Systemtilgang

Bestilling av månedslønn og timelønn er grunnlaget for brukertilgang i alle administrative systemer som er relevante for den ansatte. Personer som ikke er ansatt ved UiO kan gis systemtilgang som gjest.


Hva betyr systemtilgang?

Systemtilgang innebærer adgang til alle administrative systemer som en ansatt må ha for å være 100 % operativ som arbeidstaker ved UiO. Dette omfatter:

  1. Adgangskort til bygninger og lokaler
  2. Brukerkonto og e-post
  3. Tilgang til HR-portalen for å registrere arbeidstid, fravær m.m.
  4. Tilgang til faglige og administrative systemer som Cristin, ePhorte, FS, Basware.
    Merk: Disse systemene har tilleggsprosedyrer for tilgangsbestilling, se systemenes egne informasjonssider.

Hva gir systemtilgang?

Det er oversendelsen av arbeidskontrakter til Seksjon for lønn som legger grunnlaget for tilgang til systemene:

  • Bestilling av månedslønn ved nytilsetting, forlengelse eller gjeninntredelse fungerer samtidig som en tilgangsbestilling for systemene nevnt i pkt. 1 -3 og som et ledd i tilgangsbestillingen for systemene nevnt i pkt. 4.
  • Førstegangsbestilling av bilagslønn til en ansatt på timekontrakt fungerer samtidig som en tilgangsbestilling for systemene nevnt i pkt. 1 og 2.

Fristen for oversendelse

Kontrakter og forlengelser må oversendes til Seksjon for lønn innen bilagsfristen for måneden lønnen skal igangsettes.

Hva skjer etter oversendelsen?

  • Lønn for alle kontrakter og forlengelser som Seksjon for lønn mottar innen bilagsfristen blir kjørt ved første hoved- eller korrigeringskjøring.
  • Nyansettelser, forlengelser, permisjoner uten lønn samt fratredelser gjeldende måned prioriteres også utover fristen.
  • Brukerkonto: Ved første arbeidsdag kjøres en liste fra SAPUiO til Cerebrum med nyansettelser. Nærmeste leder eller personalkonsulent må informere lokal IT noen dager før oppstart samt gi opplysninger om  hvilken printer brukernavnet/passordark skal sendes til. Lokal IT sjekker ved første arbeidsdag at personen finnes i Cerebrum og bygger brukernavn, se rutine. Det er ikke mulig å få brukerkonto før første arbeidsdag.

Mangel på eller opphør av tilganger

Ansattes tilgang til systemer mangler når:

  • arbeidskontrakten ikke er registrert i SAPUiO
  • det har skjedd en feilregistrering

Ansattes tilgang til systemer opphører umiddelbart når:

  • arbeidskontrakten er registrert som avsluttet i SAPUiO
  • en midlertidig arbeidskontrakt har passert sluttdato og ikke blitt forlenget i SAPUiO
Publisert 20. juli 2015 15:04 - Sist endret 6. feb. 2017 11:29