Omstilling

UiO og tjenestemannsorganisasjonene har etablert en omstillingsavtale som gir generelle vilkår knyttet til omstillingsprosesser.

Avtalens formål er å sikre ivaretakelse av arbeidstakere som berøres av omstilling. Samtidig skal den være et redskap for partene til å skape ryddighet, likebehandling og rettferdighet.

Her gis det informasjon om premisser, rammevilkår, prosedyrer og virkemidler i forhold til oppfølging av berørt personale under omstillingsprosesser. Veiledningen er ikke uttømmende, men omhandler blant annet sentrale spørsmål rundt omdisponering av ansatte og medvirkning fra de tillitsvalgte.

Innledning

Denne veiledningen gir informasjon om premisser, rammevilkår, prosedyrer og virkemidler i forhold til oppfølging av berørt personale under omstillingsprosesser. Veiledningen er ikke uttømmende, men omhandler blant annet sentrale spørsmål rundt omdisponering av ansatte og medvirkning fra de tillitsvalgte.

UiO er forpliktet til å sikre optimal organisering, ressursutnyttelse og resultatoppnåelse ved UiO som institusjon. Det krever løpende tilpassing og utvikling av virksomheten, og i enkelte tilfeller større omstilling.

Arbeidsgiver har et udiskutabelt ansvar av så vel juridisk som etisk karakter for å ivareta de ansattes interesser under omstilling. Videre skal omstillingsprosessene være medvirkningsbasert, slik at partene samarbeider om aktuelle tiltak.

Arbeidsgiver har et stort ansvar for å ivareta personalets interesser under en omstillingsprosess, men samtidig plikter også medarbeidere å vise fleksibilitet, omstillingsvilje og bidra til at organisasjonsendringen blir realisert. For å stimulere til fornyelse må imidlertid mål og strategier være tydelig kommunisert ut i miljøene, samtidig som personalet må oppleve trygghet i arbeidsforholdet. Dessuten vil åpne prosesser, størst mulig grad av forutsigbarhet og god kommunikasjon være viktige forutsetninger for medvirkning og aksept ved omstilling. Gitt slike forutsetninger, kan mulighetene for utvikling av kompetanse og endringsberedskap være store, - så vel for UiO som institusjon som for den enkelte medarbeider.

UiOs holdning er at det primært skal søkes løsninger med henblikk på å unngå oppsigelser ved omstilling. Dersom oppsigelse likevel må iverksettes vil det være vanskelig å forhindre at arbeidstakeren påføres stor personlig belastning, men så langt det er mulig skal arbeidsgiver tilstrebe trygghet under slike prosesser. Det vises i denne sammenheng også til UiOs samarbeidsavtale om et inkluderende arbeidsliv, og avtalens intensjoner om at ledelse og ansatte skal arbeide for forsvarlig arbeidsmiljø.

UiO og tjenestemannsorganisasjonene har inngått en generell omstillingsavtale, som kommer til anvendelse når vedtak om organisasjonsendring medfører store endringer i personalets arbeidssituasjon. Omstillingsavtalen kan eventuelt suppleres med mer detaljerte tilleggsavtaler, hvor strategi og beredskap tilpasses faktiske personalmessige konsekvenser av den enkelte omstilling.

Likeledes gir hovedavtalen i staten og tilpasningsavtalen ved UiO sentrale føringer knyttet til medbestemmelse. UiO har utformet en samlet fremstilling av disse avtalene.

1. Sentrale premisser

1.1 Omstillingsbegrepet

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har i sin veiledning Personalpolitikk ved omstillingsprosesser (regjeringen.no) vist til at omstilling kan handle om

løpende endringer, effektiviserings- og utviklingstiltak, omstruktureringer og formell organisasjonsendring, herunder endring av tilknytningsform.

Omstillingsbegrepet kan ha vid betydning, og også omfatte mindre organisatoriske endringer uten bemanningsmessige følger. Det må imidlertid være grad av konsekvenser for personalet som avgjør om, - og eventuelt hvilke tiltak som skal iverksettes. Endringer av begrenset karakter, løpende utvikling, budsjettilpasning og lignende som i hovedsak er knyttet til daglig drift vil ikke uten videre kreve særskilte initiativ knyttet til personalhåndtering.

Dersom omstillingen omfatter mer dramatiske situasjoner hvor nedbemanning er eller vil bli en realitet, kan det derimot være behov for særskilt beredskap i form av tilpassede virkemidler og prosedyrer. Særlig gjelder det nedbemanning eller personalmessig omdisponering som ligger utenfor arbeidsgivers styringsrett, jf. tjenestemannslovens §12. Omfanget av arbeidsgivers styringsrett i forbindelse med omdisponering av personale er nærmere omtalt i dette dokumentet under pkt. 3.1.

I UiOs omstillingsavtale pkt. 1.2, tredje avsnitt er det bekreftet at:

Partene er enige om at omstillingsavtalen kommer til anvendelse ved store endringer i personalets arbeidssituasjon, hvor det kreves tilpassede virkemidler og prosedyrer for å ivareta berørte arbeidstakeres interesser. Omstillingsavtalen skal gjøres gjeldende når flere arbeidstakere er, eller antas å bli, overtallige på kort eller lengre sikt, som følge av vedtak om organisasjonsendring og/eller nedbemanning.

Mindre organisatoriske endringer som ikke kommer inn under definisjonen ”omstilling” i forhold til UiOs omstillingsavtale vil likevel kunne omfattes av hovedavtalens og tilpasningsavtalens medbestemmelsesordninger.

1.2 Lov- og avtalerettslige rammer

Hovedavtalene i staten er selve fundamentet for de tillitsvalgtes medinnflytelse og samarbeidet mellom partene. Utgangspunktet i forhold til medvirkning ved omstilling er at hovedavtalene regulerer selve prosessen, dvs. hvordan beslutningene tas. Ved UiO er omfanget av organisasjonenes medbestemmelsesrett nærmere konkretisert i universitetets tilpasningsavtale og omstillingsavtale, se denne veiledningens pkt. 2.1.

Den enkelte ansattes individuelle rettigheter og plikter reguleres gjennom tjenestemannsloven, eventuelt med supplering av forvaltningslovens regler. Samtidig kan bestemmelser i UiOs personalreglement og omstillingsavtale komme til anvendelse.

Innenfor rammen av lov-, regel- og avtaleverket har arbeidsgiver selvstendig rett til å organisere, lede og fordele arbeidet, dvs. avgjøre hvem som skal gjøre hva, når og hvordan. Styringsretten regulerer forholdet mellom UiO som arbeidsgiver og den enkelte ansatte, på de områder hvor det ikke er gitt begrensninger i eksempelvis hovedavtalen, tilpasningsavtalen, tjenestemannsloven eller tilsettingskontrakten. Omfanget av arbeidsgivers styringsrett er nærmere omtalt i veiledningens pkt. 3.1.

De sentrale partene i staten har utarbeidet veiledningen «Personalpolitikk ved omstillingsprosesser», jf. hovedtariffavtalenes pkt. 5.4 (lovdata.no). Dokumentet gir veiledning knyttet til omstillingsarbeid, og omtaler også juridiske rammer for individuelle rettigheter og plikter. Dette dokumentet skal være retningsgivende for alle statlige etater under omstilling, men er i seg selv ikke noe regelverk som gir rettigheter eller pålegger plikter. Disse må utledes av lov- eller avtaleverk, og arbeidstakere har eksempelvis dermed ikke automatisk krav på å bli tilbudt de virkemidlene som fremgår av veiledningen.

1.3 Informasjon og kommunikasjon

Åpne prosesser, størst mulig forutsigbarhet og god dialog er viktige forutsetninger for trygghet, tillit, medvirkning og aksept ved omstilling. Gode rutiner for informasjon og kommunikasjon i forhold til medarbeidere som berøres av omstilling er dermed av grunnleggende betydning. Ledelsen har ansvar for at informasjon formidles så raskt som praktisk mulig, og den må gis på flere plan og arenaer.

