Begrunnelse- og klagesaker i FS

Begrunnelse- og klagesaker som opprettes automatisk via Studentweb

Fra og med 26. februar 2020 innføres ny arbeidsflyt for klage og begrunnelse (se FS nyhetsbrev).
Fra og med denne datoen vil begrunnelse- og klagesaker opprettes automatisk når studentene klager/ber om begrunnelse i Studentweb.
 

Automatisk opprettet begrunnelsesak fra Studentweb

 

Automatisk opprettet klagesak fra Studentweb

 

Manuell registrering på klagesaker opprettet fra Studentweb:

  • Registrer J i feltet "Sperr mot visning på karakterutskrift".
  • Klagekommisjoner: Vær oppmerksom på at når det opprettes en ny klagesak, vil det automatisk bli opprettet en klagekommisjon, dersom det ikke finnes en klagekommisjon fra før. Sensorene i kommisjonen må registreres manuelt. Se veiledning for registrering av klagekommisjon. Dersom det kun finnes en klagekommisjon, vil studenten legges automatisk inn i den kommisjonen.
 

Studenter ber om begrunnelse utenfor Studentweb

For noen emner kan ikke studentene be om begrunnelse fra Studentweb, og begrunnelsessaken må i slike tilfeller opprettes manuelt.

Klagefristen er synlig for studenten i Studentweb og justeres etter dato begrunnelsen er formidlet, så selv om begrunnelsen gis utenfor Inspera MÅ man opprette og ferdigstille begrunnelsesaken i FS. 

Opprett begrunnelsessak på kandidaten

  • Gå til student vurdering samlebilde

Du finner student vurdering samlebilde i vurderingsmodulen, eller ved å gå via Student Samlebilde for den aktuelle studenten.

Registrer klagesaken ved å klikke i aktuell vurdering i Student vurdering samlebilde, under fanen 'Protokoll'. Hvis vurderingen består av flere eksamensdeler, skal klagen registreres på den delen studenten klager på, ikke på det samlede resultatet.

  • Trykk på knappen 'Registrer klagesak'
  • Bekreft at du ønsker å opprette en klagesak (selv om du skal opprette en begrunnelsesak)
  • Angi at saken av typen BEGRUNN

 

Bildet begrunnelse og klage åpnes da, delvis utfylt.

  • Sjekk at begrunnelsen er registrert på rett kombinasjon

Registrer:

  • Ansvarlig saksbehandler: Sett inn initialer til ansvarlig saksbehandler
  • Mottatt: Sett inn dato for når studenten ba om begrunnelse

Ferdigstille begrunnelsessaken

Etter at begrunnelsen er formidlet til studenten skal begrunnelsesaken ferdigstilles i FS. 

Registrer:

  • Ferdigbehandlet: J
  • Vedtak formidlet: Sett inn dato for når studenten fikk begrunnelse
  • Begrunnelse gitt på form: Velg SKRIFTLIG eller MUNTLIG

Feltet "Ny klagefrist" oppdateres så automatisk. Klagefristen vises for studenten i Studentweb. 

Begrunnelse for klagesensur

Studenten kan be om begrunnelse for klagesensur, men kan ikke klage på resultatet etter klage. Det er ikke mulig å be om begrunnelse for klagesensur i Studentweb, så for slike begrunnelser må studenten kontakte enheten som tilbyr emnet, og så kan enheten håndtere begrunnelsen utenfor FS og Studentweb.

Registrering av klagesensur

Dersom klagesensur behandles i Inspera tilbakeføres resultatet til FS.

Manuell registrering av klagesensur

  • Når vedtaket foreligger skal det fylles ut (TIL GUNST/UENDRET/TIL UGUNST)

  • Når vedtaket foreligger skal ny klagesensur registreres. Klikk på boksen "Registrer klagesensur". Trykk "Lagre".  (Dersom du har satt J i feltet Ferdigbehandlet, er boksen "Registrer klagesensur"  usynlig. Du kan få den frem igjen ved sette N.)

  • Registrering av klagesensur uten vesentlig karakteravvik vil oppdatere protokollen automatisk (se informasjon om roller under). 

OBS: Klagesensuren kan ikke endres i dette bildet etter man har lagret. Det må gjøres i protokollen. Se egen veiledning for endring i protokoll.

  • Sett J i feltet "Ferdigbehandlet" og dato for "Vedtak formidlet"
  • Husk å fjerne 'J' i 'Sperr mot visning på karakterutskrift' når vedtak er fattet og klagesensur er registrert.
  • Når du registrerer klagesensur med vesentlig karakteravvik vil du få en advarsel om at protokollen ikke er oppdatert, og at ny sensur må gjennomføres. Følg denne instruksen for å fullføre registreringen.

Roller:

Registrering av klagesensur uten vesentlig karakteravvik vil oppdatere protokollen automatisk. Rollene som kreves for å gjøre dette er FS_EKSKLAGE eller FS_EKS2

 

 

 

Registrering av klagesensur med vesentlig karakteravvik (to eller mer karakterer)

Se regelverk og rutine for håndtering av klagesensur med vesentlig karakteravvik.

