Som prosjektleder i EA skal du involvere både kolleger, brukere og entreprenør i prosjektet og du skal få prosjektteamet til å ta ansvar for sine oppgaver. Kommunikasjon er et av de viktigste verktøyene prosjektlederen har. God kommunikasjon er en nøkkelfaktor for å lykkes med et prosjekt.
Du er EAs representant i møte med brukere og ansvarlig for god kommunikasjon med dem. I internhusleieavtalens avsnitt om prosjektdialog er EAs ansvar oppsummert med viktige punkter fra prosjekthåndboken: Både prosjektmandat, møter og varsling er beskrevet.
Brukerne skal involveres og informeres i god tid før prosjektoppstart
Tenk gjennom hvilke følger arbeidet kan få for brukere eller bygning:
- Snakk med eiendomskoordinatorer.
- Er det eksamensperiode?
- Skal det være arrangementer der?
- Dobbeltsjekke med arrangement i EA. Skal det skje noe der i den perioden?
- Kan det bli kritisk for maskiner, datautstyr, laboratorier eller annet brukerutstyr?
- Usikker? Hør med EA kommunikasjon.
E-posten og nettsiden Informasjon fra Eiendomsavdelingen
- Det er prosjektleders ansvar å melde inn arbeider i god tid og ta hensyn til ferier og helligdager. Du skal fylle ut og sende inn nettskjema senest ti arbeidsdager før oppstart.
Ferier og helligdager er ikke medregnet. - EA kommunikasjon tilpasser teksten fra fagspråk til dagligtale. Sammen sørger vi for at alle mottakerne er informert om og forstår hva som skal skje.
- EA kommunikasjon sender ut eposten Informasjon fra Eiendomsavdelingen med postmottak [at] eiendom som avsender og publiserer informasjonen på nettsiden Informasjon fra Eiendomsavdelingen.
Før du sender inn nettskjemaet:
- Forsikre deg om at du har oppført alle enhetene som holder til i berørte bygninger.
- Har du husket epostadresse til kontaktpersoner ved alle berørte enheter?
- Vet du ikke hva du skal skrive? Hør med EA kommunikasjon.
Informer brukerne underveis i prosjektet
Skjer det ting underveis i prosjektet som kan påvirke brukerne ytterligere?
- Ikke anta at det går greit.
- Er snakk om strømstans, stenging av vann, spesielt støyende arbeider eller begrenset adkomst?
- Kan det bli kritisk for maskiner, datautstyr, laboratorier eller annet brukerutstyr?
- Kontakt EA Kommunikasjon.
- Send inn nytt nettskjema.
Forsinket eller avsluttet prosjekt
Meld fra til EA Kommunikasjon som oppdaterer nettsiden. Dersom prosjektet er forsinket, må du huske å informere om årsak og eventuelle endrede konsekvenser.
Plakater og oppslag
- Plakater skal settes opp en uke før byggestart.
- Maler for plakater og oppslag finner du her med beskrivelse av bestillingsrutine.
- Plakatbukker kan bestilles av CD i Eiendomstjenester.
Byggeplassbanner
På store byggeprosjekter skal Eiendomsavdelingens byggeplassbanner settes opp på byggeplassgjerdet. Prosjektleder sender bestilling med illustrasjon til EA Kommunikasjon som tilpasser i malen og sørger for trykking på Grafisk senter.
Banneret er i breddeformat 3 x 1,5 meter. Det trykkes på mesh og det settes på maljer.
Prosjektleder henter banneret og henger det opp på byggeplassgjerdet med strips.