Når må du opprette papirkontrakt?
For følgende personer kan det ikke opprettes digital kontrakt i toa-løsningen og det må opprettes papirkontrakt:
- Timeansatte eller oppdragstakere som er fast ansatt på UiO.
- Unge arbeidstakere og lærlinger. Unge arbeidstakere er personer under 18 år.
- Personer man ikke har klart å opprette en kontrakt for i toa-løsningen.
- Forsøkspersoner
Veiledning: Opprette papirkontrakt
Trinn 1: Hvem
Start- og sluttdato for kontrakt: Hvis personen skal levere en reiseregning er det viktig at du inkluderer reisetid. Hvis reisedatoene ikke er med i kontrakten vil oppdragstakeren få problemer med å legge inn reiseregning på datoer som ikke er en del av kontrakten. Sett datoene noen dager før og etter selve oppdraget for å inkludere dette.
Eksempel: Personen skal delta på en disputas 11. november, sett startdato 9. november og sluttdato 13. november for å inkludere reisetid.
Ikke lag kontrakten mer enn 6 måneder i tid, da skattekort ikke vil bli hentet opp automatisk.
Ansattnummer: Alle personer som har hatt en kontrakt ved UiO tidligere har et ansattnummer. Hvis du har ansattnummeret kan du legge inn dette og klikke søk nederst til venstre. Kontrollerer at e-post og telefonnummer er korrekt. Du kan endre dette før du går til trinn 2.
Navn: Skriv inn navnet.
Initialer: Ikke skriv noe i dette feltet.
E-post: Skriv inn e-post.
Telefonnummer: Skriv kun inn telefonnummeret, ikke landkode. Hvis man legger inn landkoden foran telefonnummeret vil ikke personen motta SMS for signering.
Landkode for telefon: Velg riktig landkode. Norge ligger som standard og må endres dersom personen har et utenlandsk telefonnummer.
Nasjonalitet: Legg inn nasjonalitet.
Portalbruker: Haken skal være på, slik at personen får de riktige tilgangene.
Klikk på søk. Dersom riktig person dukker opp velg denne. Husk å kontrollere e-post og telefonnummer. Dersom det ikke dukker opp noen person klikker du på "Ny ansatt".
Trinn 2: Kontrakt
Du kan velge mellom seks kategorier:
Sensur/veiledning/retting
Dette gjelder eksterne sensorer og eksterne veiledere. Sensur omfatter både sensur av muntlig eksamen, skriftlig eksamen og oppgaveretting. Hvis personen skal sensurere på samme emne som hen har undervist skal det opprettes en timekontrakt. Personen regnes ikke lenger som ekstern sensor.
Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas
Denne gruppen bør ikke slås sammen med andre typer bedømmelser, da bedømmelse her også innebærer deltakelse i disputas. For oppdragstakere i utlandet vil normalt gjennomføringen av oppdraget være delt mellom Norge og oppdragstakerens hjemland.
Bedømmelse av kompetanseopprykk
Med dette menes kompetanseopprykk i vitenskapelig stilling, jf. forskrift om ansettelse og opprykk i forsknings- og undervisningsstillinger.
Bedømmelse av søkere til stilling
Med dette menes arbeidet til den sakkyndige komitéen som foretar bedømmelse av søkere til vitenskapelig stilling.
Generell (annet)
Noen arbeidsoppgaver vil rutinemessig bli håndtert som oppdrag. Dette kan eksempelvis dreie seg om gjesteforelesere (enkeltstående forelesninger utenom ordinær undervisning), eksterne oppdragstakere som holder innlegg på konferanser. Her vil det imidlertid være så stor variasjon at det anses lite hensiktsmessig å standardisere egne kontraktstyper.
Studentmentorer (som refunderes av NAV)
Du skal velge denne arbeidsoppgaven dersom du skal opprette kontrakt til studentmentor som refunderes av NAV.
Organisasjonsenhet: Bruk pilene på venstre siden for å navigere deg til riktig enhet.
Når du har valgt enhet får du opp et nytt bilde. Du kan velge om du vil bruke en eksisterende stilling eller opprette en ny. De fleste enheter har opprettet stillinger som heter Oppdrag gjesteforeleser, Oppdrag sensur, Oppdrag medlem bedømmelseskomite, Oppdrag opponent, Oppdrag styremedlem. Bruk gjerne de eksisterende stillingene dersom de passer til arbeidsoppgaven. Dersom disse ikke passer kan du opprette ny stilling.
