Ulike permisjonsordninger

5.0 Innledning

For en del konkrete forhold er permisjonsadgang regulert i lov- og avtaleverk som gir arbeidstakeren ubetinget rett til tjenestefri. I andre tilfeller er avgjørelsesmyndigheten tillagt arbeidsgiver, og da må søknaden vurderes ut fra en skjønnsmessig avveining mellom arbeidstakerens interesser og tjenestlige hensyn.

Beslutningsmyndighet ved søknad om permisjon ligger i utgangspunktet hos henholdsvis instituttleder ved instituttene, dekan ved fakultetene, bibliotekdirektøren ved Universitetsbiblioteket, museumsdirektør ved museene og avdelingsdirektør ved avdelinger I LOS.

Avgjørelser om permisjon er ikke enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og arbeidstakeren har derfor ingen forvaltningsrettslig klageadgang. Dersom vedtaket bygger på en skjønnsmessig vurdering, vil arbeidstakeren dermed ikke ha anledning til å anke avgjørelsen til overliggende instanser. Er permisjonsrettigheten derimot regulert gjennom lov- eller avtaleverk, kan det oppstå tilfeller hvor arbeidstakeren hevder at vedtaket er lov- eller tariffstridig. Dersom det i slike situasjoner ikke oppnås enighet på lokalt nivå, bør lokal leder konferere med overordnet nivå, eventuelt Avdeling for organisasjon og personal.

All permisjon med lønn regnes med i pensjonsgrunnlaget. Staten og hovedsammenslutningene har dessuten avtalt at også enkelte permisjoner uten lønn skal medregnes. Se Avtale om medregning av permisjon uten lønn og annet midlertidig fravær som pensjonsgivende tjenestetid i Statens Pensjonskasse (lovdata.no).

Permisjon med hel eller delvis lønn, avbryter ikke stillingsansienniteten. Hvilke permisjoner uten lønn som ikke avbryter stillingsansienniteten er definert i hovedtariffavtalene i staten § 6. 

5.1 Permisjon grunnet annet arbeid

Ved overgang til annen stilling kan arbeidstaker ønske permisjon, for å ha retrettmulighet.

5.1.1 Permisjon for å delta i internasjonalt arbeid

Ved midlertidig tjenestegjøring i internasjonalt arbeid, som internasjonale organisasjoner, norske hjelpetiltak i utviklingsland eller arbeid ved forsknings- og utdanningsinstitusjoner i utlandet skal UiO normalt innvilge søknad om permisjon. Samme prinsipp gjelder dersom den ansattes ektefelle/samboer skal delta i denne type arbeid. Slik permisjon gis uten lønn. Se Avtale om medregning av permisjon uten lønn og annet midlertidig fravær som pensjonsgivende tjenestetid i Statens pensjonskasse (permisjonsavtalen) for spørsmål om pensjonsopptjening. 

Arbeidstakere i statsstillinger som følger sin ektefelle (evt registrert partner/samboer) til nytt tjenestested i Norge, kan når sistnevnte er statstjenestemann undergitt beordringsplikt, gis permisjon inntil 6 år. Arbeidstakere i statsstillinger som følger sin ektefelle til nytt tjenestested i utlandet, kan når sistnevnte er statstjenestemann undergitt beordringsplikt, gis permisjon inntil 12 år.

Videre er det inngått en egen avtale om permisjon for å arbeide for Nordisk Råd, "Avtale om den rettslige stilling for Nordisk ministerråds sekretariat og Nordisk Råds presidiesekretariat" (norden.org). Avtalens artikkel 11 slår fast at statsansatt personale som skal gjøre tidsbegrenset tjeneste i ett av sekretariatene skal gis tjenestefrihet i den tid tjenesten varer, begrenset oppad til åtte år. Tjeneste i sekretariatene skal medregnes som tjenestetid. 

5.1.2 Permisjon for å tiltre annen stilling

Myndighet til å avgjøre søknad om permisjon for å tiltre annen stilling underlagt arbeidsgivers styringsrett, og regulert i UiOs Administrative retningslinjer for adgang til permisjon ved overgang til annen stilling fastsatt av Rektor 6. desember 2011.