Omstilling kan for den enkelte representere en svært spesiell situasjon, og dette gjør kommunikasjonsprosesser særlig utfordrende. I en slik prosess går ansatte ofte gjennom flere reaksjonsfaser, og det er viktig at budskapet har en form som er tilpasset omstendighetene rundt medarbeideren. For å forhindre unødvendig usikkerhet vil løpende kommunikasjon ofte være viktig selv når det ikke foreligger noen konkret ny informasjon. Usikkerhet rundt arbeidssituasjonen kan ha negativ effekt på arbeidsmiljøet, forårsake frustrasjoner og svekket motivasjon. Det kan igjen medføre konsekvenser som generell motstand mot endringer, mindre kreativitet og problemløsningsevne, og dermed dårlige vilkår for fremdrift i endringsprosesser.

Informasjonen skal være utfyllende, saklig og klar, og skal så langt det er mulig tydeliggjøre praktiske konsekvenser. Det må også informeres om hvor det er mulig å søke bistand ved eventuelle problemer, og hvilket støtteapparat som er tilgjengelig.

Som det fremgår av hovedavtalens §17 nr 7, har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at ansatte blir særlig godt orientert i saker av stor betydning for de ansatte, som i forbindelse med organisasjonsendringer. Dette er nærmere omtalt i UiOs omstillingsavtale pkt. 2.1.

I tillegg forutsetter arbeidsmiljølovens § 4-2 at

Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

De ulike prosjekter vil normalt ha særegne trekk, og informasjon må dermed skreddersys i forhold til dette. Ved større omstilling skal arbeidsgiver utarbeide informasjonsopplegg tilpasset det aktuelle prosjektet, og det skal gjøres i samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene. Informasjonsopplegget skal dekke fasen forut for omstillingen, selve omstillingsperioden og tiden etter at omstilling er gjennomført.

Oppdatert informasjon skal gis direkte til berørte ansatte både før, under og etter at beslutninger er tatt. Slik informasjon kan gis i møter mellom den enkelte ansatte og nærmeste leder, hvor arbeidstakerens jobbinteresser, behov for videre/etterutdanning, fremtidsplaner og mulighet for mobilitet og lignende kartlegges. I disse møtene har den ansatte rett til la seg bistå av tillitsvalgt, dersom vedkommende ønsker det.

Arbeidsgivers informasjonsplikt overfor tjenestemannsorganisasjonene er nærmere omtalt i pkt. 2.2 i dette dokumentet.

2. Samspillet med tjenestemannsorganisasjonene

Omstillingsprosesser ved UiO skal være medvirkningsbaserte, slik at partene samarbeider om aktuelle tiltak og virkemidler.

2.1 Hovedavtalen og tilpasningsavtalen

Tjenestemannsorganisasjonenes medbestemmelsesrett er forankret i hovedavtalen i staten, som regulerer samarbeidet mellom arbeidsgiver og organisasjonene. Med hjemmel i hovedavtalens § 6 har UiO inngått en tilpasningsavtale, som konkretiserer spilleregler og rammer for utøvelse av det lokale samarbeidet mellom partene. Avtaleverket må ses i sammenheng, og partene ved UiO har derfor valgt en samlet fremstilling hvor lokale føringer er redigert inn som supplement til enkeltbestemmelser i hovedavtalen.

Hovedavtalens og tilpasningsavtalens virkeområde omfatter alle kollektive forhold som berører de ansattes arbeidssituasjon.

Avtaleverket legger til grunn at de tillitsvalgte skal være med som reelle premissleverandører i prosessene, og gjennom sin kunnskap og erfaring bidra til forsvarlig bredde i beslutningsgrunnlaget.

Medbestemmelsen skal som hovedregel utøves gjennom ordinære informasjons-, drøftings- eller forhandlingsmøter, men tilpasningsavtalen åpner også for supplerende eller alternative samarbeidsordninger. Som eksempel nevnes deltakelse i prosjekter, styringsgrupper, utvalgsarbeid, utredningsgrupper, komiteer el.l. Partene må i så fall avtale på forhånd hvorvidt slik representasjon skal forplikte organisasjonene i forhold til endelig standpunkt. Det kan eventuelt være aktuelt å ta delelementer ut av utvalget/gruppen, og behandle saken som ordinær drøftings- eller forhandlingsgjenstand.

For øvrig kan samme sak gjerne være gjenstand for både informasjon, drøfting og forhandling. Som illustrasjon nevnes at foreløpige planer om mulig omstilling i første omgang kan tas opp som informasjon, - deretter blir selve gjennomføringen drøftet mellom partene, mens eventuell påfølgende organisasjonsendring på nærmere bestemte vilkår kan være forhandlingsgjenstand.

2.2 Informasjon og drøfting med tjenestemannsorganisasjonene

Rammene for informasjon og drøfting er nedfelt i hovedavtalens §§ 17 og 18 og nærmere konkretisert i UiOs tilpasningsavtale. Arbeidsgivers informasjons- og drøftingsplikt skal utøves på det organisatoriske nivå som behandler saken, og parter er nærmere definert i tilpasningsavtalen.

Informasjon skal gis så tidlig som mulig, slik at organisasjonene får reell mulighet for innflytelse. Saken bør være noe bearbeidet av administrasjonen før organisasjonene involveres, dvs. det bør foreligge konkrete planer som det er aktuelt å gå videre med. Arbeidsgiver må eksempelvis gis rimelig anledning til å arbeide frem egne standpunkter. Så langt det er mulig skal samarbeidet imidlertid innledes i initieringsfasen (før noe er ”låst”), slik at partene i fellesskap kan legge premisser. I mange tilfeller vil dette da ha mer form av uformell dialog og informasjonsutveksling, men vil være en viktig korreksjonsmekanisme og bidra til et bredt vurderingsgrunnlag.

Tjenestemannsorganisasjonenes rettskrav på innsyn i dokumenter er som utgangspunkt hjemlet i offentlighetsloven. Det er likevel ikke naturlig å sidestille organisasjonene med utenforstående målgrupper (som presse, publikum o.l.), og rett til innsyn er derfor nærmere regulert i tilpasningsavtalen. Det grunnleggende prinsippet er at de tillitsvalgte skal ha tilgang på den informasjon som er nødvendig for å oppfylle sin rolle i samarbeidet med universitetets ledelse. UiO skal dermed praktisere utstrakt meroffentlighet overfor organisasjonene.

Avtaleverkets føringer om drøfting omfatter formelt sett alle kollektive saker som kan få innflytelse på de ansattes arbeidssituasjon. Ved drøfting er styringsretten i behold, i den forstand at ved uenighet mellom partene vil arbeidsgiver ha endelig avgjørelsesmyndighet. Det påvirker likevel ikke forutsetningen om at organisasjonenes synspunkter skal inngå i beslutningsgrunnlaget. Intensjonen om at partene skal møtes som likeverdige, og med vilje til å finne omforente løsninger, skal uansett ligge til grunn.

2.3 Tjenestemannsorganisasjonenes forhandlingsrett

Tjenestemannsorganisasjonenes forhandlingsrett er hjemlet i hovedavtalens § 19. For at en organisasjonsendring skal være forhandlingsgjenstand må følgende tre vilkår være oppfylt samtidig:

  • Organisasjonskartet endres
  • Endringen er ment å vare over seks måneder
  • Endringen medfører omdisponering av personale og/eller utstyr

Hvis saken er forhandlingsgjenstand, vil tjenestemannsorganisasjonenes forhandlingsrett omfatte endringen i organisasjonskartet, mens eventuell omdisponering av arbeidstakere er underlagt arbeidsgivers rett og ansvar etter tjenestemannslovens § 12.

Samtidig slår lov om universiteter og høgskoler, § 9-2 nr. 4 fast at

Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer.

Intensjonen er ikke at styret ”selv” må fatte vedtak i enhver sak som gjelder UiOs interne organisering, altså helt ned til enkle endringer i struktur og lignende. I forarbeidene til loven (Ot prp nr. 40 2001-2002 pkt. 12.1.2) er det lagt til grunn at

Styret må selv fastsette den interne organiseringen når det gjelder opprettelse og nedleggelse av enheter. Det er også styret selv som skal fastsette styringsordninger og sammensetning av eventuelle styringsorgan ved underliggende enheter. For øvrig kan styret vurdere om enkelte sider ved fastsetting av den interne organiseringen skal delegeres.

