English version of this page

Nettskjema-diktafon

Ved UiO er det utviklet en diktafon-app for opptak av lyd fra smart-telefon. Lydfilene sendes til Nettskjema. Appen heter Nettskjema-diktafon og lastes ned fra Google Play og AppStore.

Se egen dokumentasjon for hvordan du tar opp fortrolige data med Nettskjema-diktafon.

Bilde av diktafon-appens hovedside

 

 
 
 

Problemer med bruk av diktafon:

Status per mars 2020

Vi har høy bruk av appen Nettskjema-diktafon om dagen og i den anledning erfarer brukerstøttte for Nettskjema i disse dager at for mange mister opptak med diktafon-appen. Vi opplever samtidig sterkt økende behov for og viktighet for funksjonen app’en tilbyr.
Dette er en utfordring vi vil møte og vi jobber aktivt med utvikling av app’en for å gjøre den mer stabil.

Det er dessverre ikke noe klart mønster i de feilene vi  ser så langt, og jobber aktivt med å finne og fikse feilen.
Det er dessverre også slik i dag at vi ikke kan hente opptak med feil fra mobil-enheten grunnet enveiskryptering.
Når feil er oppstått med opptak kan vi ikke redde opptaket. 

Praktiske tips for å reduserer risiko i praktisk bruk.

  • Om mulig bruk doble opptaksenheter med diktafon app installert (helst/gjerne mot samme skjema)
    • Det er enkelt å installere appen fra app-store på en ekstra mobil-enhet og så slette den etter arbeidet med opptak er over.
    • Vær klar over at også kan være mulig å benytte «eldre» enheter uten SIM-kort som "sikkerhetskopi" så lenge enheten kan komme «på nett»/wifi for å installere appen, og levere  opptak.
  • Sett opptaksenheten i "fly-modus" ved opptak. All bruk av mikrofon og høytaler fra andre programmer på enheten vil avbryte opptaket, og du må eventuelt starte nytt opptak.
  • Du skal ikke skru av skjermen på telefonen når Nettskjema-diktafon brukes
  • Ved avslutning av ett opptak bør du om mulig umiddelbart ta deg tid til å levere opptaket og verifisere oversendelse
    • Ha enkel tilgang til lenken visning av opptakslisten i skjemaet ditt nettskjema så du kan se hva som er levert
      • Vær klar over at denne listen  per i dag ikke viser opptakets lengde før du starter avspilling av opptaket. Listen viser leveringstidspunkt
  • Benytt alltid den nyeste app-versjonen som er tilgjengelig i din enhets «app-store».
    • Sjekk jevnlig på app-«store» og oppgrader når mulig.
    • Oppgradering av eksisterende diktafon-innstallasjon berører ikke lagrede /leverte opptak.
    • NB: Sletting av app’en fra enheten foretar en full «av-innstallering» der både selve app’en og alle lagrede opptaksdata blir fjernet fra telefonen. Ingen data blir fjernet fra TSD eller Nettskjema ved avinnstallering av appen.

Vil du hjelpe oss:

Vi trenger så mye innsyn som mulig i hva som "egentlig" skjer på de enhetene som opplever feil. Vi ber derfor alle (med iphone) som erfarer feil med app’en om å sende inn «debug-logg til utvikler». Du gjør dette via å klikke på lenke under overskriften «Feilsøking» på innstillings-siden. Du kommer inn dit til via klikk på «tannhjulet» i øvre høyre hjørne i appen.

I meldings-feltet ved innsending av loggen er det flott om du skriver noen ord om hva som er den konkrete feilen og hvordan opptak/levering  foregikk.

Denne loggen inneholder bare  informasjon om hendelser på mobilen og ikke sensitive data fra opptak.


Litt om diktafonens virkemåte

Diktafon-appen sender lyd-filene videre til Nettskjema. Av sikkerhetsgrunner er det ikke mulig å avspille lydopptaket direkte fra telefonen. Opptaket krypteres på telefonen og mellomlagres der inntil nett er tilgjengelig (Wifi eller 3G/4G). 

I intervju-sammenheng og andre viktige opptak anbefales det å ha med en ekstra enhet for lydopptak som backup. Du kan da f.eks. bruke en iPad eller ekstra telefon som samtidig tar opp med Nettskjema-diktafonen.