  • Når resultat med vesentig karakteravvik er registrert, dukker det opp et felt for "Klagesensur / Ny behandling".
  • Legg inn kommisjon som skal gjøre ny vurdering. Se bilde.  Dersom man ønsker det kan man legge inn informasjon om kommisjonen i merknadsfeltet: "Vesentlig karakteravvik etter klagesensur i kommisjon X".
  • Sett N i feltet ferdigbehandlet
  • Søk opp klagesaken på nytt. Dersom dato for Vedtak formidlet er satt inn må den fjernes.* 
  • Når klagesensuren avviker med to eller flere karakterer oppdateres ikke protokollen før endelig sensur registreres.

*Per i dag er det slik at feltet "Ferdigbehandlet" får automatisk J og feltet "Vedtak formidlet" får dagens dato etter man registrerer klagesensur med avvik. Dette er feilmeldt til Unit, så inntil denne automatiske registreringen er fjernet må man selv passe på å sette inn riktig i disse feltene. 

Registrering av endelig klagesensur etter ny vurdering ved vesentlig karakteravvik

Fremgangsmåte for å registrere endelig klagesensur: 

  • Når det endelige vedtaket foreligger skal det fylles ut (TIL GUNST/UENDRET/TIL UGUNST)

  • Når vedtaket foreligger skal ny klagesensur registreres. Klikk på boksen "Registrer endelig sensur". Trykk "Lagre".

  • Registrering av endelig klagesensur ved vesentlig karakteravvik vil oppdatere protokollen automatisk. 

OBS: Klagesensuren kan ikke endres i dette bildet etter man har lagret. Det må gjøres i protokollen. Se egen veiledning for endring i protokoll.

  • Sett J i feltet "Ferdigbehandlet" og dato for "Vedtak formidlet"
  • Husk å fjerne 'J' i 'Sperr mot visning på karakterutskrift' når vedtak er fattet og klagesensur er registrert.

Visning av sperret resultat på karakterutskrift og i StudentWeb

Hvis et emne består av flere eksamensdeler og det er 'J' i feltet 'Sperr mot visning på karakterutskrift' på en eksamensdel, medfører det at emnet i sin helhet ikke vil komme med på en karakterutskrift.

I StudentWeb vil et emne med sperret resultat på en eksamensdel vises med teksten "Resultat sperret" på den aktuelle delen, samt på helheten. Dette er fordi en eventuell endring av karakter på en eksamensdel kan føre til endring av samlet resultat.

Klage på formell feil

Opprette klagesak på formell feil:

Åpne bildet "Begrunnelse og klage"

Trykk crtl + N for å opprette en ny sak

Registrer:

  • Studentens fødsels- og personnummer
  • Emnekode
  • Vurderingskombinasjonen klagesaken gjelder (f.eks S)
  • Tid: Hvilket semester klagen gjelder
  • Klagetype: FORMELL
  • Saksnummer: 1, 2 eller 3
  • Mottatt: datoen hvor studentens klage på formelle feil ble mottatt
  • Ansvarlig saksbehandler: initialene til den ansvarlige saksbehandler
  • Journalnr: saksnummer i Ephorte
  • Klage (student): Merknadstekst som er synlig for studenten i Studentweb. OBS! Merknadsteksten er synlig i Studentweb uavhengig om det står J/N i feltet Ferdigbehandlet. 
  • Merknad vedtak: Eventuelle merknader knyttet til vedtaket. Ikke synlig for student. 

Ferdigstille klagesaken: 

Registrer:

  • Ferdigbehandlet: J
  • Vedtak formidlet: dato vedtaket ble formidlet til studenten
  • Vedtak:
    • vedtakstype AVSLAG brukes når man har behandlet klagen, men konkluderer med at man ikke tar klagen til følge.
    • vedtakstype KLAGE AVVIST brukes når man ikke tar klagen til behandling..
    • vedtakstype INNVILGET brukes når studenten får medhold i klagen
    •  vedtakstype TRUKKET dersom studenten trekker klagen på formelle feil

Rapporter over begrunnelse- og klagesaker

Bruk rapporten 579.001 Begrunnelse og klage til å holde oversikt over registrerte begrunnelse- og/eller klagesaker. 

Rapporten kan brukes for å holde oversikten over saker som ikke er ferdigbehandlet eller se på saker som har blitt behandlet et gitt semester/år. 

Parametere som må fylles ut: 

  • Sted/Emne/Vurderingsenhet
  • Periode
    • Hak av "Sak mottatt i periode" og sett inn et datointervall hvis du ønsker å spesifisere søket

Velg om du ønsker å filtrere på:

  • Eksamen- eller sensursystem
  • Klagetype: BEGRUNN/SENSUR/FORMELL
  • Vedtak: F.eks "TIL GUNST"
  • Ferdigbehandlet: Ja/Nei/Uansett
  • Hak av hvilken informasjon du ønsker i rapporten
  • Velg om du kun ønsker å se saker som ikke er trukket eller avvist

FS-rapport 579.003 Ikke ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker kan også være nyttig. Med denne rapporten kan du søke opp alle ikke-ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker på en gitt stedkode. Du kan filtrere på klagetype. eksamenssystem og/eller sensursystem. Når rapporten kjøres for klagetype SENSUR eller FORMELL vises antall dager siden klagen ble registrert i kolonnen "Dager siden reg".

 

Publisert 10. jan. 2019 13:56 - Sist endret 22. sep. 2020 10:30