Nyttig for ph.d.-kandidater underveis

Alle ansatte ved Universitetet i Oslo skal være til stede på arbeidsplassen i arbeidstiden, med mindre faglige eller andre grunner tilsier at arbeidet legges til andre steder. I slike tilfeller skal dette gjøres etter samtykke med ledelsen ved enheten og i samsvar med gjeldende regler for fravær.

Hvis du er hjemme fra kontoret på grunn av sykdom, må du melde fra om sykefravær.

Legg gjerne inn autosvar på din UiO-e-post hvis du planlegger fravær, for eksempel lengre utenlandsreiser.

Sykemelding fra lege er nødvendig dersom du vil søke om forlenget stipendperiode på grunnlag av langvarig eller hyppig sykefravær. Ta kontakt med administrativ leder eller personalkonsulenten til ILOS ved spørsmål om dette.

Reisesøknad

Ditt arbeidssted er UiO. Arbeidsreiser må godkjennes av instituttleder.

Reisesøknad foregår i to trinn:

1) Send en kort epost til instituttleder, med hovedveileder på kopi, hvor du beskriver sted, varighet og formål med reisen, inkludert reisens relevans for prosjektet ditt. Hovedveileder bekrefter i sin tur overfor instituttleder at hen støtter reiseplanene. 

2) Legg inn reisesøknad i DFØ-portalen. 

Søknaden bør sendes og godkjennes før du kjøper billetter osv.

Dine driftsmidler på ILOS

Det følger driftsmidler med din stilling som stipendiat. Dersom du ble ansatt 1.1.2017 eller senere, er disse er kr 20 000 per år i tre år, totalt kr 60 000. Dersom du ble ansatt før 1.1.2017, er de kr 25 000 per år i tre år, totalt kr 75 000.

Ved ILOS aksepterer vi at du overfører ubrukte driftsmidler til neste budsjettår, eller at du bruker av neste års midler dersom du har behov for det. Du må selv følge med på hvor mye du bruker, men økonomikonsulenten kan på forespørsel gi deg en nøyaktig sum underveis i stipendperioden.

Midlene skal brukes i forbindelse med avhandlingsarbeidet, og de kan brukes til et vidt spekter av utgifter - for eksempel (ikke uttømmende liste) til kjøp av bøker, spesiell programvare, deltakelse på konferanser, delfinansiering av forskningsopphold, medlemskap etc.

Hvis du skriver avhandlingen din på et annet språk enn norsk, og du ønsker å få den språkvasket, må du huske å sette av driftsmidler til dette.

Spesielle reisemidler

I løpet av stipendperioden kan du søke om å få innvilget spesielle reisemidler for å kunne bli med din hovedveileder på en konferanse eller kort forskningsreise. Denne muligheten gis til alle ph.d.-kandidater som er ansatt ved ILOS. Støtten kan kun innvilges én gang. Kortfattet søknad med enkelt budsjett sendes til ph.d.-leder ved ILOS.

NB! Merk at denne ordningen er avviklet for stipendiater som starter fra og med 1. september 2023, og at ordningen vil bli avsluttet for alle 31. desember 2023.

I tillegg til spesielle reisemidler, kan du søke HF eller Norsk forskningsråd om reisestøtte i forbindelse med utenlandsopphold. Søknaden må inneholde et brev fra din veileder som understøtter planene. Det er også viktig at du spør økonomiansvarlig ved ILOS, Heidi Ekstrand, i god tid på forhånd for å få godkjent budsjettet før du sender inn søknaden. 

Øvrige reiser og aktiviteter må dekkes ved bruk av egne driftsmidler.

Reiseregning

Når du har vært på en reise som har sammenheng med forskningsarbeidet ditt, må du fylle ut en reiseregning i selvbetjeningsportalen for å få refundert utgiftene dine til transport, kost og losji. Reiseregningen sendes til slutt til økonomikonsulenten for godkjenning i selvbetjeningsportalen.

Du må alltid fylle ut navn og adresse på overnattingssted, ellers blir det definert som hybel/brakke og kost blir skattelagt. Hvis du har fått enkelte måltider dekket av andre i løpet av reisen, skal disse trekkes fra kostgodtgjørelsen din (i utlandet: frokost 10 %, lunsj 40 %, middag 50 %).

Forskudd til reiser utbetales normalt ikke. Dersom det dreier seg om et større utlegg, bør du derfor benytte et kredittkort. Instituttet vil da bestrebe seg på å betale utgiftene dine innen regningen fra kortselskapet kommer, *men dette forutsetter at du tar kontakt med økonomikonsulenten på forhånd*.

Les mer om reiser ved UiO i høyremenyen, og ta gjerne kontakt med økonomikonsulenten ved spørsmål.

Refusjon av utlegg

Prøv å unngå refusjon. Hvis du må få refundert utlegg, skal du registrere refusjonen i selvbetjeningsportalen. Refusjonen sendes til slutt til økonomikonsulenten for godkjenning i selvbetjeningsportalen.

Språkvask av avhandling skrevet på et annet språk enn norsk

Du må bruke egne driftsmidler til språkvask, og vi anbefaler at du setter av driftsmidler til dette. Du kan ta kontakt med ph.d.-konsulenten for å høre om ILOS kan anbefale språkvaskere for ditt språk og fagområde, men hovedansvaret for å skaffe en språkvasker hviler på deg.

Kontakt Heidi Ekstrand for mer informasjon før avtale inngås med språkvasker. 

Hva skjer når stipendperioden er over?

Gjennomføringsstipend

Dersom du leverer inn avhandlingen din på normert tid, eller med maksimalt 6 måneders forsinkelse, kvalifiserer du sannsynligvis for et gjennomføringsstipend, dvs en forlengelse av din ansettelsesperiode. Les generell informasjon om ordningen her, og informasjon om hvordan ordningen praktiseres på ILOS her. Hvis du har fått gjennomføringsstipend, beholder du dine vanlige ansatt-rettigheter.

Ikke gjennomføringsstipend

Hvis stipendperioden din tar slutt før du har levert avhandlingen, må du ta kontakt med administrativ leder ved ILOS.

Vi kan ikke garantere at du får beholde kontorplassen eller posthyllen din. Ledelsen vil i hvert tilfelle veie dine behov opp mot de ressurser som instituttet disponerer. Vær oppmerksom på at IT-reglementet ved UiO sier at alle data knyttet til ditt brukernavn kan slettes 3 måneder etter at ansettelsesforholdet er opphørt. Så lenge du fortsetter å levere framdriftsrapport og jobber aktivt med avhandlingen din vil du imidlertid normalt få beholde UiO-brukeren din fram til du har levert. Da beholder du også e-postadressen din.

Publiseringsstøtte og andre midler

UiO har flere ordninger for finansiering av publisering. Les mer på nettsidene til UiO.

Du kan også søke om midler fra Unifor, både som ph.d.-kandidat og som gjennomføringsstipendiat.