Hovedregel er at permisjon ved overgang til annet arbeid bare innvilges i tilfeller hvor det nye ansettelsesforholdet/aktiviteten er midlertidig, dvs at sannsynligheten for at arbeidstaker kommer tilbake er stor. Den alternative stillingen må dessuten ha relevans for arbeidstakeren virksomhet ved UiO. Permisjon vil vanligvis forutsette at ett eller flere av flg vilkår er oppfylt:

• Den midlertidige aktiviteten kan stimulere/styrke tverrgående institusjonelt samspill, gjennom gjensidig overføring av kunnskap mellom arbeidstakers opprinnelige tjenestested og det nye miljøet

• Overgang til ny midlertidig aktivitet er ledd i kompetanseutvikling/faglig fornyelse for arbeidstakeren, som også gir kompetansemessig gevinst for UiO

• Den midlertidige aktiviteten kan bidra til å styrke forståelse av og kjennskap til ekstern virksomhet som har relevans for UiO

I vurdering av permisjonssøknader må for øvrig tjenestemessige forhold ved enheten tillegges nødvendig vekt. Hensynet til behov for kontinuitet og forsvarlig drift av virksomheten og muligheten for å få arbeidet tilfredsstillende ivaretatt under fraværet vil i den sammenheng være viktige momenter.

UiO skal imidlertid  tilrettelegge for frivillig intern mobilitet, rotasjons- og hospiteringsordninger blant personalet. Dette skal inngå som virkemiddel både i individuell kompetanseutvikling og i forhold til gjensidig overføring av kunnskap mellom enheter/nivåer. Likeledes bidra til å styrke de ansattes forståelse av og kjennskap til institusjonens totale virksomhet. Når individuell intern forflytning er ledd i frivillig rotasjon, hospitering eller annen form for kompetanseutvikling, fristilles arbeidstakeren midlertidig fra sin ordinære stilling for den aktuelle perioden.

5.2 Permisjon ved avtjening av militærtjeneste

Arbeidstakeren har ubetinget rett til permisjon når vedkommende er innkalt til pliktig militærtjeneste. Permisjon under militærtjeneste, sivilarbeidertjeneste o.l. er regulert gjennom hovedtariffavtalene i staten, fellesbestemmelsenes § 21.

Pliktig militærtjeneste medregnes som pensjonsgivende tjenestetid  inntil tre år. 

5.2.1 Krav til ansettelsesforholdet

Forutsetningene for rett til lønn under militærtjeneste er fastlagt i fellesbestemmelsenes § 21 pkt.1:

En arbeidstaker med minst 6 måneders forutgående sammenhengende tjeneste i det statlige tariffområdet, utbetales lønn i samsvar med nr. 2 og 3 nedenfor under militærtjeneste, tjeneste i sivilforsvaret og pliktig polititjeneste.

For å oppnå rett til permisjon med lønn kreves det altså 6 måneder umiddelbart forutgående tjeneste for både faste og midlertidige arbeidstakere.

Retten til lønn under militærtjeneste opphører ved tjenesteforholdets slutt. For arbeidstakere i tidsbegrensede arbeidsforhold stopper lønnen fra det tidspunkt ansettelsen opphører.

5.2.2 Beregningsgrunnlag for sivil lønn

Dersom innkallingspapirene lyder på tjeneste i mer enn 7 kalenderdager, skal arbeidstakerens lønn justeres i samsvar med nærmere angitte regler.

Fellesbestemmelsenes § 21 pkt. 2 og 3. danner grunnlaget for beregning av lønn under militærtjeneste:

En arbeidstaker uten forsørgelsesbyrde utbetales 1/3 av den sivile lønnen under førstegangstjeneste. Ellers utbetales full lønn. Når tjenesten varer mer enn 1 uke (7 dager), gjøres det fradrag i den sivile lønn for tjenestetillegg. Det gjøres da også fradrag for forsørgertillegg og botillegg når arbeidstakeren har full lønn.

For vernepliktig og utskrevet befal skal det når tjenesten varer mer enn 1 uke (7 dager) i den sivile lønn trekkes et beløp som svarer til den militære grads /stillings hovedregulativlønn. Er sistnevnte lønn større enn den sivile stillings lønn, faller den sivile lønnen helt bort.

