FS-møte 8. mars 2021

Saker

1. T.o. Ønske 17/2020 Endre på MNs 120-poengsregel. Ønsket av MN og sendt Unit 17.12.2020
2. T.o. Ønske 18/2020 Ledetekster undervisningsmodulen. Ønsket av MF og sendt Unit 18.12.2020
3. To. Ønske 1/2021 Overlappende grader. Ønsket av SV + HF og MN. Sendt Unit 11.1.2021
4. T.o. Ønske 2/2021 Løsninger for å håndtere ulike vurderingsordninger på samme emne. Ønsket av SV, jf. FS-nettverket 5. oktober 2020, sak 6. Sendt Unit 14.01.2021
5. T.o. Ønske 3/2021 FS515.001: Nytt slettegrunnlag: Bestått emne med emnesperre. Ønsket av SV. Sendt Unit 1.2.2021
6. Ønske 4/2021 FS460.002: Merknad og funksjonalitet ved klagesak. Ønsket av SV. Er det fakulteter som ikke kjenner på dette behovet? Er det m.a.o. et bredt behov på UiO?  
   Referat: UiO sender inn ønsket selv om det er mest SV som ser behovet. Kan prioritere merknad foran funksjonalitet. Alt i alt ikke et høyt prioritert ønske fra UiO.
7. Ønske 5/2021 Dato_tid_komplett_søknad. Ønske under arbeid i studieavdelingen.
   Referat: Studieavdelingen jobber videre med saken og sender den inn til Unit.
8. Trekkfrist på undervisningsenhet. Evaulering av prøveordningen i 2020. Jf. sak i FS-nettverket 9. desember 2019, sak 6, på initiativ av JF. I 2020 er feltet benyttet på undervisningsenheter på MARLTHESIS, MEDFL%, MF9%, MNSES9100, PPU3520D, TEK3%, TEK4%, TEK5% og TEK9%. Ønsker fakultetene å videreføre ordningen for trekkfrist på undervisningsenhet? Forlenge prøveordningen også i 2021?
   Referat: Utvider prøveordningen ut 2021.
9. Forvaltningsmodell for FS. Utkast (pdf). Kan fakultetene foreslå hva det skal stå om FS-koordinatorrollen?
   Vi må også huske på å inkludere en bit om hvorfor FS-koordinator skal være kontaktpunktet mot SADM; for eksempel noe slikt: 

   Spørsmål om brukerstøtte, brukeropplæring, feilmeldinger og endringsønsker skal gå til og fra SADM via fakultetets FS-koordinator. Årsaken til arbeidsfordelingen er at 
   fakultetet skal være godt nok informert til å
   - kunne koordinere og standardisere FS-arbeidet på fakultetet i tråd med de sentrale standardiserte veiledningene og rutiner for hvordan man skal gjøre ulike registreringer i tråd med gjeldende regelverk,
   - kjenne til brukerbehov på fakultetet,
   - være kjent med aktuelle feil og løsningen på dem,
   - være sikker på at endringsønsker er i tråd med fakultetets ønsker og prioriteringer.
   Referat: Noen fakulteter kommer med tilbakemeldinger etter møtet.

10. Digitalt signerte vitnemål og DS, versjon 1 

    Det er straks mulig for fakultetene å produsere pdf-er av vitnemål og Diploma supplement (DS) med digital signatur. Studenten kan se og hente ut det digitalt signerte vitnemålet i Studentweb og kan (ventelig i løpet av våren) dele det via Vitnemålsportalen. Pdf-løsningen er en første versjon, som på sikt vil få en mer heldigital form. SADM ser for oss at det blir en for brå overgang å erstatte alle papirvitnemål på UiO med digitalt signerte vitnemål med én gang fra og med våren 2021. Vi lurer på om noen fakulteter vil være pilot for de digitale vitnemålene våren 2021? Det kan eksempelvis være på ett eller noen få studieprogram eller f.eks. på ett studienivå. I første fase vil nok mange føle det tryggest å produsere både digitale vitnemål og papirvitnemål, altså ikke tidsbesparende i første omgang. Piloten vil da være en periode for vitnemålsskriverne til å gjøre seg kjent med metoden i FS, for studentene å gjøre seg kjent med den digitale utgaven, og for arbeidsgivere og andre i allmennheten å bli trygg på og kjent med den heldigitale løsningen.

