Mottak av gjesteforelesere og gjesteforskere ved ISS

Rammebetingelser og praktiske gjøremål ved mottak av gjesteforskere, gjesteforelesere og besøkende ph.d.-studenter ved ISS


Ordinære gjesteforskeropphold

Forskere ved ISS kan invitere gjesteforskere de har et faglig samarbeid med.

Forutsetninger

Ved et slikt opphold følger det visse forutsetninger:

  • at oppholdet er fullfinansiert; av ISS-ordningen for gjesteforskere, av et prosjekt, andre instanser, gjesteforskeren selv eller lignende.
  • at gjesteforskeren har et faglig samarbeid med en forsker ved ISS, og at denne tar på seg et særlig ansvar for gjesteforskeren, både sosialt og faglig
  • at instituttet har ressurser til å ta i mot gjesteforskeren.
  • at det avtales i forkant dersom gjesteforskeren også skal ta undervisningsoppdrag.

Instituttledelsen skal godkjenne alle gjesteforskeropphold, ideelt sett før det sendes ut en invitasjon.

Når det formelle er avklart kan det praktiske arbeidet starte.

ISS-ordningen for gjesteforskere

Ordningen med å invitere gjesteforskere til ISS fortsetter, og miljøene oppfordres til å komme med forslag på personer det kan være aktuelt å invitere.

  • Det kan inviteres inntil 3 forskere for 2015: 1 til samfunnsgeografi og 2 til sosiologi. Oppholdet kan vare fra 1-3 uker. Instituttet vil dekke reiseutgifter (økonomi-klasse) og dokumenterte utgifter til overnatting (inntil 1550 kr/natt). Det betales innenlands diettsats kr. 640/døgn dersom vedkommende bor på hotell (måltider på hotellet trekkes fra). Om gjesten bor privat vil satsen bli avkortet. Det blir også satt av inntil 5000 kroner til sosiale aktiviteter per forsker (avhengig av oppholdets lengde).
  • Ordningen med gjesteforskere er ment å skulle bidra til forskningsmiljøet ved instituttet.  Støtte til forskningssamarbeid mellom enkeltforskere er ikke del av ordningen.  Gjesteforskeren forventes å bidra med forelesninger, delta i workshops, kommentere vitenskapelige artikler til fast ansatte/post doktorer og stipendiater, eller andre relevante bidrag. Honorar etter gjeldende satser vil bli utbetalt.
  • Miljøene oppfordres til å komme med forslag på personer som det kan være aktuelt å invitere. Forslaget bør inneholde opplysninger om personens faglige profil, lengde på oppholdet, samt eventuelle forventede faglige bidrag.
  • Den som tar initiativ til invitasjonen har det faglige og sosiale ansvaret under oppholdet.

Gjesteforelesere

Det er mulig å invitere gjesteforelesere til både ordinær undervisning og til gjesteforelesninger/-seminarer.

Ordinær undervisning

  • Dersom man ønsker å bruke innbudte forelesere i ordinær undervisning, skal det avklares med programrådet ved undervisningsleder.
  • Studiekonsulent utsteder en kontrakt for gjesteforeleseren før forelesningen finner sted. Kontrakten tar utgangspunkt i instituttets fastsatte satser for gjesteforelesere.
  • Godtgjørelse for gjesteforelesninger holdt av UiO-ansatte skjer kun etter avtale om frikjøp. Kontorsjef formaliserer avtaler om frikjøp med vedkommendes institutt.
  • Godtgjørelse for gjesteforelesninger hold av UiO-eksterne skjer kun ved utbetaling av lønn. UiO behandler ikke fakturaer for undervisningstjenester.

Gjesteforelesning og/eller -seminar

Forelesere på ekstraordinære gjesteforelesninger eller på seminarer skal ha kontrakt dersom de skal godtgjøres.

Ph.d-gjestestudenter

Fra tid til annen opplever de fleste ansatte å få henvendelser og forespørsler fra utenlandske "postgraduate"-studenter som ønsker å komme til instituttet for et kortere eller lengre gjesteopphold.

Felles for disse henvendelsene er at søkerne trenger et invitasjonsbrev fra enheten de ønsker plass på, som bekrefter at de vil ha en faglig og administrativ forankring og en veileder som har tid til vedkommende. Instituttledelsen har sett at vi kan være tjent med noen felles kjøreregler for dette, for å sikre en lik praksis og forhindre at feil/ulik informasjon gis til søkerne. Instituttet har, i tillegg til blandede erfaringer, begrensede ressurser til å følge opp denne søkergruppen aktivt.

Ta kontakt med forskningskonsulenten ved spørsmål.

Følgende prosedyrer er nå på plass:

Ved faglig interesse

  • Dersom du vurderer at kandidatens fagprofil/prosjekt er så interessant at vedkommende bør inviteres til instituttet skal du kontakte forskningskonsulenten. Instituttet vil måtte vurdere den formelle kompetansen og ta stilling til om vi evt. har plass, relevante kurs og evt. infrastruktur når dette er aktuelt.
  • Hvis en kandidat skal inviteres til opphold ved instituttet må dette vurderes grundig. Det forventes et samarbeid med veileder og/eller miljø, og det må spesifiseres hva søkeren skal gjøre i den aktuelle perioden. Det er viktig at instituttet ikke bare blir et oppholdssted, men et sted hvor kandidaten kan oppnå og bidra til faglig utvikling. Det må også tas med i betraktningen at disse kandidatene ofte har liten erfaring med norske forhold, og antakeligvis har behov for noe oppfølging i starten. Det er også verdt å merke seg at veiledning av denne gruppen ikke gir timeregnskapsuttelling.
  • Forskningskonsulenten kan bistå med å sette opp et invitasjonsbrev, og etter hvert med det praktiske rundt oppholdet.
  • Bare faste vitenskapelig ansatte har anledning til å invitere. Dersom du er midlertidig ansatt og får en forespørsel om invitasjonsbrev, skal denne videresendes til forskningskonsulenten.

