Rutiner og kriterier for bilaterale avtaler gjelder også for prosjekter i INTPART og UTFORSK der studentmobilitet inngår.
Innhold
2. Hvem skal administrere avtalen?
4. Avtaleinngåelse: steg-for-steg
1. Hvorfor avtaler?
Regulere rammer og forpliktelser En avtale inneholder informasjon om avtalens varighet, antall utvekslingsstudenter/mobiliteter, studienivå, varighet på utvekslingsoppholdene, akademisk system (nivåer, studiepoeng etc), forsikringer emnetilgang og begrensninger, praktiske og sosiale tilbud som f.eks bolig, hva studentene selv er ansvarlige for, ev avgifter. Studenter som kommer til UiO på utvekslingsavtaler er fritatt fra å betale studieavgift.
Forutsigbarhet for studenter og ansatte Alle studieprogram skal ha avtaler som gir studentene mulighet til å reise ut i 1-2 semestre til læresteder som har faglig relevante tilbud på et språk studentene kan, og som har lagt til rette for mottak av internasjonale studenter både faglig, praktisk og sosialt.
Gode partnerskap Det er viktig at samarbeidet med administrasjonen hos partneruniversitetet fungerer bra. En begrenset portefølje med velfungerende partnerskap med et bærekraftig antall utvekslingsplasser gjør samarbeidet oversiktlig og rasjonelt for alle parter. For å få til de avtalene man ønsker, er det viktig at UiOs fagmiljøer har en portefølje med gode og forutsigbare emner på engelsk som er tilgjengelige for internasjonale studenter. Hvis man skal etablere et nytt partnerskap, kan det være hensiktsmessig å sjekke om det er eksisterende avtaler ved UiO som man kan hekte seg på – da vil mye av det formelle forarbeidet være gjort.
Ansvarlig internasjonalt samarbeid (AIS) Retningslinjer og verktøy for ansvarlig internasjonalt samarbeid peker på en rekke vurderinger og risikomomenter som vi må identifisere, og forsøke å redusere, som ledd i kvalitetssikring av våre internasjonale samarbeid. Dette er særlig relevant i samarbeid med land som skiller seg vesentlig fra Norge når det gjelder styresett, kultur og språk, og ikke minst geopolitiske forhold som kan bidra til spenninger som kan påvirke relasjon til partner, reise, forsikring etc. Se også ressurser på Hvor i utlandet kan UiO sende studenter?
2. Hvem skal administrere avtalen?
Faglig forankring: Hovedregelen ved UiO er at avtalene som inngås er så nær knyttet til fagmiljøet som mulig. I mange tilfeller vil avtalen derfor ligge på instituttnivå. I andre tilfeller er det hensiktsmessig at avtalen er på fakultetsnivå, og noen avtaler kan ligge på institusjons/sentralt nivå. Avtalens plassering og eierskap avhenger bl.a. av hvilke/hvor mange fagmiljøer som er involvert og hva partneruniversitetet ønsker eller krever.
Institusjonsavtaler: Noen avtaler er det hensiktsmessig at ligger på institusjonsnivå. Dette vil være avtaler med 1) et større antall utvekslingsplasser tilgjengelig for studenter fra flere fagområder, 2) partneruniversiteter av generell strategisk betydning for UiO samt 3) avtaler som kombinerer exchange & study abroad med åpenbare stordriftsfordeler til attraktive destinasjoner for et større antall studenter.
3. Ulike typer avtaler
Generelle samarbeidsavtaler: Kalles ofte Memorandum of Understanding (MoU). Som regel korte avtaletekster som åpner for samarbeid innen utdanning og forskning, uten å spesifisere nærmere. En MoU kan fungere som en paraply for mer spesifikke avtaler om forsknings- eller utdanningssamarbeid. Merk at UiO ikke inngår MoUer bare fordi en utenlandsk institusjon ønsker det. Det skal forekomme utstrakt forskningssamarbeid og/eller studentutveksling, eller være en intensjon om dette fra enheten(e) ved UiO sin side.
Utvekslingsavtaler/exchange: Avtaler som spesifiserer hvordan utveksling av studenter og ev. ansatte skal gjennomføres (se punktet «Forutsigbarhet for studenter og ansatte»).
