English version of this page

Velkommen som nyansatt ved NIFS

Ansettelsesforhold - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)

 

Nyttige ord og uttrykk

CRIStin Nasjonalt system for forskningsdokumentasjon
DA Domus Academica , Urbygningen
DB Domus Bibliotheca, Vestbygningen
DM Domus Media, Midtbygningen
DN  Domus Nova

DFØ -Selvbetjeningsportalen

 UiOs elektroniske løsning for lønns- og personaladministrasjon 
BH-portalen UiOs reisebyrå-portal hos Berg-Hansen
IKRS Institutt for kriminologi og rettssosiologi
IOR Institutt for offentlig rett
IFP  Institutt for privatrett
NFR Norges forskningsråd
NIFS Nordisk institutt for sjørett
SMR Norsk senter for menneskerettigheter
UiO Universitetet i Oslo

Se flere forkortelser.

 Hvem er hvem i administrasjonen?

Fakultetsadministrasjonen

Instituttadministrasjonen

Viktige telefonnumre

Vakt- og alarmsentralen, akutte hendelser: 22 85 66 66     

Vakt- og alarmsentralen, ikke-akutte hendelser: 22 84 55 80

Nødnummer:
Brann: 110
Politi: 112
Ambulanse: 113

Branninstruks

http://www.uio.no/om/hms/brannvern/

 

Adgangskort og åpningstider i byggene

Adgangskort

Alle fast tilsatte som mottar lønn fra UiO skal ha eget tilsattkort med navn, bilde og signatur. Kortet fungerer også som bibliotekskort og som adgangskort til bygninger og rom med elektronisk adgangskontroll. Dette gjelder Domus Media, Domus Juridica og fakultetets undervisningslokaler.

Kortet produseres ved personlig oppmøte på UiOs kortsenter i Kristian Ottosens hus på Blindern. Etter at kortet er utstedt, kontakter du Instituttets administrasjon for å få tildelt adgangsrettigheter for ulike bygninger.

Hvis du allerede har et studentkort når du blir ansatt, kan dette aktiveres som adgangskort. Send kortnummeret til kontorsjef  eller en av de andre i administrasjonen. Vi har en felles e-postadresse: nifs-info@jus.uio.no.

Har du eget kontor, kan du kvittere ut en kontornøkkel hos kontorsjef.

Domus Media

Utenom feriene er resepsjonen åpen fra kl. 9 til kl.17. Er resepsjonen stengt, kan du komme inn ved hjelp av ditt adgangskort. Fra klokka 16 til klokka 08 på hverdagene og i helgene må du bruke adgangskode i tillegg, samt ha nøkkel til porten. Universitetshagen blir låst hver kveld, så har du en sykkel der må du hente den ut før klokka 21. 

IT-informasjon

class="accordion">Brukernavn og passord

For å få tilgang til IT-ressurser ved universitetet i Oslo trenger du brukernavn og passord. Det får du tildelt av IT-ansvarlig. Passordet må byttes innen en uke, og deretter minst en gang i året. Passord byttes her: http://brukerinfo.uio.no. Passordet er personlig og skal ikke deles med andre.

class="accordion">E-post og kalender

E-post og kalender klienten vår er Microsoft Outlook fra kontormaskiner, og Outlook web app fra eksterne maskiner (https://mail.uio.no).

class="accordion">IT-reglement

Brukere av UiO sitt IT-system plikter å sette seg inn i IT-reglementet. IT-reglementet kan du lese her.

class="accordion">Hjemmeområde, fellesområde og backup

Når du logger inn på kontormaskiner ved UiO, får du automatisk tilgang til ditt private hjemmeområde og eventuelle fellesområder, hvor alle arbeidsrelaterte filer skal lagres. Disse lagringsområdene er tilgjengelig fra alle UiO maskiner. Hjemmeområdet finner du under diskstasjon M, og er satt opp med en begrenset lagringskvote. Kontakt IT-ansvarlig om du har behov for å øke kvoten.
Hjemmeområdet er et trygt sted å lagre filer. Det tas sikkerhetskopi annenhver time. Dersom du ved en feil sletter en fil, kan du kontakte IT-ansvarlig.

class="accordion">Programvare

Alle kontormaskiner installeres med en standard pakke bestående av MS Office (Word, Excel, PowerPoint og Outlook), Adobe Reader, FireFox og Chrome. Du kan i tillegg installere andre arbeidsrelaterte programmer fra Software center, som er tilgjengelig fra alle UiO maskiner.

