For ledere med personalansvar ved Institutt for klinisk medisin

Som leder med personalansvar har du ulike oppgaver og ansvarsområder du skal ivareta overfor dine ansatte. Denne oversikten er ment som en støtte til klinikkledere, forskningsledere og avdelingsledere i UiO-linjen, samt fagmiljøledere ol. ved Klinmed. Under hvert punkt er det ført opp tilhørende rutiner, maler, retningslinjer og lovverk.

Støttefunksjoner: hvor får du hjelp?

I instituttadministrasjonen har du tilgang til ulike støttefunksjoner i form av:

Videre finnes supplerende, sentrale støttefunksjoner ved UiO som:

Arbeidsforhold: starte og slutte ved UiO

Introduksjon nyansatte

Ansvaret for introduksjon av nyansatte ligger alltid hos nærmeste leder. Hjelpemidler for å planlegge og gjennomføre introduksjonen finner du på nettsiden til instituttets introduksjonsprogram.

Instituttet har en egen nettside for nyansatte. Der finner du svar på spørsmål den ansatte ofte kan ha i oppstartfasen.

Prøvetid

Nyansatte i staten har seks måneders prøvetid. Å komme godt i gang gjennom god opplæring og oppfølging vil gi både den ansatte og arbeidsgiver bedre muligheter for å kunne oppfylle de gjensidige forventninger.

Les mer om ditt ansvar som leder i prøvetiden.

Avgang med pensjon

Se informasjon om ulike typer pensjon og UiO sin pensjonsordning for ansatte som administreres av Statens pensjonskasse.

Fratredelse

Fratredelse fra stilling ved UiO kan gjøres på flere ulike måter, enten gjennom oppsigelse fra arbeidstaker, opphør av midlertidig tjeneste, fratredelse ved pensjon, oppsigelse og avskjed fra arbeidsgiver. Les mer om fratredelse.

Når en ansatt dør

Se informasjon om hva du skal gjøre hvis en av dine ansatte dør.

Forlenget tilknytning for pensjonist og emeritus

Pensjonister og emeriti som ønsker å yte en ulønnet innsats med relevans for UiOs virksomheten, først og fremst knyttet til forskningsaktivitet, kan tilbys forlenget universitetstilknytning uten å være ansatt. Ved Institutt for klinisk medisin kan dette søkes om for to år av gangen. Les mer om ordningen.

Selvbetjeningsportalen

Selvbetjeningsportalen er et personaladministrativt verktøy for ledere og ansatte. Alle ansatte må søke om å få innvilget ferie og fravær. Teknisk/administrativt ansatte skal i tillegg registrere arbeidstid.

Som leder henter du ut rapporter og godkjenner ferie- og fraværsøknader og reiseregninger med mer.

Sykefraværsoppfølging

En viktig rolle som personalleder er ditt ansvar for personlig oppfølging av ansatte ved sykdom. Dette gjelder uavhengig av sykefraværets varighet.

Personlig oppfølging innebærer å holde løpende kontakt med den ansatte. Dere skal avklare behov for tilrettelegging, og digital oppfølging via nav.no. Universitetet har også en egen Enhet for bedriftshelsetjeneste.

Les mer om sykefravær:

Ansettelser

Rekruttering i statlige virksomheter medfører sterke regel- og lovstyrte prosesser. Mange aktører er involvert, og det er viktig at du som ansvarlig leder er kjent med rollene og ansvaret til de ulike aktørene.

Det er utarbeidet felles retningslinjer for rekruttering ved Universitetet i Oslo. I tillegg finnes retningslinjer for ansettelse og forlengelser ved Det Medisinske fakultet og Institutt for klinisk medisin.

Generelt om ansettelser

Vitenskapelige toppstillinger (Professorat, førsteamanuensis m.f.)

For kunngjøring av vitenskapelig toppstilling skal følgende dokumenter sendes inn:

Dokumentasjonen sendes til administrativ koordinator.

Ved behov for direkte ansettelse eller forlengelse av vitenskapelige toppstillingene må du kontakte enhetens administrativ koordinator.