«Study Abroad»-avtaler Brukes om avtaler hvor det kun er ensidig utreise for UiO- studenter som betaler skolepenger. Flere av de samarbeidsavtalene UiO har med læresteder i engelskspråklige land er enten rene «Study Abroad»-avtaler eller at disse kommer i tillegg til en regulær utvekslingsavtale med et begrenset antall utvekslingsstudenter. Study abroad-avtalene bør helst ha et kostnadsnivå innenfor Lånekassens satser, gjerne gjennom forhandling om reduserte priser.
4. Avtaleinngåelse: steg-for-steg
Skissér utkast til avtale
Ta utgangspunkt i siste versjon av bilateral avtalemal/MOU (avtalemaler under punkt 6). Hvis partners avtalemal er utgangspunkt for inngåelse/fornyelsen, er det særlig viktig å se på følgende:
- antall plasser (FTE - Full-time equivalent/antall gratis-/betalplasser)
- rabatt på skolepenger
- krav til avlagte studiepoeng før søknad/avreise (60 ECTS)
- engelskkrav
- karaktersnitt
- krav til helseforsikring
- idemnity og liability
- IPR- intellectual property rights
- GDPR (se punkt 13 i avtalemal m/GDPR under) Flere land utenfor Europa er unntatt å signere GDPR.
- Se eget dokument med kommentarer og hjelpetekst under punkt 6.
Ved spørsmål, ta kontakt med fakultetskoordinator, sekundært Seksjon for studiekvalitet.
Fyll ut nettskjema for avtaler klare til signering
Når avtaleutkastet er klar for signering hos rektor, fyller avtalekoordinator ut nettskjema for innmelding av ny/fornyet bilateral avtale for signering. I skjemaet laster man opp avtalen, samt brev signert av enhetens leder. Hvis avtalen allerede er signert hos avtalepartner i utlandet og partner stiller krav til originalsignaturer, fyll ut nettskjema og send/levér tilleggsdokumentasjon til Seksjon for studiekvalitet, 2. etg i Lucy Smiths hus.
Seksjon for studiekvalitet sikrer signatur av rektor og melder tilbake til enhet når denne er i orden.
Digital signatur: flere partnere kan ønske at avtalen signeres elektronisk via Adobesign eller Docusign. UiO har ikke selv kjøpt inn slike systemer, og er derfor avhengig av at partner sender en invitasjon til en digital signatur.
Arkivér
Avtalekoordinator mottar/henter avtalen og oversender til partner for signering. Hvis UiOs underskrift var den siste som skulle sikres, er avtalen klar til arkivering på egen enhet.
Fyll ut nettskjema for FS
Når nødvendige signaturer er ferdig, fyller avtalekoordinator ut nettskjema for oppretting/forlengelse i FS. I dette skjemaet kan man også bestille oppretting av ny universitetsmappe i Vortex hvis dette er den første avtalen UiO har inngått med dette lærestedet.
Seksjon for studiekvalitet registrerer avtalen Utvekslingsavtale samlebilde i FS og melder tilbake til enhet når dette er utført.
5. Terminering av avtaler
Hvis man ikke ønsker å beholde en avtale, må man varsle partneruniversitetet i god tid om at avtalen skal sies opp eller at man ikke ønsker å forlenge/fornye avtalen. Avtalen inneholder gjerne en klausul for hvor mange måneder i forveien en avtale må sies opp. Det er viktig å opprettholde samarbeidet frem til at studentene som er nominert til utveksling- både til og fra UiO- får gjennomført oppholdet sitt.
Hvis enheten som adminstrer avtalen vurderer å avslutte samarbeidet, er det viktig å vurdere om avtale kan flyttes til en annen enhet ved UiO. Hvilke programmer tilhører studentene som har benyttet seg av avtalen tidligere? Hvis ett eller flere programmer skiller seg ut i gruppen av utreisende studenter, bør respektive enhet kontaktes for en vurdering om avtalen kan administreres av en annen enhet. For innreisende studenter fra partner vil dette ha liten betydning da innreisende studenter har tilgang til emner på tvers av fakulteter.
Avtaler kan termineres ved å sende en epost samt et offisielt termineringsbrev.
6. Avtalemaler
Bilateral avtalemal u/GDPR (land utenfor Europa som er unntatt GDPR)
Kommentarer til malen og hjelpetekster