Tidsplan for studieadministrasjon ved HF

Innen 12. januar kl. 9

Forberedelse til enkeltemnepåmelding 12. januar kl 9.

Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter.

Studieseksjonen sørger for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Instituttene kontaktes om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen.

Liste over emner med ledige plasser blir publisert dagen før påmeldingen starter. Uttrekket til lista blir bestemt av hva som registreres i FS. Se også  informasjon om FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

12. januar kl 9
Studentweb åpner for påmelding til emner med ledige plasser for enkeltemnestudenter.

26/01/2024

Frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. 

Se følgende nettside.

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. februar ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette.

Helst innen 12. februar:
Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 7 sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette.

Februar - mars: 
Inndragning av studieretter på bachelor- og masterprogrammene og årsenhetene med forhåndsvarsel. Forhåndsvarslene sendes mellom 5. og 15. februar. Studierettsinndragningene gjøres av studieseksjonen mellom 20. februar og 15. mars. 

Studieseksjonen

17/02/2023

Ikke oppdatert for V24

UT-opptak med digital saksbehandlerdag samt arbeidsstue på HF. Se veiledning. 

Søknadsfrist for spesielle søkergrupper for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak)

(Gjelder for søkere med dokumenterte grunner for tidlig opptak eller særskilt vurdering, søkere med IB eller videregående utdanning fra land utenfor Norden og søkere som ber om realkompetansevurdering. )

Første frist for nye emner (inkludert videreutdanningsemner) + eksisterende emner der man vil gjøre seg tidlig ferdig i EpN og/eller publisere H24-emnebeskrivelsene ekstra tidlig. Emnene sendes til FS-klarering på fakultetet.

Nye emner sendt inn innen denne fristen blir opprettet i FS ca. 18. mars.

Mars-april:

Registrere undervisningsdata for høsten 2024. Det er mulig å registrere undervisningsaktiviteter i TP først (og deretter eksportere til FS). Ta kontakt med Fridtjof Jerve dersom dere ønsker mer informasjon om denne muligheten.

Ved registrering i FS først: Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for høsten 2024 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for høsten 2024. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

15/03/2024

I midten av mars: 
Arbeidsstue med rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst vil bli arrangert i midten av mars. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstua.

Se nettsiden om gradfangst.

Andre frist for nye emner (inkludert videreutdanningsemner) + eksisterende emner der man vil gjøre seg tidlig ferdig i EpN og/eller publisere H24-emnebeskrivelsene tidlig. Emnene sendes til FS-klarering på fakultetet.

Nye emner sendt inn innen denne fristen blir opprettet i FS ca. 4. april

• publisert emnebeskrivelse på nett
• publisert undervisningsaktivitet i FS for høsten 2024

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er) ta kontakt med Fridtjof Jerve.

Sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

Undervisning

Siste frist for nye emner (inkludert videreutdanningsemner) som skal tilbys H24.

Nye emner sendt inn innen denne fristen blir opprettet i FS  ca.18. april.

Frist for å gjøre alt arbeid ferdig i EpN med emnene som skal gå høsten 2024. OBS: nye emner har siste frist 4. april.

I løpet av april
Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandlere sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Oppfølging av programstudenter

Ordinær søknadsfrist for opptak til årsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak) med oppstart høsten 2024.

Søknadsfrist for opptak til masterstudier ved HF med oppstart høsten 2024.

17/04/2024

Eksamen/Inspera

21/04/2024

Frist for å registrere LMS =J/N og Rommal (Eget rom / Ikke rom) på UE og UA i FS.

22/04/2024

Overføring av data fra FS til Canvas starter for H24

24/04/2024

Kurs/arbeidsstue i TP:

Uke 17 (22.-26. april)

Eksamensplanlegging for høsten 2024, gjelder skoleeksamen og korte hjemmeeksamener (2-6 timer):

• registrere ønsket periode/uke for eksamen
• registrere/melde emner som ikke kan kollidere

Vurderingsenheter må være opprettet senest en uke før arbeidsstua.

Eksamen/Inspera

Frist for å bearbeide timeplansdata  (undervisning) i TP.

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for høstsemesteret 2024 i FS og overføring av disse til TP. 

Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. For spørsmål ta kontakt med Fridtjof.

Hovedbestilling i TP - Undervisningsdata (fra kl. 10) - gjøres av Avdeling for studieadministrasjon

6. mai kl. 10: 
Frist for å registrere grunnlagsdata til hovedbestilling for eksamen H24.

Eksamen/Inspera

7. - 14. mai:

Hovedbestilling i TP eksamen H24.