Ved førstegangstjeneste får arbeidstaker uten forsørgerbyrde som utgangspunkt 1/3 av sin sivile lønn, mens arbeidstaker som defineres som forsørger får full lønn.

For tjeneste i inntil 1 uke beholder arbeidstakeren sin lønn i tillegg til ytelser fra militæret.

Både definisjonen av begrepet "forsørger" og betingelsene for fradrag av militære tillegg er nærmere spesifisert i Statens personalhåndbok.

5.2.3 Dokumentasjon og registrering

Melding om militærtjeneste sendes Seksjon for lønn når arbeidstakeren har mottatt innkallingsordre. Samtidig må det vedlegges attestasjon fra nærmeste foresatte ved instituttet/enheten på at innkalling er forevist, og at det er fremlagt dokumentasjon som begrunner eventuelle krav på forsørgertillegg.

Videre behandling med hensyn til registrering av permisjon, justering av lønnsutbetaling, melding til innkallende avdeling o.l. ivaretas av Seksjon for lønn.

5.3 Permisjon ved organisasjonsmessige oppdrag

Arbeidstakernes rett til medinnflytelse i virksomheten ivaretas i hovedsak gjennom tillitsmannsapparatet, og utøves i henhold til hovedavtalen i staten. Partene ved UiO har inngått en tilpasningsavtale til hovedavtalen som konkretiserer nærmere hvordan det lokale samarbeidet mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene skal gjennomføres.

Medvirkning i styringsprosesser krever aktivitet og innsats fra de tillitsvalgte ut over deres ordinære arbeidsbelastning. I hovedavtalen i staten er det derfor fastlagt særskilte regler for tjenestefri i forbindelse med organisasjonsarbeid.

5.3.1 Tjenestefri for å ivareta tillitsverv på arbeidsstedet

Hovedavtalens § 37 slår som generell regel fast at

Tillitsvalgte har rett til tjenestefri med lønn under utøvelsen av sitt tillitsverv.

Dette omfatter blant annet informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter i arbeidstiden, som inngår som del av samarbeidet mellom tjenestemannsorganisasjonene og UiOs ledelse. Andre arbeidstakere har rett til tjenestefri med lønn for å bistå tillitsvalgte under møter med arbeidsgiver. Den enkelte organisasjons delegasjon bør normalt ikke overstige 3 representanter.

Arbeidsgiver kan også gi fri til forberedelse av møter mellom partene, men tillitsvalgte kan ikke kreve det.

Hovedavtalen åpner adgang for en ordning hvor arbeidstakere kan gis hel eller delvis permisjon med lønn fra stillingen for å utøve sine funksjoner som tillitsvalgt. UiO har avsatt en del årsverk til fastlønnede tillitsvalgte, som fordeles mellom tjenestemannsorganisasjonene NTL, Parat, Akademikerne og Forskerforbundet. Organisasjonene utpeker hvilke tillitsvalgte som skal disponere disse ressursene, og må gi melding til Avdeling for organisasjon og personal om dette. De aktuelle tillitsvalgte må selv søke ulønnet permisjon fra sine respektive tjenestesteder, og får under permisjonstiden sin lønn dekket direkte over midler avsatt sentralt ved UiO.

Når en vitenskapelig ansatt er fastlønnet tillitsvalgt, skal permisjonen tas av undervisningsdelen av vedkommendes arbeidsoppgaver, med mindre den tillitsvalgte ønsker en annen ordning .

Tillitsvalgte som lønnes delvis av disse midlene (eksempelvis har 50 % permisjon), skal som hovedregel konsentrere organisasjonsarbeidet til den tiden som er frikjøpt til dette formålet. Det gjelder spesielt i forhold til aktiviteter som den fastlønte tillitsvalgte selv kan styre. Er det derimot arbeidsgiver som organiserer aktiviteten (fastlegger møter osv.), kan det være aktuelt å vurdere behov for utvidet tjenestefri.

