Bilag til godkjenning finner du under "Dine oppgaver" i Unit 4 (oransje firkant oppe i høyre hjørne).
Du må kontrollere at det er budsjettmessig dekning for kostnaden og at kostnaden er belastet riktig koststed og delprosjekt.
Godkjenne innkjøpsforespørsler, innkjøpsplaner og faktura
I prosessen Behov til betaling (BTB) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne i forbindelse med bestilling, faktura og fakturabehandling.
Varsling om oppgaver
Når du mottar nye oppgaver til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i Unit4, i tillegg til at du får varsel på e-post.
Dersom du mottar fakturaer via funksjonaliteten "Informer" i Unit 4 (tidligere informativ sirkulasjon), vil du imidlertid ikke motta noe varsel på e-post. Du bør sjekke om du har mottatt nye oppgaver daglig, da det ikke blir sendt ut noen varsel på e-post eller lignende.
Bestilling
For bestilling skal du kontrollere og godkjenne innkjøpsforespørselen, eller avvise den. Se instruksjonsvideo: Godkjenne innkjøpsforespørsel (dfø-video)
Faktura
I mange tilfeller vil en bestilling gå til automatisk match i system. Er det avvik mellom bestilling og faktura vil den komme som ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder også for faktura hvor det ikke har vært en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.
Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at
- det er budsjettmessig dekning for utbetalingen.
- disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
- kjøp over 100.000 NOK eks. mva har en avtale tilknyttet seg.
Videresende faktura til annen BDM
Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel din egen mobilregning eller egne kjøp), kan du sende fakturaen videre i systemet.
Det gjør du ved å gå inn på fanen "handlinger", og velge "videresend". For å få opp potensielle mottakere må du trykke "space" (mellomrom) på tastaturet ditt.
Brukerveiledninger
Godkjenne bilag, kreditnota, oversendelse til inkassator og oppfølging av forfalte krav
Oppfølging av forfalte krav
I prosessen Fordring til innbetaling (FtI) vil du som kostnadsgodkjenner bli involvert i beslutningen om hvordan kunden skal følges opp ved manglende innbetalinger
- Bott-rutine: oppfølging av forfalte krav (pdf)
- Skjema for oversendelse til inkasso (pdf)
- Skjema for tapsføring (pdf)
Kreditnota
Du må kontrollere kreditnota forslaget og godkjenne eller avvise dette i UNIT4 ERP.
Godkjenne hovedbokbilag/Periodeavslutningsbilag
Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under Dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden og denne er riktig kontert godkjenner du bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget og det returens til bilagsbehandler (attestant).
Godkjenne endring av anlegg
Selve anleggsregistrering skjer i prosessene Behov til betaling. For endring av anlegg må du som kostnadsgodkjenner godkjenne disse i Anleggsmiddel-prosessen.
Dette gjøres i forbindelse med:
- Bytte posteringsdimensjonsverdi = endring av koststed eller delprosjekt
- Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg
- Nedskriving av anlegg
- Reversering av anleggstransaksjoner
- Salg av anlegg
- Utrangering av anlegg
Brukerveiledning
DFØ brukerveiledning Anleggsskjema Unit4 ERP kapitel 4 (pdf)
Godkjenne søknadsbudsjett og revidert prosjektbudsjett
Før UiO tar i bruk hele løsningen på prosjektområdet vil det ikke være egne godkjenningsoppgaver innenfor Prosjektide til prosjektavslutning (EFP)
Økonomimodell
Fra 1. mai 2021 har UiO fått ny økonomimodell. Det innebærer at det er nye koststeder, prosjekt- og delprosjektnummer.
Tiltak finnes ikke lenger.
Regelverk
Du må sette deg inn i regelverket som gjelder for prosessområdene styring og rapportering, økonomi og lønn ved Universitetet i Oslo.
- Regelverk innen økonomi ved Universitetet i Oslo
- Reglement for økonomistyring i staten (regjeringen.no)
- Lov om offentlige anskaffelser (lovdata.no)