I hovedavtalens § 13 nr. 3 er det for øvrig bekreftet at

En sak kan ikke tvisteløses etter reglene i § 24 eller andre tvisteløsningsregler dersom bestemmelser i, eller med hjemmel i, lov, forskrift eller kgl.res har tillagt organet alene å fatte beslutning i saken (eksklusiv kompetanse).

Det betyr at evt fremforhandlet protokoll med tjenestemannsorganisasjonene om organisasjonsendring ikke binder universitetsstyret. Et forhandlingsresultat kan altså bli satt til side ved etterfølgende behandling i universitetsstyret.

2.4 Organisatorisk nivå for partssamarbeid

Informasjon og drøfting av saker som gjelder en enkelt enhet bør normalt foregå på det organisatoriske nivå saken berører.

Dersom en sak er forhandlingsgjenstand, skal forhandlingene som utgangspunkt føres på virksomhetsnivå, dvs. ved UiO sentralt. Rektor/universitetsdirektør kan likevel bemyndige en underordnet arbeidsgiverrepresentant til å føre forhandlingene på sine vegne. Så lenge arbeidsgiverpart formelt representerer UiO på virksomhetsnivå, kan rektor/universitetsdirektør fritt velge hvem som gis fullmakter til å føre forhandlinger på arbeidsgiversiden, eksempelvis øverste leder ved den enhet saken gjelder. Gevinsten kan være en enklere beslutningsstruktur, mer rasjonell saksbehandling og innsparing i form av tid og ressurser.

Selv om leder gis forhandlingsfullmakt i omstillingsrelaterte saker ved egen enhet, betyr dette ikke at rektor/universitetsdirektør frasier seg ansvar og myndighet. Rektor/universitetsdirektør står fritt til å vurdere i hver enkelt sak hvem som skal utøve forhandlingsfullmakten, og kan eventuelt legge inn begrensninger/skranker i fullmakten.

2.5 Politiske vedtak

Ut fra prinsippet om at arbeidstakerdemokrati ikke skal begrense det politiske demokratiet, er politiske vedtak unntatt fra organisasjonenes medbestemmelsesrett, jf. hovedavtalens § 5 pkt. 1:

Tillitsvalgte skal ikke delta i politiske beslutninger, beslutninger knyttet til politiske prioriteringer, beslutninger som fattes på grunnlag av lover, forskrifter, stortingsvedtak og kongelige resolusjoner, samt beslutninger om spørsmål som i hovedsak gjelder virksomhetens samfunnsmessige rolle (forholdet til innbyggerne).

Som illustrasjon nevnes at organisasjonene dermed ikke har forhandlingsrett på vedtak om nedbemanning som følge av budsjettreduksjon, som er en politisk gitt realitet.

Den praktiske gjennomføringen av slike vedtak kan imidlertid være gjenstand for informasjon og drøfting, dersom tiltaket medfører konsekvenser for personalets arbeidssituasjon.

I enkelte tilfeller kan det oppstå diskusjon mellom partene om hvorvidt et vedtak kan defineres som ”politisk”. Vedtaket må ha et reelt politisk innhold for å komme inn under hovedavtalens § 5 nr. 1, men vurdering av realitetene må foretas i hver konkrete sak. Det er den politiske ledelse (i departementet) som har avgjørende myndighet i forhold til denne type definisjoner. Svaret vil dermed kunne avhenge av den til enhver tid sittende politiske ledelse, og det kan derfor ikke gis noen statisk og allmenngyldig forhåndsdefinisjon.

Tvist om hvorvidt et vedtak er politisk skal forelegges fagdepartementet, jf. hovedavtalens § 5 nr. 2:

Oppstår det uenighet mellom arbeidsgiverinstansen og organisasjonene i den enkelte virksomhet om en beslutning går inn under dette punktet, avgjøres dette spørsmålet av fagdepartementet.

3. Omdisponering av personale

Ved organisasjonsendring vil behov for omdisponering av personale kunne følge som en konsekvens. Arbeidsgiver har et stort ansvar for å ivareta personalets interesser under en omstillingsprosess, men samtidig plikter også medarbeidere å vise fleksibilitet, omstillingsvilje og bidra til at organisasjonsendringen blir realisert.

3.1 Arbeidsgivers styringsrett

Innenfor rammene av lov- og avtaleverk følger styringsretten av arbeidsgivers alminnelige instruksjonsmyndighet.

Omdisponering av arbeidstakere fra en enhet til en annen, endring av arbeidsoppgaver lagt til en stilling og fordeling av arbeid mellom arbeidstakere er underlagt styringsretten, og tjenestemannslovens § 12 slår fast at:

Enhver tjenestemann er forpliktet til å finne seg i endringer av arbeidsoppgaver og omorganisering av virksomheten. Er vilkårene for oppsigelse eller avskjed etter §§ 9 eller 10 til stede, kan vedkommende i stedet pålegges å overta annen likeverdig stilling i virksomheten eller stå til rådighet for spesielle oppdrag.

Denne bestemmelsen vil være utgangspunktet for anvendelse av styringsrett ved omplassering og endring av stillingsinnhold i forbindelse med omstilling.

Bestemmelsene i tjenestemannslovens § 12 første punktum og §12 annet punktum regulerer ulike situasjoner.

§12 første punktum omtaler «endring av arbeidsoppgaver», dvs. endringer innenfor vedkommende stilling. Det kan eksempelvis være endret oppgavefordeling mellom arbeidstakere, endring av arbeidssted, endring av faglig innhold i stillingen, e.l. Arbeidstakeren plikter å følge slike pålegg, men kan eventuelt velge å prøve dette rettslig dersom vedkommende mener endringen er så radikal at det i realiteten er snakk om endring av arbeidsavtalen.

Tjenestemannsloven gir altså arbeidsgiver stor frihet til å omdisponere personalet, tillegge stillingen nye arbeidsoppgaver eller tilpasse den til en ny organisasjonsstruktur. Et viktig arbeidsrettslig prinsipp er likevel at stillingens «grunnpreg» (dvs. kjernen i arbeidsavtalen) ikke skal være vesentlig endret. Det innebærer at ansvars/arbeidsområde skal være sammenlignbart og på tilnærmet samme nivå som arbeidstakerens opprinnelige funksjon. Hvorvidt stillingens grunnpreg er endret eller ikke vil bero på en konkret skjønnsmessig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Når omfanget av endringen skal fastslås, må blant annet kunngjøringstekst, oversikt over arbeidsoppgaver og gradvise endringer (beskrevet i eksempelvis lønnskrav) legges til grunn. De fleste vil over tid oppleve endringer i oppgaver, slik at opprinnelig stillingsinnhold (beskrevet i kunngjøringen) ikke uten videre kan være utgangspunkt for vurderingen. Det er arbeidsinnhold på overføringstidspunktet som skal legges til grunn. Dersom kravet til en «grunnpreg-standard» er oppfylt, vil omdisponeringen ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett. Endringer ut over stillingens grunnpreg kan være å anse som oppsigelse, med den konsekvens at arbeidstakeren blir overtallig.

§ 12 annet punktum er i realiteten en regel som gir arbeidsgiver større handlingsrom når de såkalt ”objektive” vilkår for oppsigelse foreligger. Bestemmelsen hjemler adgang til å pålegge «annen likeverdig stilling», som alternativ til oppsigelse. Dette er dermed i situasjoner hvor arbeidet er bortfalt, men hvor arbeidsgiver forsøker å finne alternativer til en så drastisk løsning som oppsigelse. Her skjer endringen således utenfor vedkommende stilling, som følge av eksempelvis bortfall av arbeid gjennom en omorganisering. Omplassering er da en styringsrettslig disposisjon som trer inn i stedet for oppsigelse, og handlingsrommet med hensyn til tilbud blir i slike tilfeller relativt vidt. Her kan det også tilbys en annen type stilling enn det arbeidstakeren hadde. Med ”likeverdig stilling” siktes det hovedsakelig til lønnsnivå og tilnærmet samme arbeidsområde, eksempelvis saksbehandling, men det behøver ikke nødvendigvis å være samme stillingskode eller oppgavefelt. Aksepteres tilbudet om annen stilling, så skal det inngås en ny arbeidsavtale. Motsetter arbeidstakeren seg en saklig omplassering etter § 12 annet punktum, kan alternativet være at vedkommende selv må si opp sitt arbeidsforhold eller bli sagt opp.

