English version of this page

Registrering som gjest i SAPUiO

I noen tilfeller har personer som ikke er lønnet eller student ved UiO behov for tilgang til deler av UiOs infrastruktur. Slike personer gis en gjesterolle i SAP som så eksporteres videre ut til de andre systemene.

Merk: Disse rollene skal ikke brukes til å gi tilgang til personer som skal ansettes.


Forutsetninger

Status som gjest i SAP gis kun til personer som ikke skal motta månedslønn eller timelønn.

Søknad

  • Kontaktpersonen på enheten må fylle ut søknadsskjema (nettskjema) om gjestestatus. Merk: Søknader fra Det medisinske fakultet skal sendes via en egen nettside.
  • Utfylling av søknadsskjemaet krever at det er innhentet følgende informasjon om bruker:
    1. Navn
    2. Fødselsnummer (11 sifre) eller ansattnummer (8 sifre); for personer som ikke har norsk personnummer må det oppgis fødsesdato og passnummer og Land (passets nasjonalitet)
    3. Kjønn
    4. Privatadresse; for personer uten fast bopel i Norge skal det oppgis adressen til enheten bruker er knyttet til ved UiO
    5. Privat mobiltelefonnummer; registrering i SAP gir tilgang til UiOs passordbyttetjeneste per SMS.
    6. Nasjonalitet
    7. Forventet sluttdato ved UiO
      • Maksimal registreringsperiode for eksternfinansierte ph.d.-kandidater er 6 år, for emeriti 10 år og for gjesteforskere og eksterne konsulenter/partnere/innkjøpere 2 år ad gangen.
      • Registreringer utover maksperioden må fornyes før maksperiodens utløp ved å sende en ny søknad.
  • Masseregistrering

Gjesteroller

  • Eksternfinansierte ph.d.-kandidater * - doktorgradsstudenter som ikke er lønnet av eller gjennom UiO.
  • Ekstern konsulent * - personer som UiO ikke lønner direkte, typisk vikar fra vikarbyrå, konsulenter etc.
  • Ekstern partner * - personer som ikke er lønnet av UiO, typisk styremedlemmer og personer som kun skal registeres i Cristin med en UiO-tilknyttning.
  • Emeritus - vitenskapelig ansatte som har gått av med pensjon, men som forsatt har kontor m.m. ved UiO, og teknisk-administrativt ansatte som er gått av med pensjon og som enheten mener fortsatt bør ha tilgang. Det gjelder selv om vedkommende har aktiv bruker (benyttes også i Cristin-sammenheng).
  • Gjesteforsker - forskere som ikke er lønnet av UiO, men som skal ha tilgang til infrastruktur som kontor, IT-brukerkonto, bibliotekskort, Cristin m.m.
  • Innkjøper * - personer som ikke er fast ansatt ved UiO, men som skal få bruker i innkjøpssystemet og/eller øvrige økonomisystemer.

* Merk: Rollene eksternfinansiert ph.d.-kandidat, ekstern konsulent og innkjøper gir ikke tilgang til ePhorte.

Oversikt over registrerte gjester ved din enhet

Ved behov for en oversikt over registrerte gjester ved din enhet kontakt Gruppe for lønnsadministrasjon i Seksjon for lønn (e-post).

IT-reglement for personer som verken er ansatt eller student ved UiO

  • Personer som ikke er tilsatte eller studenter ved Universitetet i Oslo, eller har tilgang til UiOs ressurser gjennom institusjonelle avtaler, kan få tilgang til UiOs ressurser, f.eks. IT-tjenester, dersom dette er viktig for UiOs virksomhet.
  • Det er altså Universitetet i Oslos behov og ikke personens behov som avgjør om slik tilgang skal gis. Begrepet viktig inneholder betydelig faglig skjønn, og det er derfor delegert til øverste faglige myndighet ved enhetene (institutt ved institutter og fakultetsdivisjoner) å utøve dette skjønnet eller avgjøre hvem som skal gjøre det i hvert tilfelle.
  • Eksempler på personer som kan omfattes av reglene, er de som er IT-ansvarlige for UiOs ansatte, som utfører forskning eller forskningstjenester som daglig benyttes av flere av UiOs ansatte, som utfører undervisningstjenester utover et fåtall timer, f.eks. som hovedveileder for en doktorgradsstudent ved UiO eller som ansvarlig for en kurs- eller forelesningsserie.
  • Personer som ønsker tilgang til UiOs ressurser skal ta kontakt med vedkommendes institutt/fakultetsdivisjon. Enheten vil så søke på vegne av den ansatte.
  • Før man trykker på send og sender inn skjemaet elektronisk til Seksjon for lønn, skal enheten ta en utskrift av skjemaet, og få de nødvendige signaturer fra bruker og ansvarlig ved enheten. Dette skriftlige skjemaet skal oppbevares lokalt på enheten.
  • Seksjon for lønn vil ta kontakt med oppgitt kontaktperson når personen er registrert i SAP.
  • Instituttleders vurdering og konklusjon i relasjon til reglene ovenfor skal påføres og søknaden skal oppbevares ved instituttet/fakultetsdivisjonen som dokumentasjon.
  • Tilgang til UiOs IT-ressurser som assosiert bruker gis for tidsrom på 2 år. Søknadsskjema og reglement finnes nedenfor.
Publisert 9. nov. 2008 14:14 - Sist endret 27. juli 2017 11:13