Opprette kontrakt

Opprette papirkontrakt

For noen personer kan det ikke opprettes digital kontrakt i toa-løsningen. Da må du opprette papirkontrakt. Her finner du når det må opprettes papirkontrakt, maler for time- og oppdragskontrakter, og for selvstendig næringsdrivende.

For koordinator kontrakt

Kontrakter som må opprettes på papir

For følgende personer kan det ikke opprettes kontrakt i toa-løsningen og det må opprettes papirkontrakt:

  • timeansatte eller oppdragstakere som er fast ansatt på UiO
  • anonymiserte forskningsobjekter
  • unge arbeidstakere (under 18 år) og lærlinger
  • personer som skal jobbe på Svalbard
  • personer man ikke ha klart å opprette en kontrakt for i toa-løsningen
  • selvstendig næringsdrivende

Timekontrakt

Kontrakt, timeliste og utbetalingsbilag

Signere kontrakt

Timekontrakten skal være undertegnet av leder og timeansatt. Den skal lastes opp i ePhorte for arkivering. Dersom personen ikke har en personalmappe i ePhorte må dette opprettes.

Du må sende inn tre dokumenter

  1. Kopi av timekontrakten. Hvis kontrakten er lagret i ePhorte, er det tilstrekkelig å føre opp saksnummeret på utbetalingsbilaget.
    Hvis det er en toa-kontrakt, kan du printe ut kontrakten fra toa.
  2. Utbetalingsbilag må være signert av saksbehandler (attestant) og leder.
  3. Timeliste må være signert av leder

Utbetalingsbilag og timelister skal sendes inn regelmessig og skal ved utbetalingstidspunktet kun angå arbeid utført innen de siste tre månedene.

Sende originaler til Seksjon for lønn

Timekontrakt, utbetalingsbilag og timelister må sendes i internpost, fordi Seksjon for lønn trenger originalen.

Merk: Vær nøye med at kontrakten er signert og at alle felt er fylt ut. Dersom det er mangler på dokumentene, vil Seksjon for lønn sende de i retur og da tar det lengre tid før pengene blir utbetalt.

Postadresse

Seksjon for lønn
Bilag-Lønn
Postboks 1071

Utbetaling

Timekontrakter utbetales på hovedlønn. Se kjøreplan for frister for innsending av papirkontrakter.

Oppdragskontrakt

Kontrakt med utbetalingsbilag

Signere kontrakt

Oppdragskontrakten skal være undertegnet av leder og oppdragstaker samt være attestert/signert av saksbehandler.

Sende originaler til Seksjon for lønn

Oppdragskontrakten må sendes i internpost, fordi Seksjon for lønn trenger originalen.

Merk: Vær nøye med at kontrakten er signert og at alle felt er fylt ut. Dersom det er mangler på dokumentene, vil Seksjon for lønn sende de i retur og da tar det lengre tid før pengene blir utbetalt.

Postadresse

Seksjon for lønn
Bilag-Lønn
Postboks 1071

Utbetaling

Oppdragskontrakter utbetales på bonuskjøring. Se kjøreplan for frister for innsending av papirkontrakter.

Verktøy

Månedskontrakt

Dersom det ikke er mulig å opprette månedskontrakten i toa, må dette opprettes via en personalkonsulent i ephorte. Årsaken til at det ikke er mulig å opprette månedskontrakten i toa kan være at personen allerede har en fastlønnskontrakt. 

Selvstendig næringsdrivende

Når du har avtalt et oppdrag med en selvstendig næringsdrivende må det skrives en kontrakt.

Signere kontrakt

  1. Kontrakten skal signeres av BDM/leder før du sender den til ekstern person.
  2. Send en e-post til den eksterne personen vedlagt kontrakt for signering.
  3. Be personen være nøye med å fylle inn firmanavn, organisasjonsnummer og e-postadresse, da innkjøper trenger dette til UiOs leverandørregister.
  4. Gjør personen oppmerksom på at faktura må sendes i EHF-format. Du kan sende veiledning for å sende faktura til UiO til vedkommende.

Send til din lokale innkjøper

Når du har mottatt signert kontrakt skal kontrakten sendes som vedlegg til enhetens innkjøper, enten per nettskjema eller e-post.
Se hvem du skal kontakte om innkjøp.. 

Meld fra til innkjøper når tjenesten er utført som avtalt, slik at faktura blir raskt og korrekt behandlet når den kommer.

Trenger du hjelp?

Kontakt brukerstøtte
Publisert 4. nov. 2022 13:31 - Sist endret 22. mai 2024 11:11
Del på e-post