Systemtilgang

Bestilling av månedslønn og timelønn er grunnlaget for brukertilgang i alle administrative systemer som er relevante for den ansatte. Personer som ikke er ansatt ved UiO kan gis systemtilgang som gjest.


Hva betyr systemtilgang?

Systemtilgang innebærer adgang til alle administrative systemer som en ansatt må ha for å være 100 % operativ som arbeidstaker ved UiO. Dette omfatter:

  1. Adgangskort til bygninger og lokaler
  2. Brukerkonto og e-post
  3. Tilgang til HR-portalen for å registrere arbeidstid, fravær m.m.
  4. Tilgang til faglige og administrative systemer som ePhorte, FS, Basware og Cristin.
    Merk: Disse systemene har tilleggsprosedyrer for tilgangsbestilling, se oversikt over tilgang til administrative systemer og systemenes egne informasjonssider.

Hva gir systemtilgang?

Det er oversendelsen av arbeidskontrakter til Seksjon for lønn som legger grunnlaget for tilgang til systemene:

  • Bestilling av månedslønn ved nytilsetting, forlengelse eller gjeninntredelse fungerer samtidig som en tilgangsbestilling for systemene nevnt i pkt. 1 -3 og som et ledd i tilgangsbestillingen for systemene nevnt i pkt. 4.
  • Systemtilgang for eksterne på eBilagskontrakt (time-/oppdragskontrakt)
  • Systemtilgang for eksterne på timekontrakt som fortsatt leveres på papir. Ta kontakt med lonn-hjelp@admin.uio.no hvis systemtilgang trengs før første lønnsutbetaling.

Hva skjer etter oversendelsen?

  • Brukerkonto:
    • Cerebrum er brukeradministrasjonssystemet ved UiO. Etter at kontrakten/arbeidsavtalen er registrert i SAP, vil data i cerebrum generes og bruker kan opprettes. Det betyr at data fra SAP skal overføres til cerebrum. Tilknytninger til aktuell stedkode i cerebrum skal være på plass så snart kontrakt er registrert i SAP.
    • Når ny medarbeider skal får brukertilganger, må nærmeste leder eller personalkonsulent informere lokal IT noen dager før oppstartdato.
    • Personalkonsulent må sjekke i SAP at medarbeider er riktig registrert i forhold til startdato og at riktig kostnadssted er lagt inn.
    • Lokal IT sjekker i forkant av første arbeidsdag at personen finnes i Cerebrum (bofh) og bygger brukernavn, se rutine.
  • Personpresentasjon: Ta kontakt med lokal nettredaktør for bistand for riktig oppsett for aktuell enhet.

Ansatte som mangler systemtilganger

Ansatte vil ikke ha systemtilganger dersom:

  • arbeidskontrakten ikke er registrert i SAPUiO ennå
  • arbeidsforholdet er avsluttet
  • det foreligger utfordringer i saksbehandlingen eller systemtekniske feil.

Mangler en ansatt systemtilganger selv om arbeidskontrakten er korrekt registrert i SAPUiO og arbeidsforholdet ikke er avsluttet, kontakt lonn-hjelp@admin.uio.no.

For personalkonsulenter

  • Gjennom verktøyet bofh kan du selv sjekke om ansatte har de nødvendige tilknytningene for systemtilgang.
  • Kontakt lokal IT om du ønsker mer informasjon om bruk av bofh.
Publisert 20. juli 2015 15:04 - Sist endret 13. nov. 2019 11:24