Eksamen/Inspera

22/05/2024

Siste frist eksamensregistrering i FS for høsten 2024 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner.

Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan

Eksamen/Inspera

23/05/2024

Semestermappene for høsten 2024 publiseres.

Frist for å ha:

• kvalitetssikret info i semestersidene, bla. pensum, tidspunkt for undervisning og eksamen.
• kvalitetssikret oversikter over emner med undervisning neste høst
• oppdatert emnebeskrivelser
• fjernet gamle emner ifra instituttvise emneoversikter på norsk og engelsk.

Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

Studentweb

Juni:
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler under studier/utland for kommende søknadsrunde. Se veiledning.

Studentweb

Innen Studentweb åpner:

• Emnene må være klare for høsten i FS, både undervisning og eksamen
• Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene må være oppdaterte

Frist for publisering av komplett program for studiestart på programsidene. Se veiledning for studiestart.

11/06/2024

17/06/2024

Senest 17. juni:

Studentene får svar på undervisningsopptaket i Studentweb.

15/06/2023

Ikke oppdatert for 2024

Kandidatmarkering for programstudenter som er ferdige med bachelorstudiene på HF.

18/06/2024

15/06/2023

Ikke oppdatert for V24

Avtaledag (Opptak UT - forberede søknadsalternativer i FS og på Web)

16/06/2023

Ikke oppdatert for V24

Skrive ferdig velkomst-eposter i alle målformer og legge i mapper på fellesområdet

I uke 31:

Utsendelse av velkomst-epost.

11/08/2023

Ikke oppdatert for 2024

Innen uke 33:

Ringe opp alle nye programstudenter på lavere grad

Internasjonalisering

Arbeidslivsrelevans

Forberedelse til enkeltemnepåmelding 22. august kl 9:

Oversikt over hvilke emner som på har ledige plasser, blir publisert på ettermiddagen dagen før emnepåmelding for enkeltemnestudentene starter.

Instituttene må selv sørge for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnepåmeldingen. Studielederne kontaktes med informasjon om dette i forkant av enkeltemnepåmeldingen. Se ellers nettsidene om FS-grunnlaget for liste over emner med ledige plasser og FS-løsningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

22. august kl 9:

Studentweb åpner for påmelding til emner med ledige plasser etter først-til-mølla-prisippet, for både programstudenter og enkeltemnestudenter.

Intern frist for å melde inn nye utviklingsønsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (inneværende semester) til Eksamenskontoret. Man kan også melde inn ønsker som skal gjelde fra neste semester. 

For mer informasjon se følgende nettside.

Innen 1. september:

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. september ha fått registrert trekkfrist i FS. Dette må gjøres av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at også masteroppgaver må ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 bør først kjøres med hake for "Beregn trekkfrist på bakgrunn av uttaksdato", og deretter kjøres uten å hake av for dette.

Eksamen/Inspera

- Frist for å søke om permisjon eller utsatt studiestart .
- Siste frist for undervisningsopptak, eksamensmelding, bekreftelse av utdanningsplan/semesterregistrering og betaling av semesteravgift.

(Helst) innen 8. september 2023:

Behandle søknader om permisjon og deltidsstudier for årsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se også nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 37, 11. september, sender fakultetet ut forhåndsvarsel til studenter som ligger an til å få inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede søknader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert før dette.

Tidlig-frist i EpN 1: Frist for å sende inn emner som instituttene vil ha overført til FS og få indexfiler for i slutten av september. Emnene sendes til fakultetet til FS-klarering. Det vil være mulighet for å publisere emnebeskrivelsene for disse emnene før hovedpubliseringen 16. november. 

September og oktober 
Registrere undervisningsdata for våren 2024. Det er mulig å registrere undervisningsaktiviteter i TP først (og deretter eksportere til FS). Ta kontakt med Fridtjof Jerve dersom dere ønsker mer informasjon om denne muligheten.

Ved registrering i FS: Instituttene sørger for å opprette undervisningsenheter for våren 2024 i tide for å kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene må selv sjekke at de riktige emnene får opprettet undervisningsenheter for våren 2024. Anne Løken kan kontaktes for hjelp eller spørsmål om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

Studieseksjonen kjører FS-rutinene.

Oppfølging av programstudenter

20. september 2023
Semestermapper for våren 2024 opprettes for alle emner som har

• publisert emnebeskrivelse på nett OG
• registrert undervisningsaktivitet i FS for våren 2024

Etter 26. september blir nye semestermapper opprettet fortløpende. De blir opprettet kort tid etter at man han fylt kriteriene for semestermappe (hver hele time i arbeidstiden).