5.3.2 Organisasjonsmessige oppdrag og -kurs

Utgangspunktet i hovedavtalens § 38 er at organisasjonsmessig virksomhet (møter o.l.) skal avvikles utenom arbeidstiden, såfremt dette er mulig. Det kan likevel gis tjenestefri for deltakelse på:

avdelingsstyre-, forbundsstyre- og landsstyremøter, landsmøter og organisasjonens kongresser/representantskapsmøter,

eller

styremøter og møter i faste organ som er opprettet av og/eller rådgivende for styret.

Opplistingen er uttømmende, og det er en forutsetning at møtene ikke kan avholdes utenom arbeidstiden.

Hovedavtalens § 38 hjemler også adgang til tjenestefri for deltakelse på kurs som kan dokumenteres å være organisasjonsfaglige. Partene har definert "organisasjonsfaglig" slik:

Et kurs/en konferanse er å betrakte som organisasjonsfaglig når kursinnholdet er organisasjonenes/hovedsammenslutningenes oppbygging og funksjon, det omfatter lov, regel- og avtaleverk, eller omstilling innenfor offentlig sektor, når dette er relevant for de tillitsvalgtes funksjon eller de ansattes arbeidssituasjon.

Arbeidsgiver kan kreve attestasjon på at kurset er organisasjonsfaglig.

Hovedavtalens § 39 åpner i tillegg for at andre arbeidstakere (som ikke er tillitsvalgte) kan gis permisjon for å utføre offentlige verv eller delta på organisasjonsfaglige kurs i inntil 12 arbeidsdager pr. år. Reglene tar sikte på offentlige verv som er opprettet ved lov eller ved hjemmel i lov, og får ikke anvendelse for utvalgsarbeid. Partipolitisk arbeid blir i denne sammenheng ikke betraktet som offentlig verv.

Tjenestefri hjemlet i hovedavtalen gis under forutsetning av at permisjonen ikke er til hinder for en forsvarlig utførelse av tjenesten. Her kan det ha betydning om det er mulig å skaffe vikar eller omfordele oppgavene. Hensynet til undervisningen vil for eksempel være av sentral betydning, men hvis det er mulig å skaffe kvalifisert vikar eller legge om undervisningen bør arbeidstakeren gis permisjon. Knappe økonomiske rammer og problemer med å finansiere vikar vil normalt ikke være saklig grunn til å avslå en slik søknad.

Arbeidsgivers mål må være å organisere virksomheten slik at det gis rom for å sikre de tillitsvalgte rimelige vilkår. Det skal foreligge sterke tjenestlige begrunnelser for å avslå en søknad, og saken bør i slike tilfeller være drøftet på forhånd med tjenestemannsorganisasjonene. Avgjørelsen må baseres på en rimelighetsbetraktning, hvor blant annet omfanget av aktiviteten legges til grunn. Tjenestlige hensyn skal selvfølgelig tillegges vekt, men må avveies mot arbeidsgivers avtalefestede plikt til å tilrettelegge arbeidsvilkårene for de tillitsvalgte.

Når det gjelder lovbestemt møteplikt i offentlige organer (dvs utøvelse av offentlige verv) gir arbeidsmiljølovens § 12-13 ubetinget rett til permisjon.

Det er for øvrig bekreftet i statens personalhåndbok at tjeneste som doms- eller skjønnsmann og rettsvitne faller inn under retten til permisjon etter hovedavtalens § 40.

Deltidsansatte får fri samme dagantall som arbeidstakere i heltidsstilling med bibehold av den lønn de ville hatt under permisjonen.

Permisjonssøknaden må sendes så tidlig at arbeidsgiver gis rimelig mulighet til å omfordele oppgaver o.l., for å sikre forsvarlig utførelse av tjenesten under fraværet.

5.3.3 Overgang til tjenestemannsorganisasjon

Rett til permisjon uten lønn for å tiltre som tillitsvalgt i tjenestemannsorganisasjon er hjemlet i hovedavtalens § 41:

Medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner har rett til permisjon for å overta tillitsverv:

1. i den organisasjon de er medlem av
2. i en hovedsammenslutning eller hovedorganisasjon som organisasjonen er tilsluttet.

En tillitsvalgt har i slike tilfeller rett til permisjon uten tidsbegrensning. Dette har sammenheng med at en tillitsvalgt må sikres mulighet til å komme tilbake dersom vedkommende ikke blir gjenvalgt i organisasjonen.