Forberedelse av opptak og lengde på opptak

  • NB: All bruk av mikrofon og høytaler på enheten under opptaket vil avslutte opptak.
    Du må levere det (eventuelt med din kommentar) og starte nytt!
    Det er en god ide å sette enheten i !"flymodus" under arbeid med opptak.
  • Det er en grense på 45 min lyd per opptak. Du vil varslet når maks lengde er nådd. Du kan da levere det du har tatt og begynne på nytt opptak.

Sette opp nettskjema og ta i bruk

NB: Når du oppretter skjema som angitt under skal skjema i regel ikke endres etter oppretting.
Det eneste unntaket er om du har behov for å låse innstallasjonen slik at det med hvert opptak leveres en identifikasjonskode for den konkrete personen ("respondent-Id" ).
Les mer om bruk av respondent-id under her.

Oppsett i Nettskjema ( lag dit eget  diktafon-skjema):

  • Velg å opprette et nytt skjema og velg "Skjematype: Fra mal".
  • I dialogen som vises velger du "Nettskjema-diktafon"
    eller "Nettskjema-diktafon for levering til TSD" om du skal ta opp sensitiv lyd og lagre i TSD prosjekt.
  • Du får da opprettet et skjema med følgende oppsett:
    • app-id (Tekst-spørsmål  som får unik ikke-person-identifiserende verdi fra enhetens konkrete installasjon av diktafon-appen )
    • kommentar (Tekstspørsmål med data fra dialogen i appen ved levering)
    • lydfil (Spesialfelter: vedlegg)
      (se også eksempel-skjema)
    • Kodebok er automatisk aktivert» (innstilling)  ved oppretting.
    • Standard kodebokverdier  som MÅ brukes for feltene «lydfil», «kommentar», «app-id» er satt slik:
      • recording  (lydfil/vedlegg)
      • comment  (kkommentar)
      • app-id  (App-id)
  • NB: det er i tillegg mulig å ha et spørsmål/kode i skjemaet  («respondent-id»).
    Om feltet/koden finnes i skjemaet vil app-innstallasjonen bli låst fast til det konkrete skjema. (Skjema-id kan ikke endres uten at appen av-innstallers)
    • Feltet /koden  er ment som en mulig "person/studie-kode" for den som leverer "dagbok-opptak" fra appen til en studie med flere respondenter og felles skjema.
      Du kan lese mer om det her.
  • Gå til fanen "Innhent svar" for det nye skjemaet ditt å finne adressen i form av skjema-id
    Det kan se omlag slik ut:
    Bildet kan inneholde: tekst, font, hvit, produkt, linje.

  • Merk deg/ ta vare på tallet for ditt skjema. Det er dette tallet du oppgir som lagringssted for dine opptak i diktafon-app'en på enheten din.

På mobil enhet

  • Last ned Nettskjema-diktafon til din mobile enhet:
  • Start appen og oppgi  skjema-id for skjemaet ditt. (Se over)
  • Når opptak er gjennomført se til at telefonen er på nett og at opptaket er levert.

Tilbake i nettskjemaet du opprettet:

  • Lyd-filen skal nå være tilgjengelig under lenken "Liste over enkeltsvar" under fanen "Se resultater".
  • Du kan spille av lydfilen i avspilleren som vises i listen over ekelt-svarene.
    Lydfilen lastes da ikke ned på lokal maskin (gjelder ikke for TSD-skjemaer).
  • Vi har lagt tilrette for at avspilling av opptak gjøres dirkete i nettleseren din mens lydfilene er lagret på serveren mens du arbeider med dem. 
  • Det er teknisk mulig å laste opptak til lokal disk, men det anbefales å ikke gjøre dette.
    NB: Vær klar over at nedlasting av opptak med personopplysninger bryter forutsetningen for å benytte diktafon-appen/nettskjema-tjenesten uten lagring i TSD.

Vi anbefaler i dag å bruke Mozilla Firefox for avspilling inne i Nettskjema.
Mellomromstast gir start/stopp av spiller. Piltaster for høyre og venstre gir henholdsvis 15 sekunder hopp framover eller tilbake. 

Personvern og sikkerhet

Hvis det skal gjøres opptak av intervjuer til forskningsformål forutsetter dette at man har NSD/REK godkjenning eller tilsvarende. Se retningslinjer for personvern

For prosjekter som skal samle inn og lagre/behandle personsensitive lydopptak i forbindelse med forskning, gjelder egne retningslinjer for sikker lagring i Tjenester for Sensitive data.

