Aktivitet 6: Tildele nye verdier og tilganger til ansatte i ny organisasjon

Oppgave

Enhetene har ansvar for at ansattdataene tilhørende ny organisasjon blir meldt inn gjennom excelarkene som er lagt inn i enhetens Vortexmappe under aktivitet 4.

Data som må vurderes og ajourføres

1. Budsjettdisponeringsmyndighet

For tilganger som krever endring av budsjettdisponeringsmyndighet må det sendes inn nye BDM skjemaer:
Søke om budsjettdisponeringsmyndighet

2. SAP-informasjon

Det må sendes inn nye brukerskjemaer hvis det gjelder tilgang til nye roller for eksisterende brukere, eller tilgang til brukere som ikke har tilgang fra før.

Brukerinnmeldingsskjema for SAP

Nødvendig informasjon som legges inn i excelarket i vortexmappen (dette må gjennomgår, behov for endring):

• Konteringsinformasjon for lønn og reise
• Konteringsinformasjon for EK-tjenester (trekk for mobil og brebånd mm.)
• Konteringsinformasjon for B-tillegg
• Personer på timelønn og e-bilag
• Oversikt over personer med flere stillinger
• Gjesteroller knyttet i SAP
• Roller og oppgaver:
  • Attestanter: Oversikt over attestantpoolene ved enheten
  • Assistenter: Oversikt over assistenter ved enheten, inkludert hvem de er for
  • BDM-roller (I SAP er alle BDM’er også ledere - denne informasjonen bør derfor innhentes sammen med informasjonen om lederne)

3. Økonomisysteminformasjon

Det må sendes inn nye brukerskjemaer hvis det gjelder tilgang til nye roller for eksisterende brukere, eller tilgang til brukere som ikke har tilgang fra før.

Anbefalt fremgangsmåte:

1. Ta ut oversikt over eksisterende brukertilganger for enheten i Tableau økonomirapporter. Velg rapportene:
   • Rapport under testing
2. Lag en tilsvarende oversikt over brukertilganger i ny struktur til eget bruk.
3. Søk om brukertilganger i Unit4.

Viktig å være oppmerksom på:

• Det vil være en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle kostnadsstedene kan avsluttes så raskt som mulig og det skapes minst mulig "støy" for brukerne. I denne perioden skal enhetene
  1. ikke utfakturere på gamle kostnadssteder
  2. fullføre mest mulig i Unit4 på gamle kostnadssteder
  3. "tømme" gamle kostnadssteder fram mot nyttår så langt det er mulig
  4. sørge for at alle bestillinger i Unit4 har minimum status Bestilt, det vil si at de er sendt til leverandør.

3. Elements-informasjon

• Ansattes roller og autorisering
  Enheten ved leder, eller den leder delegerer til, godkjenner/evt. endrer eSaks forslag til roller og tilgangskoder i ny organisasjonsstruktur på excelskjema elements-roller-tilganger i enhetens Vortexmappe (ble lagt inn under aktivitet 3). Les mer om roller i Elements.
• Personalmapper
  En omorganisering kan være en gylden anledning til å velge en mer hensiktsmessig organiseringen av personalmappene i Elements.