Henvendelser uten faglig interesse

I de tilfeller hvor det ikke er grunnlag for å vurdere et forpliktende samarbeid videresendes forespørselen ubesvart til forskningskonsulenten som utformer et høflig avslag (standardsvar).

Praktisk mottaksinformasjon

Forutsetninger

Når du skal invitere en gjest til ISS, skal du alltid først avklare økonomi og faglig relevans med ledelsen.

Hvem kan hjelpe deg?

Forskningskonsulenten er instituttets kontaktpunkt for gjesteopphold. Men hvis det dreier seg om en ren gjesteforelesning, vil normalt den aktuelle studiekonsulenten være et naturlig kontaktpunkt.

Før ankomst

Hvordan kan du invitere gjesteforskere/forelesere?

Selve innbydelsen sendes fra den vitenskapelig ansatte som inviterer gjesteforeleseren. ISS-brevmal finnes på for-ansatte-sidene. UiO har også brevmaler med ulike forslag til en formell invitasjon. Merk at det kun er fast vitenskapelig ansatte som kan invitere gjester.

Praktisk rundt bolig

  • Ved kortere opphold er det formålstjenlig å benytte seg av UiOs hotellavtaler.
  • Ved lengre opphold er det naturlig å først søke plass ved UiOs forskerboliger. Evt andre leilighetsalternativer dersom det ikke er tilgjengelig forskerbolig.
  • Ta kontakt med forskningskonsulenten for hjelp.

Reise

Dersom ISS skal betale for reisen, brukes UiOs reisebyrå. Forskningskonsulenten er behjelpelig ved slik bestilling.

Kontrakt

Alle gjester knyttes formelt til ISS og skal følgelig ha en kontrakt. Kontrakt bør sendes gjesteforeleser sammen med innbydelsen. Dersom det er aktuelt, bør også utbetalingsgrunnlaget komme klart frem og hva instituttet skal dekke (honorar, reise, opphold mm). Det skal også utarbeides kontrakt for følgende:

  • Undervisning på bachelor eller master. Kontraktskjema utarbeides av studiekonsulenten dersom forelesningen inngår i undervisningen på bachelor eller masternivå.
  • Gjesteforelesning utenom ordinær undervisning eller del av undervisningen på ph.d.-nivå. Kontraktskjema utarbeides av forskningskonsulenten.

Brukerkontoer

Forskere ved de fleste universiteter i Europa kan få hjelp av IT-jtenesten ved instituttet (e-post) til å bruke brukernavn og passord fra hjemmeuniversitetet. Andre gjesteforskere vil få en gjestekonto der de får tilgang til aktuelle IT-tjenester.

Rom og nøkler

  • Kontorsjefen har oversikt over ledige kontorer og fordelingen av disse til eventuelle gjesteforskere. Vær oppmerksom på at kontortilgangen er rimelig liten og at instituttet ikke kan garantere for eget kontor til gjesteforskere i hele perioden.
  • Nøkler og tilgangskort til gjester utleveres av ekspedisjonen.

Andre aktuelle forhold det kan være verdt å tenke på

Under oppholdet

Kan jeg ta med gjesten ut på lunsj/middag?

Dette må avklares på forhånd. Ta kontakt med kontorsjefen.

Utbetaling av lønn til utenlandske gjesteforelesere

Gjesteforskere får normalt ikke lønn fra ISS for forskningsoppholdet sitt her. Dersom gjesteforskeren også har gjennomført undervisning, vil han/hun få lønn etter gjeldende satser og kontrakt, se administrasjon av bilagslønn.

Må gjester skatte?

Hvis arbeidet er utført i tjeneste, må det skattes av inntekten. Gjesteforelesninger er vanligvis ikke for tjenesteforhold å regne, da den praksis som følges i Oslo er slik at oppdrag og lignende av inntil to dagers varighet normalt ikke regnes som tjenesteforhold. Hvis foreleseren derimot holder et ukelangt seminar, vil det regnes som tjenesteforhold og følgelig være skattepliktig. Hvis det holdes flere gjesteforelesninger i løpet av et år, vil det være en skjønnssak om dette er skattepliktig. Dette avhenger bl.a. av om forelesningene har karakter av å være en samlet enhet. Forelesninger som inngår i ordinær undervisningsplan vil normalt være skattepliktige.

Hva med tilgang til biblioteket?

Gjester får ikke automatisk tilgang, men instituttet er behjelpelige ved behov.

Før avreise

  • Nøkler og tilgangskort skal leveres før avreise.
  • Kontor skal ryddes.
  • Utbetalingsskjema bør leveres før avreise, dersom det er aktuelt.
  • Reiseregningsskjema ligger i hyllene på kopirommet i 2. etasje. Dette bør leveres gjesteforeleseren før vedkommende forlater UiO med beskjed om at skjemaet sammen med vedlegg kan sendes instituttet når de kommer hjem (hele flybillettstammen skal da sendes instituttet).
Publisert 5. nov. 2015 09:39 - Sist endret 23. feb. 2018 10:13