekter kan det være aktuelt å utnevne flere prosjektkoordinatorer for å dele på oppgaven.
Prosjektmandat
Prosjektkoordinator skal identifiseres som interessent/aktør i alle prosjektmandater og gi innspill til forventet arbeidsbelastning for bidrag fra alle fagingeniører i TKM til prosjektet.
Prosjektkoordinator skal også få tilsendt mandatene til uttalelse før de godkjennes av prosjekteier
Konsept, skisseprosjekt, forprosjekt og detaljprosjektering
I prosjektfasene før byggestart skal prosjektkoordinator påse at prosjektering av alle bygningstekniske fag blir ivaretatt og at kvaliteten som leveres er i henhold til prosjekteringsanvisningene for det enkelte fag.
Prosjektkoordinator skal koordinere deltagelse fra de andre fagingeniørene der det er nødvendig med faglig bistand til avklaringer, for eksempel i prosjekteringsmøter.
Prosjektkoordinator skal gjøre tilgjengelig prosjektdokumentasjon som møtereferat, konseptbeskrivelser, funksjonsbeskrivelser, systembeskrivelser, tegninger og lignende til fagingeniørene for informasjon, kvalitetssikring og kommentar.
Gjennomføringsfase
I gjennomføringsfasen skal prosjektkoordinator besvare spørsmål fra prosjektleder, byggeleder eller andre interessenter i prosjektet som har behov for avklaring på faglige problemstillinger.
Prosjektkoordinator skal løpende holdes informert om endringsmeldinger i prosjektet som påvirker det som er prosjektert, og det ferdige produktet, og avklare konsekvenser dette har med relevante fagingeniører.
Prøvedrift
Før prøvedrift starter, skal prosjektkoordinator få tilgang til «som bygget» prosjektdokumentasjon og tegninger, samt FDV-dokumentasjon med blant annet innreguleringsprotokoller, drift- og vedlikeholdsinstrukser og lignende fra utførende entreprenører. Denne dokumentasjonen skal gjøres tilgjengelig i UiOs FDV-system (eller på filserver Kant), for informasjon, kvalitetssikring og kommentar til fagingeniørene og Bygningsdrift.
Overlevering til Seksjon for bygningsdrift
Før prosjektet overleveres til Bygningsdrift skal prosjektkoordinator få tilgang til avvikslister fra ferdigbefaringer som ikke er lukket og serviceavtaler for tekniske anlegg og systemer som er ønskelig at skal gjelde i reklamasjonsperioden.
Bygningsdrift skal få nødvendig opplæring fra prosjektet i drift av nye tekniske anlegg og systemer og internkontroll og driftsplaner skal være etablert i UiOs FDV-system før overlevering kan gjennomføres.
Brukere
For gjennomføring av prosjekter initiert av brukere er EA tiltakshaver og enhetene arbeidsgiver. Rollefordeling og aksjonspunkter i de ulike fasene for slike prosjekter er beskrevet i internhusleieavtalen.