Finner du ikke programvaren du trenger i Software center, kan du kontakt IT-ansvarlig.

class="accordion">”Hjemmekontor”

Du kan få tilgang til de fleste IT-ressurser hjemmefra eller fra andre eksterne maskiner ved å benytte tjenesten UiO Programkiosk eller Remote desktop mot terminalserver (for alle) eller kontormaskin (kun for fast ansatte). Se bruksanvisning for Remote desktop oppkopling her.

Her finner du annen nyttig informasjon for hvordan jobbe utenfor UiO.

Har du en UiO bærbar maskin, har du tilgang til hjemmeområde og Software center fra en hvilken som helst Internett tilkobling.

class="accordion">Trådløst nett

På UiO bruker vi det trådløse nettet eduroam. Eduroam er tilgjengelig på de fleste større utdannings institusjoner i hele verden, samt en del offentlige plasser som f.eks. Gardermoen.

Du kobler til eduroam nettet med ditt UiO brukernavn (på formen brukernavn@uio.no) og passord.

Les mer om eduroam her.

class="accordion">IT-utstyr

IT-utstyr må alltid kjøpes inn av IT-ansvarlig. Se Innkjøp av datautstyr - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)  Utlegg for IT utstyr refunderes ikke.

class="accordion">Brukerkonto

Kontakt IT-ansvarlig for å få tilgang til it-brukerkonto, e-post: it-hjelp@jus.uio.no

Cristin = Current Research Information System in Norway

Cristin er et nasjonalt system for forskningsdokumentasjon. Alle UiO-ansatte skal registrere sine publikasjoner i Cristin hvert år. Registreringen bør gjøres fortløpende og alt må være registrert innen 31. januar. Det oppfordres også til å registrere annen forskningsaktivitet.

Det er obligatorisk å registrere følgende typer publikasjoner:

  • Vitenskapelige artikler
  • Monografier
  • Vitenskapelige artikler i antologier

Alle andre typer forskningsresultater kan også registreres i Cristin, som f.eks. rapporter, sammendrag, foredrag, posters, kronikker, korte og lange forskningsopphold, priser, populærvitenskapelige artikler, anmeldelser og andre former for mediebidrag.

class="accordion">Møterom

Møterom kan reserveres i Outlook.

Undervisningsrom kan reserveres i TP: Rombestilling.

class="accordion">Parkering

class="accordion">Lunsj

Vi spiser lunsj hver dag i våre respektive lokaler kl 1200-1230.  Her samles vitenskapelig ansatte, vit.a.'er og administrativt personale til matpakke og prat. Det serveres te og kaffe. Siden kontorene i Domus Media øst og vest har tilknytning til tre forskjellige lunsjrom har vi en plan for hvor vi spiser forskjellige ukedager. Se oppslag om dette over kjøkkenbenken.

Faglunsj på tirsdager

På tirsdager arrangeres det faglunsj. Flere ganger i løpet av semesteret arrangeres åpne seminarer, som også er godkjent som etterutdanning for jurister. Seminarene er en god anledning til å knytte kontakter innen næringene og forvaltningen som vi samarbeider med.

Interne og eksterne arrangementer knyttet til Nordisk institutt for sjørett og forskergruppene i Naturressursrett og Folkerett er samlet på instituttets For ansatte-sider under Arrangementer.

class="accordion">Planlegger du et arrangement?

Kontakt kontorsjef før du starter planleggingen av et arrangement. Kontorsjef sørger for at du får en kontaktperson i administrasjonen. Husk at du må starte prosessen i god tid.