Hovedavtalen tar likevel forbehold om at arbeidstakeren ved gjeninntredelse ikke nødvendigvis må få tilbake sin opprinnelige stilling, men vedkommende kan ikke tilbys lavere stilling enn den permisjonen er gitt fra.

Permisjonsrettigheter for arbeidstakere som ansettes i tjenestemannsorganisasjoner er regulert i hovedavtalens § 42:

Arbeidstaker som ansettes som funksjonær i:

1. den organisasjon vedkommende er medlem av
2. en annen organisasjon innen samme hovedsammenslutning
3. i hovedsammenslutningen eller hovedorganisasjonen
   har rett til permisjon uten lønn i inntil 3 år

En som ansettes i organisasjonsvirksomhet kan dermed kreve permisjon, men retten er her begrenset til 3 år.

Partene i staten er for øvrig enige om at hovedavtalens § 42 bare åpner for rett til full permisjon (dvs fra hele stillingen). I slike tilfeller gis det dermed normalt ikke permisjon fra deler av stilling.

5.4 Velferdspermisjon

Adgang til tjenestefri av sosiale eller velferdsmessige årsaker er nedfelt i hovedtariffavtalene i staten, men betinget av arbeidsgivers skjønnsmessige vurdering i hvert enkelt tilfelle.

5.4.1 Velferdspermisjon med lønn

Hovedtariffavtalenes § 22 gir adgang til å tilstå tjenestefri med lønn ut fra velferdshensyn:

Når viktige velferds- og omsorgsgrunner foreligger kan arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn inntil 12 arbeidsdager. Dersom arbeidstakeren selv ønsker og tjenesten tillater det, kan arbeidsgiver samtykke i fleksibelt uttak av permisjonsdagene.

Deltidsansatte kan få samme dagantall fri som arbeidstakere i heltidsstilling. En arbeidstaker som har to eller flere deltidsstillinger har likevel ikke krav på flere enn 12 dager velferdspermisjon til sammen.

Ved nyrekruttering kan arbeidsgiver kreve at arbeidstakeren fremlegger bekreftelse på hvor mange dager vedkommende allerede har hatt velferdspermisjon med lønn i inneværende kalenderår.

Ansvaret for å vurdere om et forhold tilsier lønnet velferdspermisjon er tillagt lokal leder.

Les mer om UiOs praksis for velferdspermisjon med lønn her. 

5.4.2 Velferdspermisjon uten lønn

Myndighet til å avgjøre søknader om ulønnet velferdspermisjon er i sin helhet tillagt arbeidsgiver, som må vurdere hvert enkelt tilfelle konkret.

Det må foretas en skjønnsmessig avveining av søkerens interesser og behov mot virksomhetens forhold. Tyngden av de oppgitte grunner må veies mot de eventuelle ulemper arbeidstedet blir påført, eksempelvis i form av problemer med å skaffe vikar, at andre arbeidstakere påføres merbelastninger o.l.

Vurdering av søknader om ulønnet velferdspermisjon foretas av lokal leder.

5.5 Utdanningspermisjon

Personalutvikling er en viktig del av lederfunksjonen, og arbeidsgivers ansvar er definert i hovedavtalen og i arbeidsmiljøloven.

Studiepermisjon uten lønn som arbeidsgiver vurderer er relevant for stillingen, regnes som pensjonsgivende tjenestetid. 

Permisjon inntil tre år for å utdanne seg videre for statstjenesten avbryter ikke tjenesteansienniteten, jf. hovedtariffavtalenes fellesbestemmelser § 6 pkt. 4. 

5.5.1 Universitetets kompetanseutviklingstilbud

Universitetet har kurstilbud  som skal gi de ansatte opplærings- og utviklingsmuligheter og gjøre den enkelte i stand til å utføre sine arbeidsoppgaver på en effektiv måte. Dessuten skal opplæringen gjøre de ansatte konkurransedyktige både ved internt avansement og ved endring i arbeidssituasjonen.

Kursene er som regel åpne, men ved stor søknad blir det foretatt en prioritering basert på kursets relevans i forhold til søkerens arbeidsoppgaver.

