Når må du opprette papirkontrakt?
For følgende personer kan det ikke opprettes kontrakt i toa-løsningen og det må opprettes papirkontrakt:
- Timeansatte eller oppdragstakere som er fast ansatt på UiO
- Unge arbeidstakere og lærlinger. Unge arbeidstakere er personer under 18 år.
- Personer man ikke ha klart å opprette en kontrakt for i toa-løsningen
Veiledning: Opprette papirkontrakt
Skal opprettes i forkant av arbeidet
Kontrakten skal opprettes i forkant av arbeidet slik at man sikrer at personen får tilgang til UiOs systemer og har en gyldig arbeidskontrakt ved arbeidstart. Ikke lag kontrakten mer enn seks måneder tilbake i tid, da det kan bli problemer med at skattekortet ikke hentes opp som det skal og personen kan bli trukket 50 % i skatt.
Timelister
Personer på timelønn må sende inn timelister hver måned for å få lønn. Timelistene kommer inn i innkurven din og må godkjennes for at det skal bli utbetaling. Det er viktig at du gjør deg kjent med kjøreplan for lønnsutbetaling med frister.
Opprette kontrakt for utenlandsk person
Hvis personen skal jobbe fra utlandet må det foretas en skatte- og trygdevurdering. Slike kontrakter skal ikke opprettes i toa og du må ta kontakt med International Staff Mobility Office (ISMO) for hjelp.
Trinn 1: Hvem
- Startdato for kontrakt: Dette er første arbeidsdag. Hvis personen skal undervise må det legges inn noen dager før undervisningen starter som er forberedelsestid.
- Sluttdato for kontrakt: Dette er siste arbeidsdag. Sluttdatoen på kontrakten må ikke være for tett inntil startdato, da de kun har tilgang til å føre timer mens de har en gyldig kontrakt. Ikke sett sluttdato tilbake i tid for da vil ikke kunne føre timer.
- Ansattnummer: Alle personer som har hatt en kontrakt ved UiO tidligere har et ansattnummer. Hvis du har ansattnummeret kan du legge inn dette og klikke søk nederst til venstre. Kontrollerer at e-post og telefonnummer er korrekt. Du kan endre dette før du går til trinn 2.
- Navn: Skriv inn navnet.
- Initialer: Ikke skriv noe i dette feltet.
- E-post: Skriv inn e-post
- Telefonnummer: Skriv kun inn telefonnummeret, ikke landkode. Hvis man legger inn landkoden foran telefonnummeret vil ikke personen motta SMS for signering.
- Landkode for telefon: Velg riktig landkode.
- Nasjonalitet: Legg inn nasjonalitet.
- Portalbruker: Haken for portalbruker skal være på, slik at personen får de riktige tilgangene.
- Klikk på søk. Dersom riktig person dukker opp velg denne.
Husk å kontrollere e-post og telefonnummer.
Hvis personen har fått en kontrakt tidligere eller finnes i SAP (lønnssystemet) vil personen dukke opp. Dersom personen som dukker opp ikke er den du skal ansette eller det ikke dukker opp noen person klikker du på Nyansatt.
Hovedstilling
Hvis personen har en timekontrakt i samme periode som kontrakten du oppretter, vil du få spørsmål om den nye kontrakten skal være hovedstilling.
Du kan klikke på knappen «Kontraktsoversikt» ved siden av feltet for ansattnummer for å få oversikt over kontraktene til den ansatte.
- Hvis den nye kontrakten er over en lengre periode, har flere timer og har et høyere lønnstrinn, så kan du klikke ja til hovedstilling.
- Hvis den nye kontrakten er på et mindre volum kan du trykke nei.
- Hvis du skal ansette en vitenskapelig assistent skal du trykke ja for at det skal være hovedstilling.
Gå til trinn 2.
Trinn 2: Kontrakt
Kontraktstype:
Alderspensjonister på pensjonistvilkår
Personer på pensjonistlønn kan kun bli engasjert for kortvarig (tilfeldig) arbeid, og ikke ha oppgaver av fast og varig karakter.
Engasjementet skal heller ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold (ref. Statens personalhåndbok kap 10.12.1). Det vil si at man kan bli engasjert kortvarig/tilfeldig første måneden etter alderspensjon, men som hovedregel bør man inneha alderspensjon i minst en måned før man engasjeres på pensjonistlønn.
Alle alderspensjonister som skal gjøre arbeid som timelønnet skal få alderspensjonistkontrakt (hvis ikke annet er oppgitt).
Hvis en person eksplisitt ikke ønsker å motta lønn etter pensjonistsats, må vedkommende være klar over at dette kan medføre:
- tilbakebetalingskrav av pensjon
- livsvarig reduksjon av pensjon pga. reberegning
Les mer om lønn til alderspensjonister.