Stillingsbetegnelse lang og kort: Merk gjerne stillingen med Oppdrag først, slik at det er lettere å skille stillingen fra stillinger på time- og månedskontrakter.
Stillingskategori: Du kan velge mellom tre kategorier. Velg det som passer til stillingen.
Yrkeskode: Her kan du enten legge inn tall eller søke opp ved hjelp av navn.
Lagre stillingen.
Under stillingen skal du legge inn delprosjekt. Hak av for “Annen”.
Klikk i feltet det står 100. Du må legge inn delprosjekt i K7 både på lønn og reise.
Fyll inn delprosjektet i feltet K7.
Dersom du skal legge inn arbeidspakke skal du legge dette inn i K5. Hvis du ikke skal legge inn arbeidspakke må du passe på at det står Dummy i dette feltet.
Hvis du skal ha flere delprosjekt i kontrakten må du opprette flere arbeidsoppgaver med ulike delprosjekt senere i prosessen.
Trinn 3: Arbeidsoppgaver
Arbeidsoppgave: Velg passende arbeidsoppgave.
OBS: Dersom du velger arbeidsoppgaven styrer, råd og utvalg vil personen bli trukket i skatt selv om hen jobber fra utlandet. Det er ikke mulig å hake av for unntatt skatt på denne arbeidsoppgaven. Hvis personen skal delta i andre møter enn styremøter kan du bruke møtedeltakelse.
Kostnadstilordning: Du kan klikke på Annen dersom du skal ha et annet delprosjekt enn det du la inn i trinnet over.
Beløp: Her skal du legge inn beløpet som skal utbetales. Bruk lønnskalkulator (excel) for å regne ut beløpet. Se hvilken timelønn de ulike lønnstrinnene har.
Unntatt skatt: Denne kan du kun hake av for hvis arbeidet utføres i utlandet. Unntaket er opponenter som kommer til Norge for å delta på disputas, men har gjort mesteparten av jobben utenlands.
Arbeidsland: Hvis oppdraget ikke skal utføres i Norge må du hake av for Utland og legge inn landet der arbeidet utføres.
Trinn 4: Fritekstfelt
Du kan legge inn annen informasjon til kontrakten i fritekstfeltet. Det du skriver her vil bli synlig i kontrakten. Det er også mulig å laste opp vedlegg.
Ved sensur kan det være lurt å legge inn hvor mange oppgaver sensor skal rette, uttelling per oppgave, sats og emnekode.
Trinn 5: Merknader
Dette er informasjon til leder som skal godkjenne kontrakten. Kontraktsmottaker vil ikke se denne informasjonen.
Send til godkjenning og feilmeldinger
Når du har gått gjennom alle trinnene i kontrakten kan du klikke på “Gå til sammendrag”.
Se gjennom kontrakten. Klikk på "Vis kontrakt" hvis du ønsker å se hvordan kontrakten ser ut. Når alt ser greit ut klikker du på "Send til godkjenning".
Da kommer det opp en bekreftelsesboks, hvor du må klikke «Send inn» på nytt. Skjemaet blir da sendt til leder (GK2). Når leder har godkjent kontrakten vil det bli sendt en e-post til den eksterne med lenke for signering.
Hvis ikke det kommer opp en bekreftelsesboks, må du skrolle deg helt opp i kontrakten. Der vil det ligge en feilmelding. Se kjente feilmeldinger i toa (dfo.no).
Sende e-post til oppdragstaker
Når du har opprettet kontrakten kan du sende en e-post til den eksterne med informasjon om hvordan signere kontrakt og registrere eventuell reiseregning. Nedenfor finner du forslag på tekst til e-post samt lenke til UiOs nettside for oppdragstakere. Teksten er både på norsk og engelsk.
Lenke til informasjonsside for oppdragstakere
Hvis du oppdager at du lagt inn feil informasjon i kontrakten
- Kontakt leder og be hen avvise den. Da vil den komme tilbake til deg og du kan rette opp eventuelle feil før du på nytt sender den til leder.
- Hvis leder allerede har godkjent kontrakten kan du be kontraktsmottaker avvise kontrakten slik at du får rettet opp.
- Hvis kontraktsmottaker allerede har signert kontrakten må du følge rutiner for endring av kontrakt.
Videre oppfølging
Trenger du hjelp?
Kontakt: toa-hjelp@admin.uio.no