Førstegangsbruker?
Fra startmenyen i SAPUiO, gjør følgende:
- Velg Favoritter --> Sett inn transaksjon (eller trykk Ctrl+Shift+F4).
- Skriv inn den tekniske transaksjonskoden S_AHR_61015471.
- Trykk Enter.
Transaksjonen ligger nå i favorittlisten din. Åpne transaksjonen ved å dobbeltklikke på den.
Om transaksjonen
- Transaksjonen Infotypeoversikt for medarbeidere viser en oversikt over alle forekomster en ansatt har i de ulike infotypene i SAP.
- Du kan søke etter ansatte på følgende måter:
- Skriv inn ansattnummer i søkefeltet, eller
- Søk på navn. Velg Utfør-knappen øverst i venstre hjørne som vist. Hvis du er usikker på stavemåten eller evt. mellomnavn, sett en asterisk/stjerne * etter hele deler av for- eller etternavnet.
- Når du har valgt Utfør, vises bildet Infotype Overview. Her finner du alle infotyper med lønns- og personalstamdata for den valgte ansatte. Hver infotype har en firesifret tallkode og et beskrivende navn.
- Ved å klikke på en valgt infotype får du se en liste over forekomster registrert på den ansatte. Listen oppgir tidsspennet for postene, når de sist ble endret og navn på saksbehandleren som foretok siste endring.
Infotyper
0000 Saksbehandling
- Infotypen Saksbehandling gir en oversikt over årsaker til at det er gjort endringer i lønns- og personaldata, eksempelvis lønnsjusteringer.
- Dobbeltklikk på en post for å vise detaljer. Se eksempelbilde under.
- Feltet Kostnadssted viser den ansattes budsjettområde.
- Feltet Stilling viser den åttesifrede tekniske koden som benyttes i skjema for endringer i Organisasjonsmodulen. Den tekniske koden er tilknyttet en firesifret stillingskode (SKO) med beskrivende tekst.
- Feltet Medarbeidergruppe (MU) viser om den ansatt er fast (MU1), midlertidig (MU4), eller oppdragstager (MU8) i den valgte perioden.
- Feltet Medarbeiderundergruppe (MUG) viser om den ansatte mottar for eksempel månedslønn (MUG01), timelønn (MUG04), honorarlønn (MUG50) m.m. De ovennevnte er de tre vanligst brukte medarbeiderundergruppene. Egne koder benyttes eksempelvis for professor II, postdoc og stipendiatstillinger.
- Feltene End. (=endret) viser datoen posten ble registrert eller sist endret i SAP-systemet og brukernavnet til saksbehandleren som registrerte eller endret den.
- Feltet Supplerende saksbehandling beskriver begrunnelsen for endringen og effektueringsdato. I eksempelet under effektueres en lønnsendring i Infotype 0008 Grunnlønn på grunn av årliglønnsoppjør.
0001 Plass i organisasjonen
- Dobbeltklikk på en post for å vise detaljer. Se eksempelbilde under.
- Boksen Bedriftsstruktur den ansattes plassering i organisasjonen under kostnadssted og delområde.
- Delområde viser plassering på fakultetsnivå - herunder også USIT og Sentraladministrasjonen.
- Boksen Personalstruktur viser den ansattes medarbeidergruppe og medarbeiderundergruppe.
- Boksen Organisasjonsplan viser den ansattes stilling, stillingsgruppetilhørighet og organisatoriske plassering.
- Stillingsnummeret tilsvarer stillingsnummer i transaksjon PO13 og kan søkes opp i organisasjonskartet.
- Stillingsgruppekoden styrer den ansattes stillingstittel, men benyttes ikke utover i tekniske henseende.
- Den åttesifrede koden i feltet Org.enhet tilsvarer koden i PP01 under Organisasjonsenhet. Den sekssifrede koden er enhetens stedkode med tilhørende navn på stedkoden.
0002 Persondata
- Dobbeltklikk på en post for å vise detaljer. Se eksempelbilde under.