    • Løsningen er tenkt å erstatte papirvitnemål ved nye gradsoppnåelser, men det er ikke noe i veien for å supplere også tidligere utskrevede vitnemål og/eller DS som ligger i FS, med digitalt signerte utgaver.
    • Løsningen inkluderer digitalt signerte Diploma supplement (DS). Det betyr at fakultetet kan velge å starte med DS, og vente litt med vitnemålene. Hva med å gå over til kun digitalt signerte DS fra og med våren 2021? 
    • Løsningen er ment å inkludere ph.d.-nivået. 
    • Forslag i tillegg til piloter: Kun digitalt signerte vitnemål for alle årsenhetene fra og med våren 2021.
    • Løsningen inkluderer ikke noen endret tilgang til Studentweb eller Vitnemålsportalen for studenter som ikke lenger har Feide-tilgang og som er uten tilgang til ID-porten (dvs. personer uten norsk fødselsnummer eller D-nummer fra Folkeregisteret). Disse må fortsatt få vitnemål på papir eller så kan eventuelt det digitalt signerte vitnemålet hentes ut fra FS av saksbehandler, krypteres og sendes på e-post til den tidligere studenten. 
    • FS-veiledningen Produsere vitnemål og Diploma Supplement er oppdatert, og slik ser det ut, se under lamellen Vitnemål.

    • Den digitale signaturen er inntil videre fra Unit, da UiO ikke selv har en signeringsløsning i FS. SADM har godkjent Units signatur for å komme i gang med digitale vitnemål. 

    • I denne første versjonen av digitalt signerte pdf-er av vitnemål, er det ingen dobbelt kontroll i prosessen av andre saksbehandlere enn den ene som oppdaterer gradsprotokollen. Håndskrevne signaturer har en slik funksjon på pairvitnemål. Fakultetene må kontrollere at antall grader harmonerer med det som er forventet.

    • Saken blir også tatt opp i eksamensnettverket 3. mars, i studieledernettverket 5. mars og i forum for forskerutdanning 18. mars. Da håper vi til sammen på gode spørsmål og innspill fra ulike synsvinkler, og at alle blir godt informert, og at vi har noen piloter i gang snart.
    • Referat: Gi beskjed til fshjelp om hvilke programmer dere faller ned på. 
      HF, UV, JF, MF er innstilt på å begynne med vitnemål fra nye oppnådde fritt sammensatte grader. Studieavdelingen ser på hvordan nettsiden Vitnemål for fritt sammensatt bachelorgrad og/eller nettskjemaet for bestilling kan tilrettelegges.
      MF vil vente med alle andre grader. 
      HF vil prøve et utvalg, og gir beskjed til fshjelp om hvilke. Alle årsenheter.
      OD vurderer tannpleie. 
      UV vurderer ev. alle inkl. PPU, men har ikke bestemt seg ennå.
      SV tenker på årsenheter + ev. profesjonsstudiet i psykologi.

11. T.o. Status Arbeidslivsportalen (ALP) på UiO
    UiO skal få tilgang til ALP fra 1. mars 2021. Enkeltpersoner i Studieavdelingen, UV og MED får tilgang som administratorer. Første møte i styringsgruppa er 12. mars. 

12. T.o. Status EVUweb på UiO.
    EVUweb kan tas i bruk på etterutdanningskurs. Det vurderes en pilot for rektorutdanningen.

13. T.o. Status Circle U
    Arbeidet med Circle U er i gang. Det er oppnevnt kontaktpersoner i Studieavdelingen for de forskjellige arbeidsgruppene under arbeidspakke 2 "Creating an inclusive European university ecosystem", som ledes av Aarhus universitet. Circle U skal ha digitale løsninger for studentutveksling og utveksling av student data, og det er arbeid med rammeverk, registreringspraksiser og systemer som kommer til å berøre studieadministrasjonen etterhvert. 

14. T.o. FS/Tableau nyhetsbrev siden forrige møteinnkalling: Status EVUweb på UiO

15. T.o. Status endringsønsker sendt til Unit i 2020 og 2021

16. Program FS-brukerforum tirsdag 23. og onsdag 24. mars 2021. 
    Brukerforumet går digitalt på Zoom og er uten avgift.
    Påmeldingskjema (Forms) gjelder begge dager. Frist mandag 22. mars 2021 kl. 12.00.
    Du kan delta på de sesjonene og parallellsesjonene du ønsker. Info om Zoom-tilgang kommer samme dag.

17.  Møtetider høsten 2021

• Mandag 4. oktober kl. 14-15.30
• Mandag 6. desember kl. 14-15.30
  Referat: Datoene passet for alle.