Påmelding til kurs er bindende, og det forutsettes at den lokale leder legger forholdene til rette slik at arbeidstakeren kan delta på de kurs vedkommende er påmeldt til.

Universitetets interne kurs avvikles vanligvis i arbeidstiden, og deltakelse gir rett til permisjon med lønn.

5.5.2 Utdanningspermisjon

Arbeidstakere har rett til utdanningspermisjon uten lønn i inntil 3 år, såfremt de har vært i arbeidslivet i minst 3 år og ansatt hos arbeidsgiveren de siste 2 år. Rettigheten er nedfelt i arbeidsmiljølovens § 12-11 (lovdata.no) som også gir nærmere vilkår for slik permisjon. Tvister mellom arbeidsgiver og arbeidstaker i slike saker avgjøres av en særskilt nemnd, se arbeidsmiljølovens § 12-14 (lovdata.no) og § 17-2 (lovdata.no).

Adgang til lønnet utdanningspermisjon er for øvrig regulert i egen særavtale mellom Staten og hovedsammenslutningene, jf  særavtalen om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs mv § 10 (lovdata.no).

Avtalens § 2 slår fast at:

Permisjon med full lønn kan innvilges for inntil ett år når:

1. etter- og videreutdanning er nødvendig for virksomheten
2. etter- og videreutdanning skal kvalifisere arbeidstakeren for fortsatt arbeid i stillingen eller virksomheten og utdanningen er en integrert del av arbeidsvilkårene
3. etter- og videreutdanning er nødvendig for at arbeidstakeren skal kunne fortsette i staten

Det kan tilstås permisjon for inntil ett år med delvis lønn hvis arbeidsgiver mener det kan være ønskelig at arbeidstaker tar utdanningen, selv om det ikke er direkte nødvendig. 

Arbeidsgiver kan innvilge permisjon med full lønn, eller permisjon med delvis lønn, for inntil to år dersom ett-års normerte studier tas som deltidsstudier.

5.5.3 Plikttjeneste

Forutsetningen for å få innvilget studie- og utdanningspermisjon med lønn er normalt at arbeidsstedet får nytte av utdanningen i tjenesten. Vanligvis avtales det derfor plikttjeneste eller eventuelt refusjonsplikt hvis permisjonen er av mer enn 2 måneders varighet, se særavtalen om vilkår ved lønnet utdanningspermisjon § 9. Plikttjeneste beregnes normalt til det dobbelte av permisjonstiden.

Arbeidstaker og arbeidsgiver skal inngå skriftlig avtale om vilkårene før permisjonen starter, herunder arbeidsgivers rett til refusjon av utbetalt lønn i permisjonstiden dersom plikttjenesten ikke oppfylles. Skal UiO gjennomføre trekk i lønn fordi plikttjeneste ikke er overholdt, må det foreligge skriftlig forhåndsavtale med arbeidstakeren, jf arbeidsmiljølovens § 14-15, 2. ledd.

5.5.4 Permisjon for å avlegge eksamen

Permisjon med lønn for å avlegge eksamen er hjemlet i særavtalen om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs mv § 10 (lovdata.no). Hovedregelen er at arbeidstaker har rett til en eksamens/lesedag pr 2 studiepoeng, begrenset oppad til 21 eksamens/lesedager pr studieår. Forutsetning er at utdanningen er "til nytte for virksomheten eller for arbeidstakerens stilling/kompetanse". I motsatt fall er totalt antall dager begrenset til 7 dager. Avtalens begrensning gjelder også ved eksamen over flere dager, hjemme-eksamen o.l., dvs det kan ikke gis mer enn 21, evt 7 dager totalt.

Det gis normalt ikke permisjon med lønn for å forbedre en bestått eksamen.

Arbeidstaker med redusert arbeidstid har rett til et tilsvarende uttak av antall eksamens/lesedager som arbeidstaker i 100% stilling. Arbeidstaker med redusert arbeidstid i form av arbeidsfrie dager har likevel ikke rett til å fordele lesedager slik at disse bare blir lagt til de dagene vedkommende skulle vært på arbeid. Lesedager skal tas i "umiddelbar" tilknytning til eksamen, jf særavtalens § 10 nr 1.