- Området Navn viser den ansattes registrerte navn i SAP-systemet. Dette skal alltid tilsvare registrert navn i Folkeregisteret.
- Ved feil i navn skal dette rapporteres Lønningsseksjonen via ePhorte med dokumentasjon fra Folkeregisteret. Feltet Etternavn skal kun inneholde ett navn.
- Feltet Tittel brukes for å gi stillingstitler i tilfeller hvor det normale stillingsverket ikke er tilstrekkelig. Klikk i tekstfeltet og deretter på søkeknappen ved Tittel-feltet for å se en oversikt over alternative titler. Evt. endring av tittel skal sendes som bestilling til Lønningsseksjonen.
- Feltet Tilleggsdata viser den ansattes fødsels- og personnummer, fødselsdato, kjønn og statsborgerskap. Evt. rettinger i disse feltene meldes Lønningsseksjonen via ePhorte.
- Ansatte med tilgang til HR-portalen kan evt. administrere statsborgerskap i portalen, under området Persondata i fanen Personlige data.
- Feltet sivilstand benyttes ikke. Informasjon om pårørende og barn finnes i infotype 0021 Familie/kontaktperson.
0006 Adressedata
- Her ser du hvilken stilling den ansatte har i perioden som er valgt.
- Navn på den ansatte som vist på skattekort. Tittel er benyttet som stillingstitler der det finnes. Eksempelvis er Lønningssjef, Fakultetsdirektør.
- Tilleggsdata
- Fødselsnr. styrer valg av kjønn. Statsborgerskap legges inn selv av den månedslønned i HR Portalen. Komm.språk og annet statsborgerskap benyttes ikke av UiO i dag.
- Feltet sivilstand benyttes ikke. Denne informasjonen finnes i infotype 0021 Familie/kontaktperson. Den legges inn av den månedslønned ansatte selv i HR-Portalen.
0007 Planlagt arbeidstid
- Denne infotypen viser ansattes nåværende og evt. tidligere arbeidsplaner.
- Arbeidsplanen definerer den ansattes daglige forventede arbeidstid. Alle ansatte skal ha arbeidsplan, uavhengig av hvorvidt de fører tid i HR-portalen.
- Informasjon om ulike typer arbeidsplan og veiledninger for å velge rett arbeidsplan finnes på en egen temaside om arbeidsplaner.
- Feltet Arbeidsplanregel viser arbeidsplanens tekniske navn.
- Ansatte som ennå ikke har blitt tildelt arbeidsplan i systemet får en midlertidig "falsk" arbeidsplan kalt UTENPLAN.
- Feltet Status for tidsadministrasjon viser hvorvidt tidsevaluering som oppdaterer fleks- og mertid i HR-portalen er i bruk.
- Alle månedslønnede skal ha status Tidsevaluering - Portal her.
- Feltet Ekstra ind. tidsadm. skal ha verdien 12 når arbeidsplanen har tidsevaluering.
- Feltet Deltidsprosent viser stillingsprosenten arbeidsplanen tar utgangspunkt i. Det er viktig at denne tilsvarer den ansattes samlede stillingsprosent ved UiO (infotype 8 + evt. infotype 509).
- Dette gjelder kun månedslønnede. Timelønnede og eksterne vil ha verdien 100 i dette feltet, men ikke ha noen forventet arbeidstid.
- Feltet Arbeidsdager per uke viser hvor mange dager i uka den ansatte skal jobbe.
- For ansatte med biukentlig arbeidsplan viser feltet gjennomsnittlig antall arbeidsdager.
- Velg ikonet Arbeidsplan for å se arbeidsplanen i kalendervisning.
- Timelønnede ansatte skal ha arbeidsplanen TIME37_5.
- Honorarlønnede og andre såkalt eksterne skal ha arbeidsplanen NULL.
- Velg ikonet Arbeidsplan for å se planen i kalendervisning.
- Dager med ulik arbeidstid og andre variabler har forskjellige dagplaner.
- Dobbelklikk på en dag for å se en detaljvisning av dagplanen.