Vitenskapelig assistent
Utdanningsstilling som vitenskapelig assistent skal gi mulighet for innsikt i vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode. Arbeidsoppgavene skal ligge på et akademisk nivå og skal bestå av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to år. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to år. Du skal bruke stillingskodene 1018, 1019 eller 1020, og velge hjemmel UH§6-4.1gVitass. Stillingskoder og yrkeskoder
Studentassistent
Denne kontraktstypen benyttes for å opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver, er kollokvieveiledere eller har seminarundervisning. Den må ikke forveksles med vitenskapelig assistent som er en åremålsstilling. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent eller stillingskode 1429 Aspirant benyttes. Stillingskoder og yrkeskoder
Ved ansettelse av studentassistenter skal du velge hjemmel S§9-1aMidlkar.
Hør med enheten din om hva som er fastsatte satser for denne type stilling.
Eksamensvakt (ikke pensjonistvilkår)
Du skal velge denne kategorien dersom du skal ansette en eksamensvakt som ikke er pensjonist. Bruk hjemmel S§9-1aMidlkar. Stillingskode 1079 førstebetjent.
Undervisning
Dette omfatter undervisning som er en del av institusjonens ordinære utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer etc.).
Når du skal opprette kontrakt for undervisning skal du bruke hjemmel S§9-1aMidlkar. Hvilken stilling du skal velge avhenger av utdannelsen vedkommende har. For eksempel aspirant har ikke mastergrad, mens universitetslektor har mastergrad.
De fleste enheter har bestemt hvilken lønn de ulike stillingskodene skal ha. Hør med din enhet om du er usikker.
Vekting
På undervisning er det vanlig å vekte de ulike arbeidsoppgavene. Vekting skal gjenspeile hvor mye tid en person bruker på å forberede seg til og holde en forelesning. Forelesning kan f.eks. vektes med 5. Det vil si at de får 5 timer per forelesning. De ulike fakultetene har forskjellig vekting, så ta kontakt med lokal enhet for å få riktige tall.
Det er kun mulig å ha en vekting per kontrakt. Hvis du skal lage kontrakt med forelesning og seminar, og de har ulik vekting, må du opprette en kontrakt per oppgave. Dersom personen skal jobbe med flere forskjellige oppgaver i mer enn en måned anbefales det å opprette en månedskontrakt.
Generell
Denne kontraktstypen kan brukes der man trenger kortvarig bistand eller der den ansatte selv har stor fleksibilitet til å velge når arbeidet utføres, eksempelvis til arrangementer, feltarbeid, kontorarbeid etc.
- Hjemmel for midlertidig tilsetting: Velg S§9-1aMidlkar på alle kontrakter bortsett fra hvis det er en vitenskapelig assistent. Da skal du bruke UH§6-4.1gVitass.
- Organisasjonsenhet: Bruk pilene på venstre siden for å navigere deg til riktig enhet.
Når du har valgt enhet får du opp et nytt bilde. Klikk på opprett ny stilling.
På timekontrakter er det kun en stilling per person. Du kan derfor ikke velge en som allerede er opptatt.
- Stillingsbetegnelse lang og kort: Se veiledning for hvordan du skal fylle ut dette.
- Finansieringskilde: Du må ta stilling til om kontrakten skal belastes grunnbudsjettet eller annen finansiering. Dette er viktig for rapportering til myndighetene. På studier er det som regel grunnbudsjettet du skal velge.
- Stillingskategori: Du kan velge mellom tre kategorier. Velg det som passer til stillingen.
- Stillingsgruppe: Legg inn stillingskoden og du vil få opp korrekt stillingsgruppe.
- Yrkeskode: Her kan du enten legge inn tall eller søke opp ved hjelp av navn.
Lagre stillingen.
Under stillingen skal du legge inn delprosjekt. Hak av for “Annen”.
Klikk i feltet det står 100. Du må legge inn delprosjekt i K7 både på lønn og reise.
Fyll inn delprosjektet i feltet K7.
Dersom du skal legge inn arbeidspakke skal du legge dette inn i K5. Hvis du ikke skal legge inn arbeidspakke må du passe på at det står Dummy i dette feltet.
Hvis du skal ha flere delprosjekt i kontrakten må du opprette flere arbeidsoppgaver senere i prosessen.
Neste steg er å legge inn lønnsinformasjon.
- Tjeneste og eventuell tjenesteansiennitet: Du skal ikke legge inn noe i dette feltet.
- Lønnstabell: Kan ikke redigeres.
- Område: Kan ikke redigeres.
- Stige/spenn: Dette vil automatisk bli fylt ut etter hvilken stillingskode du har valgt. Du trenger ikke å endre på dette feltet.
- Lønnstrinn: Dette feltet får automatisk en verdi etter hvilken stillingskode du har valgt. Velg riktig lønnstrinn. Nyttig informasjon: Lønnsfastsettelse for kontrakter i toa-løsningen og Lønnstabeller og -satser. Hvis feltet er grået ut og du ikke får til å endre, må du gå opp til stillingen og se om den er registrert riktig.
- Kronetillegg: Hvis dere har blitt enige om en årslønn kan du legge inn et kronebeløp for å komme opp til avtalt årslønn.
- Total årslønn: Feltet viser total årslønn samt timelønn.
