Mottak av nyansatte ved Farmasøytisk institutt

Innledning

• Ansvaret for oppfølging av nyansatte ligger hos leder eller den som leder utpeker (dette kan være veileder, prosjektleder, gruppeleder, osv), heretter kalt «ansvarlig». Dette er leders stedfortreder og vil også betegnes som leder/fadder o.l. i UiOs veiledning for mottak av nyansatte (onboarding).
• Under følger informasjon og lenker som er viktige å kjenne til ved mottak av en nyansatt.
• Planlegg i god tid så får det nyansatte en god og rask start.
• Personalkonsulent gir beskjed til seksjonsleder og kontorsjef når tilbud om stilling er akseptert og arbeidsavtalen signert.

Forberedelser

Oppgavene til ansvarlig for mottak av nyansatt

• Avtale oppmøtetidspunkt og-sted med den nyansatte.
• Gi relevant informasjon til de som trenger det (Lokal-it, Ekspedisjonen, se nedenfor), bl.a. opplysning om startdato i god tid i forveien.
• Sørge for at arbeidsplass er klargjort (se nedenfor).
• Sørge for informasjon/innføring i arbeidsoppgavene.
• Gi informasjon om systemtilganger (brukerkonto o.l.), bli med til SiO for å hente ansattkort/adgangskort, samt vise de mest brukte funksjonene i selvbetjeningsportalen.
• Sørge for at HMS-opplæring gjennomføres (se plan for opplæringen på instituttets HMS-sider). Se også Sikresiden.no.
• Plan for opplæring som er relevant for stilling og rolle. Det er nærmeste leder med personalansvar som har ansvar for å legge opp en plan for opplæring som er dekkende for utførelse av oppgavene på en trygg og god måte. Kurs som arrangeres av UiO. Her nevnes spesielt (obligatoriske):
  • kursene i sikkerhet og PLIVO, samt studentsamtaler
  • Grunnkurs i personvern og IT-sikkerhet - Universitetet i Oslo
• Norskkurs: Instituttet henviser til UiOs nettsider om norskkurs, inkl lenke til gratis kurs. Instituttets basismidler kan benyttes til å dekke norskkurset NORIR level 1-3 for fast vitenskapelige ansatte. Men, det er anledning til at forskergruppene kan bruke eksterne prosjektmidler på dette for enkeltpersoner hvis mulig og ønskelig.
• Vise den nyansatte rundt på instituttet og andre relevante steder på UiO, samt presentere den nyansatte for kolleger, administrasjon og ledelse på instituttet. Gi en orientering om hvordan FAI er organisert og lokalisert.
• Sørge for at den nyansatte blir ivaretatt i sosiale sammenhenger (f.eks. i lunsjen).

Se også UiOs informasjon om mottak av nyansatte.

Praktiske forberedelser

Arbeidsplass

• Kontorplass og møbler– ansvarlig må avklare med kontorsjef
• Eventuelt arbeidsplass på lab. e.l.– ansvarlig
• Labfrakk og personlig verneutstyr– ansvarlig
• PC: Ansvarlig bestiller via nettskjema: https://nettskjema.no/a/531126, se også IT-hjelp og utstyr - For ansatte - Universitetet i Oslo
• Telefon – vi benytter nå Teams
• Dørskilt – administrasjonen
• Nøkkelkort/ansattkort - generell adgang til LVB gis alle ansatte, midlertidige må kontakte administrasjonen

Systemtilganger

• Ansattkort: Nyansatte får informasjon om bestilling av kort via UiO ID når de har fått en aktiv UiO-bruker. Labansvarlig gir beskjed til Vaktsentralen om tilgang til adgangsbegrensede områder.
• Brukerkonto, Feide og e-post: Første arbeidsdag kjøres en liste fra SAP til Cerebrum med nytilsettinger. Ansvarlig informerer Lokal-it om oppstartdato for nyansatte, samt hvilke epostlister den nyansatte skal være oppført i og hvilke filgrupper/mapper på N:området den nyansatte skal ha tilgang til. Lokal-it sjekker første arbeidsdag at personen finnes i Cerebrum og bygger brukernavn. Det er ikke mulig å få brukerkonto før første arbeidsdag.
• Selvbetjeningsportalen: Krever at man er registrert i SAP og har brukerkonto. For funksjoner ut over som vanlig ansatt sender instituttets BDM beskjed til Lønn.
• Andre systemer: Cristin, Websak+, FS, Canvas, Selvbetjeningsportalen/DFØ, m.m. etter behov. Diverse lisensbaserte tilganger må avklares med seksjonsleder.

Se også UiOs informasjon om systemtilgang og oversikten over tilgang til administrative systemer.

Første dag og de første ukene

• Vise den nyansatte rundt på instituttet og andre relevante steder på UiO (f.eks. matpakkeplasser)
• Presentere den nyansatte for kolleger, administrasjon og ledelse på instituttet
• Gi en orientering om hvordan FAI er organisert og lokalisert
• Gi informasjon om systemtilganger (brukerkonto o.l.)
• Gi informasjon om ansattkort/adgangskort
• Sørge for at den nyansatte får nødvendig informasjon og innføring i arbeidsoppgavene og settes i kontakt med relevante kontaktpersoner
• Sørge for at HMS-opplæring gjennomføres
• Vise de mest brukte funksjonene i DFØ Selvbetjeningsportalen
• Personpresentasjon på nettsidene; Nettredaktør kan bistå med oppstrat av personpresentasjonen, men den enkelte ansatte redigerer og oppdaterer sin egen side - veiledning.
• Sørge for at den nyansatte blir ivaretatt i sosiale sammenhenger (f.eks. i lunsjen)
• For ansatte i Phd-stilling skal det påbegynnes en søknad om opptak til phd-programmet, inkludert en obligatorisk oppstartsamtale/Induction conversation
• For ansatte i Postdoktorstilling skal det lages en Utviklingsplan - Professional Development Plan