Slik unngår du refusjon
Ved UiO skal refusjon av utgifter unngås så langt det er mulig:
- Kjøp av varer og tjenester skal i utgangspunktet skje gjennom UiOs bestillingssystem, uansett beløp: Slik bestiller du
- Har UiO en innkjøpsavtale, skal den benyttes.
- Ansatte oppfordres til å få faktura tilsendt fra leverandør eller å betale utgifter med kredittkort gjennom UiO.
- Ved større innkjøp skal det alltid sendes faktura.
Vanlig refusjonsrutine
Utgifter skal i utgangspunktet kreves refundert i selvbetjeningsportalen:
- Fyll ut utgiftsrefusjonsskjema i selvbetjeningsportalen. Veiledning: registrere utgiftsrefusjon (dfo.no)
- Last opp påkrevd dokumentasjon.
Spesielle refusjonsrutiner for enkelte utgifter
Forhåndsbetalte utgifter
Ønsker du å få refundert forhåndsbetalte utgifter for konferanser, flybilletter, hoteller og liknende før reisen har funnet sted, må du søke om reiseforskudd.
Databriller
- Ved behov for databriller og vernebriller med styrke skal prosedyre for databriller følges.
- Utgifter skal kreves refundert i selvbetjeningsportalen. Veiledning: registrere utgiftsrefusjon (dfo.no)
Avis
Utgifter til avis som UiO skal dekke registrerer du som utgiftsrefusjon i selvbetjeningsportalen. Veiledning: registrere utgiftsrefusjon (dfo.no).
Bøker
- For kjøp av bøker skal du primært følge bestillingsrutine.
- Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale med ditt kredittkort og få utlegget refundert i etterkant.
- Hos Norli kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO.
Mobiltelefon og bredbånd (kommunikasjonsutgifter)
Utgifter til mobil og bredbånd som UiO skal dekke, registrerer du som utgiftsrefusjon i selvbetjeningsportalen. Veiledning: registrere utgiftsrefusjon (dfo.no)
- Innkjøp av mobiltelefon
- Refusjon av kommunikasjonsutgifter (bredbånd, telefoni, m.m.)
Medlemskontingent
Medlemskontingent er skattepliktig og ansatte skal sende krav via skjema for godtgjørelser i selvbetjeningsportalen. Ansatte skal bruke lønnart: Refusjon medlemsavgift (151A).
Skatteloven er tydelig på at arbeidsgivers dekning av medlemskontingent er skattepliktig naturalytelse. Gjelder også kontingenter i andre interesseorganisasjoner.
Skatteloven, bl.a. §§5-1, 5-11 (2), 6-18 og 6-20 regulerer skatteplikt ved naturalytelser. Finansdepartementet har i uttalelser fra 2004 og 2007 (Den norske advokatforening og Norsk Hydro) beskrevet streng praksis, der dekning av kontingenter som hovedregel er skattepliktig.
Unntak kan gjøres når følgende vilkår er oppfylt: Medlemskapet er pålagt i arbeidsavtalen.
- Skatteloven om kontingenter (skatteetaten.no)
- Skatteplikt ved arbeidsgivers dekning av kontingent (regjeringen.no)
- Den Norske Advokatforening uttalelse (lovdata.no)
- Norsk Hydro ASA uttalelse (lovdata.no)
Refusjon til personer som ikke er ansatt ved UiO
Utgifter i forbindelse med reise skal søkes gjennom BetalMeg (dfo.no). Utover det skal personer som ikke er ansatt ved UiO ikke foreta innkjøp på vegne av UiO.
Utbetaling av utgiftsrefusjon og godtgjørelse
- Refusjonskrav og godtgjørelser som er godkjent i selvbetjeningsportalen innen fristen hos DFØ blir utbetalt ved neste kjøring.
- Refusjoner utbetales i forbindelse med reisekjøringer.
- Godtgjørelser utbetales sammen med hovedlønn en gang i måneden.