En arbeidstaker som er i lederstilling må normalt finne seg i at den avdeling vedkommende er leder for innlemmes i en større enhet som ledd i omorganisering. I departementetes veiledning Personalpolitikk ved omstillingsprosesser (regjeringen.no) er det henvist til at

Organisatoriske endringer som medfører redusert status, uten konsekvenser for lønn og de reelle arbeidsoppgavene, vil normalt ikke innebære at endringen betraktes som en endring av stillingens grunnpreg. Derimot vil det normalt ikke være anledning til å endre arbeidsoppgavene, for eksempel slik at vedkommende fratas samtlige av de lederoppgaver som er tillagt stillingen, selv om vedkommende beholder tittel og lønn. Dette gjelder særlig dersom arbeidstakeren primært er ansatt i en lederstilling, og i realiteten blir overført fra en lederstilling til en saksbehandlerstilling. Slike omfattende endringer krever samtykke fra tjenestemannen.

Embetsmenn som er ”uavsettelige” (jf. konstitusjonelle begrensninger i Grunnlovens § 22) er ikke omfattet av tjenestemannslovens bestemmelser i § 12 om omdisponering. Det innebærer at professorer ansatt før 1. januar 1990 (som er utnevnt av Kongen i statsråd) ikke uten videre kan pålegges å akseptere omregulering til annen stilling. Løsninger i slike tilfeller må vurderes individuelt i hver enkelt sak. Særlige forhold knyttet til vitenskapelig personale er omtalt i veiledningens pkt. 3.4.

3.2 Innplassering i stillinger

Hensyn til behov for ryddighet tilsier at innplassering i stillinger under større omstillingsprosesser bør følge strukturerte prosedyrer. Særlig gjelder det innenfor teknisk-administrativ sektor, hvor mulighetene for mobilitet og tilbud om alternative oppgaver kan være relativt store. Det kan derimot være vanskeligere innenfor vitenskapelig sektor, hvor de ansatte ofte er sterkt faglig spesialiserte.

Rammevilkår ved endring i arbeidsoppgaver og innplassering i stilling er omtalt i UiOs omstillingsavtale Del 3.

Under omstilling som medfører personalmessig omdisponering bør det utarbeides bemanningsplaner, som beskriver bemanningsbehov, hovedoppgaver og sentrale kvalifikasjonskrav i de ulike stillinger. Tjenestemannsorganisasjonenes rett til innflytelse på utforming av bemanningsplaner er forankret i hovedavtalens § 18 d, som gir rett til å drøfte virksomhetens planer. Med hjemmel i den bestemmelsen kan funksjoner i stillingene, dimensjonering (som i realiteten er en budsjettsak) og kvalifikasjonskrav i nye stillinger være drøftingsgjenstand. ”Ny” stilling vil det være når stillingen er nyopprettet eller så vesentlig endret at stillingens ”grunnpreg” er forandret.

Den enkelte arbeidstakers arbeidsavtale består, selv om virksomheten omorganiseres, inntil en av partene eventuelt sier opp avtalen etter gjeldende regler for oppsigelse. Såkalt «fristilling», hvor arbeidstakere løses fra stillingen sin og må søke stilling på nytt, har ikke hjemmel i lov.

Dersom oppgavene videreføres uendret har arbeidstakeren rett til å følge arbeidsoppgavene, og innplasseres direkte på bemanningsplanen. Retten til å følge arbeidsoppgavene kan utledes av selve arbeidsavtalen, og daværende Arbeids- og administrasjonsdepartementet har bekreftet (i brev til KUF av 9.5.96) at:

Det er et rettslig prinsipp at en tjenestemann som ser sine arbeidsoppgaver videreført i vesentlig grad i en annen stilling, har rett til å følge arbeidsoppgavene. Tjenestemannens rettskrav på stillingen er et utslag av reglene om arbeidsgivers styringsrett, adgangen til å omorganisere og de begrensninger som ligger i styringsretten.

Det er ikke nødvendigvis et krav at samtlige oppgaver videreføres uendret. Departementet viser til at vurderingen ofte må bli skjønnsmessig, men at:

Ved vurderingen av om en tjenestemann har rettskrav på en stilling, må en foreta en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Stillingens innhold før og etter omorganiseringen blir avgjørende. Det er her de konkrete arbeidsoppgaver som må vurderes. Ved denne før/etter vurdering vil det totale bilde avgjøre om den opprinnelige stilling kan anses videreført.

Ved direkte innplassering vil arbeidstakeren beholde sitt lønnsnivå, uavhengig av hvordan stillingen er normert i bemanningsplanen. Eventuell lønnsjustering må skje via lokale lønnsforhandlinger. Lønn ved overgang til annen stilling grunnet omorganisering er for øvrig omtalt i hovedtariffavtalenes § 10, pkt. 1, som blant annet slår fast at:

En arbeidstaker som på grunn av omorganisering omplasseres til lavere lønnet stilling i virksomheten, beholder sin tidligere stillings lønn på overgangstidspunktet som en personlig ordning.

Overfor ansatte som er i permisjon gjelder de samme rettigheter og plikter under omstilling som om de var i arbeid.

I protokoll av 1. september 2014 har Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og hovedsammenslutningene avtalt at KMD har fullmakt til å fravike tjenestemannslovens bestemmelse om offentlig kunngjøring av ledige stillinger, dersom det er nødvendig for å sikre mobilitet ved omstilling. Departementet er samtidig gitt adgang til å delegere den fullmakten til den enkelte statlige virksomhet, forutsatt at det er enighet mellom partene lokalt.

3.3 Prosessbeskrivelse

Prosedyrer ved innplassering er omtalt i UiOs omstillingsavtale pkt. 3.2.

Når det gjelder struktur på gjennomføringen, kan det under store omstillingsprosesser være hensiktsmessig å organisere innplassering i denne rekkefølge:

  1. Fastslå hvilke ansatte som ikke er under omstilling, dvs. der 100 % av arbeidsoppgavene videreføres i den nye organisasjonen
  2. Administrativ innplassering i stillinger hvor arbeidsoppgavene i det vesentlige videreføres i den nye stillingen
  3. Innplassering i stillinger der ingen har rettigheter i forhold til å følge arbeidsoppgavene

Med forbehold om nevnte begrensninger knyttet til omdisponering av vitenskapelig ansatte, kan prosessen videre legges opp som følger:

Når bemanningsplanen er ferdig drøftet med tjenestemannsorganisasjonene:

  • Arrangere informasjonsmøte for alle ansatte (hvor også representanter fra tjenestemanns-organisasjonene får tilbud om å delta).
  • Etter informasjonsmøtet orientere ansatte som videreføres i sin opprinnelige stilling uten endring i oppgaver om at de ikke er under omstilling.
  • Ansatte som berøres av omstilling gis anledning til å fremme skriftlig ønske om innplassering i stilling på ny bemanningsplan. Se vedlegg med eksempel på skjema til bruk ved ønske om innplassering i stilling.

Når ønsker om innplassering er mottatt:

  • Arbeidsgiver behandler innkomne ønsker om innplassering. Dersom flere arbeidstakere hevder å se sine arbeidsoppgaver vesentlig videreført i samme stilling, skal ordinære utvelgelseskriterier legges til grunn. Gjennom UiOs omstillingsavtale pkt. 3.2 har partene avtalefestet at:

Er det flere som kan innplasseres i samme stilling/arbeidsoppgaver, skal utvelgelse baseres på en totalvurdering, hvor stillingsbeskrivelse, kompetanse, erfaring/praksis og tjenestetid ved UiO legges til grunn.

