Organisasjonsendring

En organisasjonsendring krever endringer i administrative systemer. Disse gjennomføres i samspill mellom berørt enhet og systemeier for de forskjellige systemene. Prosessen krever ryddige forberedelser og omfatter 9 aktivitetstrinn.

Forberedelser

Enheten som planlegger en større organisajsonsendring skal:

  1. Sette seg inn i de generelle vilkår knyttet til omstillingsprosesser.
  2. Varsle systemeier for organisasjonsendringer (e-post) senest 9 måneder før planlagt iverksettelse av endringen slik at den kan gi råd og planlegge egne oppgaver i forhold til endringen.
  3. Rydde opp i pågående saker.

Endringsprosess

Merk: Frister tar utgangspunkt i at organisasjonsendringen iverksettes fra 01/01 nytt år. Det er avgjørende at frister overholdes. Forsinkelser kan føre til at endringsprosessen må stoppes.

# Ansvar Aktivitet Frist Kommentar
Forberedelse Enhet Melder vedtak om organisasjonsendring 01/04 Enheten opplyser systemeier for omorganiseringer om vedtatt endringsforslag for organisasjonen.
Aktivitet 1 Enhet og
AP
Beskriver ny organisasjonsmodell 15/09 Enheten beskriver de nye organisasjonsenhetene. AP kvalitetssikrer forslag med systemeierne.
Aktivitet 2 Systemeiere Etablerer ny organisasjonsmodell i administrative systemer 01/10 Systemeier SAP tildeler organisasjonenhetsnummer.
Aktivitet 3 Systemeiere Henter ut ansattdata fra dagens organisasjon 01/11 Data listes i excelskjema med én linje per ansatt og beskrivelse for hvilke dataelementer som skal fylles ut. Skjema legges i enhetens Vortexmappe for utfylling med nye verdier, se aktivitet 6.
Aktivitet 4 Systemeier
OA og enhet
Forbereder oppdatering av økonomidata 01/11 Data listes i et excelskjema med én linje per prosjekt og tiltak, samt en konverterings-tabell. Skjemaet legges i enhetens Vortexmappe for utfylling med nye verdier.
Aktivitet 5 Enhet Vurderer behov for andre praktiske endringer 01/11 Praktiske forhold som telefon, skilting, e-postlister, filområder, nettinformasjon. Dette krever ofte bistand fra andre enheter.
Aktivitet 6 Enhet Tildeler nye verdier og tilganger til ansatte i ny organisasjon (SAP/OA/Basware/ePhorte) 01/12 Fyller ut nettskjema og excelskjema i enhetens Vortexmappe fra aktivitet 3 med nye verdier.
Aktivitet 7 Systemeiere Legger inn ny data i administrative systemer 10/12 Systemeiere oppdaterer de administrative systemene med enhetens nye data.
Aktivitet 8 Enhet Kvalitetssikrer ansattdata i ny organisasjon 15/12 Enheten er selv ansvarlig for at alle endringene er fullstendige og korrekte.
Aktivitet 9 Systemeiere
og enhet
Avslutningsaktiviteter >01/01  

Arbeidsdokumenter

Enheter under endring har en egen Vortexmappe hvor alle originale arbeidsdokumenter knyttet til endringsprosessen skal lagres og bearbeides.