5.6 Forsknings- og utdanningstermin

UiO har egne retningslinjer om forsknings- og utdanningstermin.

Hensikten med forsknings- og utdanningstermin er å gi muligheter til sammenhengende forskningsvirksomhet. Forsknings- og utdanningsterminen skal brukes til konsentrasjon omkring forskningsprosjekter, utvikling av internasjonale forskningskontakter og faglig fornyelse.

En fast vitenskapelig ansatt tjener opp ansiennitet til to måneders forsknings- og utdanningstermin pr. tjenesteår når de undervisningsoppgaver og administrative plikter som ordinært hører til stillingen er ivaretatt. Opptjent tid kan benyttes til en forsknings- og utdanningstermin på 6 måneder etter tre års tjeneste, eller 12 måneder etter seks års tjeneste. Når særlige hensyn (f.eks. ansatt i kombinert stilling) tilsier det, kan et fakultet innvilge kortere terminer, med tilsvarende avkortning i opptjeningstid.

Se også veiledende skjema for søknad om forsknings- og utdanningstermin.

Det enkelte fakultet kan gi utfyllende bestemmelser til de generelle retningslinjene.

5.7 Redusert arbeidstid

Med hjemmel i arbeidsmiljølovens § 10-2 nr 4 har en arbeidstaker på visse vilkår rett til nedsatt arbeidstid. Rett til redusert arbeidstid etter denne bestemmelsen innebærer ikke at arbeidstakeren går over til redusert stilling. Det er kun arbeidstiden innenfor den samme stillingsprosent som reduseres. Bestemmelsen gir ikke rett til økonomisk kompensasjon, og lønnen vil bli redusert tilsvarende arbeidstidsreduksjonen. Arbeidstakeren har imidlertid plikt og rett til å gjenoppta normal arbeidstid når forholdene ligger til rette for det.

Lovens § 10-2 nr. 4 slår fast at:

Arbeidstaker som har fylt 62 år eller som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner har behov for det, har rett til å få redusert sin arbeidstid dersom arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten.

Bestemmelsen tar særlig sikte på småbarnsforeldre, personer med omsorgsforpliktelser og eldre eller syke arbeidstakere, men er ikke begrenset til det og gjelder alle som kan dokumentere helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner. Helsemessige grunner refererer seg til sykdom hos arbeidstakeren selv, og må kunne dokumenteres med legeattest. Med sosiale grunner siktes det til arbeidstakere som har en belastning ut over det vanlige, eksempelvis enslige forsørgere, foreldre med kronisk syke barn eller ansvar for andre som er syke eller pleietrengende.

Med "andre vektige velferdsgrunner" tenkes det blant annet på småbarnsforeldre som har behov for mer tid til samvær med barn, eller har problemer med å skaffe barnetilsyn i arbeidstiden. Småbarnsforeldre anses i denne sammenheng normalt å ha reelle behov for nedkortet arbeidstid dersom de ber om det, og det bør som hovedregel foreligge særdeles sterke grunner for å avslå en slik søknad.

Arbeidstakerens rett etter arbeidsmiljølovens § 10-2 nr 4 er imidlertid betinget av en skjønnsmessig vurdering av partenes interesser. Det må altså foretas en avveining mot virksomhetens forhold og de eventuelle ulemper nedsatt arbeidstid vil påføre arbeidsstedet. Som eksempel nevnes deling av stilling med ledelses- og samordningsfunksjoner. Redusert arbeidstid vil i slike tilfeller kunne føre til betydelig svekkelse av effektiviteten, og vanskeligheter med å få besatt en stillingsrest med tilstrekkelig kvalifisert personell. Imidlertid omfatter retten til arbeidstidsreduksjon også arbeidstakere i ledende og særlig uavhengige stillinger, og kan ikke fravikes ved avtale, jf arbeidsmiljøloven § 10 første og annet ledd.

Søknad om arbeidstidsreduksjon skal angi den arbeidstidsordning som ønskes, grunnen til at det søkes om redusert arbeidstid og hvor langt tidsrom ordningen ønskes for. Arbeidsgiver bør varsles så tidlig som mulig, for å få mulighet til å ansette vikar eller eventuelt omfordele oppgaver slik at tjenesten blir forsvarlig ivaretatt. Det kan søkes om redusert arbeidstid for inntil 2 år om gangen.