  • Innplassering ved rettskrav på stilling eller omdisponering innenfor rammen av tjenestemannslovens § 12, 1. punktum (dvs. innenfor vedkommende arbeidstakers stilling) er administrativt vedtak, og foretas av lederen på tilsettingsnivå. Det er i utgangspunktet dekan for stillinger tilknyttet fakultetene, museumsdirektør for stillinger ved museene, bibliotekdirektøren for stillinger ved Universitetsbiblioteket, rektor/universitetsdirektør for stillinger tilknyttet UiOs sentrale administrasjon LOS, eller den disse bemyndiger ved de respektive enheter.
  • Tilbud om annen/ny stilling som alternativ til oppsigelse (dvs. der arbeidstakerens opprinnelige stilling er bortfalt), vedtas av tilsettingsorganet, etter innstilling fra innstillingsorganet, jf. tjenestemannslovens § 13 nr. 5, 3. ledd. Det gjelder både i forhold til tilbud om «annen likeverdig stilling» (som alternativ til oppsigelse) etter tjenestemannslovens § 12, 2. punktum og «annen passende stilling» (før oppsigelse evt iverksettes) etter tjenestemannslovens § 13. nr. 1.

Etter behandling av ønsker om innplassering:

  • Etter at det er tatt beslutning om innplassering skal arbeidsgiver orientere tjenestemannsorganisasjonene om resultatet. Slik orientering skal gis i møte, som holdes senest dagen før skriftlig underretning om innplassering formidles til berørte ansatte. Formålet er å gi organisasjonene innsikt i grunnlaget for arbeidsgivers beslutning. Slike møter har ikke status som ordinære informasjonsmøter om kollektive forhold etter hovedavtalens bestemmelser. Siden tema vil være individorientert, skal det ikke skrives referat fra møtene.
  • Ansatte som innplasseres administrativt i stilling på ny bemanningsplan gis skriftlig melding om dette
  • Ansatte som tilbys ny/annen stilling som alternativ til den de opprinnelig hadde (etter behandling i innstillings- og tilsettingsorgan) gis tilbud i form av ordinær tilsettingskontrakt.
  • Ansatte som ikke har fått innplassering (dvs. er overtallige) informeres om at de må melde sin eventuelle interesse for aktuelle ledige stillinger. Ledige stillinger bør ikke kunngjøres offentlig før det er kartlagt om det er interne kvalifiserte kandidater blant overtallige. Eventuelle søknader behandles gjennom ordinære innstillings- og tilsettingsprosedyrer.

3.4 Særlige forhold knyttet til vitenskapelig personale

Innenfor vitenskapelig sektor er de ansatte sterkt faglig spesialiserte.. Høy grad av spesialisering er både påkrevet og ønskelig i en forsknings- og undervisningsstilling, men det kan begrense mulighet for mobilitet og faglig nyorientering.

Omstilling innenfor vitenskapelig sektor vil ofte ha en annen karakter enn på administrative felt, fordi vitenskapelig personale særlig kan bli berørt i forhold til faglige prioriteringer. Situasjonen kan være at fagområder nedlegges, og at andre fagområder styrkes. Det kan likeledes oppstå spørsmål rundt disponering av kompetanse som har begrenset relevans i forhold til fastsatte studieprogrammer, slik at forskeren vanskelig får oppfylt sin undervisningsplikt. Dette kan være isolert til enkeltfag, og dermed ikke nødvendigvis omstillingsprosesser med organisatoriske konsekvenser.

Embetsmenn er ikke omfattet av tjenestemannslovens bestemmelser i § 12 om plikt til å akseptere omregulering til annen stilling. Det innebærer at professorer tilsatt før 1. januar 1990, som er utnevnt av Kongen i statsråd, ikke kan sies opp og heller ikke kan pålegges annen tjeneste. Løsninger ved behov for omstilling som berører embetsmenn må dermed vurderes konkret i hver enkelt sak.

Juridisk sett er det ellers ikke noe i veien for å omdisponere vitenskapelig ansatte som ikke er embetsmenn til andre oppgaver, eventuelt andre lokale tjenestesteder, såfremt vedkommende har den nødvendige faglige kompetanse. Ved over/under-kapasitet på fagområder kan det være aktuelt at ansatte påtar seg ansvar for nye emner eller bistår i undervisning i beslektede fag, - eventuelt som veileder, seminarleder eller lignende støtteoppgaver dersom vedkommende ikke har kompetanse til selvstendig undervisning.

Strategi og virkemidler for fag- og bemanningsmessig omdisponering må imidlertid ta sikte på optimal utnyttelse av den kompetansekapital og det faglige potensiale som UiOs personale representerer. Valg av virkemidler må likeledes være gjenstand for vurdering i forhold til forsknings- så vel som undervisningsmessige hensyn. Undervisning og forskning har ikke uten videre parallelle behov med hensyn til bemanning, og undervisningsbehov kan derfor ikke uten videre alene avgjøre dimensjonering.

Mulighet for løsninger må under en hver omstendighet vurderes individuelt. Aktuelle alternativer til endring av fagfelt kan eksempelvis være en mer fleksibel organisering av arbeidsplikt. Ut fra individuelle vurderinger kan det være aktuelt å tilpasse arbeidsplaner slik at medarbeidere i perioder får bruke større del av sin tid enten på undervisning, forskning, formidling eller andre relevante oppgaver. Løsninger må imidlertid vurderes ut fra en avveining mellom universitetets prioriterte mål og den aktuelle arbeidstakerens ønsker/forutsetninger.

4. Virkemidler for  mobilitet

Personalets omstillingsevne er en avgjørende faktor i forhold til realisering av mål som blant annet økt kvalitet, sterkere faglig og ressursmessig prioritering og tilpassing til nye rammevilkår. Endringsprosesser behøver ikke nødvendigvis å bety utrygghet og negative konsekvenser for de ansatte. Fornuftig gjennomført omstilling kan tvert imot ha positiv effekt, ikke bare for institusjonen, men også for berørte medarbeidere. Utgangspunktet må være at slike prosesser skal bidra til å utløse kreativitet blant personalet og gi den enkelte ansatte nye muligheter og utfordringer.

Med den kapasitet UiOs personale representerer vil kompetanseutvikling naturlig være et sentralt virkemiddel i forhold til omstillingsrelaterte utfordringer. Valg av løsninger skal imidlertid kombinere hensyn til omstillingsmessige mål og til berørte ansattes ønsker og behov. Utgangspunktet må være at individuelle løsninger skal kunne bidra til å innfri UiOs overordnede, faglige målsettinger. Utfordringen blir å finne løsninger som gir nødvendig spillerom i forhold til omstilling, men samtidig sikrer forsvarlig forvaltning av personalressursene.

KMD og hovedsammenslutningene er enige om virkemidler ved omstilling i statlig sektor, jf. protokoll av 12. november 2014. Det er i denne sammenheng lagt til grunn at «arbeidsgiver skal drøfte med de tillitsvalgte i virksomheten hvilke virkemidler som skal benyttes i den aktuelle omstillingen». Samtidig er det presisert at «det er arbeidsgiver som bestemmer om, og i så fall hvilke virkemidler som er nødvendige for å nå de mål som er satt for omstillingen, samt hvem som skal tilbys hva»

Det er arbeidsgiver som avgjør endelig om og eventuelt hvilke virkemidler som skal benyttes, og i protokollen med KMD og hovedsammenslutningene er det tatt forbehold om at «Ingen har krav på å bli tilbudt bestemte virkemidler».

4.1 Utdanningspermisjon

Utdanningspermisjon kan være en relevant løsning for personale som berøres av omstilling. Arbeidstakere har rett til utdanningspermisjon uten lønn i inntil 3 år, såfremt de har vært i arbeidslivet i minst 3 år og tilsatt hos arbeidsgiveren de siste 2 år. Rettigheten er nedfelt i arbeidsmiljølovens § 12-11, som også gir nærmere vilkår for slik permisjon.

I protokollen av 12. november 2014 har de sentrale partene i staten for øvrig forutsatt at:

I forbindelse med omstillinger skal det gjennomføres kompetansekartlegging i virksomheten. Med bakgrunn i kompetansekartleggingen kan det gis full lønn i inntil 3 år til ny utdanning/kompetanseheving hvis arbeidsgiver anser at dette er nødvendig for at den ansatte skal kunne fortsette i virksomheten.

For øvrig gjelder vilkårene i Statens særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs m.v. (lovdata.no).