Mellomvitenskapelige stillinger (Postdoktor, stipendiat, forsker, vit.ass m.f.)

For kunngjøring om stilling skal følgende dokumenter sendes inn:

For direkte ansettelse og forlengelse skal følgende dokumenter sendes inn:

Prosessoversikter for ansettelse

Dokumentasjonen sendes til administrativ koordinator.

Teknisk- og administrativ stilling (Avdelingsingeniør, konsulent med flere)

For kunngjøring om stilling skal følgende dokumenter sendes inn:

For direkte ansettelse og forlengelse skal følgende dokumenter sendes inn:

Dokumentasjonen sendes til administrativ koordinator.

Lønn og opprykk

Lønnsforhandlinger og lønnssamtale

Stillingsopprykk

Ferie og permisjoner

Ferie

  • Alle ansatte har rett og plikt til å ta ut ferie i den grad de har opptjent feriepenger ved UiO eller fra en tidligere arbeidsgiver. Se UiOs nettside med regelverk om ferie.
  • Som nærmeste leder er du ansvarlig for å påse at de ansatte avvikler sin betalte ferie. Avvikling av ferie skal gjøres i følgende rekkefølge:
    1. Overført ferie
    2. Betalt ferie
    3. Ubetalt ferie
  • Seniordager: Fra fylte 62 år får statsansatte 8 ekstra fridager per år. I tillegg gir UiO arbeidstakere over 62 år fire ekstra fridager, slik at det totalt gis 12.fridager per år. Disse dagene kommer i tillegg til de ordinære 5 ferieukene og den ekstra ferieuken ved fylte 60.år. Les mer om seniordager.

Permisjoner

Forsknings- og utdanningstermin

Hensikten med forsknings- og utdanningstermin er å gi mulighet til sammenhengende forskningsvirksomhet, utvikling av utdanningsvirksomhet og pedagogisk utvikling. Permisjonen skal benyttes til konsentrasjon omkring forskningsprosjekter, faglig fornyelse, utvikling av undervisning, emner og studieprogrammer, arbeid med studiekvalitet eller pedagogisk utvikling.

Utfylt søknadsskjema sendes til Personalseksjonen ved Institutt for klinisk medisin på e-post personal@klinmed.uio.no innen oppgitte frister. Søknader innvilges av instituttleder.

Leder- og medarbeidersamtaler

Menneskene er UiOs viktigste ressurs. Å ta godt vare på våre medarbeidere er avgjørende for at vi skal lykkes med vårt samfunnsoppdrag. Den enkelte leder med personalansvar har ansvar for oppfølging av egne medarbeidere, bl.a. gjennom regelmessige medarbeidersamtaler.

En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom medarbeider og leder. Formålet med medarbeidersamtalen er å skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt arbeidsmiljø.

Ved Institutt for klinisk medisin har vi et særlig fokus på å synliggjøre UiO i sykehusmiljøene. Et virkemiddel har vært å tilpasse og videreutvikle medarbeidersamtalene. Tanken er at samtalene skal være mer relevante mot primæroppgavene undervisning og forskning og i den konteksten mange av våre medarbeidere fungerer i, ofte med to arbeidsgivere. Ved Institutt for klinisk medisin har vi derfor innført egne maler for gjennomføring av slike samtaler med vitenskapelig ansatte der vi skiller mellom samtaler mellom leder og underordnet leder, leder og vitenskapelig ansatt, samt leder og stipendiat (ph.d.).

Under finner du lenke til skjema for gjennomføring av medarbeidersamtale/ oppfølgings – og utviklingsplan, samt informasjon om aktuelle kurs for dine ansatte og deg som leder.

Lover og regelverk

Samling av lover og regelverk som regulerer arbeidsforholdet til alle ansatte ved UiO, for eksempel Statsansatteloven, hoved-, tilpasnings- og tariffavtaler samt UiOs lønns- og personalpolitikk og personalreglement.

 

Publisert 9. juli 2019 11:39 - Sist endret 27. feb. 2024 10:28
Del på e-post