- I feltet Normal arbeidstid ser du forventet arbeidstid for den aktuelle dagplanen.
- I feltet Oppspart overtid kan du se antall timer som kreves før overtid/mertid slår inn.
- Om feltet Pauseplan er merket med LUNM har den ansatte betalt lunsjpause.
0008 Grunnlønn
- Infotypen Grunnlønn viser ansattes lønnstrinn (Trinn) samt brutto års- og månedslønn.
- Pensjonstrekk vises med verdien 1 i feltet Antall/enhet.
- For ansatte i delstilling vises den reduserte stillingsprosenten i feltet Dellønnsprosent.
- Husk at ansatte kan ha bistillinger registrert i infotype 0509 - summen av denne og stillingsprosenten i infotype 0008 er den ansattes totale stillingsprosent.
- Ansatte med timelønn vises med alternativ lønnsramme (Gruppe) og sitt lønnstrinn.
- Lønnart 1001 Bruttolønn erstattes av lønnart 1061 Sats bru.timel. C-tab. (lønn over C-tabell).
- Feltet Dellønnsprosent og kolonnen Beløp reflekterer her potensiell opptjening ved arbeid tilsvarende 100% stilling.
0009 Vis Bankforbindelse
- Denne infotypen viser ansattes registrerte bankkonto for lønnsutbetalinger.
- Feltet Betalingsmåte skal alltid være merket T.
- Norske bankkonti har Bankland Norge, Bankkode 9999 og Betalingsvaluta NOK.
- Utenlandske konti har et IBAN-, SWIFT- eller BIC-nummer i feltet IBAN og utenlandsk betalingsvaluta.
0014 Faste tillegg/trekk
- Denne infotypen viser faste tillegg eller trekk den ansatte har utenom bruttolønn.
- De vanligste tilleggene er B-tillegg, EK-tjenester og Refusjon av sykepenger.
- B-tillegg vises som lønnart 1117 B-regulativ etter særavtale. Det månedlige tillegget vises i feltet Beløp.
- EK-tillegg er en kompensasjon for bruk av elektroniske tjenester. Dette beløpet blir ikke utbetalt, men avstemmes mot mobil- eller internettjenester mm. som dekkes av arbeidsgiver. Normalt registreres posten med verdiene 500 i feltet Beløp og 2 i feltet Antall/Enhet.
- Refusjon av sykepenger vises som lønnart OREF og det periodevise refusjonsbeløpet.
0015 Variable tillegg
- Denne infotypen viser éngangsutbetalinger utenom normallønn.
- Feltet Beløp viser det registrerte bruttobeløpet.
- Feltet Eksternt dok.nr. viser det manuelle bilagsnummeret påført av Lønningsseksjonen. Ved henvendelser angående enkeltbilag til Lønningsseksjonen kan det henvises til bilagsnummeret.
0017 Reiseordning
- Denne infotypen inneholder et standardbilde som gjør det mulig å registrere reise- og utgiftsrefusjoner på den ansatte.
- Alle ansatte, uansett tilknytning, skal ha det samme bildet i infotypen, med gyldighet til 31.12.9999. Det vil si:
- Verdi 1 i feltet MG for utgiftstype
- Verdi C i feltet Kjøretøytype
- Verdi J i feltet Periodeparameter
- Øvrige felter skal stå tomme. Boksen Reiser tilordnet viser hvorvidt det finnes reiser/refusjoner registrert på den ansatte.
0019 Terminovervåkning
- Denne infotypen viser
0021 Familie/kontaktperson
0027 Kostnadsfordeling
- Denne infotypen viser kostnadsfordeling for den ansattes lønn og reisetilordning. Kostnadsfordeling er delt inn i to poster:
- Fordeling 01, lønn
- Fordeling 02, reise
- Postene viser hvordan den ansattes henholdsvise lønns- og reise- og refusjonsposter normalt konteres. Kontering kan fordeles over 3 felter:
- Kostnadssted
- Tiltak (K-element 4)
- Prosjekt (K-element 7)
- Kostnadssted og Tiltak er påkrevde felter i all kontering. Feltet Prosjekt brukes kun når midler skal belastet et bestemt prosjekt.