En forutsetning ved studie- og utdanningspermisjon med lønn er normalt at arbeidsstedet får nytte av utdanningen i tjenesten, og det er derfor vanlig med plikttjeneste etter endt permisjon. Under omstillingsprosesser kan det imidlertid være aktuelt å frafalle kravet om plikttjeneste, dersom arbeidstakeren senere ønsker å avslutte tilsettingsforholdet ved UiO.

Kompetanseutvikling kan for øvrig omfatte flere ulike tiltak, hvor heving av formell kompetanse bare er ett element. Like viktig kan være initiativ som bidrar til å utvikle realkompetansen, som for eksempel praktisk opplæring, hospitering, deltakelse i prosjekter eller andre tiltak som fremmer videreutvikling.

4.2 Kompetanseutvikling for vitenskapelig personale

Ansatte som berøres av omstilling kan ha behov for mer sammenhengende forskningsvirksomhet, konsentrasjon omkring prosjekter, utvikling av internasjonale kontakter eller lignende med sikte på mer intensiv faglig fordypning. For vitenskapelig personale kan fritak fra eller reduksjon i undervisning og andre ordinære arbeidsplikter være aktuelt som ledd i tilrettelegging for faglig fornyelse. I forhold til omdisponering kan slik tilrettelegging være god stimulans og et effektivt virkemiddel for medarbeidere som er motivert for faglig nyorientering, endring av forskningsområde eller karriereskift.

Medarbeidersamtaler blir et viktig hjelpemiddel i kartlegging av muligheter, både når det gjelder ansattes ambisjoner, fremtidsutsikter, kompetanseutviklingsbehov og vurdering av løsninger. Utgangspunktet må imidlertid være miljøets faglige mål, og eventuell særlig tilrettelegging for faglig fordypning og videre kvalifisering må forutsettes å kunne bidra til å innfri slike overordnede målsettinger.

4.3 Sluttvederlag

Adgangen til å utbetale sluttvederlag er i staten begrenset, men de sentrale partene har i protokollen av 12. november 2014 åpnet for at:

Det kan tilbys sluttvederlag tilsvarende en månedslønn for hvert faktisk tjenesteår i staten, dog ikke lavere beløp enn det som tilsvarer lønn i 6 måneder. Samlet sluttvederlag kan ikke overstige 24 måneders lønn.

Sluttvederlag kan bare benyttes hvis virksomheten er i en nedbemanningssituasjon, og forutsetter at den ansatte sier opp sin stilling selv. Det kan betales ut som en engangssum, eller i månedlige rater dersom arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om det.

Ved valg av slik løsning må arbeidstakeren gjøres uttrykkelig oppmerksom på at rettigheter knyttet til statsansattes ”sikkerhetsnett” ved oppsigelse bortfaller. En arbeidstaker som selv sier opp sin stilling kan ikke deretter gjøre krav på fortrinnsrett til andre stillinger i staten (se pkt. 5.3).

Departementet har utarbeidet en standardkontrakt for slike tilfeller, som også gir nærmere detaljer om vilkår for ordningen. Standardkontrakten ligger som vedlegg til departementetets veiledning Personalpolitikk ved omstillingsprosesser (regjeringen.no)

Virksomheter som skal nedbemanne kan dessuten i særlige tilfeller dekke lønn i inntil ni måneder for overtallige arbeidstakere som blir tilsatt i ny virksomhet utenfor. Den nye virksomheten skal ha ordinært arbeidsgiveransvar, og kreve refusjon fra avgivende virksomhet.

Hovedtariffavtalenes § 10, pkt. 2 åpner for øvrig for at

Arbeidstaker som på grunn av omorganisering går over i lavere lønnet stilling i annen virksomhet, kan beholde sin tidligere stillings lønn på overgangstidspunktet som en personlig ordning dersom avgivende og/eller mottakende virksomhet vil betale lønnsdifferansen.

UiO bør vise fleksibilitet i forhold til å bidra dersom denne type spørsmål skulle bli aktuelle.

4.4 Budsjettmessig planlegging

Bruk av personalpolitiske virkemidler i forbindelse med omstilling vil normalt ha budsjettmessige konsekvenser, og utgifter i forbindelse med omstilling må som hovedregel dekkes innenfor lokalenhetens rammer.

Konsekvenser og kostnader ved omstilling må inkluderes i budsjettarbeidet, og budsjettinnspill på alle nivåer være en aktiv og formalisert del av beredskapen knyttet til omstilling

Budsjettet er sentralt både som planleggingsverktøy og som beslutningsunderlag for valgte organer. Budsjettforslaget er videre drøftingsgjenstand, og dermed viktig også i forhold til å sikre et bredt vurderingsgrunnlag gjennom bidrag fra tjenestemannsorganisasjonene.

5. Oppsigelse som følge av overtallighet

I UiOs omstillingsavtale har partene lagt til grunn at

oppsigelse som følge av omorganisering ikke vil være aktuelt før alle relevante alternativer er grundig vurdert.

Oppsigelse fra arbeidsgiver utløser rettigheter og plikter nedfelt i tjenestemannsloven (lovdata.no) og i forvaltningsloven (lovdata.no). Slike saker er kompliserte, og enheter som forbereder oppsigelse bør søke juridisk bistand hos Avdeling for personalstøtte i hvert enkelt tilfelle.

Professorer som er embetsmenn (ansatt før 1. januar 1990) omfattes ikke av de vanlige reglene i tjenestemannsloven om oppsigelse, og kan dermed ikke sies opp som følge av overtallighet.

Arbeidsmiljølovens §§ 15-8, 15-9 og 15-10 gir for øvrig særlig oppsigelsesvern ved henholdsvis sykdom, fødsel/svangerskap og militærtjeneste.

5.1 Vurdering av mulige alternative oppgaver

Før arbeidsgiver vedtar oppsigelse må det som hovedregel undersøkes om det finnes en annen ledig, passende stilling i virksomheten. Tjenestemannslovens § 13 nr 1 forutsetter at før en arbeidstaker sies opp skal vedkommende

om mulig tilbys annen passende stilling i virksomheten dersom vedkommende har minst ett års sammenhengende tjeneste.

Dette kalles ofte «intern fortrinnsrett».

Unntak er gjort for arbeidstakere som er midlertidig ansatt i eksternt finansiert undervisnings- og forskerstilling. For ansatte i slike stillinger vil oppsigelse ofte være begrunnet i at oppdragsinntekter bortfaller og/eller prosjektet avsluttes, uten at det behøver å ha sammenheng med omstilling, jf tjenestemannslovens forskrift § 2 nr 4. Forskriftens § 7 nr 2 bokstav b slår fast at fortrinnsrett etter lovens § 13 ikke kommer til anvendelse for

midlertidig tilsatt undervisnings- og forskningspersonale som er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert.

Arbeidsgiver har dermed ikke plikt til å kartlegge eventuelle alternative interne stillinger for midlertidig ansatt eksternt finansiert undervisnings- og forskningspersonale som er i en oppsigelsessituasjon.

Virkemiddel ved omplassering kan være den adgangen som er gitt i tjenestemannslovens § 12, annet punktum;

Er vilkårene for oppsigelse eller avskjed etter §§ 9 eller 10 til stede, kan vedkommende i stedet pålegges å overta annen likeverdig stilling i virksomheten eller stå til rådighet for spesielle oppdrag.

Bestemmelsen hjemler adgang til å pålegge «annen likeverdig stilling», som alternativ til oppsigelse. Dette er dermed i situasjoner hvor arbeidet er bortfalt, men hvor arbeidsgiver forsøker å finne alternativer til en så drastisk løsning som oppsigelse. Omplassering er da en styringsrettslig disposisjon som alternativ til oppsigelse.

Handlingsrommet ved tilbud om annen stilling som alternativ til oppsigelse er relativt stort. Når det ikke finnes noen ledig ”passende stilling” å tilby, men derimot en annen, men mindre attraktiv stilling som kan være aktuell, har arbeidsgiver normalt plikt til å tilby også dette dersom arbeidstakeren er kvalifisert.

