Organisering av personalmapper i ePhorte

Organisasjonsstrukturen

• Nivåene i organisasjonen er viktige med hensyn til hva brukere får tilgang til å se av dokumenter i ePhorte.
• Om de administrative nivåene legges hierarkisk vil brukere som er autorisert for egen enhet få tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter på underliggende enheter.
• Brukerne vil ikke få tilgang til saker, journalposter og dokumenter på nivåer over egen enhet, eller på enheter som er sideordnet.

Plassering av personalmapper

• Noen steder er alle personalmappene samlet på avdelingsnivå eller tilsvarende enhet.
• Ledere kan da få innsyn i sine medarbeideres mapper enten ved å
  • få tilgangskoden PV for hele avdelingen og dermed tilgang til mapper for ansatte de ikke er ledere for
  • eller at personalkonsulentene setter ledere som kopimottakere på journalposter de skal se
  • eller personalkonsulenten sender kopi av journalposten ufordelt til enheten og leder må fordele til seg selv.

Personopplysningsloven

• Personopplysningsloven (lovdata.no)
• Plassering av personalmappene skal ivareta beskyttelsen av det som artikkel 9 av loven definerer som sensitive opplysninger. Dette er opplysninger om:
  1. rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
  2. at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling,
  3. helseforhold
  4. seksuelle forhold
  5. medlemskap i fagforeninger

Anbefalt plassering

• Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) anbefaler at personalmappene plasseres på nivået hvor personalansvaret ligger; avdeling, gruppe etc. Altså ikke samle personalmapper på en enhet eller på nivåer opp i organisasjonen.
• Fordeler med en slik plassering
  • Nærmeste leder eier sakene og får tilgang til mappene til sine medarbeidere, men ikke mappene til ansatte vedkommende ikke er leder for.
  • Brukerne ikke får tilgang til mer dokumentasjon enn nødvendig.
  • Man slipper tungvinte work-arounds for å få tilgang til dokumentasjonen.
• Ulempen med slik plassering er at personalkonsulentene må ha saksbehandlerroller på alle enhetene hvor personalmappene blir lagt.