Innledning
- Ansvaret for oppfølging av nyansatte ligger hos leder eller den som leder utpeker (dette kan være veileder, prosjektleder, gruppeleder, osv), heretter kalt «ansvarlig».
- Under følger informasjon og lenker som er viktige å kjenne til ved mottak av en nyansatt.
- Planlegg i god tid så får det nyansatte en god og rask start.
- Personalkonsulent gir beskjed til seksjonsleder og kontorsjef når tilbud om stilling er akseptert og arbeidsavtalen signert.
Forberedelser
Oppgavene til ansvarlig for mottak av nyansatt
- Avtale oppmøtetidspunkt og-sted med den nyansatte.
- Gi relevant informasjon til de som trenger det (Lokal-it, Ekspedisjonen, se nedenfor), bl.a. opplysning om startdato i god tid i forveien.
- Sørge for at arbeidsplass er klargjort (se nedenfor).
- Sørge for informasjon/innføring i arbeidsoppgavene.
- Gi informasjon om systemtilganger (brukerkonto o.l.), bli med til SiO for utstedelse av ansattkort/adgangskort, samt vise de mest brukte funksjonene i selvbetjeningsportalen.
- Sørge for at HMS-opplæring gjennomføres (se plan for opplæringen på instituttets HMS-sider).
- Vise den nyansatte rundt på instituttet og andre relevante steder på UiO, samt presentere den nyansatte for kolleger, administrasjon og ledelse på instituttet. Gi en orientering om hvordan FAI er organisert og lokalisert.
- Sørge for at den nyansatte blir ivaretatt i sosiale sammenhenger (f.eks. i lunsjen).
Se også UiOs informasjon om mottak av nyansatte.
Praktiske forberedelser
Arbeidsplass
- Kontor og møbler– ansvarlig
- Eventuelt arbeidsplass på lab. e.l.– ansvarlig
- Labfrakk og personlig verneutstyr– ansvarlig
- PC – ansvarlig bestiller via Lokal-it
- Telefon – ansvarlig bestiller via Lokal-it
- Dørskilt – Ekspedisjonen
- Posthylle – Ekspedisjonen
- Nøkler– Ekspedisjonen
Systemtilganger
- Ansattkort: Ekspedisjonen gir beskjed til Vaktsentralen om ønskede adgangsrettigheter i forkant av kortutstedelse (min 24 timer). Da vil kortet være aktivert ved utstedelse. Forutsetter aktivering i SAP. Les mer om ansattkort.
- Brukerkonto, Feide og e-post: Første arbeidsdag kjøres en liste fra SAP til Cerebrum med nytilsettinger. Ansvarlig informerer Lokal-it om oppstartdato for nyansatte, samt hvilke epostlister den nyansatte skal være oppført i og hvilke filgrupper/mapper på N:området den nyansatte skal ha tilgang til. Lokal-it sjekker første arbeidsdag at personen finnes i Cerebrum og bygger brukernavn. Det er ikke mulig å få brukerkonto før første arbeidsdag.
- Selvbetjeningsportalen: Krever at man er registrert i SAP og har brukerkonto. For funksjoner ut over som vanlig ansatt sender instituttets BDM beskjed til Lønn.
- Andre systemer: Cristin, ePhorte, FS, Fronter, Basware, m.fl. etter behov.
Se også UiOs informasjon om systemtilgang og oversikten over tilgang til administrative systemer.
Første dag og de første ukene
- Vise den nyansatte rundt på instituttet og andre relevante steder på UiO (f.eks. matpakkeplasser)
- Presentere den nyansatte for kolleger, administrasjon og ledelse på instituttet
- Gi en orientering om hvordan FAI er organisert og lokalisert
- Gi informasjon om systemtilganger (brukerkonto o.l.)
- Bli med til SiO for utstedelse av ansattkort/adgangskort
- Sørge for at den nyansatte får nødvendig informasjon og innføring i arbeidsoppgavene
- Sørge for at HMS-opplæring gjennomføres
- Vise de mest brukte funksjonene i DFØ Selvbetjeningsportalen
- Sørge for at den nyansatte blir ivaretatt i sosiale sammenhenger (f.eks. i lunsjen)
- For ansatte i Phd-stilling skal det påbegynnes en søknad om opptak til phd-programmet, inkludert en obligatorisk oppstartsamtale/Induction conversation
- For ansatte i Postdoktorstilling skal det lages en Utviklingsplan - Professional Development Plan