Utgiftsrefusjon

Innhold

• Prøv å unngå refusjon!
• Vanlige refusjonsrutiner
• Spesielle refusjonsrutiner for enkelte utgifter
  • Utgifter til overnatting
  • Forhåndsbetalte utgifter
  • Databriller
  • Avis
  • Bøker
  • Mobiltelefon og bredbånd (kommunikasjonsutgifter)
  • Refusjon til personer som ikke er ansatt ved UiO
• Utbetaling av refusjoner

Prøv å unngå refusjon!

Ved UiO skal refusjon av utgifter unngås så langt det er mulig:

• Kjøp av varer og tjenester skal i utgangspunktet skje gjennom UiOs bestillingssystem, uansett beløp: Slik bestiller du
• Har UiO en innkjøpsavtale, skal den benyttes.
• Ansatte oppfordres til å få faktura tilsendt fra leverandør eller å betale utgifter med kredittkort gjennom UiO.
• Ved større innkjøp skal det alltid sendes faktura.

Vanlig refusjonsrutine

Utgifter skal i utgangspunktet kreves refundert i selvbetjeningsportalen:

1. Fyll ut utgiftsrefusjonsskjema i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).
2. Last opp påkrevd dokumentasjon.

Spesielle refusjonsrutiner for enkelte utgifter​

• Utgifter til overnatting og bruk av egen bil
  Slike utgifter skal alltid være knyttet til en reise og kreves refundert på reiseregning.
• Forhåndsbetalte utgifter
  Ønsker du å få refundert forhåndsbetalte utgifter for konferanser, flybilletter, hoteller og liknende før reisen har funnet sted, må du søke om reiseforskudd.
• Databriller
  • Ved behov for databriller og vernebriller med styrke skal prosedyren for databriller følges.
  • Utgifter skal kreves refundert i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).
• Avis
  Utgifter til avis som arbeidsgiver skal dekke registrerer du som utgiftsrefusjon i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).
• Bøker
  • For kjøp av bøker skal du primært følge bestillingsrutinene.
  • Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale med ditt kredittkort og få utlegget refundert i etterkant.
  • Hos Akademika kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO.
• Mobiltelefon og bredbånd (kommunikasjonsutgifter)
  Utgifter til mobil og bredbånd som arbeidsgiver skal dekke, registrerer du som utgiftsrefusjon i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no). Les mer om:
  • Innkjøp av mobiltelefon
  • Refusjon av kommunikasjonsutgifter (bredbånd, telefoni, m.m.) 
• Refusjon til personer som ikke er ansatt ved UiO
  Utgifter i forbindelse med reise skal søkes gjennom BetalMeg (dfo.no). Utover det skal personer som ikke er ansatt ved UiO ikke foreta innkjøp på vegne av UiO.

Utbetaling av refusjoner og godtgjørelser

• Refusjonskrav og godtgjørelser som er godkjent i selvbetjeningsportalen innen fristen hos DFØ blir utbetalt ved neste kjøring. 
• Refusjoner utbetales i forbindelse med reisekjøringer.
• Godtgjørelser utbetales sammen med hovedlønn en gang i måneden.
• For spesifikke utbetalingsdatoer se kjøreplan.