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er), kontakt Fridtjof.

• Frist for å melde inn nye emner som er godkjent på instituttet og som skal gå våren 2024 til endelig godkjenning på fakultetet og FS-klareringi EpN. OBS: emnebeskrivelsen for de nye emnene må også være ferdige innen denne fristen.
• Tidlig-frist i EpN 2: Frist for å sende inn emner som instituttene vil ha overført til FS og få indexfiler for i midten av oktober. Emnene sendes til fakultetet til FS-klarering. Det vil være mulighet for å publisere emnebeskrivelsene for disse emnene før hovedpubliseringen 16. november. 

I løpet av oktober:

Studie-/programkonsulenter sender e-post til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven inneværende semester med informasjon om muligheten for å søke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandler sender påminnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Oppfølging av programstudenter

Siste frist i EpN:

Frist for å gjøre alt arbeid ferdig i EpN med emnene som skal gå våren 2024 og sende alle emner til fakultetet til FS-klarering i EpN. OBS: nye emner hadde frist 2. oktober 2023. Emnebeskrivelsene til emnene som sendes inn til denne siste fristen vil bli publisert 16. november. 

15/10/2023

Oktober - dato ikke fastsatt ennå

Rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om ryddingen og frist.

Oppfølging av programstudenter

Eksamen/Inspera

Undervisning: Frist for å bearbeide grunnlagsdata i TP.

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for vårsemesteret 2024 i FS og overføring av disse til TP. 

Instituttene kan selv overføre timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortløpende når disse er klare. For spørsmål ta kontakt med Fridtjof.

Hovedbestilling i TP - Undervisningsdata (fra kl. 10) - gjøres av Avdeling for studieadministrasjon

30/10/2023

Kurs/arbeidsstue i TP Eksamensplan

- eksamensplanlegging for våren 2024, gjelder skoleeksamen og korte hjemmeeksamener (2-6 timer):

• registrere ønsket periode/uke for eksamen

• registrere/melde emner som ikke kan kollidere

Vurderingsenheter må (helst) være opprettet 1 uke før kurset i TP Eksamensplan

Eksamen/Inspera

Ultimo oktober:

Frist for kvalitetssikring av de nye programbeskrivelsene på nett.

Nettsider, studier

Ultimo oktober:

Frist for registrering av LMS=J/N og ønsket rommal i FS.

Se UiOs veiledning for registrering av data i FS

Default innstillinger er arvet fra V23. 

Frist for å endre eventuell standardmal i Canvas.

Hva er en standardmal?

Søknadsfrist for innreisende internasjonale utvekslingsstudenter

Frist for å søke fakultetet om endring av emnegrupper/masterstudieløp/årsenheter der endringene skal gjelde fra og med høsten 2024 (endringer av oppbyggingen av emnegruppa/studieløpet, endring av obligatoriske emner, samt andre større endringer).

Frist for å søke fakultetet om oppretting og nedlegging av 40-grupper. 

Programportefølje
Emnegrupper

Overføring av data fra FS til Canvas starter for V24.

Rom opprettes i Canvas.

Frist for å registrere grunnlagsdata til hovedbestilling for eksamen V24.

Eksamen/Inspera

8. - 14. nov - Hovedbestilling

TP - eksamen V24

Emner

Emneplanlegging på nett (EpN)

21/11/2023

Siste frist eksamensregistrering i FS for våren 2024 (i samarbeid med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal være synlige når Studentweb åpner.

Alle emner skal være ferdig registrert i TP Eksamensplan

22/11/2023

Semestermappene for våren 2024 publiseres.

Frist for å ha:

• kvalitetssikret info i semestersidene, bla. pensum, tidspunkt for undervisning og eksamen.
• kvalitetssikret oversikter over emner med undervisning neste vår
• oppdatert emnebeskrivelser
• fjernet gamle emner ifra instituttvise emneoversikter på norsk og engelsk.

Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

Emner

Undervisning

27/11/2023 

Frist for å melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne Løken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

Innen Studentweb åpner:

• Emnene må være klare for høsten i FS, både undervisning og eksamen
• Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene må være oppdaterte. Ta kontakt med Anne for spørsmål om oppdatering av emnekombinasjoner.

Studiestart

Nettsider, studier

Frist ikke fastsatt ennå.
Avtaledag (Opptak UT - forberede søknadsalternativer i FS og på Web)

Dato ikke fastsatt ennå.
Tilbud om felles arbeidsstue for HF for undervisningsopptaket for våren 2024, for emner med SØKNAD.