5.2 Tjenestemannslovens §§ 9 og 10

Tjenestemannslovens §§ 9 og 10 om oppsigelse skiller mellom fast og midlertidig ansatte, og tjenestetid på henholdsvis 2 og 4 år.

Tjenestetid beregnes i forhold til samlet ansettelsestid ved UiO, uansett om arbeidstakeren har tjenestegjort ved forskjellige enheter. Det vil normalt kun være faktisk tjeneste som medregnes, mens fravær (bortsett fra ferie og foreldrepermisjon) går til fradrag. Kortvarige fravær ved eksempelvis sykdom kan likevel medregnes i tjenestetiden. Tidspunktet for vedtak om oppsigelse skal være utgangspunkt for beregningen, og ikke fratredelsestidspunktet.

Oppsigelse i de første tjenesteår er regulert i tjenestemannslovens § 9, som åpner for at:

Fast tilsatt tjenestemann med mindre enn to års sammenhengende tjeneste og midlertidig tilsatt tjenestemann med mindre enn fire års sammenhengende tjeneste kan sies opp fra sin stilling når det har saklig grunn i virksomhetens eller tjenestemannens forhold.

Bestemmelsen regulerer i utgangspunktet oppsigelse etter de første 6 månedene (prøvetiden) og inntil 2 år for fast ansatte og 4 år for midlertidig ansatte. Saklig grunn i «virksomhetens forhold» kan eksempelvis være bortfall av arbeid. Oppsigelsesfristen er en måned hvis tjenestetiden er ett år eller mindre. Er tjenestetiden over ett år, er oppsigelsesfristen tre måneder.

Tjenestemannslovens § 10 gir i praksis et sterkere oppsigelsvern enn § 9. Oppsigelse ved overtallighet er i § 10 nr. 1 regulert slik:

Fast tilsatt tjenestemann med mer enn to års sammenhengende tjeneste og midlertidig tjenestemann med mer enn fire års sammenhengende tjeneste kan sies opp med seks måneders frist når stillingen inndras eller arbeidet faller bort.

Det er virksomheten selv som må vurdere behovet for å opprette eller inndra stillinger, som konsekvens av behov for eksempelvis omorganiseringer, endret dimensjonering, rasjonalisering og driftsinnskrenkning, reduserte inntekter som følge av budsjettkutt.

Oppsigelsestiden etter tjenestemannslovens § 10 er 6 måneder. Oppsigelsesfristen gjelder fra mottak av vedtak om oppsigelse.

5.3 Fortrinnsrett til andre stillinger i staten

Fortrinnsrett til passende ledige stillinger i staten er regulert i tjenestemannslovens § 13:

pkt. 2

Blir tjenestemannen likevel sagt opp, skal vedkommende så vidt mulig tilbys annen passende stilling i staten, jf. § 5 nr. 4. Rett til ny stilling har bare fast tjenestemann som har vært tilsatt sammenhengende i minst to år, eller midlertidig tjenestemann med sammenhengende tjeneste i minst fire år.

pkt. 3

Fortrinnsretten gjelder bare der tjenestemannen har de nødvendige faglige og personlige egenskaper for stillingen. Kan manglende kvalifikasjoner rettes ved hensiktsmessig tilleggsutdanning, kan vedkommende tilsettes på vilkår av at tilleggsutdanningen tas innen en fastsatt frist.

Lovfestet fortrinnsrett gjelder altså bare fast ansatte med mer enn 2 års tjeneste og midlertidig ansatte med mer enn 4 års tjeneste. Tjenesten må også her være uavbrutt, men all tjeneste i Staten telles med, og ikke bare ved UiO. Sammenhengende tjeneste i § 13 regnes fra fratredelsestidspunktet og bakover, og ikke fra tidspunktet for vedtak om oppsigelse.

Fortrinnsretten i Staten gjøres i praksis gjeldende ved at arbeidstakeren søker ledige, passende stillinger i staten, og samtidig gjør oppmerksom på sin status som overtallig.

Fortrinnsrett til andre passende stillinger i staten inntrer tidligst når arbeidstakeren får varsel om oppsigelse, og arbeidsgiver må da gi vedkommende en overtallighetsattest. Mal for overtallighetsattest ligger som vedlegg til statens veiledning Personalpolitikk ved omstillingsprosesser (regjeringen.no).

Ved definisjon av «passende stilling» må ordinære kvalifikasjonskriterier legges til grunn. Det betyr at arbeidstaker i rimelig grad skal tilfredsstille de kompetansekrav som er knyttet til stillingen. Etter tjenestemannslovens § 13 pkt. 3 kan man likevel se bort fra manglende kvalifikasjoner, dersom dette innen akseptable grenser kan kompenseres ved hensiktsmessig tilleggsutdanning.

Fortrinnsretten gjelder ikke til stillinger som innebærer avansement til en høyere lønnet eller høyere rangert stilling enn den vedkommende er sagt opp fra. Spørsmål om en stilling er «passende» avgjøres ikke alene ut fra lønnsnivå, men også en nærmere vurdering av stillingens karakter. Høyesterett avgjorde eksempelvis at en arbeidstaker ansatt som forsker ikke kan kreve fortrinnsrett til stilling som førsteamanuensis (dom 18. november 2016). Det ble begrunnet i at stillingene har ulik karakter, og at for en forsker vil overgang til stilling som førsteamanuensis innebære et avansement, selv om lønnen er den samme.

Lovens § 12 nr. 5 tar forbehold om at

Får tjenestemannen tilbud om ny, passende stilling og det ikke er akseptert innen 14 dager, faller fortrinnsretten endelig bort.

Fortrinnsrett til passende ledige stillinger i staten kan gjøres gjeldende inntil ett år etter at arbeidstakeren fratrer sin stilling. Fortrinnsrett kan ikke gjøres gjeldende av midlertidig ansatt undervisnings- og forskningspersonale som er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert, jf. tjenestemannslovens forskrifter § 7 pkt. 2.

5.4 Saksbehandlingsprosedyrer

I forkant av oppsigelse skal arbeidsgiver undersøke om det finnes alternative stillinger å tilby den som har fortrinnsrett, jf tjenestemannslovens § 13 første ledd. Lovens krav er at kartlegging skal skje «før en tjenestemann blir sagt opp», og det betyr at kartlegging skal skje i forkant av vedtaket. Videre tar loven forbehold om at det skal være «mulig» å tilby en annen stilling, og det må forstås som at en ledig stilling er faktisk tilgjengelig på det tidspunktet. Sammenholdt med kravet i tjenestemannslovens § 2 om at ledige stillinger skal kunngjøres, er det da naturlig å avgrense kartleggingen til relevante stillinger kunngjort på UiOs nettside.

Konstateres det at det ved utløp av kartleggingsperioden ikke er kunngjort noen aktuell ledig stilling, så kan forslag om oppsigelse fremmes. Er det kunngjort relevante stillinger, så skal det tjenestested som stillingen er tilknyttet bes om å vurdere den aktuelle arbeidstakerens kompetanse opp mot stillingens kvalifikasjonskrav og at stillingen ikke utgjør et avansement. Bedømmes arbeidstakeren som kvalifisert skal innstillingsrådet fremlegge innstilling overfor tilsettingsrådet (tjenestemannslovens § 13 nr.5).

Det er det lokale tilsettingsorganet som har myndighet til å vedta oppsigelse, og all saksbehandling skal ivaretas av administrasjonen på samme nivå, inkludert oppgaven med kartlegging av eventuelle alternative stillinger. Avdeling for personalstøtte kan kontaktes ved eventuelle behov for rådgivning i slike prosesser.

Saksbehandlingsreglene ved oppsigelse og avskjed er nedfelt i tjenestemannslovens §§ 18 og 19. Slike avgjørelser er for øvrig enkeltvedtak, og dermed også underlagt en rekke bestemmelser i forvaltningsloven.

Det er tilsettingsorganet som fatter vedtak om oppsigelse, jf. tjenestemannslovens § 17.

Vedtaket skal være skriftlig, jf. forvaltningslovens § 23, og skal i henhold til lovens §§ 24 og 25 dessuten være begrunnet.

Arbeidstakeren har etter forvaltningslovens § 27 pkt. 3 rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter.