- Bildene for reiseutgifter er likt som bildet for lønnskontering. Denne fordelingen bestemmer hvordan en ansatts reiser og refusjoner belastes.
0041 Datoangivelser
0105 Kommunikasjon
0173 Vis Skatteopplysninger Norge
- Denne infotypen viser registrerte skatteopplysninger som på skattekort.
- Merk at siste post normalt er neste års opplysninger - ansatte ligger med 50% skattetrekk for perioder fram i tid hvor det ikke finnes skatteopplysninger.
- For å se årets skatteopplysninger må du derfor velge posten med gyldighet inneværende år.
- Detaljbildet viser skattetabell, prosenttrekk og skattekommune samt evt. frikort eller fribeløp og pensjonisttrekk.
- Der tabelltrekk foreligger oppgir prosentsatsen skattesats for bistillinger og overtid.
- Om skattekort på papir har blitt levert til Lønningsseksjonen og blir oppbevart i arkivet er boksen Man. sk. lev. merket.
0302 Supplerende saksbehandling
0416 Kompensasjon for tidskvote
0509 Flere stillinger
- Ansatte med to eller flere samtidige stillinger ved UiO vil ha bistillinger registrert i denne infotypen.
- Oversiktsbildet gir informasjon om bistillingens varighet [1], stillingsprosent [2], lønnstrinn [3] og stillingstittel [4]
- Den ansattes samlede stillingsbrøk finner du i infotype 8.
- For å se ytterligere detaljer markerer du en post [5] og velger Vis detaljer-ikonet.
- Detaljbildet inneholder to faner.
- Fanen Generelt viser blant annet stillingsprosent og stillingsnummer.
-
Fanen Lønn viser lønnstrinn og informasjon om lønnsramme, samt stillingsprosent og brutto årslønn for det aktuelle lønnstrinnet i 100% stilling.
0655 Vis ESS-ansettelser lønnsslipp
- I denne infotypen kan du se hvorvidt en ansatt får sine lønnsslipper levert elektronisk gjennom HR-portalen. Dersom boksen Medarbeider bruker ESS - ikke skriv ut er markert mottar den ansatte lønnsslipp i HR-portalen. Er boksen ikke markert får den ansatte lønnsslippen tilsendt som post.
2001 Fravær
- Denne infotypen inneholder fravær knyttet til ferie, avspasering, permisjoner, sykefravær mm.
- Feltet Fraværstype inneholder kode og navn for det enkelte fravær.
- Feltene Gyldig viser hvilke dager fraværet omfatter.
- Feltet Endr viser når posten ble registrert eller sist endret, og av hvem;
- Er fraværet endret av en saksbehandler i SAP vises vedkommendes brukernavn.
- Er fraværet endret via HR-portalen vises teksten 3. Bakgrunn.
- Feltene Avregningstimer og Avregningsdager viser antallet timer og dager som benyttes som fravær ved lønnsberegning.
2006 Fraværskvoter
- Inneholder kvoter for fravær; Ulike typer feriekvoter, sykt barndager, velferdspermisjon, avspasering.
- Oversikt over standardkvoter finner du blant annet i DFØs Brukerdokumentasjon.
- Feltet Del av kvote viser den ansattes kvote for det aktuelle tidsrommet. Til høyre for feltet vises hvorvidt kvoten er oppgitt i dager eller timer.
- Feltet Kvotetrekk viser hvor mye av kvoten som har blitt brukt.
- Feltene Start/Slutt på kvotetrekk viser tidsrommet kvoten kan brukes innenfor.
Infotyper som ikke vises i infotypeoversikten
Et mindre antall infotyper vises ikke i infotypeoversikten.
0045 Vis Lån
- Denne infotypen viser evt. velferdslån (lønnsforskuddslån) utstedt til den ansatte .
- Feltet Lånesaldo viser utestående beløp per dags dato.