Eventuelle avslag på søknad om redusert arbeidstid skal på forhånd være drøftet med tillitsvalgt, med mindre arbeidstakeren selv motsetter seg dette. Tvister om det foreligger vilkår for rett til arbeidstidsreduksjon avgjøres av en egen tvisteløsningsnemnd, jf arbeidsmiljølovens §§ 10-13 og 17-2.

Arbeidsmiljølovens § 10-2 nr. 4 forutsetter at:

Når avtalt periode med redusert arbeidstid er over, har arbeidstaker rett til å gå tilbake til tidligere arbeidstid. Under ellers like forhold har arbeidstaker med redusert arbeidstid fortrinnsrett til å øke sin arbeidstid når stilling blir ledig i virksomheten, forutsatt at stillingen helt eller i det vesentlige er tillagt de samme arbeidsoppgavene.

5.8 Fri ved religiøse høytidsdager

Arbeidstakere som ikke tilhører Den norske kirke, har på visse vilkår rett til 2 fridager fra arbeidet hvert kalenderår for å feire sine religiøse høytidsdager, jf. trossamfunnsloven § 18 (lovdata.no). Arbeidstakere som ønsker å benytte retten til fri, skal varsle arbeidsgiver senest 14 dager før høytidsdagen. Arbeidsgivere kan kreve at arbeidstakere tar igjen tapt arbeidstid på et annet tidspunkt. Arbeidsgiver har adgang til å slutte skriftlig avtale med arbeidstakere om arbeid på søn- og helligdager mot tilsvarende fri andre dager, som etter arbeidstakerens religion er helge- og høytidsdager, jf. arbeidsmiljøloven § 10-10 nr. 5 (lovdata.no). 

5.9 Saksbehandlingsrutiner

Søknader om permisjon behandles på det lokale personaladministrative nivået.

5.9.1 Beslutningsmyndighet

Beslutningsmyndighet ved søknad om permisjon ligger i utgangspunktet hos henholdsvis instituttleder ved instituttene, dekan ved fakultetene, bibliotekdirektøren ved Universitetsbiblioteket, museumsdirektør ved museene og fagdirektør ved fagavdelingene.

5.9.2 Saksgang

• Søknad om permisjon fremmes  via nærmeste overordnede i lokalmiljøet til grunnenhetens linjeledelse, eksempelvis instituttleder. Søknad om velferdspermisjon etter hovedtariffavtalenes § 22 og eksamens/lesedager fremmes via selvbetjeningsportalen.
• Søknaden må sendes inn så tidlig at arbeidsgiver gis rimelig mulighet til å skaffe vikar eller omfordele oppgaver, og dermed sikre forsvarlig ivaretakelse av tjenesten under fraværet.
• Etter at det er tatt en avgjørelse, er den lokale personalkonsulenten ansvarlig for utforming av svarbrev til søkeren. Seksjon for lønn underrettes elektronisk via ePhorte, og foretar teknisk registrering i lønnssystemet og eventuell melding til Statens Pensjonskasse.
• Har permisjonen lønnsmessige konsekvenser, må Seksjon for lønn få beskjed så tidlig at det er mulig å stoppe lønnen ved fraværets begynnelse. Likeledes må det lokale personaladministrative nivået sørge for at det gis melding til Seksjon for lønn ved gjeninntredelse, slik at lønnsutbetalingen blir gjenopptatt.
• Postdoktor og stipendiat kan på visse vilkår få forlenget ansettelsesperiode, dersom de innvilges permisjon som er hjemlet i lov, forskrift eller tariffavtale, jf. UiOs interne retningslinjer. Det forutsettes imidlertid at postdoktor og stipendiat selv sender formell søknad om slik forlengelse, og for ordens skyld bør arbeidsgiver gjøre oppmerksom på dette i permisjonsbrevet.
• Hvis arbeidstakeren ikke vil gjeninntre ved permisjonens avslutning, skal vedkommende gi beskjed til sitt lokale arbeidssted om dette senest 3 måneder i forveien.

Se også personalrutiner ved permisjon.