Før vedtak treffes skal det gis skriftlig forhåndsvarsel, jf. forvaltningslovens § 16.

Tjenestemannslovens § 18 pkt. 1 gir arbeidstakeren anledning til å forklare seg muntlig for det organ som skal treffe vedtak. Det er også mulig å avgi en skriftlig redegjørelse, dersom arbeidstakeren ønsker det. Arbeidstakeren har videre anledning til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen rådgiver (tjenestemannslovens § 18 og forvaltningslovens § 12).

Tjenestemannslovens § 19 bestemmer at klagebehandling skjer etter forvaltningslovens regler. Det omfatter forvaltningslovens § 29 om klagefrist, § 30 om når klagen må være fremsatt, § 31 om oversitting av fristen, § 32 om klagens adressat, form og innhold, § 33 om saksforberedelsen i klagesak og § 34 om klageinstansens kompetanse.

I medhold av forvaltningslovens § 28 kan arbeidstakeren påklage vedtaket om oppsigelse, og klageinstans vil da være universitetsstyret.

Fristen for å fremsette klage er regulert i forvaltningslovens § 29, og er fastsatt til ”3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part”. Det er redegjort nærmere for klagefrister i forvaltningslovens §§ 29-31.

Formkrav til klagens innhold er angitt i forvaltningslovens § 32. Klagen bør redegjøre for de momenter som klageren ønsker skal legges til grunn i en fornyet vurdering av saken.

Klage har oppsettende virkning. Som det fremgår av tjenestemannslovens § 19 pkt. 3b) skal vedtak ikke iverksettes før 2 uker etter at underretning om vedtaket er kommet frem til arbeidstakeren.

Dersom klagen ikke fører frem kan arbeidstakeren gå til søksmål, for å få prøvd lovligheten av vedtaket. Fristen for søksmål er 8 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til tjenestemannen. Fristen er likevel 6 måneder dersom kravet bare gjelder erstatning. Søksmål og skriftlig varsel om søksmål innenfor fristene angitt i tjenestemannslovens § 19 pkt. 2 og §19 pkt. 3b) har oppsettende virkning. Vedtaket om oppsigelse kan i så fall ikke bli iverksatt før det foreligger rettskraftig dom eller kjennelse, dvs. inntil eventuell anke er avgjort.

Oppsigelsessaker er svært kompliserte, og enheter som forbereder oppsigelse bør søke juridisk rådgivning hos Avdeling for personalstøtte så tidlig som mulig i prosessen.

Vedlegg 1: Organisasjons-/funksjonsbeskrivelse og bemanningsplan

Når omorganisering medfører omdisponering av personale skal det utarbeides en bemanningsplan. Planen skal drøftes formelt med tjenestemannsorganisasjonene før endelig utforming.

Bemanningsplan må ses i sammenheng med en organisasjonsbeskrivelse.

Organisasjons/funksjonsbeskrivelse

Som grunnlag for vurdering av bemanningsplanen bør arbeidsgiver utforme et notat som beskriver organisasjonen og funksjoner. Med utgangspunkt i definerte satsinger, særlige utfordringer og visjoner for virksomheten skal organisasjonsbeskrivelsen skissere målsettinger med omorganiseringen.

Samtidig skal dokumentet være et supplement til selve organisasjonskartet, dvs gi en nærmere konkretisering av innholdet i ”boksene”, underliggende strukturer og basisfunksjoner. Eksempler på basisfunksjoner kan være felt som ledelse, forskning, undervisning, økonomiforvaltning, personaladministrasjon. Under de ulike funksjonskategoriene bør det gis en grov oversikt over hovedoppgaver, fremstilt slik at nivå på kompetansebehov synliggjøres. Som illustrasjon nevnes feltet ”ledelse”, hvor det kan være aktuelt med nærmere definisjon av innbyrdes ansvars- og fullmaktsfordeling mellom ulike lederposisjoner i strukturen.

For forsknings- og undervisningsfunksjoner kan fagområde eller disiplin ofte være den naturlige forankring for nærmere beskrivelse av struktur og kompetansebehov.

For øvrig kan gjennomgående stillingsbeskrivelser for eventuelle identiske stillinger også inngå i organisasjonsbeskrivelsen som hjelpemiddel i forhold til vurdering av bemanningsplanen.

Bemanningsplan

Bemanningsplan skal reflektere de ambisjoner og kapasitetsbehov som er skissert i organisasjons/funksjonsbeskrivelsen. Planen skal gi en kortfattet beskrivelse av fremtidige bemanningsbehov, med sentrale oppgaver og kvalifikasjonskrav knyttet til de respektive stillingene.

Hver stilling skal nummereres, til bruk som henvisning under individuelle krav/ønsker om innplassering.

Når det gjelder teknisk-administrative stillinger skal UiOs ”Rettledende beskrivelse av stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav for teknisk-administrative stillinger” ligge til grunn.

Planen bør redigeres med utgangspunkt i det enkelte arbeidsfelt, fagområde eventuelt disiplin. Innenfor de respektive funksjonsområder ved den enkelte enhet, institutt o.l. kan det også være hensiktsmessig med en hierarkisk opplisting av tilknyttede stillinger.

I forhold til vedlagte eksempel på bemanningsplan understreker vi at den kun er ment som ren illustrasjon av mulig strukturell løsning. Stillingsbeskrivelse og kvalifikasjonskrav gjenspeiler ikke nødvendigvis gjeldende føringer for stillingsinnhold.

Eksempel på beskrivelser i bemanningsplan

Arbeids-
område
Nr. Stillings-
tittel
SKO % Arbeidsoppgaver Kvalifikasjonskrav
Ledelse 1 Instituttleder 1475 100

Faglig og administrativt ansvar for grunnenhetens samlede aktiviteter (med nærmere beskrivelse av oppgaver)

  • Fortrinnsvis professorkomp.
  • Lederegenskaper
  • Forsknings-relatert ledererfaring
  • Administrativ kompetanse
2 Kontorsjef 1054 100

Administrativ ledelse av enheten i samråd med instituttleder (med nærmere beskrivelse av oppgaver)

  • Utdanning fra universitet eller høgskole
  • Lederegenskaper
  • Økonomisk-administrativ kompetanse
Fagområde:
Odontologi

Disiplin:
Periodonti
3 Professor 1013 100
  • Lede og initiere forskning
  • Forskningsveiledning og veiledning spesialistkandidater
  • Undervisning innen teoretisk, propedeutisk og klinisk virksomhet
  • Undervisning av stipendiater, spesialistkandidater, tannlege- og tannpleierstudenter
  • Eksamensarbeid
  • Administrative oppgaver
  • Vitenskapelig, pedagogisk og formidlingskomp
  • Spesialist i periodonti eller tilsvarende kompetanse.
  • Bred klinisk erfaring
4 Første-
amanuensis
1011 100
  • Delta i forskningsvirksomhet
  • Forskningsveiledning og veiledning spesialistkandidater
  • Teoretisk og klinisk veiledning av studenter, spesialistkandiater og tannpleierstudenter
  • Eksamensarbeid
  • Administrative oppgaver
  • Doktorgrad eller tilsvarende vitenskapelige kvalifikasjoner
  • Pedagogisk og formidlingskomp
  • Spesialist i periodonti / tilsv. kompetanse
Studie- og
forsknings-
administrasjon
5 Rådgiver 1434 100
  • Rådgivnings-, utrednings-, og utviklingsoppgaver innen studie- og forskningsfeltet.
  • Bistand i fakultetets plan- og rapportarbeid
  • Utdanning fra universitet eller høgskole (minimum tilsv. bachelor-nivå).
  • Omfattende relevant erfaring/spesial-kompetanse
6 Første-
konsulent
1408 50
  • Eksamensavvikling
  • Studentopptak
  • Studentinformasjon/førstelinjetjeneste
  • Utdanning fra universitet eller høgskole (evt. annen relevant realkomp)
  • Relevant praktisk arbeidserfaring

Vedlegg 2: Eksempel på skjema til bruk ved individuelle krav/ønsker om innplassering i ny bemanningsplan

Last ned skjema (word)

Publisert 27. nov. 2010 16:31 - Sist endret 22. feb. 2017 14:33