Forberedelse/før tiltredelse
|
Tiltak |
Ansvarlig |
Kommentar |
|---|---|---|
|
Velkomstmail |
Nærmeste leder |
E-post sendes: Informasjon om UiO, MN og institutt. Sendes ut når signert kontrakt er mottatt, med en hyggelig hilsen. |
|
Informere ansatte |
Nærmeste leder |
Informere de øvrige medarbeiderne om tiltredelsen. |
| Tilgang til administrative systemer | Nærmeste leder | Sørge for at den nyansatte går tilgang til alle nødvendige administrative systemer, se oversikt. |
|
Klargjøre arbeidsplassen. |
|
Sørge for datautstyr, nett-tilknytning og ev. annet nødvendig utstyr. Informasjonsmateriell, ev. annen relevant dokumentasjon. Nøkler til kontor. |
|
Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen |
Nærmeste leder |
Det er viktig å frigjøre tid for de som skal delta i introduksjonsfasen. Utpeke en fadder som skal ha et aktivt ansvar for informasjon, sosial integrering og innføring i praktiske forhold på arbeidsplassen. Avklare hvem som skal stå for opplæringen. |
Tiltredelsesdagen
|
Tiltak |
Ansvarlig |
Kommentar |
|---|---|---|
|
Mottak, velkomst |
Nærmeste leder, fadder |
Gjestekort, nøkler, UiO ID-kort – info, bilde til nettsiden |
|
Brukernavn og passord |
IT/nærmeste leder |
Brukernavn kan opprettes av lokal IT samme dag hvis kontrakt er registrert hos Seksjon for lønn. |
|
Tilgang til systemer og e-postlister |
Nærmeste leder |
Tilgang til systemer relevant for stillingen. Selvbetjeningsportalen (skal brukes av alle). Innmelding i ulike e-postlister. |
|
Gjennomgang av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling, ledelsesstruktur og arbeidsform. |
Nærmeste leder ev. annen faglig ansvarlig som er utpekt |
Det anbefales å komme i gang med de konkrete arbeidsoppgavene vedkommende skal utføre så raskt som mulig. |
|
Hilserunde |
Nærmeste leder/fadder |
Hilserunde bør skje den første dagen. |
|
Omvisning – kantine, rekvisitalager o.l. |
Fadder |
|
De første ukene
|
Tiltak |
Ansvarlig |
Kommentar |
|---|---|---|
|
Opplæringsbehov |
Nærmeste leder |
Opplæringsbehov må kartlegges så tidlig som mulig slik at medarbeideren raskt mestrer jobben. |
| Opprette personpresentasjon | Nærmeste leder |
Personpresentasjonen må opprettes og fylles ut med navn, kontaktinfo, arbeidsoppgaver, emneord, romnummer/beskrivelse av hvor man har kontor. Kontakt din lokale nettredaktør hvis du har spørsmål. |
|
Innføring i arbeidsmiljøforhold, sikkerhetsrutiner, verneombudsordningen. |
Nærmeste leder/ |
|
|
Arkivrutiner |
Arkiv |
Viktig at den ansatte får orientering om arkivrutiner. |
|
Daglig sosial oppfølging, informasjon om formelle og uformelle regler |
Fadder |
Fadderen bør ta personlig kontakt med den nyansatte hver dag de første par ukene, spise lunsj sammen o.l. |
|
Nærmere innføring i arbeidsoppgaver |
Nærmeste leder ev. annen faglig ansvarlig som er utpekt |
Det er viktig at den nyansatte får klart for seg arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til å påvirke arbeidet. |
|
Informere om hvordan arbeidsgiver vil gjennomføre faglig veiledning, opplæring og tilbakemelding under prøvetiden |
Nærmeste leder |
|
| Informere om rettigheter og plikter | Nærmeste leder |
Informasjon om ferieloven, lønnsutbetaling, fravær - egenmelding/sykmeldingsrutiner og Statens pensjonskasse.
|
De første 6 månedene
|
Tiltak |
Ansvarlig |
Kommentar |
|---|---|---|
|
Grundig oppfølgingssamtale med den nyansatte etter ca 2 mnd og etter ca 4 mnd. |
Nærmeste leder |
Avtal tidspunkt for dette i begynnelsen av tilsettingsforholdet, og sett av god tid til samtalen. Sørg for god dokumentasjon på at samtaler er avholdt, hva en ble enig om å følge opp og vurderinger som er gjort underveis. Oppfølgingssamtale i prøvetiden (word) / (pdf) - engelsk (word) / (pdf) |
|
Ev. tiltak/formelle møter dersom den nyansatte viser seg å ikke fungere holdes etter ca 2, 3 og 5 mnd. |
Nærmeste leder |
Dersom det skal vurderes å benytte adgang til oppsigelse etter prøvetidsbestemmelse, må fakultetets ledelse kontaktes for bistand så tidlig som mulig. |