Forkortelser
- FS: Forskningssjef (Jan T. Lifjeld)
- PL: Prosjektleder
- FGL: Forskningsgruppeleder
- ØK: Økonomigruppa nhm-okonomi@nhm.uio.no (Cathrine Vollelv, Maria Adamiec Fidjeland , Hilde Næss, Ellen Vigmostad)
- CV: Økonomileder Cathrine Vollelv
- EA: Elisabeth Aronsen
- PC: Prosjektkontroller (Ellen Vigmostad)
- HR: Personal nhm-personal@nhm.uio.no (Hedda Ugletveit og Thomas Brånå)
- IT: drift@nhm.uio.no
- A: Arkiv postmottak@nhm.uio.no (David Ulleland)
- LAB: DNA lab
- UT: Kommunikasjonsleder NHM (UTAD)
- FST: kontrakt-service@admin.uio.no
- VØS: Prosjektregistrering på Blindern
- EU: Matnats EU kontor : eu-team@mn.uio.no
Før oppstart
1. Prosjektidé |
||||
|---|---|---|---|---|
| Hva | Ansvar | Fullmakt | Adm.støtte | Når/Frist |
|
Prosjektleder oversender skisse til prosjektidé til Forskningssjef (FS) og Forskningsgruppeleder (FGL) for foreløpig godkjenning. Skissen skal indikere
|
PL | FS | FGL |
Min. 4. uker før søknadsfrist EU-prosjekter: 4 mnd før søknadsfrist |
2. Prosjektsøknad |
||||
|
Prosjektleder utarbeider forslag til prosjektsøknad. |
PL | FS | Min. 2 uker før frist | |
| UiOs totalbudsjetteringsskjema skal fylles ut. Kontakt PC og HR. | PC | FS | ||
| Forslag til Overhead, Nettobidrag og Egenandel-sats og bemanning skal nå framgå ved utfylling av budsjettskjema. | ||||
| Eventuell bistand i kontraktsutforming kan sendes fagstøtte jurist ved Blindern. | SFUI | |||
3. Godkjennelse |
||||
| Prosjektforslaget forelegges forskningssjef for godkjennelse | PL | FS | A | Min. 1 uke før frist |
| Innsendte søknad, tildelelse/avslag, all korrespondanse av betydning for prosjektet (papir/epost) og totalrammene må sendes til arkiv for arkivering og opprettelse av sak i Ephorte. | PL | A | A | |
| Ved spørsmål, kontakt arkivet. | ||||
4. Avtaleinngåelse/avslag |
||||
|
Forskningssjef skal signere alle NHMs kontrakter. |
PL/FS | FS | A, ØK, PC, HR | Avhenger av mottaker og svarfrister |
| For-EU søknader gjelder egne rutiner. | PL/FS | UiO sentralt | PC/EU-team | Avtaler signeres sentralt ved UiO |
| Prosjektleder skal sørge for at inngåtte/signerte kontrakter arkiveres i Ephorte, og underskrevet kontrakt sendes tilbake til finansiør. | PL | FS | A | Når foreligger |
|
Kontakt personal (HR) snarest vedr. ansettelser/kontrakter og arbeidsplass og IT for prosjektansatte. |
PL | FS | HR | Når signert kontrakt er mottatt |
| Avslag evalueres for eventuelle senere søknader. | PL | Når mottatt | ||
5. Ansettelser/kontrakter og totalbudsjett |
||||
|
Totalbudsjett (punkt 2) revideres i.h.t.inngåtte kontrakt. |
PL/PC/HR | FS | PC, ØK | 1-2 uker etter avtaleinngåelse, forutsatt at pkt 4 er i orden |
| Plan for fakturering/videresending av midler avtales med ØK. | PL | PL | ØK, PC | Etter avtale |
| Ansettelser/Kontrakter avtales med HR: | PL | FS/HR | HR, IT | Innen 4 uker etter at kontakt er underskrevet av NHM |
| Husk egne avtaler med samarbeidspartnere | PL | FS | ØK, PC, SFUI | Ved behov |
6. Opprettelse av prosjekt |
||||
|
Mva-vurdering: er det et bidrags- eller et oppdragsprosjekt? |
PL/PC/ØK | FS | ØK, A, PC | 1 uke etter avtaleinngåelse, forutsatt at pkt 4 er OK |
| Skjema fylles ut av PC for prosjektopprettelse og sendes VØS. | PC | CV | VØS | |
Oppstart av prosjektet
7.Oppstart av prosjektet |
||||
|---|---|---|---|---|
| Hva | Ansvar | Fullmakt | Adm.støtte | Når/Frist |
|
Prosjektnummer tildeles og sendes PL, ØK, PC,HR, A. |
PC | VØS | PC, A, ØK | Straks etter tildeling fra PØS forutsatt at pkt 6 er fulgt |
8. Drift av prosjektet faglig og administrativt |
||||
|
Administrative avgjørselser/korrespondanse arkiveres Se egne rutiner for HR/ØK/LAB/A |
PL, FGL | FS | ØK, A, HR, PC, LAB, EA | Fra igangsatt til avsluttet prosjekt |
9. Rapportering / Markedsføring / Publisering |
||||
| Faglig og administrativt til finansiør, FS/FGL og administrasjon | PL/PC | PL | ØK, HR, A, UT, EA | Ved behov iht. kontrakt med finansiør. Markedsføring underveis i prosjektet. |
10. Endringer/Forlengelser |
||||
|
Varsle om alle endringer av betydning for prosjektet: forsinkelser, forlengelser, rammebetingelser, sykemelding, barsel mm. Må meddeles FS, FGL, ØK, HR og Finansiør/Oppdragsgiver. Endringer/forlengelser av prosjekt arkiveres. |
PL/PC | FS/finansiør | A, ØK, HR |
Snarest. Ved forlengelse av prosjektet min. 2 uker før fastsatt frist. |
11. Sluttrapport til finansiør/oppdragsgiver |
||||
| Sluttrapport leveres til finansiør/oppdragsgiver | PL | PL/FGL | PC, ØK, A | Ved behov iht kontrakt med finansiør |
12. Evaluering |
||||
|
Prosjektet evalueres |
PL, FGL, FS | Etter sluttrapport | ||
13. Resultater |
||||
| Publisering, kommunikasjon | PL | FS | EA/UT | Ved behov også underveis i prosjektet |
Se også