FS-møte 5. oktober 2020

Ikke tilstede: MN og OD

Saker

1. T.o. Ønske 9/2020 Studentweb: Gjenta eksamen etter karakteren Bestått. Sendt Unit 22.06.2020 etter vurdering i studieavdelingen.
2. T.o. Ønske 10/2020 Søknadsweb: endre svar før søknadsfrist. Ønsket  av  sommerskolen. Sendt Unit 23.06.2020.
3. T.o. Ønske 11/2020 Søknad samlebilde: Markøren i søkernr.-feltet, ikke f.nr.-feltet. Ønsket av studieavdelingen. Sendt Unit 25.06.2020.
4. Ønske 12/2020 Rapport over permisjonsårsaker, utvide FS290.001. Ønsket av MN i RT#4035195. Blir behovet dekket i forbindelse neste sak?
   Referat: MN kan se på om robotisert løsning som melder fra om nye saker dekker behovet.
5. Nytt, felles regelverk for studiepermisjoner
   • Litt om robotisering: Studenten søker på nettskjema, robot tar søknaden inn i ephorte. I første omgang må FS-saksbehandler registrere alle typer permisjon i FS. I neste omgang er det meningen at robot kan registrere fraværsårsaken UTEN-DOK i FS.
     Referat: Før robotisert prosess for registering i FS blir satt i gang, vil studieavdelingen samråde seg med fakultetene slik at alle vet hva roboten gjør, som f.eks. hvilke permisjonsdatoer som blir satt inn og hvor lang tid på forhånd det lar seg gjøre å søke og hva roboten skal gjøre dersom studenten allerede har brukt opp sine to semestere med udokumentert permisjon.
   • Koder for fraværsårsak: FS-veiledningen for behandlng av permisjon er oppdatert med hvilke koder som nå skal brukes. Noen av kodene er nye. Kodene som skal brukes er UTEN-DOK, FORELDRE, VERNEPLIKT, SYKDOM, VERV, ANNEN.
   • Konsekvenser for inndragningsrutiner: FS-veiledningens lamell 2 a og 2 b er oppdatert for 2021 vår og fremover nederst i hver lamell. Etter at inndragningene pga. fravær for høsten 2020 er kjørt og oppdatert i fsprod, blir det heretter litt andre data man skal fylle inn.
     Referat: Les gjerne RT#4077295: Inndragningsrutinen og fravær
6. Håndtere eksamener der det er ulike ordninger for studenter på selvstudium og på vanlig undervisning. Særlig exphil og svexfac. Saken blir muntlig presentert i møtet.
   Referat: Studieavdelingen ser nærmere på om det lar seg gjøre å definere et endringsønske som dekker behovet. Noen av exphils behovet vil kunne bli dekket av ny FS-rutine knyttet til oppmøteregistrering, se neste sak. SVs emner med slike behov vil ikke hjelpes av ny rutine knyttet til oppmøteregistrering. 
7. Status oppmøteregistrering. Ikke noe nytt, men studieavdelingen sender inn ønske om FS-rutine som kan beregne om studenten har møtt opp tilstrekkelig mange ganger (pdf). Jf. ønske 16/2019 Håndtere obligatorisk fremmøte i FS.
   Referat: Enheter som har innspill til den vedlagte pdf-en, skriver til fshjelp denne uken. Studieavdelingen skriver ferdig endringsønsket og sender til Unit mandag 12. oktober.
8. Ønsker fakultetene en helårsliste over bacheloremner som kan få ledige plasser til enkeltemnestudenter? I så fall basert på emner som har Enkeltemneoppt. = J og lite annet, på en eller annen måte. Vil også avhenge av prioritering i mange avdelinger, og at alle eller ingen publiserer emnebeskrivelser fra FS. En helårsliste kan altså ikke komme med det første, men likevel greit å få luftet saken med tanke på senere prioritering.
   Referat: Ut over MN, som har ønsket seg en slik helårsliste i RT#4014312, ønsket ikke de andre fakultetene en helårsliste. Både på grunn av at det vil være vanskelig å kommunisere forskjeller og likheter mellom helårslisten og den konkrete listen over emner som har ledig plass, og fordi en helårsliste ville kreve at FS-registreringene for Enkeltemneoppt. = J/N måtte være strammere. Flere fakulteterer går gjennom disse J/N straks før enkeltemnedagen og etter at undervisningsopptaket for programstudenter er foretatt. Samme emne kan variere mellom J og N i dette feltet far år til år. Det ble også stilt spørsmål om hva slags utdanningstilbud enkeltemner er, om det er riktig å annonsere dem på en slik måte.
9. Revidere mandatet for FS-nettverket?
   Referat:
   • Det kan være lurt å gå gjennom og se om mandatet passer for hvordan den studieadministrative sfæren henger sammen nå, når veldig mye er integrert og i ulike systemer.
   • Det hadde vært fint med en oversikt over hva som er forventet av en FS-koordinator når det gjelder å følge opp at fakultet og enhet bruker FS på riktig måte, setter seg inn i nye ting og får opplæring.
   • Det er ønske om at FS-nyhetsbrevene inneholder én sak per brev, slik at FS-koordinator selv kan avgjøre og lett kan skille ut hvilke saker som skal rett videre til kolleger og hvilke som trenger behandling på fakultetet først eller som ikke skal videreformidles.
   • Studieavdelingen kommer tilbake til mandatet.
10. T.o. FS/Tableau nyhetsbrev sendt ut siden forrige møteinnkalling: 
    - Brev 3 Ny direkterapport mot FS i Tableau over undervisningsmeldte
    - Brev 4 Feltene Begrunnelses- og klagesystem i vurderingsmodulen
11. T.o. Status endringsønsker sendt til Unit i 2019 og 2020
12. Møtetider våren 2021
    • Mandag 8. mars kl. 14-15.30
    • Mandag 7. juni kl. 14-15
13. T.o. FS Brukerforum 2021 blir 23. og 24. mars, med to digitale ettermiddager. Foreløpig er det ikke mer info om innhold eller ev. kostnader.

Eventuelt
a) TF spurte om FS, arkiv, offentlig journal, robot. Hvilke saker skal lagres hvor fremover?
De robotiserte prosessene gjøres i tett samarbeid med arkiv og e-sak. Etterhvert får BOTT (de gamle universitetene i Bergen, Oslo, Trømsø og Trondheim) kjøpt inn et nytt saks- og arkivsystem (SA). Da får vi se hva og hvordan det blir. Se gjerne på BOTT-SAs nettsider.

b) MF spurte om når saksbehandlerpålogging til Studentweb fra FS skal gå til en annen nettleser enn internett explorer. Studieavdelingen spør USIT på nytt om når terminalserverne blir oppgradert til 2019-versjonen av operativsystemet.