Aktivering for lagring i Tjenester for Sensitive data (TSD)

Forskningsprosjekter som har registrert prosjekt i TSD kan få koblet opp appen for levering av lydfilene direkte til prosjektets sikre lagringsområde i TSD.

Nettskjema er da "mediator". I praksis betyr det at teknisk personell ved USIT aktiverer diktafon-skjemaet for sikker lagring i TSD. Se rutine for aktivering av Nettskjemaer mot TSD.

Hvordan lokalisere og spille av lydfiler i TSD: 

  • Lydfilene lagres som Nettskjema-vedlegg i et TSD-prosjekt. For å spille av lydfilen (.mp4) må man først lokalisere Nettskjema- mappen som diktafonen leverer lydfiler til. Se "Step 7: Locate and verify test-submission" i brukerveiledningen for TSD
  • Naviger deg frem til mappen data/durable/nettskjema-submissions/langt nummer/skjemaID. Der skal du finne lydfilene kryptert med endelsen ".mp4.asc". De dekrypteres som beskrevet i punkt "c) Decrypt the test-answer"
  • Deretter kan filen spilles av i f.eks. VLC Media Player (høyre klikke og velge "Open With").
     

Respondent-id

Dette er et tilvalg som er beregnet på forskningsprosjekter som bruker av-identifiserte ID-er eller løpenummer for selvrapportering fra respondenter. 

Sett inn et vanlig tekst-spørsmål i Nettskjemaet som heter "respondent-id".

Gi spørsmålet kodeverdien "respondent-id" i kodebok for skjemaet

Når dette feltet finnes og er klargjort med kode, vil appen ved første gangs bruk be brukeren av mobil-appen om å skrive inn id-en som vedkommende har fått oppgitt av forskningsprosjektet. Dette gjøres altså kun ved første gangs oppstart av appen.

ID-en vil så sendes med hvert nytt opptak som gjøres fra denne enheten.
Det er ikke mulig å bytte skjema-nummer for mottak av opptak, når respondent-id er benyttet ved oppsettet. man må da avinstallere appen fra mobilen og installere på nytt  

NB: Bruk av denne framgangsmåten låser den aktuelle diktafon-appen til det angitte skjemaet og respondenten kan ikke selv byttet til en annen skjema-id for levering av svar.

Om det er aktuelt å bytte slik at appen leverer til et annet skjema, må appen på mobilen avinnstalleres, og hentes fra play/appstore igjen og innstilles for nytt skjema.

Om ikke feltet respondent-id finnes som felt/kode i skjemaet kan brukeren selv bytte fritt til nytt skjema-id i innstillingen i appen.

For forskere som bruker appen til flere intervjuer (ulike respondenter) kan også et kommentarfelt benyttes for å registrere ID etter hvert opptak hvis ønskelig. 

Avspilling og transkripsjon av lydfiler

Filene er i formatet MPEG 4 Audio (.m4a) som er optimalisert for tale. Disse kan avspilles med gratis programvare som VLC media player. Har du behov for et mer dedikert program for transkripsjon kan f4 & f5transcript anbefales

(NB: Opptak på TSD kan ikke traskriberes med verktøy som krever  internet-forbindelse.) 

Skjema-id

Skjema-id er et unikt løpenummer som brukes av Nettskjema-tjenesten som navn på hvert skjema. Det er ikke noe  krav i tjenesten om at titler på skjemaer skal være unike.

Skjema-id finner du som de siste 5-6 sifrene i skjemaet adresse i nettleseren når du administrerer skjemaet.  (Feks: https://nettskjema.no/user/form/preview.html?id=123456 )

Så lenge skjemaet et åpent for å motta svar, og ikke har svar-rettigheten  "Kun for inviterte" vil du finne skjema-id også på siden "Innhent svar" for skjema.

Brukerstøtte

Hvis behov for teknisk bistand eller har andre spørsmål om bruk av Nettskjema-diktafonen ta kontakt på nettskjema@usit.uio.no 

Om du opplever feil med diktafon-appen kan du melde det til brukerstøtte via dette skjemaet (lager RT sak):
https://nettskjema.no/a/melde-diktafon-feil

 
Emneord: diktafon, skjemaid, Playstore, Appstore
Publisert 26. sep. 2017 15:29 - Sist endret 22. apr. 2020 09:54