  • Type arrangement og målgruppe
    • Konferanse? Workshop? Seminar? Gjesteforelesning? Lunsj?
    • Definere målgruppe og profil
    • Tid og sted? Administrativ tilstedeværelse?
  • Budsjett
    • Finnes det midler? Hvor mye?
    • Søke om midler fra andre kilder?
  • Deltakere og innledere
    • Hvor stort skal arrangementet være?
    • Deltakere; åpent for alle eller kun inviterte deltakere?
    • Innledere eller gjesteforelesere; skal vi dekke kostnader? Trenger de fly eller hotell?
  • Mat og servering
    • Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO må følges. Reglene finner du her.
      Som hovedregel skal bevertning ikke benyttes til interne møter med mindre det er ekstern deltakelse.
    • UiO har rammeavtale med flere firmaer som leverer møtemat, selskapsmat og andre cateringtjenester.
    • Catering må bestilles i god tid, senest ca. en uke før arrangementet.
    • Hva trengs av utstyr til serveringen (kopper, glass, tallerkener etc.)?
    • Husk at det er begrensninger på hvor vi kan servere mat (- de gamle bygningene våre er fredet)
  • Middag på restaurant for innledere?
    • Foreslå restaurant
    • Regning på faktura hvis mulig
    • Tips må dekkes privat, og må ikke forekomme på faktura (gjelder i Norge).
  • Markedsføring/kunngjøring
    • Nettside (innhold, kontaktperson, tid og sted, lenke til påmelding). Gi beskrivende tekst til din kontaktperson i administrasjonen. (Norsk tekst til Norsk arrangement, Engelsk tekst til Engelsk arrangement.)
    • Invitasjoner på e-post?
    • Sosiale medier?
    • Tips om markedsføring.

Økonomi

"Retningslinjer for bruk av personlige driftsmidler for visse grupper av ansatte".

Alle som disponerer personlige driftsmidler tildeles en egen tiltakskode, som må oppgis når man gjør innkjøp som skal belastes driftsmidlene.

De fleste innkjøp skal gå via administrasjonen, med unntak av reiser og bøker som den enkelte skal bestille selv. 

Dersom du har kjøpt noe og trenger å få refundert utgiftene, gjøres dette via selvbetjeningsportalen (fast ansatte). Merk: Utlegg for IT utstyr refunderes ikke.

Bøker skal primært kjøpes gjennom bestillingssystemet og hos UiOs rammeavtaleleverandører.

Hos Akademika kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO. Husk at du må oppgi ditt eget navn og bestillerkode, som du kan få av administrasjonen.

Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale og få utlegget refundert i etterkant (husk å ta vare på kvittering).

Reiser

Tjenestereiser skal bestilles gjennom UiOs reisebyrå Berg-Hansen.

lnformasjon om tjenestereiser.

Retningslinjene som gjelder for tjenestereiser ved UiO finner du her.

Alle reisetjenester skal bestilles via UiOs reisebyrå Berg-Hansen i reiseportalen, BH-portalen

Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder (som regel ved muntlig avtale). Reisen skal være kostnadseffektiv og miljøvennlig.

Berg-Hansen har et online bookingsystem for reiser som alle ansatte kan benytte seg av. Du har en automatisk opprettet profil når du logger inn i BH-portalen første gangen, men du må oppdatere den selv slik at den inneholder korrekt informasjon om for eksempel kredittkort. Det er lurt å legge inn eget mobilnummer, da får man direkte beskjed hvis det blir endringer i reisen man har bestilt (f.eks. ved forsinket fly). 

Her kan du finne mer info om oppdatering av din profil.

I henhold til UiOs retningslinjer for reise er kredittkort foretrukket betalingsmåte, og med din Berg Hansen-profil blir ditt kredittkort belastet. Dersom du av en eller annen grunn ikke kan bruke kredittkort, kan du søke om å få fakturaprofil i Berg Hansen-systemet. Dette gjøres ved å sende e-post til reiseportal@admin.uio.no. Kontakt din nærmeste leder for godkjennelse av søknaden. 

Kredittkort

Kredittkort bør benyttes i forbindelse med alle typer tjenesterelaterte utlegg og tjenestereiser. UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. UiO-ansatte betaler ingen årsavgift på Eurocard. Standard kredittid er inntil 40 dager. Fakturering skjer én gang i måneden til fastsatt dato, og du har 10 dagers betalingsfrist fra faktureringsdato.

UiO har avtale om utsatt betaling for tjenestereiser. Dette betyr at når du betaler en reise med Eurocard, kan du få utsettelse på betalingen i inntil 6 måneder. Forutsatt at du har registrert dine kredittkortopplysninger i selvbetjeningsportalen, vil Eurocard-transaksjoner være tilgjengelig i selvbetjeningsportalen med korrekt valutakurs kun dager etter at transaksjonen fant sted. Du slipper manuell registrering av tjenesteutlegg og du trenger ikke lenger å vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning.

Her finner du mer informasjon om kredittkortet og om hvordan du søker om kortet.

 

Emneord: Ansatt ved NIFS Av Camilla Arnøy
Publisert 7. jan. 2022 15:55 - Sist endret 29. mai 2024 11:44
Del på e-post