Planlegge
Definer behovet
- Hvilke arbeidsoppgaver skal dekkes?
- Hva er nødvendige kompetansekrav?
- Hva er ønskede kvalifikasjoner?
Kravene som defineres i utlysningen blir bindende for vurderingen av søkerne.
Velg hvilken stillingskode som er riktig. For teknisk-administrative stillinger er UiOs stillingsstruktur førende. Vurder lønnsnivå for stillingen i tråd med UiOs lønnspolitikk.
Hvem skal involveres?
Ta stilling til hvilke aktører som skal involveres, om det skal brukes rekrutteringsbyrå til å bistå i hele eller deler av prosessen eller om det skal opprettes en letekomite.
Tidsplan
Sett opp en tidsplan med milepæler og dokumentfrister.
Tidsplanen må ta hensyn til hvilke vurderingsformer som skal brukes. For eksempel om det skal være en eller to intervjurunder, om søkerne skal vurderes av sakkyndig komite og gjennomføre prøveundervisning.
Sett av tid i kalenderen til intervjuer, referanseintervjuer, eventuell prøveundervisning og nødvendig saksbehandling.
Verktøy
Utlysning: hvordan tiltrekke søkere?
Hvem er målgruppen for utlysningen? Hvordan kan du utforme en utlysningstekst som språklig og innholdsmessig treffer målgruppen?
Trengs det ekstra bistand for å søke etter gode kandidater?
- For lederstillinger og spesialiststillinger kan rekrutteringsbyrå være et alternativ.
- For vitenskapelige toppstillinger kan det opprettes en letekomite.
Mangfold
Tenk mangfoldsrekruttering - hvordan kan du utforme kunngjøringen for å få et bredt søkergrunnlag? Unngå å formulere deg på en måte som ubevisst ekskluderer bestemte grupper.
Annonsering
Minimumskravet for hvor stillingen skal lyses ut er via NAVs stillingsbase og på UiOs nettsider. Vitenskapelige stillinger legges i tillegg ut på den europeiske mobilitetsportalen for forskere (euraxess.ec.europa.eu).
Vurder om annonsen også skal legges på finn.no, i relevante fagtidsskrifter, spres i ulike nettverk eller deles med aktuelle utdanningsinstitusjoner i inn- og utland. Hvor treffer du best målgruppen for akkurat denne stillingen?
Verktøy
- Maler for utlysningstekster i wordformat:
Utvelgelse: Hvordan finne den beste kandidaten?
Målet med utvelgelsesprosessen er å finne fram til den best kvalifiserte kandidaten.
Er søkergrunnlaget godt nok?
Avklar raskt om det har meldt seg tilstrekkelig antall søkere med relevante kvalifikasjoner. Hvis søkergrunnlaget er for lite eller kvalifikasjonsgrunnlaget ikke godt nok, må det vurderes om søknadsfristen skal forlenges, eller om rekrutteringsprosessen skal stanses og vurderes på nytt.
Kvalifikasjonsprinsippet
I staten gjelder et lovfestet kvalifikasjonsprinsipp, som innebærer at den som er best kvalifisert for stillingen skal ansettes. Kvalifikasjonsprinsippet bygger på grunnleggende prinsipper om likebehandling, rettferdighet og saklighet. De overordnede kriteriene i kvalifikasjonsvurderingen er utdanning, erfaring og personlig egnethet.
Hva er grunnlaget for vurderingen?
Søkernes faglige/formelle kompetanse, erfaring og personlige egnethet vurderes opp mot kompetansekravene som er definert i utlysningsteksten.
Søkere vurderes basert på innsendt søknad, intervjuer (ett eller flere), referanseintervjuer og eventuelle arbeidsprøver/case-løsning.
Søkere til professor- og førsteamanuensisstillinger vurderes i tillegg av sakkyndig komite, og basert på gjennomført prøveundervisning.
Gjensidig forventningsavklaring
Intervjuet er viktig for å vurdere om søkeren egner seg til stillingen, men også for å gi søkeren et godt inntrykk av arbeidsplassen og et realistisk bilde av arbeidsoppgaver og ansvarsnivå.
Dokumentasjon
Ved ansettelser i staten kommer flere av forvaltningslovens saksbehandlingsregler og de alminnelige kravene til forsvarlig saksbehandling til anvendelse. For å ivareta hensynet til dokumentasjon og etterprøvbarhet må vurderingene i ansettelsessaker være basert på skriftlighet, som skriftlig referat fra intervjuer eller vurdering fra sakkyndig komite.
Verktøy
- Intervjuguide
- Mal for referanseintervju
- Kort film om kvalifikasjonsprinsippet (youtube.com)
- Mal for vurdering av prøveundervisning: norsk, engelsk
Innstilling
Innstillingen er en anbefaling om hvem som skal ansettes, og er hovedgrunnlaget for ansettelsesorganets vedtak om ansettelse.
Innstillingen lages på grunnlag av en helhetlig vurdering av søkernes kvalifikasjoner sett opp mot kravene i utlysningsteksten.
Normalt skal minst tre søkere innstilles i prioritert rekkefølge, forutsatt at det er så mange kvalifisert søkere.
Innstillende myndighet skal også påse at saksbehandlingen er gjennomført i henhold til gjeldende lov- og regelverk, at søkere med særlige rettigheter er ivaretatt og at det ikke er gjort vurderinger som er diskriminerende med hensyn til alder, helse, politisk syn, etnisitet mv.
Ansettelse
Ansettelsesorganet
- fatter vedtak om hvem som skal ansettes.
- skal ta stilling til om den som ansettes skal ha prøvetid eller ikke.
- har også ansvar for å kvalitetssikre at saksbehandlingen har vært korrekt. Hvis ansettelsesorganet mener saken ikke er godt nok opplyst eller avdekker saksbehandlingsfeil kan saken sendes tilbake for nærmere avklaringer.
Praktisk oppfølging etter vedtak om ansettelse
Når det er fattet vedtak om ansettelse, tar nærmeste leder kontakt med den nyansatte og ønsker velkommen.
Tiltredelsesdato og eventuelt andre praktiske spørsmål bør tas opp for snarlig avklaring. Administrasjonen sender tilbudsbrev og arbeidskontrakt til den som får tilbud om stillingen.
Når stillingen er besatt, sendes informasjon til alle søkere.
Evaluering
Ansettelsesprosessen bør evalueres for å se på hva som fungerte god og hva som kan gjøres annerledes i senere prosesser.
Introduksjon og oppfølging i prøvetid
Introduksjonsperioden er et svært viktig ledd i rekrutteringsprosessen. Da legges mye av grunnlaget for å utvikle og beholde medarbeideren. Introduksjonsperioden strekker seg fra vedtak om ansettelse og gjennom den ansattes første år i stillingen.
Dersom den nyansatte har prøvetid, er det viktig å følge opp arbeidsgiveransvaret som følger av dette, jf. statsansattelovens §15 pkt 3 (lovdata.no). Den ansatte skal få nødvendig veiledning, oppfølging og vurdering av arbeidet i prøvetiden. I prøvetiden kan den ansatte sies opp på grunn av manglende tilpasning til arbeidet eller dersom vedkommende ikke tilfredsstiller rimelige krav til dyktighet eller pålitelighet. Dette forutsetter at den ansatte har fått nødvendig opplæring, tilbakemeldinger og mulighet til å justere seg.