Når du oppretter kontrakt vet du ikke hvilken fagforening personen er medlem av. Når personen signerer kontrakten må den ta stilling til dette. Hvis personen er medlem av LO/YS vil det bli registrert lønnstrinn i SAP (lønnssystemet), hvis personen er medlem av Akademikerne/Unio eller er uorganisert vil det bli registrert en årslønn.
Du trenger ikke å endre feltene for arbeidsplan og status for tidsadm. Det må være slik for at personen skal kunne føre timer.
Du skal heller ikke hake av for unntatt gruppeliv, unntatt statens pensjonskasse eller unntatt arbeidsgiveravgift.
Klikk på trinn 3.
Trinn 3: Arbeidsoppgave
Klikk på legg til arbeidsoppgave.
Dette bildet vil avhenge av hvilken type kontrakt du har valgt. Bildet viser undervisning.
- Arbeidsoppgave: Velg riktig arbeidsoppgave.
- Emnekode: Legg inn riktig emnekode
- Kostnadstilordning: Du trenger ikke å endre på denne hvis kontrakten skal ha et delprosjekt, siden du la inn dette tidligere i prosessen. Hvis du skal ha flere delprosjekt i kontrakten kan du hake av for annen og legge inn delprosjektet her.
- Antall timer: Legg inn avtalt timer.
- Vekting: Det er kun mulig å vekte på undervisningsoppgaver. Vekting er forberedelsestid. Hvert fakultet har besluttet hva undervisningen skal vektes med og det er ikke sentralt bestemt. Hvis du er usikker, må du ta kontakt med fakultetsadministrasjonen.
Klikk Ok og gå videre til trinn 4.
Trinn 4: Fritekstfelt
Du kan legge inn annen informasjon til kontrakten i fritekstfeltet. Det du skriver her vil bli synlig i kontrakten. Det er også mulig å laste opp vedlegg.
Trinn 5: Merknader
Dette er informasjon til leder som skal godkjenne kontrakten. Kontraktsmottaker vil ikke se denne informasjonen.
Send til godkjenning og feilmeldinger
Når du har gått gjennom alle trinnene i kontrakten kan du klikke på “Gå til sammendrag”.
Se gjennom kontrakten. Klikk på "Vis kontrakt" hvis du ønsker å se hvordan kontrakten ser ut. Når alt ser greit ut klikker du på "Send til godkjenning".
Da kommer det opp en bekreftelsesboks, hvor du må klikke «Send inn» på nytt. Skjemaet blir da sendt til leder (GK2). Når leder har godkjent kontrakten vil det bli sendt en e-post til den eksterne med lenke for signering.
Hvis ikke det kommer opp en bekreftelsesboks, må du skrolle deg helt opp i kontrakten. Der vil det ligge en feilmelding. Se kjente feilmeldinger i toa (dfo.no).
Sende e-post til timeansatt
Når du har opprettet kontrakten kan du sende en e-post til den eksterne med informasjon om hvordan signere kontrakt og føre timelister. Nedenfor finner du forslag på tekst til e-post samt lenke til UiOs nettside for timeansatte. Teksten er både på norsk og engelsk.
Hvis du oppdager at du lagt inn feil informasjon i kontrakten
- Kontakt leder og be hen avvise den. Da vil den komme tilbake til deg og du kan rette opp eventuelle feil før du på nytt sender den til leder.
- Hvis leder allerede har godkjent kontrakten kan du be kontraktsmottaker avvise kontrakten slik at du får rettet opp.
- Hvis kontraktsmottaker allerede har signert kontrakten må du følge rutiner for endring av kontrakt.
Timeantall i kontrakt
Person ansatt på timekontrakt kan ikke føre flere timer i kontrakten enn det som står i kontrakten. Dersom personen jobber mer enn planlagt må det opprettes en kontrakt til med flere timer.
En normal arbeidsdag er 7,5 timer og en normal arbeidsuke består av 5 arbeidsdager på til sammen 37,5 timer. Med 52 uker i året gir dette 1950 arbeidstimer pr år. Delt på 12 måneder gir dette 162,5 arbeidstimer pr. måned.
Dersom personen skal jobbe overtid, mer enn 9 timer dagen eller 40 timer i uken, må dette avtales med nærmeste leder.
Rettigheter for personer ansatt på timekontrakt
- Personer ansatt på timekontrakt har rett på sykepenger og etter to måneders ansettelse rett på egenmelding.
- Personen opptjener feriepenger som blir utbetalt i juni året etter. Dersom de med sikkerhet ikke skal fortsette å jobbe på UiO etter avsluttet kontrakt kan saksbehandler sende inn et fratredelsesskjema og be om sluttoppgjør. (lenke til rutine for sluttoppgjør).
- Medlemskap i Statens pensjonskasse ved minst 20 % stilling. Dersom en ansatt arbeider i flere mindre stillinger kan stillingene i sum gi rett til medlemskap.
- Gruppelivsforsikring (spk.no)
Videre oppfølging
Trenger du hjelp?
Kontakt: toa-hjelp@admin.uio.no